Antes de se expandir virtual de um escritório de advocacia: o Que você precisa saber
Virtual escritórios de advocacia acabar com o tradicional tijolo e argamassa-espaço de escritório, e, em vez disso, escolher servir a seus clientes, principalmente—se não inteiramente—através do uso da tecnologia.Essa abordagem está se tornando cada vez mais popular, estimulada por grandes avanços na tecnologia de comunicações e pela busca sempre presente de encontrar modelos de negócios mais competitivos e melhorar as margens de lucro. Além do mais, a pandemia COVID-19 causou uma mudança sísmica na forma como as empresas e os clientes se envolvem uns com os outros—mais e mais pessoas agora estão perfeitamente confortáveis em lidar com as empresas sem nunca ter que interagir com elas pessoalmente.
mas o que é preciso para executar um escritório de advocacia virtual com sucesso? Que desafios únicos você enfrentará ao operar sua empresa em um ambiente virtual?
neste post, vamos explorar algumas das questões fundamentais que você precisa abordar ao iniciar um escritório de advocacia virtual e olhar para algumas dificuldades comuns que são susceptíveis de surgir uma vez que você está em funcionamento.
Que vamos cobrir:
- Os benefícios da execução virtual de um escritório de advocacia
- Como iniciar um escritório de advocacia virtual: O básico
- As ferramentas que você precisa para executar virtual de um escritório de advocacia
Como um negócio que construiu uma ferramenta que é projetada para ajudar você a manter seus advogados, funcionários e clientes conectados, nós temos uma visão em primeira mão os tipos de ferramentas, pessoas e processos que são normalmente necessários para tornar a sua empresa de transição para o mundo virtual um sucesso.Então, vamos começar olhando para as vantagens de adotar um modelo de trabalho remoto para o seu escritório de advocacia.Veja como esses quatro escritórios de advocacia da Flórida, Chicago e Nova York adaptaram suas operações para trabalhar de qualquer lugar—enquanto ainda oferecem uma ótima experiência ao cliente. Baixe o livro de estudo de caso grátis!
os benefícios de administrar um escritório de advocacia virtual—por que fazer isso?Alguns advogados temem a ideia de incorporar mais tecnologia em suas práticas, e com razão.Eles temem que isso os exponha a riscos desnecessários em torno da segurança e da privacidade. Mas o fato é que a maioria das ferramentas modernas não são apenas seguras e protegidas, elas também são extremamente amigáveis ao cliente e confiáveis.
Se você pode superar essa tecnologia ceticismo (e colocar o direito protocolos em vigor, é claro), você vai começar a apreciar esses benefícios para o negócio do funcionamento de uma empresa praticamente:
Reduzir os custos indiretos
O benefício básico de funcionamento de sua empresa, virtualmente, é que você pode salvar drasticamente em seus custos indiretos. Em vez de pagar por um espaço de escritório fixo e todos os custos de material e manutenção que o acompanham, você pode executar um escritório de advocacia totalmente operacional na nuvem—por uma fração do custo.
liberdade(!)
um dos ativos mais preciosos que temos é o tempo. E o deslocamento pode ocupar uma quantidade desproporcionalmente grande do nosso tempo, seja indo e vindo do escritório ou viajando para encontrar clientes.
quando você dirige um escritório de advocacia virtual, você pode obter muito desse tempo de volta. Confira como a Lei do MHP & do Tennessee administra uma empresa amiga do controle remoto de muito sucesso.
quer saber mais sobre a execução de um escritório de advocacia virtual de alto desempenho? Faça um tour pela nossa série teardown sobre como executar uma prática legal remota.
mais poder para atrair e reter talentos
as economias que você faz por ter uma estrutura de sobrecarga mais baixa geralmente significam que você pode pagar para compensar seus advogados (e você mesmo) mais generosamente em comparação com uma empresa tradicional. E uma melhor compensação, é claro, tornará sua empresa mais atraente para melhores recrutas.
mas muitos advogados acham o modelo de empresa virtual atraente por outros motivos também. O fato é que os advogados que trabalham remotamente tendem a ter muito mais controle sobre seu equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Eles passam menos tempo viajando e têm a liberdade de escolher como, quando e onde trabalham—seja em casa, em uma cafeteria ou enquanto esperam que as crianças terminem a aula de dança.
uma melhor experiência do cliente
ter custos indiretos mais baixos significa que você pode optar por repassar algumas das economias de custo para seus clientes na forma de taxas de faturamento mais baixas ou novas estruturas de taxas. Isso também significa que você pode se dar ao luxo de assumir alguns casos mais arriscados ou incomuns do que sob um modelo mais tradicional. Essa combinação de fatores pode tornar sua empresa mais atraente para uma população de clientes muito mais ampla.
