Proceso de cierre de fin de mes: cómo hacer que la contabilidad sea más eficiente

La contabilidad es el trabajo que nunca termina. Ya sea que se esté preparando para declaraciones de impuestos, presentando datos de informes financieros o, de hecho, realizando el cierre de fin de mes, apenas hay oportunidad de respirar.

En 2017, el equipo de contabilidad promedio informó que el cierre de fin de mes tarda más de 8 días.

Pero el tiempo dedicado al cierre de fin de mes es el tiempo dedicado al valor añadido. Ya tiene una lista interminable de tareas que completar, y el proceso de cierre le roba la atención de las tareas comerciales rentables y la entrega de información estratégica.

Un proceso de cierre de fin de mes claro mejora su eficiencia y reduce los errores. Hablaremos sobre cómo puede desarrollar la gestión de su proceso de cierre. Pero primero, echemos un vistazo a cuál es el cierre de fin de mes y los pasos exactos que podría estar tomando.

¿Cuál es el cierre de fin de mes?

El cierre de fin de mes se refiere a la recopilación mensual de información de contabilidad financiera, revisión y conciliación de registros.

El período de cierre más importante se produce al final del ejercicio. Pero el buen seguimiento financiero continúa todos los días, semanas y meses.

Esperar hasta el final del año financiero para recopilar todas sus finanzas sería una locura, ¡y la temporada de impuestos ya es bastante difícil!

Por lo tanto, la mayoría de los equipos de finanzas también cierran los libros cada mes, lo que les permite consultar transacciones, diarios e informes de forma más regular. También significa hacer coincidir los ingresos y los gastos con los registros físicos, comprobando recibos, facturas y otros documentos.

Dependiendo de la velocidad de su equipo de contabilidad, este proceso de fin de mes podría tardar entre 5 y 10 días. Es una parte importante del sistema financiero de su empresa, ya que la contabilidad de fin de mes:

• Ayuda a mostrar fácilmente su información financiera
• Mantiene sus registros listos en caso de que sea auditado
• Ayuda a prevenir futuros errores contables
• Lo prepara para presentar impuestos más simples y fáciles

Crear una vista de dónde va y viene su dinero cada mes le permite crear una imagen clara de su gasto comercial general. Cierre de fin de mes destaca donde el gasto no es particularmente necesario y le ayuda a optimizar el gasto de la empresa.

Pero un proceso de cierre de fin de mes más simplificado conduce a menos errores en todo su procedimiento contable. Así que vale la pena hacerlo bien.

6 pasos clave para la contabilidad de fin de mes

No hay una lista de verificación de cierre de fin de mes perfecta, ya que todas las empresas son diferentes. Algunos funcionan con productos, lo que significa que tendrán los pasos adicionales de rastrear ambos inventarios. Otros se centran en el servicio, o tienen grandes gastos de oficina y efectivo para gastos menores de los que preocuparse.

En general, hay seis pasos clave en el proceso de contabilidad de fin de mes para empresas de nueva creación y PYMES:

1. Cuentas por cobrar
2. Cuentas por pagar
3. Conciliación de cuentas
4. Activos fijos
5. Estados de cuenta
6. Plan por adelantado

Cuentas por cobrar

Comience por registrar todos los ingresos recibidos durante todo el mes, ya sea a través de efectivo, facturas, préstamos u otros ingresos. Este paso también implica verificar que ha recibido las cantidades correctas de los clientes y está persiguiendo facturas impagas.

Su equipo de finanzas debe hacer una entrada en el diario para registrar cada una de estas transacciones.

Cuentas por pagar

En oposición a los ingresos, las cuentas por pagar son el dinero que gasta cada mes en compras y facturas. Tendrás que hacer un seguimiento de cuánto has gastado y en qué productos o servicios, incluso a través de informes de gastos, pagos de facturas y tarjetas de empresa.

Conciliación de cuentas

Este paso en el cierre mensual implica cotejar y verificar cada transacción con la del banco, proveedor o empresa correspondiente. Esto se conoce como el proceso de acumulación.

Activos fijos

Las piezas más grandes de maquinaria, tecnología y otros activos a veces se convierten en efectivo en su libro mayor. Esto se debe al proceso de depreciación y amortización, lo que significa que el valor de estos activos disminuye con el tiempo. Dado que los activos son caros, se le permite distribuir el costo de la depreciación en forma de gastos a medida que pasan los años.

Registrar cualquier cambio en el valor de estos activos (incluidas las reparaciones o amortizaciones) es importante para mantener sus libros estables y evitar saltos repentinos en las ganancias o pérdidas.

Estados de cuenta

Ahora es el momento de organizar sus estados financieros de cierre mensuales, como el balance, las hojas de pérdidas y ganancias, ingresos y gastos. Por supuesto, sus créditos y débitos deben tener un valor neto de cero como saldo de la cuenta.

