Procesos de Adquisición a Pago de SAP(P2P)Diferentes Escenarios-Parte-1
En este documento, me gustaría explicar los diferentes escenarios en el proceso de adquisición. El proceso de adquisición comienza a partir de la solicitud de compra y termina con el pago al proveedor. Por lo tanto, este proceso es popular con la palabra Proceso ‘P2P’. Se ocupa de la adquisición de materiales, servicios y diferentes contratos relacionados con la adquisición. He explicado algunos escenarios populares en esta entrada de blog. Es una regla de coincidencia de 3 vías (PO-GR-IV). Comprenderemos las actividades de datos maestros, como un maestro de materiales, un registro de información de compra, una lista de fuentes y actividades de transacción, como la Solicitud de Compra, la Orden de Compra, la Recepción de Mercancías y la Publicación de facturas.
Solicitud de compra: (Código T-ME51N)
La solicitud de compra es enviada internamente por el departamento de tiendas al departamento de Compras.
Generalmente, en la organización, el equipo del departamento de producción verifica con el equipo del departamento de la tienda el stock/materiales requeridos. Si el stock está disponible en el almacén, el departamento de la tienda enviará el stock al departamento de producción. Si el stock no está disponible en el almacén, el departamento de la tienda elevará la solicitud de compra al departamento de compras. Aquí no hay ningún documento contable. El departamento de la tienda simplemente ingresa el material y la cantidad requeridos en la solicitud de compra.
Orden de compra: (Código T-ME21N)
El departamento de Compras negociará los materiales/servicios requeridos con los proveedores externos, y ellos finalizarán el proveedor. El Departamento de Compras enviará la orden de compra al proveedor con el precio, los materiales/servicios, la cantidad, las condiciones de entrega y las condiciones de pago acordados. Este tipo de información la podemos encontrar en la orden de compra. Si hay algún proceso de liberación (Proceso de Aprobación) para una orden de compra, necesitamos obtener las aprobaciones primero antes de emitir la orden de compra al proveedor. Tenemos diferentes tipos de Procesos de PO, como PO Estándar (Stock), PO de Servicio, PO de Capex (Orden de Compra de gastos de capital), Opex PO (Orden de compra de gastos operativos), PO de Consumo, Acuerdo programado y Órdenes de Compra de Transporte de Existencias (STO). No hay ningún documento contable en el momento de la PO creación.
Recepción de mercancías: (Código T-MIGO)
El departamento de almacén recibe las mercancías del proveedor según las condiciones de entrega. El departamento de almacén ingresa el Recibo de Mercancías contra la Orden de Compra en el sistema SAP. Simplemente verifican el stock e ingresan la cantidad entregada mientras publican el recibo de la mercancía. En este proceso, el sistema generará dos documentos: Documento material en MM y documento contable en FI.
Asiento contable para MIGO
Entrada contable para la Entrada de Servicios MIGO: (Código T-ML81N)
Las empresas no solo adquieren los materiales, sino que también adquieren diferentes tipos de servicios del proveedor. Podemos aceptar servicios de limpieza o servicios de soporte/implementación de TI (por ejemplo, implementación de SAP). El departamento de gerente respectivo verificará si los servicios recibidos o no. Puede medirse a través del número de horas (por ejemplo, hoja de horas) o de personas trabajadas. Los servicios se rastrearán a través de la hoja de entrada de servicios y no hay entrada de contabilidad solo para crear entrada de servicio. La entrada de servicio debe liberarse para generar un documento contable. En este proceso, el sistema generará dos documentos: un documento de servicio en MM y un documento contable en FI.
Asiento contable para MIGO
Recibo de Factura: (Código T-MIRO)
El equipo de contabilidad a pagar recibe las facturas del proveedor. En esta etapa, el sistema estándar realizará automáticamente una comprobación de “3 vías”. Las facturas se verificarán automáticamente contra la Orden de Compra y el documento de Recibo de la Mercancía para el precio y la cantidad correctos. Es práctica común que la factura será bloqueada para el pago tan pronto como se publiquen. En este proceso, el sistema generará dos documentos: el documento material en MM y el documento contable en FI. Una vez aprobada/liberada la factura, el departamento del tesoro procesará el pago.
Asiento contable para MIRO
Pago a proveedores-F-53 / F110
En función de la fecha de vencimiento de la factura, las facturas se liberarán para el pago. El departamento del tesoro hará el pago. Utilizan F-53/F110 (Manual / Automático) para el pago saliente. En este proceso, el sistema generará un documento contable en FI.
En esta Publicación de Blog, te mostraré 10 Escenarios importantes en el Proceso de Procure to Pay (P2P). La siguiente tabla ofrece una visión general de alto nivel de diferentes escenarios.
Nota: La siguiente captura de pantalla de 10 escenarios será mejor visible en la versión de escritorio.