Como iniciar um virtual escritório de advocacia: O básico
Antes de adotar um modelo virtual para o seu escritório de advocacia, você precisa dar a abundância de pensamento para as seguintes considerações:
espaço de Escritório
Uma das primeiras coisas a se pensar antes de ir virtual é se você deve ter qualquer tipo de fixo espaço de escritório. Você antecipa a necessidade de hospedar clientes pessoalmente com frequência? Algumas empresas adotam um modelo híbrido de ter uma força de trabalho semi-distribuída, mas mantendo um espaço de escritório físico menor, enquanto outras empresas são totalmente remotas e eliminam completamente os locais físicos.
Antes de tomar uma decisão, certifique-se de verificar os requisitos oficiais do escritório de sua jurisdição, pois em alguns estados você não pode operar sem um estabelecimento físico.
estrutura da equipe
a maioria das empresas virtuais segue uma hierarquia organizacional semelhante às empresas tradicionais e usa o mesmo tipo de estrutura de gerenciamento para coordenar entre advogados, assistentes jurídicos e equipe de suporte.
claro, a forma específica como os departamentos da sua empresa são organizados depende em grande parte do tipo de assuntos que você lida. Dito isso, é comum que as empresas virtuais tenham um departamento de admissão e encaminhamento para filtrar casos mal combinados, um departamento de litígio para quando os acordos não podem ser alcançados, uma equipe de marketing para lidar com a promoção e as mídias sociais e uma equipe administrativa para lidar com contas e necessidades operacionais rotineiras.
processo
ao fazer a transição para um modelo remoto, você precisará atualizar as políticas e processos da sua empresa para acomodar o switch e garantir que haja uma interrupção mínima em seus serviços, enquanto seus funcionários e contratados se familiarizam com a operação remota.
por exemplo, deve ficar claro para todos como os casos devem ser processados dentro da nova configuração virtual. Uma vez que um novo caso tenha sido atribuído a uma equipe jurídica, como eles inicialmente entrarão em contato com o cliente para reunir mais detalhes sobre o caso e quais sistemas eles usarão para manter a correspondência?Uma vez que seus processos atualizados tenham sido definidos, certifique-se de comunicar consistentemente essas novas expectativas com todos. Ninguém deve ter dúvidas sobre quando são as horas on-line, como as tarefas devem ser atribuídas e quais canais devem ser usados para comunicação.
também pode ser uma boa ideia hospedar uma reunião semanal em toda a empresa durante a qual você soluciona quaisquer problemas em torno do gerenciamento virtual do caseload-pelo menos até que todos se orientem.
olhando a parte
embora trabalhar para um escritório de advocacia Virtual signifique que os membros da sua equipe tenham mais controle sobre seus arranjos de trabalho pessoal, ainda é essencial que todos projetem uma imagem profissional. Este é um fator especialmente importante se seus advogados usam videoconferência para se comunicar com clientes ou parceiros de referência.
desenvolver a cultura da sua empresa
administrar um escritório de advocacia virtual apresenta algumas dificuldades únicas que não estão necessariamente presentes em um ambiente tradicional de tijolo e argamassa.Talvez o maior problema seja descobrir como criar e manter uma cultura de trabalho saudável e colaborativa quando seus colegas de trabalho estão localizados em lugares diferentes.
os colegas de trabalho podem achar mais difícil construir um relacionamento entre si devido à falta de comunicação pessoal. Essa forma de comunicação é difícil de replicar, pois envolve captar sinais sutis nas expressões faciais das pessoas, no tom de voz e na linguagem corporal. Essas dicas são sinais importantes que ajudam as pessoas a se conhecerem melhor—pense no quão difícil pode ser transmitir humor, ironia ou sarcasmo por escrito.
um desafio relacionado quando se trata de construir uma cultura de trabalho virtual unida é a ausência do tradicional bate-papo “refrigerador de água”. Os trabalhadores remotos tendem a sentir que estão “on-the-clock” sempre que interagem por telefone ou por escrito e podem estar mais inclinados a manter tudo exclusivamente relacionado ao trabalho.
existem algumas maneiras de resolver esses problemas. A primeira coisa é comunicar repetidamente os valores fundamentais e a declaração de missão da sua empresa para promover um senso de unidade e propósito compartilhado. Outra é agendar reuniões regulares individuais e de equipe durante as quais algum tempo é reservado para bate-papo pessoal. Outro método comumente usado para nutrir o espírito de equipe é organizar encontros periódicos onde os membros da sua equipe podem se encontrar e se socializar—pode ser algo discreto, como um churrasco de verão ou um evento mais luxuoso, como um retiro anual de uma semana. Em última análise, no entanto, a prontidão do dia-a-dia da sua equipe para trabalhar em conjunto e desenvolver relacionamentos fortes dependerá em grande parte dos sistemas de comunicação que você tem no lugar. O que nos leva ao nosso próximo ponto…
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as ferramentas que você precisa para executar um escritório de advocacia virtual
a Tecnologia forma a espinha dorsal de qualquer equipe remota. Sua empresa virtual simplesmente não funcionará sem um kit de ferramentas e sistemas de comunicações adequados que permitem que você facilmente (e com segurança!) gerencie arquivos e informações importantes do cliente. Como alguém administrando uma empresa virtual, você deve estar sempre à procura de novas tecnologias que possam ajudá-lo a resolver seus problemas de negócios.
