Avaliação de projeto – Definição e Etapas

Quando uma organização deseja encontrar uma solução para um determinado problema de negócio e identificar a melhor forma para implementar essa solução, ele precisa planejar e desenvolver um projeto que pode fornecer um plano de ação eficaz para abordar o problema através da implementação da solução.

esta organização precisará fazer uma avaliação do projeto potencial para garantir que o projeto seja realmente eficaz porque suporta a solução certa e resolve o problema necessário. Nesse contexto, o gerenciamento de avaliação de projetos serve como o principal processo de análise e aprovação do projeto.

neste artigo, vou escrever sobre o processo de avaliação do projeto e suas principais etapas. Espero que meu artigo o ajude a aprender como avaliar e avaliar projetos. No final do artigo, dou um link para o modelo de avaliação do projeto, que é uma maneira mais estruturada de explicar o processo de avaliação.

o que é Avaliação do projeto? – Definição

Antes de falarmos sobre a definição de avaliação do projeto, gostaria de contar uma história interessante da minha vida. Aqui está essa história.

como sou PMP e tenho uma ampla experiência no gerenciamento de vários tipos de projetos, sempre me perguntei como meu vizinho, que é motorista de caminhão e, portanto, não tem experiência em gerenciamento de avaliação de projetos, poderia fazer todos esses “projetos” sem avaliação preliminar e análise do conceito inicial, problema e solução. Pelos” projetos ” quero dizer as atividades que meu vizinho fez quando estava construindo a garagem em seu quintal, reformando a cozinha, consertando seu caminhão, até falando com o carteiro, e assim por diante. Minha Maravilha foi que essa pessoa não tem ideia de Avaliação e gerenciamento de projetos, mas pode fazer “projetos” de sucesso, mesmo sem entender que são projetos.Um dia eu levei todos esses pensamentos comigo e fui para o meu vizinho. Eu queria descobrir como ele alcançou o sucesso sem usar o projeto, avaliação ou qualquer outra coisa que eu possa considerar como o processo de avaliação. Quando o conheci em sua cozinha renovada, fiquei surpreso ao ver que ele estava criando um plano preliminar para seu próximo projeto: comprar um carro novo. Ele estava sentado à pequena mesa da cozinha e escrevendo algo em uma grande folha de algum jornal (“Daily News” Se for mais preciso). Aproximei-me da mesa e vi muitas palavras e frases sublinhadas e cruzadas, com várias setas e círculos na folha de papel. “O que você está fazendo” – foi o que eu perguntei. “Você não vê? Estou tentando planejar minha nova compra. Lembrem-se daquele grande Mercedes que lhe mostrei no mês passado na revista Truck Driver. Decidi comprá-lo. E agora eu quero planejar tudo com antecedência, para evitar o fracasso, você sabe”.

sentei-me à mesa perto do meu vizinho e ele me contou sobre seus planos. Eu descobri que ele sempre fez um plano antes de fazer algo importante ou incomum para sua vida diária, por exemplo, construção de garagem ou renovação de cozinha. Ele nunca usou documentos e modelos, mas apenas uma folha de um jornal, porque, como ele disse, com um sorriso, “jornais sempre mentira, mas meus registros e planos de tornar a realidade mais “realista” e pragmática” (eu ainda não consigo compreender completamente o que ele quis dizer, na verdade).

não vou incomodá-lo recontando nossa conversão neste texto. Eu só quero focar você na ideia-chave por trás dessa história: muitas vezes as pessoas involuntariamente usam os métodos e técnicas de Avaliação e avaliação de projetos para determinar as chances de sucesso de seus empreendimentos. Antes de ver na cozinha do meu vizinho como os jornais podiam ser usados para o processo de avaliação, pensei que apenas documentos e documentos formais eram as ferramentas para avaliar um projeto de orientação profissional. Mas agora eu sei com certeza que cada pessoa pode fazer uma avaliação; A única coisa a lembrar é que todo tipo de projeto requer o nível apropriado de conhecimento e competências para gerar um bom relatório de avaliação do projeto. E isso é tudo… vamos dar a definição de avaliação do projeto.

Definição de Avaliação de Projeto

Avaliação de Projeto é um processo consistente de revisão de um determinado projeto e a avaliação de seu conteúdo, para aprovar ou rejeitar este projeto, por meio de análise de problema ou necessidade a ser abordado pelo projeto, gerando solução opções (alternativas) para resolver o problema, escolher a mais viável, a realização de uma análise de viabilidade dessa opção, criando a declaração de solução, e identificação de todas as pessoas e organizações envolvidas com ou afetadas pelo projeto e de seus resultados esperados. É uma tentativa de justificar o projeto por meio de análise, que é uma forma de determinar a viabilidade e a relação custo-benefício do projeto.

avaliar um projeto significa avaliar a solução proposta em relação à sua capacidade de resolver o problema ou necessidade identificada. Algumas metodologias e guias de PM (por exemplo, PMBOK) consideram a avaliação técnica e financeira do projeto como um componente da fase de iniciação ou pré-planejamento. PRINCE2 sugere o desenvolvimento do caso de negócios, que é uma forma de formulação e avaliação do projeto. O método 123 (MPMM, que é baseado nos padrões PMI e PRINCE2) também usa o business case para preparar um projeto proposto para análise e avaliação de viabilidade.

o gerenciamento de avaliação de projetos é uma etapa essencial de qualquer projeto, independentemente de sua natureza, tipo e tamanho. Este estágio representa o primeiro ponto da fase de pré-planejamento ou iniciação. Sem ter avaliado um projeto, é Financeiro e tecnicamente irracional prosseguir com o planejamento e o desenvolvimento. Não importa se você vai comprar um carro novo (por exemplo. projeto do meu vizinho), construindo um prédio, melhorando um processo de negócios, atualizando um sistema de rede, conduzindo uma campanha de marketing, construindo uma garagem ou qualquer outra iniciativa, você deve fazer uma avaliação preliminar e avaliação de seu empreendimento para ter certeza de que você fará uma mudança necessária e necessária em seu ambiente.

avaliação do projeto: etapas-chave

várias metodologias de PM usam várias abordagens e técnicas para desenvolver uma avaliação do projeto. Na minha prática, usamos algum método que considera o processo de avaliação como uma série de 4 etapas que têm uma série de sub-etapas e tarefas. Nesta lista de verificação, você pode visualizar toda a hierarquia com os detalhes. Vou dar uma visão geral das etapas. Se você quiser se aprofundar, leia a lista de verificação.

