Pruebas de no discriminación: cumplimiento 401(k)

En Interés Humano, trabajamos en pruebas de no discriminación (NDT) para pequeñas empresas todos los días. Supervisamos todas las cuentas de nuestros clientes para notificarles cuando corren el riesgo de fallar, y ayudamos a establecer planes que eviten que fallen en primer lugar, todo incluido. Puede ser complicado, y como no hemos encontrado un buen recurso que explique todos los componentes de END de una manera directa y sencilla, ¡hemos decidido hacer nuestra propia guía!

Si eres completamente nuevo en el mundo de las END, te recomendamos comenzar leyendo las secciones a continuación para comprender los conceptos básicos. Profundizamos en más detalles sobre cómo realizar END y subtemas más onerosos en nuestra publicación sobre los planes Safe Harbor 401(k).

¡Esperamos que le resulte útil! Si está buscando configurar un 401(k) con el que pueda sentirse seguro, comuníquese con nuestro equipo y estaremos encantados de responder cualquier otra pregunta que tenga.

Acrónimos: NDT, SMB, HCE, NHCE, ADP, ACP

Usaremos varios acrónimos en nuestro tutorial de pruebas de no discriminación. Para garantizar la claridad, los enumeramos a continuación (todos estos se explican con más detalle en secciones posteriores):

• Ensayos no discriminatorios

• PYMES: Pequeñas y medianas empresas, por lo general cualquier empresa con menos de 100 empleados

• HCE: Empleado altamente remunerado

• NHCE: Empleado no altamente remunerado

• Prueba de ADP: Prueba de porcentaje de aplazamiento real

• Prueba ACP: Prueba de porcentaje de contribución real

¿Qué son las pruebas de no discriminación?

Las pruebas de no discriminación requieren que los empleados de un determinado estatus (empleados altamente remunerados y empleados clave) permanezcan dentro de una tasa de cotización específica, determinada por la tasa de cotización de los NHCES. (Definiremos estos términos y describiremos las diversas pruebas y enfoques con mayor detalle a continuación.)

Estas pruebas miden los niveles de participación de HCE y NHCEs para asegurarse de que los planes no sean utilizados en exceso por HCE. Estas pruebas siguen las regulaciones federales que se han establecido para cada tipo de plan de beneficios, incluidos los planes de jubilación. El año del plan en cuestión a menudo se llama “año de determinación”.”

Si bien las pruebas se centran en los niveles de participación de todos los tipos de empleados dentro de una organización, múltiples factores pueden desempeñar un papel en esa participación, y si una empresa aprueba o no las pruebas de no discriminación.

¿Por qué existen pruebas de no discriminación para los planes 401(k)?

Debido a que el gobierno de los Estados Unidos ofrece beneficios tributarios sustanciales a través de los planes de ahorro para la jubilación 401(k), quiere asegurarse de que los planes no beneficien injustamente a los propietarios de compañías (empleados clave) y a los HCE sobre los NHCE. Para asegurarse de que un plan 401 (k) no sea” discriminatorio ” o favorezca a empleados específicos, debe pasar una serie de pruebas anuales. Esta responsabilidad recae en la empresa que ofrece el 401(k) a sus empleados.

Si bien la mayoría de las grandes empresas tradicionales no tienen problemas para aprobar, las pruebas no se diseñaron teniendo en cuenta a las nuevas empresas y PYMES y pueden ser confusas y difíciles de navegar. Pero no se desanime—está haciendo una gran cosa al ofrecer un 401 (k) a sus empleados. Estamos aquí para ayudar a que la parte de cumplimiento sea un poco menos intimidante. Sepa que el IRS no está tratando de asustarlo para que no cree un 401(k). De hecho, el Gobierno alienta a los empleadores a que ofrezcan prestaciones de jubilación mediante deducciones y créditos fiscales (véanse los artículos sobre el impuesto a las contribuciones del empleador 401(k) y el costo del empleador 401(k))).

HCE (empleados altamente remunerados) y NHCE (empleados no altamente remunerados)

Un HCE se define técnicamente como un empleado que cumple con cualquiera de las siguientes calificaciones, según lo descrito por el Servicio de Impuestos Internos:

• Propiedad: Al determinar quién es un HCE debido a la propiedad, debemos evaluar dos períodos de tiempo: el año del plan que se está probando (el año de determinación) y el año anterior (el año retrospectivo). Si un empleado poseía más del 5% de la participación en el negocio en cualquier momento durante el año de determinación O el año retrospectivo, independientemente de la cantidad de compensación que esa persona ganó o recibió, esa persona es un HCE. Los empleados relacionados con una HCE basada en la propiedad también serán tratados como HCE (“relacionados” se define a través de atribución familiar: cónyuge, hijos, padres y abuelos, pero NO suegros, hermanos o nietos).