Los informes y estados financieros son increíblemente importantes para proporcionar una visión precisa de los datos financieros de la empresa y para informar las estrategias futuras.

Planifique con anticipación

Finalmente, es hora de pensar con anticipación en el mes en cuestión y crear un plan financiero empresarial para abordar los riesgos clave. Si algo fue particularmente manual este mes, por ejemplo, podría ser el momento de pensar en crear un proceso de automatización. El 88% de las empresas que aplican la automatización pueden completar el proceso de cierre mensual en 6 días, en comparación con solo el 40% de las que no lo hacen.

5 consejos para hacer que el cierre de fin de mes sea más eficiente

Como se mencionó, hacer que su fin de mes contable sea más eficiente no solo puede proporcionar una visión precisa del estado financiero de su empresa, sino también evitar errores futuros. Simplificar el proceso lo prepara mejor en caso de una auditoría y para cuando la temporada de impuestos finalmente llegue (¡demasiado pronto, debo agregar!).

Te mostramos cómo hacer que el cierre de fin de mes sea más eficiente:

1. Use plantillas y listas de verificación
2. Consolide todas las transacciones en un solo lugar
3. Haga copias de seguridad de sus datos
4. Implemente los límites de la empresa
5. Automatice los sistemas

Use plantillas y listas de verificación

Plantillas y las listas de verificación para cada paso del proceso pueden sonar increíblemente agotadoras, pero pueden reducir días enteros de tu proceso de cierre de fin de mes.

El beneficio clave de usar plantillas dentro de su cierre de fin de mes es que estandarizan las operaciones. Se ha demostrado que la creación de un procedimiento operativo estándar mejora la velocidad y la precisión de su proceso de fin de mes.

Una empresa de software atribuyó una lista de verificación de señales como una razón clave para su éxito al reducir el cierre de fin de mes de 3 semanas a solo 3 días. Hablar de una mejora!

Consolidar transacciones

Es importante consolidar todas las categorías de transacciones en un solo lugar. Estamos hablando de gastos, ingresos y más. El software de gestión de gastos con múltiples cuentas de usuario permite a su equipo de contabilidad verificar todas las transacciones en toda la empresa.

También puede trabajar con etiquetas para categorizar y mostrar visualmente el gasto con mayor facilidad.

Copia de seguridad de datos

Seamos honestos, nadie debería confiar en el papel en estos días. Si no ha encontrado una manera de mover su proceso de contabilidad en línea, es hora de ser flexible. Pero incluso si está accediendo a un software de contabilidad digital o a programas en línea, es importante hacer copias de seguridad de todos sus documentos.

Imagine perder el acceso a todos sus datos, informes y análisis? Ocurrencias como esta podrían duplicar todo el proceso de fin de mes y seguramente tendrán un efecto en cadena en otros procesos contables. Realice copias de seguridad de sus datos mediante un sistema fiable basado en la nube que se puede almacenar de forma segura.

Comunicar fechas límite de la empresa

Las fechas límite de toda la empresa son fechas específicas al final de cada mes que todos los empleados deben conocer y respetar. Significan el final del período contable actual, y las transacciones posteriores a esta fecha se trasladarán al mes siguiente. Por ejemplo, si trabajas con un freelancer que no envía su factura antes de la fecha límite, normalmente tendrá que esperar a que se pague el siguiente ciclo de facturación.

Su equipo de finanzas ya los utiliza, por supuesto. Pero los límites de comunicación les dan tiempo suficiente para atender tareas como pagar su factura y, al mismo tiempo, completar el cierre de fin de mes.

Automatice la gestión de gastos

¿El paso número uno que puede tomar para hacer la vida significativamente más fácil cuando se trata de fin de mes?

Automatice sus sistemas.

¿Sabía que puede poner la responsabilidad de la recolección de recibos en sus empleados, en lugar de perseguirlos todos los meses?

La conciliación de pagos automatizada, las tarjetas de débito integradas para empleados y las aprobaciones sin interrupciones se pueden realizar con la potencia de Spendesk. Los clientes dicen que nuestro software ahorra aproximadamente 4 días de trabajo al final de cada mes.

Aunque la contabilidad nunca se termina realmente, puede ahorrar tiempo en sus procesos de cierre de fin de mes para aumentar la eficiencia y ofrecer valor añadido. Por supuesto, todos estos consejos y trucos también se pueden aplicar al cierre de fin de año y podrían beneficiar a algunos de sus otros sistemas de contabilidad.

La conclusión general es que el tiempo de cierre le cuesta tiempo y energía valiosos que se gastarían mejor en la toma de decisiones estratégicas. Usted tiene el poder de crear una mejor satisfacción en el lugar de trabajo, crear ahorros y obtener mayores ganancias. Arregle el proceso de cierre hoy, para siempre.