6 passos para organizar os seus documentos fiscais
Mar 23, 2018 | Impostos 
A situação de
Todo ano eu colocar fora de fazer os meus impostos, até que no último minuto, corrida de recibos e documentos. (Eu tenho um show lateral Vendendo Móveis vintage, então eu tenho muitas despesas comerciais para lidar.) Depois que eu finalmente terminar de arquivar, eu jogo tudo em uma caixa e enfio no armário, mas essas caixas estão se acumulando. Há tantas coisas para acompanhar antes e depois do dia do imposto, mas nunca tenho certeza do que manter e por quanto tempo. Socorro!
—Megan, Coeur D’Alene, Idaho
a solução
você não é o único procrastinador de temporada fiscal-não por um longo tiro. Até um quarto de todos os arquivadores de impostos esperam até as duas últimas semanas antes do prazo do IRS para obter seus retornos. O que, como você já reuniu, não é super inteligente, já que a maioria das pessoas receberá um reembolso. Mas para alguém como você, nadando em recibos e lutando por documentos, a dor é aguda.
saiba disso: uma vez que você morda a bala e se organiza, o alívio que você sentirá será como o peso de mil recibos retirados de seus ombros.
“Aprender como organizar documentos, é uma habilidade que qualquer um pode aprender”, disse Rashelle Isip, uma Cidade de Nova York–a organização do consultor que bloga no TheOrderExpert.com. “Sim, requer paciência, disciplina e dedicação para colocar e manter a papelada em ordem, mas o retorno pode ser grande quando se trata de uma paz de espírito.”
OK, mas quando você está na parte inferior da papelada de montagem, como você começa a resolver tudo isso? E como você sabe o que manter e o que destruir quando terminar? Aqui estão algumas dicas para você começar.
- faça um investimento antecipado. Jogar uma conta ou um recibo em uma pilha em algum lugar de sua casa leva cerca de 0,3 segundos. (Tenho certeza, em algum lugar do mundo, há um cientista estudando isso.) Classificando tudo para fora o tempo do imposto pode levar aproximadamente … para sempre. O orçamento de mais tempo no front-end—uma ou duas horas para configurar um sistema de arquivamento, um minuto ou mais para arquivar cada novo pedaço de papel-valerá a pena. Você passará muito menos tempo vagando pela casa procurando coisas e murmurando sob sua respiração como uma pessoa louca.
- crie um sistema centralizado para documentos em papel. Isso pode parecer complicado, mas Isip recomenda uma abordagem simples. “É mais fácil receber, abrir e processar documentos de salário, renda e investimento quando você tem um local de armazenamento designado para eles em casa ou no escritório”, disse ela. “Simplesmente rotular uma pasta de manila’ documentos fiscais ‘ e colocar qualquer material relevante dentro dela pode fazer o truque, assim como uma pasta de arquivo de acordeão, caixa de sapatos ou até mesmo um porta-revistas.”
- a manutenção eletrônica é onde está. Se o pensamento de papelada assusta você—ou você é apenas um tipo de pessoa techie—digitalizar seus recibos e baixar suas declarações on-line em uma pasta no seu computador. (Se você não tiver um scanner, aplicativos de telefone como Genius Scan ou Scanner Pro funcionam muito bem.) Sim, o IRS é um-OK com este método. Se você usa registros eletrônicos, no entanto, deve fazer backup deles com segurança em uma nuvem como Dropbox ou Google Cloud. Este não é apenas o meu departamento de TI interno falando; é um requisito do IRS. (Mesmo as pessoas que mantêm cópias em papel de tudo devem armazenar uma cópia eletrônica na nuvem.)
- a preguiça pode custar-lhe-literalmente. No caso de declarações e formulários eletrônicos, é tentador deixá-los online até que você precise deles. Muitas instituições tornam os registros eletrônicos acessíveis GRATUITAMENTE em seus sites por apenas um período de, digamos, um ano ou dezoito meses—talvez menos. Depois disso, você pode ter que solicitá-los, o que pode levar alguns dias. Você pode até ser solicitado a pagar uma taxa.
- a manutenção impede a crise. Se você criou um sistema, você está no meio do caminho. A outra metade está usando. Escolha um horário específico para arquivar: todos os dias, quando você receber o correio, todas as sextas-feiras enquanto assiste ao Great British Baking Show, ou quando você paga suas contas. Isip tinha um cliente, um pequeno empresário, para quem a temporada fiscal ” sempre acabou sendo uma provação.”Ela aconselhou seu cliente a carregar uma pasta física durante o dia para receber recibos e depois depositá-los em um local central em casa todas as noites, durante todo o ano. Funcionou.
- Siga a ” regra para sempre ou sete anos.”Em geral, o IRS tem três anos para auditá-lo depois de registrar um retorno, mas se identificar um erro substancial, ele pode voltar mais longe, geralmente seis anos. No entanto, se alguém apresentar um retorno fraudulento ou tentar ignorar o pagamento total de impostos, não há prazo de prescrição. Portanto, você deve manter seus retornos—e seus W-2s e 1099s—para sempre e apoiar documentos financeiros por sete anos. (Para muito mais sobre o que manter e por quanto tempo, veja o prático gráfico de arquivamento financeiro no Capítulo 2 do meu livro Get a Financial Life.)
não adie a organização até que a papelada desapareça magicamente. Em vez de fazer seus impostos da maneira usual e caótica deste ano, crie essa pasta e vá em uma caçada de recibos. Organize seus W-2s e 1099s. Go digital. Você estará estabelecendo um precedente para um melhor comportamento na temporada fiscal no próximo ano. Quem disse que é tarde demais para as resoluções de Ano Novo?