• Compensación: La compensación es definida por el IRS e incluye salarios, bonificaciones, propinas y beneficios adicionales. Al determinar quién es un HCE debido a una compensación, solo estamos considerando la compensación en el año retrospectivo. Un empleado será un HCE basado en la compensación si la compensación anual del empleado en el año retrospectivo fue de 1 135,000 o más (si el año anterior es 2021). El plan puede limitar el número de HCE en función de la compensación eligiendo en el documento del plan utilizar la “elección de grupo mejor pagada” como se explica más adelante. Los HCE y los NHCE son categorías mutuamente excluyentes, por lo que todos los demás empleados elegibles que no cumplan con las pruebas anteriores se consideran NHCE.

Por ejemplo, si se ejecuta END para el año del plan 2021 (el año de determinación), buscaremos HCE en función de la compensación pagada en 2020, y buscaremos HCE en función de la propiedad tanto en 2020 como en 2021.

Nuevas contrataciones de mitad de año: Tenga en cuenta que un empleado altamente remunerado no será un HCE basado en la remuneración en el primer año de su contratación porque no tiene remuneración en el año retrospectivo. Por lo tanto, es posible que tenga más NHCEs de lo que cree!

Nota para empresas pesadas HCE: Una distinción opcional del 20% superior se llama “elección de grupo mejor pagada”.”El” grupo mejor pagado ” es el 20% superior en compensación de todo el grupo de participantes. Esta caracterización se utiliza normalmente solo cuando hay un número relativamente grande de ECH. Este es un caso de uso muy específico, así que si tiene preguntas al respecto, ¡háganoslo saber! El documento del plan debe incluir específicamente la elección de grupo mejor pagada antes de que pueda usarse.

Empleados clave

Aparte de las distinciones HCE y NHCE, alguien se considera un empleado clave si SE cumple CUALQUIERA de las calificaciones a continuación para el año de determinación (el año que se está probando para el estado de alto nivel pesado):

• Compensación: Cualquier oficial cuya compensación anual sea de 2 200,000 o más (para el año de determinación de 2022; 1 185,000 para el año de determinación de 2021).

• Propiedad O relación: Cualquier empleado que posea más del 5% de la empresa, o que esté directamente relacionado con alguien que lo haga.

• Propiedad y compensación: Cualquier empleado que posea más del 1% de la compañía y gane más de $150,000 (no indexado).

Los enfoques estándar: prueba ADP y prueba ACP

Las pruebas ADP y ACP se aplican a los planes “tradicionales” 401(k) (es decir, planes de puerto no seguro).

Prueba de porcentaje de aplazamiento real (ADP)

Esta prueba compara el porcentaje promedio del salario que los HCE participantes aplazan con el porcentaje promedio que los NHCE aplazan. Este porcentaje revela cuán relativamente comprometido está cada tipo de empleado en el plan de un vistazo. Esta prueba no revela el número total o el porcentaje de empleados que están haciendo aplazamientos. En cambio, mide el nivel de compromiso.

Hay dos porcentajes que debe calcular:

1. Tasa anual de Contribución al HCE: Agrupe los HCE y calcule la tasa anual media de aplazamiento del empleado como porcentaje de su remuneración total.

2. Tasa Anual de Contribución al NHCE: Agrupe a los empleados que no son miembros de la HCE y calcule la tasa anual media de aplazamiento de pago de los empleados como porcentaje de su remuneración total.

Esta tabla representa una relación causal: la tasa anual de contribución al NHCE dicta la contribución máxima permitida para el HCE. Por ejemplo, si los NHCE contribuyeron con un 1%, los HCE, como promedio, solo pueden contribuir con un 2% (o menos).

Una nota sobre el cálculo de los salarios de HCE por año anterior en comparación con el año en curso:” Año anterior ” significa que la tasa promedio de aplazamiento para HCE en el año en curso (p. ej. el año del plan que se está probando) se comparará con la tasa promedio de aplazamiento para los NHCES del año calendario anterior. Esto es generalmente ventajoso, ya que conocerás el límite de HCE de antemano (consulta la tabla en la sección de Prueba de ADP anterior), en lugar de intentar manejarlo contra un objetivo en movimiento que cambia a lo largo del año. Sin embargo, el impacto de cualquier aumento en la participación debido a las campañas de educación no se reconocerá hasta el próximo año.

