6 tipos de registros de pessoal e por que eles são importantes para manter

os registros de pessoal são a maneira padrão de documentar o relacionamento de um funcionário com uma empresa ou organização. Em alguns casos, esses registros contêm informações bastante gerais, enquanto outras vezes, eles podem incluir detalhes privados ou confidenciais. Independentemente do tipo de arquivo, os registros de pessoal precisam ser atualizados regularmente para garantir a eficiência operacional e o sucesso.

o Que são registros de pessoal?

os registros de pessoal, ou arquivos de pessoal, são registros pertencentes aos funcionários de uma organização e consistem em informações abrangentes e acumuladas. Os registros de pessoal são normalmente mantidos pelo departamento de RH de uma agência e incluem informações relevantes sobre a inscrição de um funcionário, descrição do Trabalho, dados salariais e muito mais.

6 tipos diferentes de registros de pessoal

embora haja uma variedade de registros de pessoal que uma organização pode usar, todos esses documentos se encaixam em uma das seis categorias. Dessas categorias, as mais comumente referenciadas tendem a ser a contratação de documentos e relatórios sobre o desempenho do trabalho.

1. Informações Gerais: este agrupamento compensa informações pessoais como o nome completo do funcionário, data de nascimento, número da Previdência social, número de telefone, endereço e, potencialmente, seus números de contato de emergência também. Documentos de contratação: a maioria dos empregadores se agarra a documentos usados no processo de contratação, como pedidos de emprego, descrições de Cargos e currículos ou cartas de apresentação.
2. contratos de trabalho: Às vezes, aspectos da relação empregador-empregado são regidos por documentos oficiais, como contratos sindicais, acordos de não concorrência e acordos de confidencialidade ou não divulgação.
3. compensação: os registros relacionados à compensação (e informações sobre benefícios) incluem w-4S, formulários de beneficiários, registros de folha de pagamento e cartões de tempo para anos anteriores. Desempenho do Trabalho: Esta seção é bastante ampla, mas pode incluir avaliações de desempenho, ações corretivas, cartas disciplinares, prêmios, indicações, educação, credenciais, registros de treinamento ou promoções dentro da agência.
4. informações pós-emprego: da mesma forma que os empregadores retêm documentos de contratação, muitos arquivam informações pós-emprego também. Esses documentos são coisas como uma carta de demissão ou rescisão, avaliação de desempenho final e salário final.

6 registros que devem ser mantidos em um arquivo separado e confidencial

é uma boa ideia — e muitas vezes legalmente exigida — manter certos registros e informações de funcionários em um arquivo confidencial separado do resto de sua papelada. O gerenciamento adequado de registros de pessoal pode exigir algum esforço extra, mas é um passo necessário para proteger a privacidade de todos os funcionários ou membros da equipe.

1. resultados da verificação de antecedentes: os resultados da verificação de antecedentes abrangem desde a verificação de emprego anterior, até o histórico de crédito, até o histórico criminal de um candidato. A realização de verificações de antecedentes é feita para garantir a segurança e a segurança de todos os funcionários.
2. documentos contenciosos: o Contencioso é um processo para lidar com disputas dentro do sistema judicial. Documentos envolvidos com um litígio (ou seja , a ação contestada em si ou a decisão final do juiz) deve sempre ser armazenada em um arquivo confidencial. Formulário I-9s: Formulário I-9s são usados para verificar a identidade e autorização de emprego de indivíduos contratados para trabalhar nos Estados Unidos. Como esses formulários possuem informações altamente sensíveis e pessoalmente identificáveis, eles exigem proteção cuidadosa.
3. registros médicos: quaisquer documentos relacionados ao emprego que contenham informações médicas devem ser salvos independentemente de outros arquivos de pessoal, portanto, nada é inadvertidamente revelado ou compartilhado com outro funcionário. Documentos de licença Federal e estadual: a maioria dos trabalhadores federais e estaduais recebe licença remunerada a cada ano para situações como nascimento, adoção ou colocação de um novo filho; cuidar de um cônjuge, filho ou pai; fins militares de cuidado e licença; e razões pessoais de saúde, tudo isso é completamente confidencial. Investigação de Funcionários: documentos referentes à ação disciplinar de um funcionário, ou uma investigação de RH referente a uma reivindicação de funcionário, precisam ser salvaguardados em um arquivo confidencial que não pode ser acessado por outros membros da equipe no escritório.