Passo #1. Análise de conceito

o primeiro passo exige que você (como avaliador ou analista de projetos) realize uma série de análises para determinar o conceito do Projeto futuro e fornecer o pacote de decisão para a gerência sênior (patrocinadores do projeto) para aprovação. Isso significa que você precisa realizar a análise problema-solução que determina o problema/precisa ser resolvido e a solução a ser usada para lidar com o problema. A solução deve ser analisada por Custo-Efetividade e viabilidade (vários métodos e técnicas de avaliação do projeto podem ser usados). Além disso, você precisará identificar as partes interessadas (as pessoas e organizações envolvidas ou afetadas pelo problema e/ou solução) e analisar suas necessidades (como elas se relacionam com o problema e/ou solução). Afinal, você deve desenvolver um pacote de decisão que inclua a declaração do problema, a proposta de solução, a lista de partes interessadas e a solicitação de financiamento. Este pacote será então enviado ao patrocinador para aprovação (ou rejeição). Se o patrocinador aprovar o conceito do projeto, você poderá prosseguir para a próxima etapa.

Passo #2. Resumo do conceito

nesta etapa, você deve desenvolver um resumo do conceito do projeto para definir as metas, objetivos, amplo escopo, Duração do tempo e custos projetados. Todos esses dados serão usados para desenvolver o resumo do conceito. Você precisa desenvolver um documento de declaração de projeto que especifique a missão, metas, objetivos e visão do projeto. Em seguida, você cria uma declaração de escopo amplo que especifica os limites, os requisitos de Anúncios de entrega de seu empreendimento. Finalmente, você faz um modelo de cronograma preliminar que determina uma duração estimada do projeto e, em seguida, desenvolve um documento de projeção de custos com base em estimativas e cálculos de custos.

Passo #3. Organização do projeto

você usa o resumo conceitual para determinar uma estrutura organizacional do seu projeto. Essa estrutura deve ser desenvolvida e explicada no organograma do projeto. O documento abrange questões como estrutura de governança (funções e responsabilidades), requisitos e composição da equipe, abordagem de implementação, medidas de desempenho, outras informações. A ideia por trás do organograma do projeto é criar uma representação visual dos papéis, responsabilidades e seus relacionamentos e quais pessoas/organizações são atribuídas a quais papéis e deveres dentro do projeto.

Passo #4. Aprovação do projeto

o estágio final exige que você revise todas as etapas anteriores e as reúna em um único documento chamado avaliação do projeto. Este documento resume todas as estimativas e avaliações feitas, para justificar o conceito do projeto e verificar se a solução proposta aborda o problema identificado. As análises financeiras, de custo-efetividade e de viabilidade servirão como métodos de avaliação do projeto para aprovar o projeto. O documento deve ser submetido às partes interessadas do snooper (o cliente, o patrocinador) para revisão e aprovação. Se a avaliação for aprovada, o projeto passa para a próxima fase, o planejamento.

tipos de avaliação do projeto

A avaliação do projeto usa os dois tipos principais a seguir:

• avaliação orientada para resultados
• avaliações financeiras (análise de custo / benefício)

1. Orientação de resultados

é feito no início de um projeto antes que qualquer dinheiro ou outros custos de material sejam incorridos.

A avaliação do projeto de orientação de resultados concentra-se na identificação e previsão de riscos e seus impactos na entrega dos resultados planejados no plano e Contrato do projeto. Esse tipo de avaliação inclui a identificação de Riscos com base em processos de gerenciamento de projetos, como iniciar processos, planejar processos, executar processos e controlar processos.

A avaliação do projeto de orientação de Resultados também se concentra no alinhamento dos resultados reais e previstos e garante que todos eles se alinhem com as metas e objetivos do projeto.

2. Avaliação financeira(análise de custo-benefícios)

este tipo de avaliação do projeto é feito para avaliar se um pedido de financiamento (ou um investimento feito) pode ser justificado por economias ou receitas previstas após a conclusão.

A análise de custo-benefício é uma ferramenta de planejamento que o ajudará a determinar se um investimento tem um retorno satisfatório para sua organização. Ele compara o investimento ou a mudança com suas alternativas de acordo com um ou mais critérios, como custos, fatores técnicos, serviços, utilização de recursos, etc.

A análise custo/benefício considera todos os recursos investidos em um projeto e compara com os benefícios esperados. Os benefícios de um projeto são geralmente medidos comparando os custos que teriam sido incorridos se um projeto não fosse implementado.

de acordo com este método, projetos que mostram um equilíbrio de benefícios vs. custos são aceitos, aqueles com excesso de custos sobre benefícios são rejeitados e aqueles que mostram excesso de benefícios sobre custos são adiados para consideração adicional.

na prática, algumas organizações usam outra abordagem em que projetos com índices de custo-benefício projetados maiores que um são aceitos, aqueles com índices entre zero e um como casos limítrofes para consideração adicional e aqueles abaixo de zero como rejeições antes que quaisquer investimentos adicionais em planos ou Trabalhos em planos sejam feitos.