Si está configurando un nuevo 401 (k) que utiliza pruebas del año anterior, no tendrá un “año anterior” con el que comparar, por lo que el IRS le permite asumir que el 3% es el promedio de empleados no altamente remunerados (la columna de la izquierda en la tabla de pruebas de ADP). Durante su primer año de administración de un 401 (k), sus empleados altamente remunerados podrán contribuir hasta un 5% de su remuneración en promedio si elige usar la elección de prueba del año anterior.

Un plan también puede optar por usar el método de prueba del “año en curso”. Este método compara la tasa promedio de aplazamiento de HCE para el año en curso con la tasa promedio de aplazamiento de NHCE para el año en curso. Un plan se puede modificar para cambiar de las pruebas del año anterior a las del año actual en cualquier momento. Sin embargo, una vez aprobada la enmienda, el plan generalmente debe utilizar el método del año en curso durante cinco años consecutivos antes de volver al método del año anterior. Prueba de porcentaje de contribución real (ACP)

Prueba de porcentaje de contribución real (ACP)

Esta prueba se aplica solo a las empresas que ofrecen una contrapartida 401(k) o contribuciones después de impuestos. Los cálculos y desgloses son los mismos que con ADP, pero incluyen las contribuciones compensatorias del empleador y las contribuciones después de impuestos al calcular una tasa de contribución promedio para HCE y NHCE.

Una tercera “prueba”: La determinación de alto peso

Aunque técnicamente no es una prueba de no discriminación, esta determinación puede resultar en contribuciones requeridas para sus participantes, por lo que lo explicamos aquí. La prueba de alto nivel busca ver si los empleados clave tienen más del 60% del total de los activos del plan al comparar el saldo de la cuenta de los empleados clave con los empleados no clave utilizando datos del último día del período de prueba de 12 meses anterior. Para el primer año del plan (sin activos en el año anterior), la determinación de alto nivel se realiza el último día del año en curso.

Si el saldo total de la cuenta de los empleados clave supera el 60% de los saldos clave y no clave, el plan está lleno de puestos superiores. Si un plan tiene un alto nivel de cobertura, el empleador generalmente debe hacer una contribución mínima del 3% de la compensación de cada participante sin clave. Cualquier contribución del empleador realizada para el año (por ejemplo, igualación, participación en los beneficios, contribuciones de puerto seguro) se puede usar para compensar cualquier contribución mínima de alto volumen adeudada a un participante.

Pasos de acción para las pruebas ADP, ACP y top-heavy

Para garantizar que el plan 401(k) de su empresa no sea discriminatorio ni con top-heavy, se requiere legalmente que su administrador 401(k) realice pruebas anualmente. Abogamos firmemente por el monitoreo proactivo y regular y el seguimiento de los porcentajes de contribución (el interés humano puede ayudar a su empresa con esto). Mantenerse alerta durante todo el año puede ayudar a su empresa a hacer ajustes de retención de empleados según sea necesario sin el riesgo de fallar las pruebas o tener que hacer ajustes importantes cerca del final del año del plan.

Es importante que a lo largo del año, los empleadores alienten a los NHCE a contribuir a sus planes 401(k), para que la proporción no se asimile demasiado a los HCE. Esto es útil desde una perspectiva de END y bueno para sus empleados en términos de educación financiera. (Nota: Como se mencionó anteriormente, el beneficio de una mayor inscripción en NHCE se retrasará para los planes que usan pruebas del año anterior.).

Aquí hay tres consejos para aumentar sus tasas de contribución que se pueden hacer de forma proactiva antes de las pruebas anuales:

1. Inscriba automáticamente a los empleados en su plan 401(k): Se ha demostrado que esto aumenta las tasas generales de participación. De hecho, algunos datos muestran que, entre los nuevos empleados, la inscripción automática aumenta las tasas de participación en los planes de contribuciones definidas al 91%.

2. Haga que la experiencia 401(k) sea fácil: el panel de control de Human Interest es sencillo y fácil de usar para los empleados, por lo que es más probable que se registren y ajusten sus contribuciones según sea necesario.