quando você faz a transição para o virtual, a primeira coisa a fazer é fazer um inventário das ferramentas que você já usa para descobrir o que mais você precisa. A maioria das empresas depende muito do software de gerenciamento de práticas jurídicas para lidar com funções essenciais, como agendamento de consultas, rastreamento de tempo, verificação de conflitos e gerenciamento de casos jurídicos. Você deve ter tempo para considerar cuidadosamente suas opções e ter em mente que você também pode precisar investir em treinamento de equipe adicional para aproveitar ao máximo todas as novas ferramentas que você adotar.
quando se trata de comunicações em equipe em um ambiente de trabalho virtual, você não pode esperar operar de forma eficiente, confiando exclusivamente em E-mail e telefone. As caixas de entrada ficam desordenadas e conversas importantes são enterradas, enquanto as chamadas telefônicas não são adequadas para certas tarefas, como documentar informações relevantes para uso posterior.
Telefone
Independentemente do que qualquer um diz agora, porém, é difícil argumentar com o fato de que ter um serviço de telefone é essencial para quase todos os advogados, virtual ou não. Embora a videoconferência seja uma ótima nova opção( mais sobre isso mais tarde), um telefonema ainda é uma das maneiras mais fáceis e convenientes de entrar em contato com os clientes (e para que eles cheguem até você também).
agora, é claro, você poderia apenas usar seu telefone comercial típico para isso. Mas se você estiver ao telefone com frequência com clientes e colegas, talvez precise de algo um pouco mais sofisticado. Por exemplo, você sabia que existem aplicativos de comunicação que permitem virar sua ligação do telefone para o computador?
Não é só isso, alguns desses aplicativos também permitem que você mude a sua chamada de telefone para uma chamada de vídeo (no caso de você querer falar cara a cara ou compartilhar sua tela) com apenas um toque:
E essas características puras vêm incluídos com o RingCentral ambiente de trabalho e o aplicativo móvel! Você pode conferir com mais detalhes aqui:
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escolha um horário
You Você também pode usar esta calculadora para ver aproximadamente o quanto sua empresa poderia economizar usando o RingCentral para apoiar a comunicação de sua equipe entre si. (E clientes, contratados e parceiros, e assim por diante…)
mensagens instantâneas
além do mais, quando se trata de se comunicar com os clientes, cerca de um em cada três (34%) clientes preferem quando os advogados lhes dão a opção de permanecer em contato por meio de canais como chat ao vivo ou videoconferência.1 provavelmente é seguro assumir que esse número é ainda maior para clientes que buscam especificamente aconselhamento de um escritório de advocacia virtual.
videoconferência
se você estiver executando um escritório de advocacia virtual, um dos maiores ajustes provavelmente mudará de reuniões presenciais para reuniões virtuais.
o que significa que você precisará de um bom software de videoconferência. (Saiba mais sobre como escolher uma boa ferramenta para sua empresa.)
portanto, se você estiver executando um escritório de advocacia Online, é essencial investir em ferramentas que tornem o mais fácil possível para sua equipe distribuída colaborar e que ofereçam aos seus clientes uma variedade de maneiras de manter contato.
por exemplo, o espaço de trabalho virtual do RingCentral para escritórios de advocacia faz exatamente isso consolidando mensagens instantâneas, videoconferências e um moderno sistema de telefonia comercial em uma plataforma de comunicação fácil de usar. E sim, funciona em qualquer dispositivo-Mac ou PC, Android ou iOS:
a plataforma cria uma linha de comunicação sempre ativa para os clientes e reúne todas as suas mensagens—de mídia social, e—mail e bate-papo ao vivo-em um painel centralizado para que sua equipe possa responder com rapidez e precisão.Ao mesmo tempo, os membros da sua equipe podem ficar em sincronia uns com os outros por meio de videoconferências, Gerenciar caseloads e compartilhar arquivos por meio de mensagens da equipe e capturar e rastrear interações do cliente com registros de chamadas.
crucialmente, a plataforma RingCentral oferece mais tranquilidade, protegendo todas as suas conversas e informações do cliente por meio de suas robustas medidas de segurança. Além do mais, como uma plataforma de comunicações tudo-em-um, você não precisará mais se inscrever em várias ferramentas apenas para manter sua equipe conectada!
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