Todo ano eu colocar fora de fazer os meus impostos, até que no último minuto, corrida de recibos e documentos. (Eu tenho um show lateral Vendendo Móveis vintage, então eu tenho muitas despesas comerciais para lidar.) Depois que eu finalmente terminar de arquivar, eu jogo tudo em uma caixa e enfio no armário, mas essas caixas estão se acumulando. Há tantas coisas para acompanhar antes e depois do dia do imposto, mas nunca tenho certeza do que manter e por quanto tempo. Socorro!
—Megan, Coeur D’Alene, Idaho
a solução
você não é o único procrastinador de temporada fiscal-não por um longo tiro. Até um quarto de todos os arquivadores de impostos esperam até as duas últimas semanas antes do prazo do IRS para obter seus retornos. O que, como você já reuniu, não é super inteligente, já que a maioria das pessoas receberá um reembolso. Mas para alguém como você, nadando em recibos e lutando por documentos, a dor é aguda.
saiba disso: uma vez que você morda a bala e se organiza, o alívio que você sentirá será como o peso de mil recibos retirados de seus ombros.
“Aprender como organizar documentos, é uma habilidade que qualquer um pode aprender”, disse Rashelle Isip, uma Cidade de Nova York–a organização do consultor que bloga no TheOrderExpert.com. “Sim, requer paciência, disciplina e dedicação para colocar e manter a papelada em ordem, mas o retorno pode ser grande quando se trata de uma paz de espírito.”
OK, mas quando você está na parte inferior da papelada de montagem, como você começa a resolver tudo isso? E como você sabe o que manter e o que destruir quando terminar? Aqui estão algumas dicas para você começar.
- faça um investimento antecipado. Jogar uma conta ou um recibo em uma pilha em algum lugar de sua casa leva cerca de 0,3 segundos. (Tenho certeza, em algum lugar do mundo, há um cientista estudando isso.) Classificando tudo para fora o tempo do imposto pode levar aproximadamente … para sempre. O orçamento de mais tempo no front-end—uma ou duas horas para configurar um sistema de arquivamento, um minuto ou mais para arquivar cada novo pedaço de papel-valerá a pena. Você passará muito menos tempo vagando pela casa procurando coisas e murmurando sob sua respiração como uma pessoa louca.
- crie um sistema centralizado para documentos em papel. Isso pode parecer complicado, mas Isip recomenda uma abordagem simples. “É mais fácil receber, abrir e processar documentos de salário, renda e investimento quando você tem um local de armazenamento designado para eles em casa ou no escritório”, disse ela. “Simplesmente rotular uma pasta de manila’ documentos fiscais ‘ e colocar qualquer material relevante dentro dela pode fazer o truque, assim como uma pasta de arquivo de acordeão, caixa de sapatos ou até mesmo um porta-revistas.”
- a manutenção eletrônica é onde está. Se o pensamento de papelada assusta você—ou você é apenas um tipo de pessoa techie—digitalizar seus recibos e baixar suas declarações on-line em uma pasta no seu computador. (Se você não tiver um scanner, aplicativos de telefone como Genius Scan ou Scanner Pro funcionam muito bem.) Sim, o IRS é um-OK com este método. Se você usa registros eletrônicos, no entanto, deve fazer backup deles com segurança em uma nuvem como Dropbox ou Google Cloud. Este não é apenas o meu departamento de TI interno falando; é um requisito do IRS. (Mesmo as pessoas que mantêm cópias em papel de tudo devem armazenar uma cópia eletrônica na nuvem.)
- a preguiça pode custar-lhe-literalmente. No caso de declarações e formulários eletrônicos, é tentador deixá-los online até que você precise deles. Muitas instituições tornam os registros eletrônicos acessíveis GRATUITAMENTE em seus sites por apenas um período de, digamos, um ano ou dezoito meses—talvez menos. Depois disso, você pode ter que solicitá-los, o que pode levar alguns dias. Você pode até ser solicitado a pagar uma taxa.
- a manutenção impede a crise. Se você criou um sistema, você está no meio do caminho. A outra metade está usando. Escolha um horário específico para arquivar: todos os dias, quando você receber o correio, todas as sextas-feiras enquanto assiste ao Great British Baking Show, ou quando você paga suas contas. Isip tinha um cliente, um pequeno empresário, para quem a temporada fiscal ” sempre acabou sendo uma provação.”Ela aconselhou seu cliente a carregar uma pasta física durante o dia para receber recibos e depois depositá-los em um local central em casa todas as noites, durante todo o ano. Funcionou.
- Siga a ” regra para sempre ou sete anos.”Em geral, o IRS tem três anos para auditá-lo depois de registrar um retorno, mas se identificar um erro substancial, ele pode voltar mais longe, geralmente seis anos. No entanto, se alguém apresentar um retorno fraudulento ou tentar ignorar o pagamento total de impostos, não há prazo de prescrição. Portanto, você deve manter seus retornos—e seus W-2s e 1099s—para sempre e apoiar documentos financeiros por sete anos. (Para muito mais sobre o que manter e por quanto tempo, veja o prático gráfico de arquivamento financeiro no Capítulo 2 do meu livro Get a Financial Life.)
não adie a organização até que a papelada desapareça magicamente. Em vez de fazer seus impostos da maneira usual e caótica deste ano, crie essa pasta e vá em uma caçada de recibos. Organize seus W-2s e 1099s. Go digital. Você estará estabelecendo um precedente para um melhor comportamento na temporada fiscal no próximo ano. Quem disse que é tarde demais para as resoluções de Ano Novo?
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