3. Educar a los NHCEs sobre la importancia de contribuir a un 401(k): No solo para ayudar a la compañía a aprobar END, sino para sus propios futuros financieros.

Por otro lado (pero por las mismas razones de preservación de la proporción), debe notificar a sus HCE que hay un límite a la cantidad que pueden contribuir(lea límites de contribución 401 (k)). Si se comunican correctamente, deben entender que dicho límite es necesario para que la empresa no falle en las pruebas de cumplimiento del IRS, especialmente si la alternativa es no tener un beneficio de jubilación en absoluto. Este es un escenario mucho mejor para todos los involucrados que tener que notificar a sus HCE después de que ya hayan contribuido demasiado para que puedan necesitar un reembolso.

Si se sospecha que su plan tiene un alto nivel de cobertura, es posible que también desee excluir a los empleados clave o pedirles que no contribuyan para el año del plan actual para que el empleador pueda evitar la contribución mínima del 3% con un alto nivel de cobertura, si es necesario.

La manera fácil: Diseño de puerto seguro

El uso de un diseño de plan de puerto seguro exime automáticamente al plan de las pruebas ADP y ACP (en la mayoría de los casos). Siempre y cuando no esté contribuyendo con contribuciones adicionales en un año del plan, su 401(k) puede quedar automáticamente exento de la prueba de alto nivel.

Pros de un diseño de puerto seguro:

• Ayuda a las empresas a pasar automáticamente las pruebas ADP y ACP, puede satisfacer los requisitos de pruebas más exigentes

• Proporciona un gran incentivo para que los empleados ahorren para su futuro y permite que todos los empleados contribuyan con las cantidades máximas permitidas a su 401(k).

• Incluye una contribución obligatoria deducible de impuestos del empleador a un 401 (k), que también puede proporcionar una ventaja para contratar y retener a empleados talentosos

Contras de un diseño de puerto seguro:

• Bajo el diseño de puerto seguro, debe comprometerse a un año (que debe renovarse anualmente).

• Algunos encargados de registros 401(k) pueden cobrar tarifas de terminación si alguna vez cambia de opinión (aunque el interés humano nunca cobra tarifas de transacción)

• Hay plazos específicos. Si decide ofrecer una contribución de puerto seguro, es posible que se limite a iniciarla en un momento específico.

• puede ser relativamente caro, dependiendo de los salarios de sus empleados.

¿Qué sucede si dejo de END? ¿Qué puedo hacer?

En primer lugar, queremos decir que fallar en las pruebas de no discriminación es bastante común, ¡y no debería avergonzarse ni estresarse! Si toma medidas correctivas rápidamente, es bastante fácil de resolver—y debe evitar consecuencias y sanciones negativas a largo plazo.

Human Interest y NDT

Human Interest es un proveedor 401(k) en línea, y debido a que trabajamos con muchas pequeñas empresas, hemos ayudado a varios clientes a abordar y resolver problemas de NDT. Aquí hay algunas formas en las que podemos ayudar a los clientes con las pruebas de no discriminación:

• Proporcione a los empleadores un panel de control fácil de usar en el que puedan consultar estadísticas de alto nivel sobre las tasas de cotización de los empleados.

• Comunique a sus empleados las reglas de las pruebas del IRS, tanto durante la capacitación como a través de notificaciones en nuestro sitio web.

• Fomentar las contribuciones de todos los empleados, especialmente los empleados que no están altamente remunerados, a través de la facilidad de uso y la educación financiera básica.

• Aconseje a los empleadores sobre la opción de inscribir automáticamente a los empleados para que opten por no participar en lugar de hacerlo, lo que también mejora las tasas de participación.

• Haga los reembolsos requeridos a HCES, si es necesario, para que no haya multas fiscales para el empleador involucrado.

El interés humano puede ayudar a su empresa a descubrir qué diseño de plan es el mejor para sus presupuestos, necesidades y escenarios de prueba plausibles. Y si no ha realizado las pruebas con un proveedor anterior, podemos ayudarlo a descubrir la raíz del problema. Al guiarlo a lo largo del proceso de configuración de 401(k), podemos ayudar a su negocio a evitar cualquier problema de ensayos no destructivos, para que pueda concentrarse en las funciones principales de su negocio.

Esperamos que haya encontrado útil esta guía. Si está buscando un excelente 401(k) para sus empleados, haga clic aquí para solicitar más información sobre el Interés humano.