5 Passos para Incluir em Sua Análise dos Processos de Negócios (BPR)

todo mundo precisa de um plano de

Toda organização deve ter um plano permanente para a melhoria contínua. Em um ambiente competitivo, qualquer chance de melhorar um processo pode fornecer a vantagem que uma empresa precisa para sobreviver—e, finalmente, prosperar. Um bom modelo de revisão de processos de negócios (BPR) é um primeiro passo valioso nesse plano.

quando você deve realizar uma revisão do processo de negócios?

para manter as coisas simples, vamos discutir dois cenários de negócios diferentes em que um BPR seria útil.

Cenário 1: sua empresa está no mercado para uma nova solução Enterprise Resource Planning (ERP).

ao procurar um pacote ERP que atenda às suas necessidades, você deve primeiro reunir o máximo de informações possível para perceber quais são essas necessidades. Uma revisão detalhada do processo de negócios daria clareza aos requisitos de cada departamento da organização, além de identificar a integração entre os departamentos. Qualquer solução ERP que você escolher não deve apenas se adequar aos seus processos atuais, mas, mais importante, deve aprimorar e melhorar esses processos.

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Cenário 2: você já tem uma solução ERP e deseja documentar seu uso e eficácia.Um dos maiores erros que algumas empresas cometem ao implementar uma nova solução ERP não é documentar adequadamente seus novos procedimentos. Torna-se uma reflexão tardia no meio da implementação. Ao longo dos anos, a erosão do conhecimento ocorre à medida que novos funcionários chegam, funcionários antigos saem e assim por diante. Uma revisão do processo de negócios pode ajudar a” corrigir o navio ” e colocar a solução de volta nos trilhos, como foi originalmente planejado.

ambos os cenários se beneficiariam de um BPR; a principal diferença entre os dois é como o BPR está sendo usado. Uma revisão do processo no cenário 1 seria uma revisão “Como está”, fornecendo uma representação real de como você conduz os negócios hoje.

no cenário 2, O BPR seria uma revisão” como deveria ser”. Identificaria qual deveria ser o processo, em comparação com o que é atualmente.

5 principais etapas de revisão de processos de negócios

independentemente de qual cenário acima se encaixa na sua empresa, é necessária uma metodologia específica de revisão de processos de negócios para que o BPR seja bem-sucedido. Sua lista de verificação de revisão de processos de negócios deve incluir estas cinco etapas essenciais:

1. Crie uma visão geral do fluxo de processo

faça um fluxograma que descreva todo o negócio de uma perspectiva de alto nível. Deve mostrar como a progressão do trabalho flui entre departamentos e quais ferramentas e relatórios cada departamento pode utilizar.

2. Crie o detalhe do fluxo de processo

depois de identificar como o processo flui entre departamentos, crie um fluxograma de processo mais detalhado específico para cada departamento. Usando a entrada do pedido de vendas como exemplo, mapeie como um pedido é recebido e processado durante a entrada do pedido e faça referência a qualquer outra documentação do processo do Departamento à medida que o pedido avança para esses departamentos. Se este for um novo cliente, por exemplo, o pedido pode precisar fluir para o departamento de Crédito Primeiro para aprovação e, em seguida, retornar à entrada do pedido.

3. Escreva o procedimento operacional

depois de identificar cada etapa do procedimento de um departamento no detalhe do fluxo do processo, em seguida, você fornecerá uma explicação por escrito e uma definição para cada objeto “box” e “decision” no detalhe do fluxograma. Esta etapa ajuda a definir a finalidade e o escopo de procedimentos individuais e faz referência a quaisquer detalhes de fluxo de processo correspondentes e documentos de instruções de trabalho.

4. Desenvolva uma instrução de trabalho detalhada

o documento de instrução de trabalho é a camada mais detalhada de todas as etapas de revisão do processo. Aqui você adicionará instruções passo a passo para cada procedimento departamental ao documento de procedimento operacional anterior. Este é o documento que os novos funcionários devem poder fazer referência para ajudar a desempenhar suas funções—com pouca ou nenhuma assistência de mais ninguém. Claro, esse nível de detalhe torna a instrução de trabalho A maior etapa de uma revisão de processo e, sem dúvida, a mais crítica. É a maior defesa contra a “erosão do conhecimento”.”

5. Tenha um plano para melhoria contínua de processos

qualquer boa revisão de processos de negócios deve ser resumida com uma seção para melhoria de processos. Voltando ao cenário 1 no início, o resultado final pode ser uma recomendação para implementar uma solução ERP para melhorar processos desatualizados ou desconexos. As recomendações do cenário 2 talvez incluam melhores maneiras de agilizar o procedimento atual ou uma explicação de como mais treinamento poderia beneficiar o processo.

embora cada empresa seja única de alguma forma e o número de etapas certamente possa variar, ter uma revisão adequada do processo de negócios conduzida pode aumentar muito o uso eficiente de qualquer solução ERP pela sua empresa. Se você gostaria de discutir um BPR, clique abaixo.