4 razões pelas quais a comunicação falha (e o que fazer sobre isso)

já saiu de uma reunião sem saber o que fazer a seguir? E quanto a passar horas em um rascunho apenas para descobrir que a direção mudou há uma semana?

então, por que a comunicação é importante? Bem, é uma das primeiras coisas que aprendemos crescendo (até temos diplomas em Comunicação) e ainda prova ser uma das habilidades mais difíceis de refinar. No entanto, é inegavelmente essencial para liderar e gerenciar uma equipe de sucesso.

um líder que não consegue definir expectativas terá uma equipe no caos. Prazos serão perdidos. Surgirão argumentos sobre quem fez o que ou quem deveria fazer isso. Inúmeras reuniões são realizadas para combater essa falha de comunicação, mas acabam desperdiçando o tempo de todos.

não se preocupe. Temos algumas dicas de comunicação eficazes para ter em mente na próxima vez que você estiver fornecendo feedback ou pensando em agendar essa reunião. Você aprenderá como melhorar as habilidades de comunicação no local de trabalho e fora.

há muita conversa

usamos várias ferramentas e táticas usadas todos os dias para tornar a comunicação o mais direta possível. Além disso, também agendamos reuniões em cima de reuniões para expressar nosso trabalho, ideias e objetivos.

mas todas essas iniciativas para reforçar a comunicação eficaz estão funcionando? De acordo com nossa pesquisa de gerenciamento de trabalho, mais de um quarto dos funcionários participam de 6 ou mais reuniões por semana. No entanto, apenas 46% dizem que deixam uma reunião com uma compreensão clara do que fazer a seguir.

então, o que estamos fazendo de errado? Falar demais, não ouvir o suficiente.

bons antropólogos aparecem em uma cena e simplesmente coletam feedback. Em vez de sentir que têm algo a provar, eles fazem perguntas e ouvem atentamente as respostas. Mas não é assim na maioria das reuniões.

sempre há uma ou duas pessoas que dominam uma reunião enquanto lutam para que suas idéias sejam ouvidas. O compartilhamento é incentivado nessas reuniões. Mas quando o resto da sala não consegue uma palavra no edgewise ou sente que ninguém vai ouvi-los, você tem um problema.

tente isso: pense consigo mesmo, o que um antropólogo faria? Em sua próxima reunião, concentre-se em criar um diálogo versus um monólogo. No início da reunião, dê a si mesmo três minutos (Tempo, se necessário) para falar sobre o propósito da reunião e quaisquer pensamentos que você teve antecipadamente. Após os três minutos, abra o chão para todos os outros e apenas ouça. Isso permitirá que os participantes sintam que suas ideias são valorizadas e permitirá que você pratique ouvir em vez de pensar no que dizer a seguir.

é muito fragmentado

então você elaborou um relatório que deve estar pronto para o design até o final da semana. Você envia um e-mail para todos os principais stakeholders, além de alguns outros cuja contribuição você precisa. Um por um, você começa a receber o feedback.

alguns dos comentários estão espalhados por diferentes versões do seu documento compartilhado. Alguns deles dentro do tópico de E-mail. Uma pessoa vem até você no escritório e diz O que eles gostariam de ver mudado.

você começa a receber mais algum feedback via IM e telefonemas. O final da semana se aproxima e, em vez de enviar seu relatório para o design, você está organizando seu feedback. Parece familiar?

com tantos tipos de comunicação e meios de comunicação diferentes, pode ser um trabalho em tempo integral apenas organizando o feedback, incorporando os pensamentos e ideias de todos. É quase impossível obter feedback conciso e acionável das partes interessadas sem um único lugar para abrigar todos os comentários para um projeto específico.Experimente isto: invista em ferramentas de comunicação de equipe remota que permitem canalizar toda a comunicação relevante para um projeto específico em um único local acessível. Esta única fonte de verdade será uma graça salvadora quando se trata de reunir e implementar idéias e feedback. No final, você economizará uma tonelada de tempo gasto anteriormente organizando e juntando tudo.

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há um motivo ulterior

já esteve em uma reunião onde você sente que as pessoas estão falando para seu próprio benefício e não da empresa? Ou experimentou conflito com um funcionário e intencionalmente parou de colaborar com eles?

este é um produto de deixar algo influenciar negativamente a maneira como você se comunica. No final do dia, todos vocês estão trabalhando para o mesmo objetivo e precisam trabalhar juntos. Promover um lugar de colaboração onde todos sejam apoiados e sintam que têm voz é imperativo para uma boa comunicação.De acordo com Dan Scalco, fundador e Diretor de marketing da Digitalux, “não mantenha seu status sobre outras pessoas ou use coerção ou medo como motivadores. Em vez disso, concentre-se em trazer uma atitude honesta, positiva e sem ego para cada situação que surgir. Servir como líder de torcida em vez de autocrata ajuda a manter o moral e pode até facilitar a criatividade e a solução eficaz de problemas.”

tente isso: no início de um projeto ou reunião, anote os objetivos de nível mais alto. Sempre que você hospeda uma reunião e um conflito irrompe ou há feedback conflitante sobre um projeto que está ficando fora de controle, olhe para trás em seus objetivos de alto nível e pergunte a si mesmo: isso está nos ajudando a alcançar nossos objetivos? Isso permitirá que você dê um passo para trás e avalie o que é realmente construtivo e o que precisa ser tratado.

não há confiança

não cumprir prazos ou cair em uma promessa pode corroer a confiança de sua equipe em você. Se você é alguém que promete demais e entrega insuficiente, sua equipe não pode confiar em você. Mesmo que você sinta que faz o oposto, promete e entrega excessiva, você ainda não está sendo honesto e está prejudicando a comunicação em toda a sua equipe.”Nada fará as pessoas se desligarem mais rápido do que cheirar BS”, diz Karin Hurt, autor e fundador da Let’s Grow Leaders. “Se você quer que as pessoas realmente ouçam, certifique-se de que elas podem acreditar no que você diz. Uma cultura de comunicação real só pode acontecer quando as pessoas podem contar umas com as outras com franqueza. Incentive a transparência e a verdade, começando no topo.

tente isso: seja honesto-é tão simples quanto isso. Compartilhe detalhes Se você os conhece, diga que não o faz se não o fizer. hospede um-a-um regularmente quando for necessário e seja sempre o mais transparente possível nessas reuniões. Sua equipe apreciará sua franqueza e honestidade, e recompensá-lo com confiança e trabalho duro.

para uma leitura mais aprofundada sobre como melhorar as habilidades de comunicação:

• 5 habilidades essenciais de comunicação para catapultar sua carreira: assista a este webinar para aprender sobre os tipos de habilidades de comunicação que o levam ao topo e além.14 maneiras comprovadas de melhorar suas habilidades de comunicação: leve sua liderança para o próximo nível, colocando essas habilidades em prática.
• 6 maneiras estratégicas de manter a comunicação da sua equipe simplificada: procurando reduzir todo o ruído? Leia este artigo sobre como atribuir funções específicas e fazer um glossário pode manter a comunicação da sua equipe clara e concisa.
• 9 maneiras de melhorar a comunicação no trabalho: esta peça oferece dicas úteis e até algumas idéias sobre o que você poderia dizer para incentivar uma melhor comunicação em toda a sua equipe.