10 dicas sobre como executar um evento Virtual ou conferência Virtual

divirta-se com questionários e competições!

caça ao tesouro, questionários e competições divertidas pertencem a uma conferência virtual tanto quanto a uma tradicional. Eles também são uma ótima maneira de garantir que os participantes se conheçam e vejam a variedade de conteúdo virtual a que terão acesso durante o evento. Recursos de vídeo interativos, como questionários, pontos quentes e caminhos de vídeo de aventura, podem fazer parte de como você torna seu evento divertido.

não se esqueça dos fornecedores

os fornecedores sempre foram uma grande parte das conferências, e não apenas para os ganhos. A presença de fornecedores em conferências beneficia a todos: os fornecedores podem fazer vendas. A organização de hospedagem pode ter alguns de seus custos fraudados. E os participantes têm acesso a uma variedade de produtos e serviços relevantes em um só lugar. É uma oportunidade para ver o que está na vanguarda e ter uma noção do mercado sem ter que fazer muita pesquisa. Os fornecedores estão absolutamente interessados em eventos virtuais pelos mesmos motivos que todos os outros, e os benefícios para eles são semelhantes. Seus fornecedores não enviarão exibições volumosas para o seu evento de conferência virtual, mas você ainda desejará configurá-las com áreas de vendas virtuais de marca que lhes permitam mostrar seus produtos e interagir com os clientes.

certifique-se de criar uma sala de exposições virtual fácil de navegar e bem posicionada para que os participantes possam navegar facilmente por alguns dos produtos legais oferecidos. Logotipos por si só não vai ser suficiente para seduzi-los—certifique-se de que não há uma breve descrição, e talvez até mesmo um carretel do destaque disponível para induzi-los a cada fornecedor de área, da mesma forma que um bem concebido estande dá navegadores uma ideia se ou não eles querem falar com o rep. Em seguida, uma vez que eles estão na cabine, certifique-se de que não há uma maneira para que eles facilmente falar com um representante e explorar os produtos um pouco. Você quer que os participantes tenham uma experiência tão boa aqui quanto em qualquer outro lugar!

faça uso do analytics para ajustar conforme você avança… e planejar para a próxima vez

o que está funcionando e o que não está? Use o analytics para entender como seu evento on-line está indo em tempo real. Você percebe uma queda no atendimento do painel depois de uma hora? Considere encurtar alguns eventos. Cada sessão sobre certos tópicos está absolutamente lotada? Talvez você possa adicionar uma sessão de Bônus à sua programação.

as análises não são ótimas apenas para gerenciar sua conferência virtual em tempo real, elas também podem ajudá-lo a planejar a próxima e se comunicar com mais eficácia com os participantes sobre o que eles estão procurando de sua organização daqui para frente.

faça registros do conteúdo do evento disponíveis para os participantes depois

todo o conteúdo da conferência pública tem valor-para sua organização, para seus participantes e para pessoas que não puderam participar do evento. Desde o uso de vídeos de painéis de eventos virtuais como garantia para promover a conferência do próximo ano até o fornecimento de gravações de palestras virtuais para seus participantes, o conteúdo da conferência virtual não desaparece quando tudo acaba. Este fato pode ser um ponto de venda significativo para o seu evento. Afinal, com uma conferência virtual, os participantes não estão apenas pagando por um evento único. Eles estão se inscrevendo para acesso vitalício a ótimos conteúdos e recursos incríveis. Esse conhecimento institucional vital pode até ser monetizado vendendo acesso a gravações de eventos virtuais para aqueles que não podem comparecer.

escolha a plataforma de eventos virtuais certa

assim como com uma conferência tradicional, a chave para ter uma grande conferência virtual é hospedá-la no lugar certo, e isso significa escolher a tecnologia certa. Você vai querer escolher uma plataforma de eventos virtuais que pode acomodar o tipo de conteúdo que você deseja fornecer e o número de participantes que você está esperando. Você também deve garantir que a plataforma de eventos virtuais funcione com a tecnologia existente em sua organização, para que seu departamento de TI não precise reinventar a roda. Que tipo de suporte está disponível para sua solução de conferência virtual também é um fator chave a considerar.

você também vai querer procurar ferramentas que são modulares, permitindo que você implemente os recursos que fazem sentido para o seu evento e seu público, sem ser forçado a adicionar recursos que não fazem sentido para suas necessidades.

Desde conferências virtuais exigem pós-evento de avaliação e acompanhamento, assim como tradicionais conferências, você também vai querer escolher uma plataforma de conferência virtual que pode fornecer-lhe as informações de que você precisa, para crescer com você como o seu evento cresce, e fornecer uma espinha dorsal para o outro

Conclusão

conferências Virtuais estão aqui para ficar. Mesmo em um mundo pós-COVID-19, os eventos virtuais ainda fornecerão oportunidades e benefícios que continuarão a melhorar e transformar a maneira como fazemos negócios. Pensando um pouco antes do Tempo em como executar seu evento virtual e qual plataforma de Evento virtual é ideal para você, você fará a diferença entre um evento on-line animado e memorável e um fracasso. Com a tecnologia certa, suporte e planejamento, eventos virtuais de sucesso estão absolutamente ao alcance.