Por que é importante manter registros de pessoal atualizado

torna-se mais fácil para o arquivo impostos

Revisão de seus registros de pessoal é essencial para o sucesso da sua organização, especialmente quando você considera como esses registros entram em jogo para a propositura de estado e funcionário federal de impostos. Se você relaxar na atualização desses documentos, provavelmente terá mais um desafio ao preencher os formulários fiscais obrigatórios e preparar detalhes trimestrais para sua folha de pagamento. Mas com registros precisos e contínuos, você terá muito mais facilidade em registrar salários não tributáveis, benefícios para funcionários, férias, licença médica e assim por diante.

cumpre a lei

além de atualizar os registros de pessoal como uma boa prática comercial, é possível que você precise acompanhar certos registros para cumprir as disposições da lei estadual e federal. Embora as leis estaduais obviamente variem dependendo de onde você trabalha, você deve se certificar de que está cumprindo as leis aplicáveis onde quer que seus escritórios estejam localizados. Essas leis podem ditar quais informações devem ser coletadas, o que sua organização pode ou não fazer com essas informações e por quanto tempo os registros dos funcionários devem ser armazenados.

ajuda com revisões salariais

uma revisão salarial difere de um aumento salarial, na medida em que uma revisão ajusta toda a estrutura salarial (incluindo todos os componentes primários). Como uma revisão está mais envolvida do que um aumento tradicional, torna muito mais importante ter as informações corretas para ajudar a facilitar essa mudança. Sem registros de pessoal precisos para servir de guia, qualquer número de problemas pode nos cortar ao tentar iniciar essa modificação. No entanto, com registros atualizados, as revisões salariais podem acontecer perfeitamente, graças aos dados e porcentagens atuais fornecidos.

ajuda em uma disputa legal

se sua organização se encontrar no meio de uma disputa legal, você ficará feliz em ter uma pilha de arquivos de pessoal para apoiar seu caso. A manutenção de registros de pessoal permite preservar um histórico escrito em torno de um evento (ou eventos) designado e, em procedimentos legais, esse tipo de documentação pode ser fundamental para o resultado final. Arquivos bem gerenciados são a melhor maneira de citar promoções de funcionários, aumentos salariais, ações disciplinares ou até mesmo rescisão, e esse tipo de evidência física pode ajudar muito a garantir uma decisão justa e equilibrada.

determina promoções ou rescisões

outra razão pela qual é recomendado manter os arquivos de pessoal atualizados é porque eles ajudam na determinação de promoções-e às vezes eles revelam motivos para rescisão, também. Se sua organização não alterar e melhorar seus registros, pode ser incrivelmente difícil monitorar o desempenho e os níveis de produtividade dos funcionários. Mas quando você faz questão de documentar atraso, absenteísmo e desempenho pessoal, você pode rastrear melhor onde os funcionários estão prosperando ou ficando aquém e, em seguida, agir conforme necessário com base nessas informações.

digitalizar seus registros de pessoal

atualizar seus registros de pessoal é uma parte necessária de qualquer departamento de RH bem organizado e, no entanto, lidar com toda essa papelada pode parecer uma tarefa assustadora (e interminável). A boa notícia é que a digitalização de seus arquivos de pessoal torna as coisas mais fáceis e simplificadas para cada equipe. Ao utilizar registros digitais, você não precisará mais lidar com arquivos desajeitados e, em vez disso, ter seus documentos importantes convenientemente carregados e acessíveis através da nuvem — o que muitos concordam que é a maneira mais segura e eficiente de gerenciar documentos e processos.

ao fazer parceria com a API de Imagem, sua agência pode ir além de suas pilhas de registros de pessoal de papel e mergulhar no cenário digital moderno. Os Serviços de imagem digital da Image API, gerenciamento de conteúdo em nuvem e automação de processos digitais foram projetados para simplificar as complexidades do gerenciamento de registros e garantir que sua organização atinja valor mensurável e resultados sustentáveis na velocidade do digital.

ir digital com registros de pessoal torna o gerenciamento adequado de arquivos mais fácil e seguro. Manter certos arquivos pessoais confidenciais é simplificado com permissões diferentes para diferentes níveis de usuário, e encontrar os documentos necessários é eficiente com opções de pesquisa inteligentes. Os registros de pessoal digitalizados também tornam a conformidade com agendas de retenção complicadas-sistemas como o Axiom Pro da Image API gerenciam esses agendas automaticamente.

FAQs de registro de pessoal

quem tem o direito de ver seus registros de pessoal?

na maioria das circunstâncias, os arquivos do pessoal do funcionário devem ser tratados como registros privados que pertencem à organização e ao funcionário correspondente. Com isso dito, pode ser útil configurar uma política que reconheça quem tem o direito de visualizar registros de pessoal, como o supervisor ou gerente do funcionário (além do próprio funcionário).

por que é importante manter registros de pessoal?

é importante manter registros de pessoal porque esses documentos fornecem um histórico escrito de tudo o que aconteceu durante a duração do emprego. Por esse motivo, são necessários registros de pessoal para apoiar ações como promoções, aumentos salariais e até ações disciplinares.

quais são os principais documentos que devem estar em um arquivo pessoal?

os registros de pessoal devem ser mantidos para cada funcionário a partir da data oficial de contratação. Os principais documentos a serem arquivados incluem informações gerais (nome, endereço, número de telefone); formulários de contratação (inscrição, currículo, descrição do trabalho); contratos oficiais de funcionários (contratos sindicais, acordos de não concorrência); dados de remuneração ou salário; avaliações de desempenho; e informações pós-emprego (carta de rescisão, revisão final).