a importância de planejar um documento de negócios

escrever é a parte divertida. A edição é a parte mais difícil. Sabe qual é a primeira parte? Planejamento! O que você faz antes de escrever é tão importante quanto o que você escreve. Planejar um documento comercial e usar um esboço são ferramentas valiosas que você deve alcançar primeiro na caixa de ferramentas do seu escritor.

por que planejar um documento de negócios é importante

A comunicação comercial eficaz requer o uso dos Três c’s: escreva de forma clara, concisa e convincente. Se um documento comercial é mal escrito, contém vários erros ortográficos ou gramaticais, não tem organização ou não identifica os problemas, seu leitor fica com uma má impressão. Portanto, para manter sua reputação como profissional, você precisará reservar tempo para planejar antes de começar a escrever um documento comercial.

o planejamento envolve

o planejamento leva tempo—de alguns minutos a algumas horas, dependendo do tamanho do documento, da quantidade de detalhes e do nível de importância.

o Planejamento de um documento de negócios requer que você:

• definir Claramente o propósito
• Conhecer seu público-alvo
• Destaques pontos-chave

manter o Foco no Objetivo do Negócio Documento

Identificar seu propósito e manter o foco. Claro, você pode precisar trazer material de apoio adicional para fazer o seu ponto. Mas a informação suplementar nunca deve ofuscar o propósito principal.

Para tornar a sua principal ponto a se destacar, tente usar essas dicas:

• Manter o formato visualmente simples (evite decorativos, distraindo fontes)
• Imediatamente identificar o problema
• Antecipar e responder a quaisquer perguntas que o leitor pode perguntar
• Fornecer dados, de prova ou que fundamentem o seu principal ponto de
• Oferecemos uma solução ou fazer uma proposta

confira a seguir o exemplo. Observe como o e-mail identifica o problema (a reunião), antecipa perguntas (é obrigatório?), fornece motivação (isso afetará você diretamente) e fornece uma direção clara do que o leitor precisa fazer (envie o memorando).

assunto: reunião na quarta-feira às 10:00 da manhã

querida Sue,

estou enviando um e-mail para você sobre uma reunião importante que acontecerá na próxima semana. Esta reunião será realizada na quarta – feira às 10:00, e todos os funcionários devem estar presentes. Eu sei que você está bastante ocupado como chefe do Departamento de contabilidade e aprecio que o momento da reunião pode não ser o ideal. No entanto, esta reunião cobrirá uma nova iniciativa em toda a empresa que afetará diretamente seu departamento.

envie um memorando a todos os funcionários sob sua supervisão sobre esta reunião e enfatize a necessidade de sua participação. Por favor, deixe-me saber quando isso é feito.

aprecio muito a sua ajuda a este respeito. Por favor, sinta-se livre para entrar em contato comigo com qualquer dúvida.

sinceramente,

Jeff

Organize seu documento de negócios

você pode exercer seu direito de ter um armário desorganizado. Você não pode exercer esse direito quando se trata de escrita de negócios. A comunicação empresarial exige uma abordagem organizada. Se o seu leitor está confuso com o que você escreveu ou não sabe que ação você espera que eles tomem, é uma grande falha.

portanto, torná-lo um objetivo para escrever de uma forma organizada, coesa. As frases e parágrafos devem fluir naturalmente, guiando o leitor de um tópico para o outro. Use a formatação adequada do documento comercial. E um excelente exercício para ajudá-lo a organizar e apresentar sua escrita é usando um esboço.

Use um esboço

um esboço permitirá que você pense sobre o que você precisa dizer e como fazê-lo em uma ordem que faça sentido. Comece com seus pontos principais. Em seguida, adicione subtópicos que suportam o ponto principal. Ao anotá-los, você começará a ver onde pode ser necessário alterar o pedido. Ou ser solicitado a adicionar informações suplementares.

outro benefício para usar um esboço: força você a desacelerar. Escrever muito rápido leva a erros confusos. Um esboço faz você bater pausa, pensar lentamente sobre a imagem que você está tentando pintar para o seu leitor, e eliminar os não-potenciais.

aqui está um exemplo de um esboço básico:

título: Bloqueio de Seu Escritório Porta

1. Todos os funcionários precisam para iniciar o fecho, o seu escritório portas durante a noite
   1. Lista de razões para tal é necessário
   2. Explique-lhes que esta é eficaz imediatamente
2. Discutir novos bloqueios para ser instalada
   1. Novas chaves para ser dado
   2. o Que fazer se você perder sua chave
3. Conclusão: Elogiar os colaboradores por seu apoio a esta nova iniciativa

não se Esqueça de Editar o Seu Negócio Documento

o Seu negócio o documento não está pronto até que você tenha a prova-lo. Leia, edite, repita. Não prejudique a credibilidade do seu trabalho com erros de digitação, erros de pontuação e imprecisões.Os Copyeditors usam esse truque para encontrar erros gramaticais ou tipográficos persistentes no texto: Leia-o em voz alta em sua totalidade. E faça isso em um ritmo lento. Ouça atentamente o que soa fora. Talvez você digitou perder quando você quis dizer solto. Ou você omitiu uma palavra. E você vai ouvir quando você declarou o mesmo ponto duas vezes em um parágrafo.

escrever um documento comercial profissional não é uma tarefa fácil. Mas com o planejamento adequado, organizando seus pensamentos através do uso de um esboço e aplicando as dicas acima, você pode dominar a arte de escrever documentos comerciais.