13 Essenciais de um Eficaz Sistema de Comunicação | Gestão de Negócios

Na evolução de um sistema eficaz de comunicação, a administração deve considerar os seguintes elementos essenciais para uma comunicação eficaz:

(1) a Clareza da Informação:

Comentando sobre a “comunicação realismo’ Terry diz que primeiro essenciais para uma comunicação eficaz é a de “informar-se totalmente’. Isso implica que, em primeiro lugar, o comunicador deve estar claro em sua mente com as informações que deseja comunicar. A comunicação deve estar sempre em linguagem comum e facilmente compreensível para que não seja mal compreendida pelas pessoas que a recebem.

(2) a Adequação da Mensagem:

a mensagem A ser comunicada deve ser adequada e completa em todos os aspectos, desde informações incompletas acaba por ser perigosa do ponto de vista de negócios. A adequação das informações transmitidas depende das capacidades intelectuais das partes interessadas.

(3) consistência da mensagem:

a mensagem a comunicar não deve ser mutuamente conflituosa, mas deve estar de acordo com os objetivos, políticas, programas e procedimentos gerais da organização. Mensagens auto-contraditórias sempre criam caos e confusão na organização, o que é altamente prejudicial para o funcionamento eficiente da empresa. Se a mensagem for alterada da anterior, o fato deve ser claramente declarado para que as chances de confusão possam ser reduzidas.

(4) Feedback:

o Feedback é um método importante para garantir uma comunicação eficaz. Refere-se à confirmação da idéia comunicada se a mensagem foi compreendida pelo receptor no mesmo sentido em que o remetente faz ou se o destinatário está concordou ou discordou da proposta do comunicador, torna-se essencial, por parte do remetente para confirmar-a do receptor.

em caso de comunicação face a face, é mais fácil obter informações de feedback observando as emoções e expressões na face do receptor. Mas, para a comunicação escrita, a administração deve conceber ou desenvolver meios e formas adequados para tornar a comunicação mais eficaz.

(5) compreender o receptor:

a compreensão é o principal objetivo da comunicação. A comunicação deve criar uma compreensão adequada na mente do receptor. Killian aconselhou: “comunique-se com a consciência do ambiente físico e humano total no qual as informações serão recebidas.

Imagine o local de trabalho; determine os níveis de receptividade e compreensão dos receptores; esteja ciente do clima social e dos costumes, questione a oportunidade da informação. Pergunte o que, quando e de que maneira você gostaria de se comunicar se estivesse em um ambiente e posição semelhantes.”

(6) consulta:

geralmente é desejável consultar outras pessoas no planejamento da comunicação. Isso fornecerá informações adicionais e objetividade à mensagem. Uma vantagem importante da consulta será que aqueles que foram levados em confiança durante o planejamento da comunicação prestarão apoio ativo.

(7) determinar o meio:

depois de ter decidido o assunto, deve-se determinar a melhor forma de comunicar esta mensagem. Todos os aspectos da comunicação oral ou escrita devem ser cuidadosamente examinados.

(8) Tom e conteúdo:

o comunicador deve ter cuidado com o idioma que usa enquanto fala ou escreve. Seu tom, expressão e emoção terão um impacto definitivo na eficácia ou não do que ele está tentando comunicar.

(9) Tempo e pontualidade:

atenção adequada deve ser dada ao tempo e pontualidade da comunicação. A mesma mensagem será recebida ou respondida de forma diferente por diferentes indivíduos e grupos ao mesmo tempo e de forma diferente pelos mesmos indivíduos e grupos em momentos diferentes.

mesmo em uma emergência, não se atrevem a ignorar o aspecto situacional, psicológico e técnico do tempo. Além disso, também é necessário que as informações sejam fornecidas a tempo, pois as informações desatualizadas são tão ruins quanto ou piores do que nenhuma.

(10) Suporte com Ação:

é altamente necessário que as ações do comunicador deve apoiar a sua comunicação. Isso ocorre porque a ação fala mais alto que as palavras. A comunicação mais persuasiva, deve-se notar, não é o que se diz, mas o que se faz.

(11) ouvir:

um aspecto muito importante da comunicação eficaz é que executivos e supervisores devem ser bons ouvintes. É perigoso ser desatento ou indiferente quando os outros estão tentando se comunicar. Os Dez Mandamentos da American Management Association afirmam: “ouvir é uma das habilidades mais importantes, mais difíceis e mais negligenciadas m comunicações. Exige que nos concentremos não apenas nos significados explícitos que outra pessoa está expressando, mas nos significados implícitos, palavras não ditas e tons que podem ser muito mais significativos. Assim, devemos aprender a ouvir com o ouvido interno se quisermos conhecer o homem interior. “

(12) ambiente de confiança e confiança:

F. E. Fischer apontou que “a comunicação cresce melhor em um clima de confiança e confiança”. Todos os esforços devem, portanto, ser feitos para ganhar confiança, relatando fatos honestamente. Os funcionários precisam estar convencidos e sentir que a empresa é verdadeira e sincera em seus contatos.

Paul Arnold, Presidente da Arnold Padarias: “Se o seu funcionário a relação do programa é um som, se a sua intenção é verdade, se as pessoas acreditam no que a intenção, e em que a verdade, então, e somente então, você está se comunicando.”

(13) manter o sistema sempre vivo:

o sistema de comunicação deve ser mantido aberto e vivo durante todo o ano. É apenas por tentativas honestas que boas relações de comunicação podem ser desenvolvidas.