6 maneiras simples de reduzir o consumo de papel em seu escritório

as Chances são, sua empresa quer ser mais ambientalmente consciente, tanto porque o público espera e você quer se comportar de forma ética e responsável. Além disso, se você reduzir o consumo de papel, também poderá simplificar suas operações e economizar dinheiro. Embora ficar sem papel possa parecer assustador agora, existem etapas graduais que você pode tomar para garantir que seu escritório faça a transição o mais perfeitamente possível.

orçamento para reduções incrementais de papel

se você planeja reduzir drasticamente o uso de papel ou ficar sem papel por completo, uma mudança repentina quase certamente interromperá o fluxo de trabalho da sua empresa. Em vez disso, procure maneiras de reduzir gradualmente. Comece com seu orçamento e decida onde você realmente não precisa mais de papel, depois enfrente essa área ao longo de vários meses. Por exemplo, se um departamento que pode ficar sem papel tiver um orçamento de US $2.000 em suprimentos anuais de papel, tente reduzir esse número em US $200 por mês. Se você preferir fazer alterações em todas as áreas do seu negócio, tente reduzir o uso geral de papel departamental em uma determinada porcentagem a cada mês.

Faça backup de tudo eletronicamente

alguns funcionários e gerentes de escritório adoram fazer mais de uma cópia de cada documento. Essa maneira completa de arquivar certamente torna as coisas mais fáceis para revisões internas ou auditorias externas, mas a quantidade de espaço que essas pilhas de cópias ocupam é dobrada. Em vez de duplicar fisicamente tudo, considere fazer backup de arquivos importantes em um computador ou dedicar o armazenamento do servidor a documentos essenciais. Você também pode querer usar discos rígidos externos, memory sticks ou a nuvem para recuperação mais conveniente de documentos preciosos.

considere transações eletrônicas

se você é uma empresa que faz uma grande quantidade de compras, considere alternativas para enviar cheques ou imprimir pedidos de compra. Existem várias opções B2B quando se trata de transações de comércio eletrônico, como depósitos diretos. Não só é muito mais rápido para você fazer essas transações on-line, você vai pular todos os dias que normalmente levaria para cheques para chegar ou ser processado. Softwares como o nosso podem ajudar a agilizar transações e pedidos de compra, enquanto reduzem o papel também.

conduza todas as comunicações internas on-line

ajude sua equipe a eliminar o hábito de imprimir memorandos ou deixar notas amarelas post-it em sua mesa, exigindo o uso de programas de E-mail ou mensagens instantâneas. Tente realizar reuniões sem usar papel, fazendo apresentações com PowerPoint ou Slides do Google e enviando agendas por e-mail. Lembre-se de que, se tudo mais falhar, você também pode conversar com sua equipe ou gerenciamento da maneira antiga: por telefone ou pessoalmente.

peça papel mais leve e mais fino

se parece que ir sem papel é uma meta mais distante do que se imaginava anteriormente, existem algumas soluções de curto prazo que você pode fazer para reduzir sua pegada ambiental. Comece reduzindo o estoque de títulos de digamos, 50 libras para 20 libras. Evite também o estoque revestido ou especializado, sempre que possível, ou use-o apenas para documentos que você possa compartilhar com um cliente.

decida o que precisa de impressão

no moderno home office de hoje, você provavelmente tem uma boa idéia sobre quais documentos precisam ser emitidos em cópia impressa e o que pode ser compartilhado eletronicamente. Por exemplo, provavelmente é mais fácil gerenciar seus documentos contábeis na tela em um formato fácil de ler. Ainda assim, pode haver alguma documentação que deve ser impressa, como demonstrações financeiras ou materiais de apresentação formal. Discuta esses padrões com seus funcionários para que eles se sintam capacitados para tomar decisões sobre o uso da Impressora por conta própria. Se algo precisar ser impresso, incentive os funcionários a usar fontes menores ou imprimir em ambos os lados da folha.

reduza o consumo de papel e salve algumas árvores

muito poucas dessas dicas envolvem mudanças drásticas no comportamento do escritório ou alterações repentinas no fluxo de trabalho da empresa. Uma vez executados, eles não apenas economizarão dinheiro da sua empresa em pedidos em papel, mas também um tempo precioso envolvido no manuseio, manutenção e busca meticulosa de documentos impressos. Além do mais, você provavelmente terá maior tranquilidade sabendo que pode ter salvado algumas árvores este ano.