En esta entrada de blog, voy a explicar los dos primeros escenarios de la lista anterior. El primero es ” PO estándar “y el segundo es” Capex PO ” (Gasto de capital PO). Publicaré los escenarios restantes en mis publicaciones de blog futuras.
1. Proceso de Orden de compra estándar (Stock)
En este proceso, voy a mostrar cómo crear una orden de compra de inventario. Significa que las empresas compran las acciones a granel y las usarán internamente cuando sea necesario.
1.1 Creación de pedido del comprador-Código T-ME21 / ME21N
Haga clic en entrar y guardar.
1.2 Recibo de mercancías-MIGO
Ingrese el número de orden de compra y haga clic en entrar.
Introduzca la Cantidad en el Albarán de entrega. Si todo está bien. Haga clic en la casilla de verificación Aceptar elemento y Guarde
Si desea verificar la recepción de la mercancía, seleccione la opción Mostrar. Muestra El Documento de Recepción de Mercancías.
1.3 Recibo de factura: MIRO
Ingrese la Fecha de la factura, la referencia y el número de orden de compra, luego haga clic en Entrar
Si desea ver las entradas de contabilidad antes de guardar, haga clic en simular y comprobar entradas de contabilidad.
Si todo se ve bien, haz clic en la publicación.
Si desea ver Documentos Contables, En el Menú – Documento de factura – Pantalla
Haga clic en Documentos de seguimiento y haga doble clic en el documento contable
1.4 Verifique el Informe de Material / Existencias-MB5B
Ingrese los detalles del Material, la planta y el código de la compañía y ejecute.
1.5 Emisión de bienes para consumo-MB1A
Digamos que hemos adquirido stock. Ahora el departamento de producción solicitó algún material en el proceso de fabricación o algún otro propósito. Entonces necesitamos emitir material internamente. El material se trasladará del departamento de almacén al departamento de producción.
haga Clic en entrar
El sistema generará un documento contable.
1.6 Informe de material-MB5B
Muestra la información de consumo.
1.7 Pago-F-53/F110
En este proceso, voy a mostrar cómo crear una orden de compra de activos. He creado un activo en el sistema SAP con mucha antelación utilizando el código de transacción AS01. También es posible crear un activo durante la creación de la orden de compra.
2.1 Creación de órdenes de compra (ME21N)
Debe ingresar la categoría de asignación de cuenta-A mientras crea el PO de gastos de capital y seleccionar el tipo de documento de PO: PO de gastos de capital.
Introduzca el número de Proveedor contra el Activo PO/Estándar PO, a continuación, haga clic en entrar. Ingrese Organización de compras, Compra. Información del código del grupo y de la empresa en la parte del encabezado.
En el nivel de elemento de línea, debe seleccionar la asignación de cuenta: “A” (relacionado con activos), ingrese texto corto, cantidad, términos de entrega, planta y ubicación de almacenamiento.
Elija el Activo en la pestaña asignación de cuenta si ya lo ha creado a través de AS01, de lo contrario, puede crearlo desde aquí. (Hay una opción de creación de activos debajo) luego Guárdelo.
Nota: Si lo desea, puede crear el Activo en la misma pantalla. Pero aquí no estoy creando, porque he creado el Activo usando (T-Code-AS01)
El sistema ha generado el siguiente Documento PO.
Mostrar el documento PO: T-Code-ME23N
2.2 Recepción de mercancías (MIGO)
Haga clic en enter, introduzca la cantidad en el albarán de entrega y haga clic en la casilla de verificación “Item ok” y guarde.
El sistema ha generado el documento material. El sistema no genera el documento FI/Contable durante este proceso. Generará solo un documento MM. Puede ver las siguientes pantallas para obtener más información.
Mostrar el documento GRN:
En la misma pantalla, En Recepción de mercancías, seleccione Mostrar.
Haga clic en Doc.info
Haga clic en Documentos FI
2.3 Envío de facturas (MIRO)
Haga clic en simular y, a continuación, podrá ver el documento en la vista de simulación. si todo está bien, solo publícalo.
El sistema generó un documento de factura.
Vaya al Menú – documento de Factura de Pantalla. puede ver el documento IV.
haga Clic en el seguimiento de los documentos
El sistema se ha generado la siguiente documentos.
Haga doble clic en el documento respetado para ver la entrada de contabilidad.
Documento FI
Transacción de activos para ver el documento de activos.
FBL1N Informe:
2.4 Pago al Proveedor (F-53/F110)
El departamento del tesoro realizará el pago. Utilizan F-53/F110 (Manual / Automático) para el pago saliente.
Conclusión:
Ahora hemos entendido los diferentes escenarios en el proceso P2P e información detallada sobre el proceso de PO estándar y de Capex. El proceso es aplicable no solo para el sistema ECC, sino también para el sistema S4HANA. En el caso del sistema S4HANA, utilizaremos las aplicaciones Fiori respectivas sin recordar los códigos de transacción. Espero que esta entrada de blog ayude a alguien. Actualizaré otros escenarios en futuras publicaciones de blog.
Gracias!
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