5 dicas para organizar seu escritório imobiliário | The Zebra Blog

parece que a organização do escritório está na mente da maioria dos meus clientes em janeiro. No entanto, como muitas pessoas ocupadas, pode ser difícil saber por onde começar. Se isso soa como você, aqui está uma lista de áreas que você pode querer enfrentar nas próximas semanas:

1. Arquivamento – se você tem pilhas em suas mesas e todas as superfícies planas, você pode estar se sentindo sobrecarregado apenas entrando em seu escritório. Embora estejamos nos mudando para um mundo mais sem papel, ainda há papelada física que precisa ser gerenciada. Se você está começando com pilhas, o primeiro passo é certificar-se de ter fechado os arquivos do cliente corretamente com o seu escritório e arquivado os arquivos físicos corretamente. Isso pode exigir que você primeiro, passe pelas pilhas e separe toda a papelada relacionada a uma transação que precisa ser arquivada. Coloque todos esses papéis em uma caixa. Agora essa caixa se torna um projeto separado, mas porque está contida, será menos esmagadora. Você pode ser capaz de resolver esses papéis em uma tarde.

agora, quando você enfrentar o resto dos papéis em sua mesa, pergunte – se para onde esses papéis vão? Onde está a casa deles? O resto dos seus papéis são contas pagas? MLS memorandos? Folhetos e folhetos da última feira NAR que você participou? O problema que a maioria das pessoas tem é que, como a papelada não tem casa, ela simplesmente se acumula. Mas se você tem pastas de arquivos para suas contas e extratos bancários, uma pasta para inspiração e idéias, e você descarta memorandos depois de lê-los, então você estará em muito maior controle dos papéis que você tem que peneirar.

uma coisa que eu gosto de fazer para contas pagas antigas que ainda são enviadas para você pelo correio é reuni-los todos juntos por ano, em seguida, colocá-los em uma caixa que vai para armazenamento no final daquele ano. Então, como você está classificando e se deparar com informações para 2015 e 2016, você pode facilmente arquivá-lo diretamente para a caixa e tirá-lo do seu escritório.

2. Organização espacial-muitas vezes vivemos com um sistema ou espaço que criamos anos atrás. Pode ter funcionado para como você fez negócios, mas está funcionando para você agora? Dê uma olhada no seu espaço com um olho crítico. Você já usou tudo no seu espaço no último ano? Certifique-se de olhar nas gavetas da mesa, nas prateleiras e, claro, na sua área de trabalho. Tudo lá serve a um propósito atual? Por exemplo, se você tiver pastas extras de 3 anéis que salvou de um projeto que você fez há cinco anos, mas não consegue ver como você pode usá-las no futuro, deixe esses itens irem. Mesmo com materiais de aprendizagem antigos, livros e até mesmo software de computador antigo. Se você acumular Canetas, passe por elas e distribua os instrumentos de escrita que não lhe trazem alegria de usar.Alguns anos atrás, comecei a fazer um desafio de 100 itens de Ano Novo. O objetivo era editar 100 itens da minha casa. Você pode querer tentar isso em seu escritório.

agora que você editou tudo o que não precisa, vamos considerar como ele precisa ser alterado para maior eficiência e alegria.

3. Criando um espaço pacífico-seu escritório deve ser um refúgio pacífico onde você pode se concentrar e encontrar inspiração. Dê uma olhada em seu escritório. Você está usando a luz natural? Sua cadeira de mesa é confortável? Você precisa de uma fábrica de escritório? Que tal a obra de arte? Você precisa levantar as paredes com um pouco de tinta? Pense em 7-10 coisas que você mudaria ou adicionaria ao seu escritório para lhe trazer mais alegria. Lembre-se, se o seu escritório parece uma caverna ou é desconfortável, você não vai querer passar muito tempo lá.

4. Pegue e vá-pense nas diferentes atividades que você é chamado a fazer regularmente-reunião inicial do comprador, apresentação de listagem, casas abertas, exibições, apresentações de ofertas, pendente de fechar e muito mais. O seu escritório está configurado de forma que os materiais de que você precisa para cada um deles sejam facilmente acessíveis e agrupados para que você não se esqueça de nada? Você tem uma prateleira ou um espaço para pacotes ou brochuras de compradores e vendedores já impressos? Você tem um novo cliente arquivos preparados e pronto para ir por isso, se você receber um telefonema enquanto em seu escritório, você pode sacar o seu formulário de admissão e fazer anotações? Examine seu espaço e seus processos com um olhar crítico e faça mudanças com base em suas necessidades.

5. Tudo tem uma casa-mencionei isso anteriormente na seção de edição, mas você também precisa pensar em seus processos para novos itens que entram em seu escritório. Por exemplo, para onde vão os recibos? Para onde vão os novos arquivos do cliente comprador? Se você colocar um anúncio em uma revista e decidir segurar essa revista, para onde isso vai? Tudo precisa ter um lugar para ir.Embora você possa realmente revolucionar seu escritório em um dia, se você não tiver um dia inteiro de sobra, evolua de onde você está agora para o seu espaço ideal. Comece com a edição e, em seguida, adicione ou altere para torná-lo um espaço pacífico e produtivo. Faça de 2017 o ano em que você diz: “Ahhhhh!!”quando você entra no seu escritório e não”, Eh.”