benefícios de um local de trabalho SEM Papel

o que é um escritório sem papel?

um escritório sem papel é um local de trabalho que tem processos mínimos baseados em papel e depende de documentos digitalizados. Algumas organizações preferem o termo “paper-light”, pois muitos escritórios e departamentos não podem eliminar completamente os arquivos em papel por causa dos Requisitos de processo ou conformidade.Independentemente disso, reduzir o uso de papel ajuda a acelerar a jornada de transformação digital de uma organização. Isso normalmente envolve a transição para um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos que digitaliza arquivos e os armazena em um repositório central.

os benefícios de ficar sem papel

as corporações nos EUA gastam mais de US $120 bilhões por ano apenas em formulários impressos, a maioria dos quais se torna obsoleta dentro de três meses e acaba no lixo. Além disso, os funcionários de escritório gastam 30-40% do tempo procurando documentos em gabinetes de arquivos físicos.

alguns dos departamentos mais intensos em papel são recursos humanos, contas a pagar e a receber, gerenciamento de instalações e atendimento ao cliente, que lidam com um alto volume de pedidos, currículos, recibos, ordens de serviço, faturas, contas e muito mais.Evidentemente, trabalhar com documentos em papel cria problemas que impedem um funcionário de ser produtivo e uma organização de economizar custos. Adotar um sistema sem papel pode resolver esses desafios e obter benefícios como:

• economizando tempo gasto na localização e recuperação de arquivos físicos. Os documentos digitais podem ser facilmente organizados e indexados, o que torna a localização dos arquivos de que você precisa muito mais rápida com os recursos de pesquisa. À medida que os documentos se tornam mais acessíveis, o tempo necessário para recuperar arquivos é significativamente reduzido para que sua equipe possa ser mais produtiva e se concentrar em outras tarefas de alto valor.
• promover a colaboração entre os membros da equipe. Os funcionários podem compartilhar arquivos digitalmente sem imprimir e visualizar versões atualizadas e anteriores de documentos. Isso minimiza as etapas e otimiza o fluxo de trabalho ao trabalhar em conjunto em documentos.
• melhorar a segurança da informação. Os direitos de acesso podem ser atribuídos e revogados de acordo com o nível do Usuário e o tipo de Documento. Com configurações de segurança granulares, informações confidenciais e confidenciais podem ser rastreadas e protegidas contra uso indevido e alterações não autorizadas. Isso também reduz o risco de perda e roubo.
• economizando custos gastos na impressão e armazenamento de documentos. Eliminar a maior parte da papelada ajuda a economizar dinheiro gasto em papel e arquivadores, bem como outros custos, como tinta fotocopiadora e papelaria de escritório.

como se transformar em um escritório sem papel

um sistema de gerenciamento de documentos captura e armazena informações digitalmente em uma única plataforma com opções de pesquisa integradas. Para facilitar a mudança do papel para o digital, você pode começar por:

• determinando a solução certa. A plataforma que você implanta deve atender e resolver suas necessidades e desafios de negócios exclusivos, com a flexibilidade de se adaptar às mudanças e dimensionar com o crescimento.
• iniciando o processo de digitalização. Esta é provavelmente a parte mais desafiadora por causa do tempo e do trabalho envolvidos. A magnitude do trabalho depende de quantos arquivos de papel existem para começar. No entanto, com a ajuda do seu provedor de soluções, você pode trabalhar em uma estratégia para lidar com o processo de digitalização, que pode ser implementado como melhores práticas para os funcionários.
• incutindo o gerenciamento de mudanças. Uma parte crucial de qualquer iniciativa de transformação bem-sucedida está ganhando adesão das partes interessadas. Ajude sua equipe a entender a necessidade de mudança e como um novo sistema os ajuda a se tornarem mais produtivos, impactantes e valiosos em seu trabalho. Desenvolva um programa de treinamento para preparar os funcionários para lidar com novos processos e coletar feedback deles para melhorias adicionais.

como com qualquer mudança, levará tempo para sua organização se ajustar. Recomenda-se começar em menor escala com processos críticos que tenham o maior impacto de ficar sem papel, antes de escalar a solução para outros processos e departamentos.Para saber mais sobre como um sistema de gerenciamento de documentos pode ajudar seu escritório a ficar sem papel, entre em contato conosco.