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mover escritórios pode revolucionar a maneira como você faz negócios. Se você está procurando um grande espaço para dar espaço à sua empresa para crescer ou expandir seu alcance, ramificando-se em escritórios satélites menores, há toneladas de razões pelas quais você pode querer se mudar.

seja qual for a sua motivação, este guia ajudará a preparar você e sua equipe, fornecendo uma lista de verificação de realocação de escritório útil. Ao longo do caminho, abordaremos tudo, desde envolver sua equipe no processo de tomada de decisão até avaliações de risco no contexto da COVID-19. Junte-se a nós enquanto exploramos as coisas mais importantes a considerar ao mover escritórios.

planejar e definir prazos

a preparação é fundamental quando se trata de uma mudança de escritório. Reservar um tempo para pensar claramente sobre os objetivos da sua empresa para a mudança economizará uma dor de cabeça no futuro e garantirá que a transição funcione da maneira mais suave possível. Defina todas as suas ideias no papel, incluindo detalhes como seu orçamento, local(s) preferido (s) e a data em que você gostaria de ser movido.Outra parte importante da fase de planejamento é definir prazos para pontos-chave em sua jornada de realocação de escritório: escolha um prazo para concluir sua pesquisa inicial, executar ideias por sua equipe e, em seguida, decidir sobre uma lista de recursos que seu escritório ideal terá. Você vai querer permitir pelo menos alguns meses depois disso para pesquisar e comparar suas opções antes de tomar uma decisão.

envolver sua equipe

ao pensar em qual tipo de escritório melhor se adequaria ao seu negócio, tente envolver sua equipe. Ao dar a sua equipe uma palavra a dizer no processo de tomada de decisão, você não apenas tornará a mudança muito mais produtiva no curto prazo, mas também melhorará as taxas de bem-estar e retenção dos funcionários para o futuro.Em uma pesquisa recente, pouco menos de 70% dos funcionários relataram que a mudança de escritórios teve um efeito benéfico sobre eles e seus negócios como um todo, com vantagens como ter mais espaço para realizar tarefas e trabalhar em um ambiente mais visualmente atraente emergindo como as principais razões por trás de uma mudança bem-sucedida.Com isso em mente, é provável que as opiniões de sua equipe sobre a mudança para um novo escritório sejam baseadas em recursos bastante subjetivos, portanto, consultá-los antes mesmo de iniciar sua pesquisa é uma decisão inteligente. Uma abordagem que funcionou bem para nossos clientes é começar com bate-papos informais e, em seguida, acompanhar uma pesquisa em toda a empresa, uma vez que você saiba quais recursos as pessoas mais se preocupam.

escolher critérios

O próximo passo é definir uma lista de critérios para a sua mudança de escritório. Entender o que sua equipe está procurando no novo espaço o ajudará a conseguir isso. Se sua equipe tem preferência por estacionamento no local ou áreas de descanso espaçosas, tente levar isso em consideração (apenas certifique-se de que ele corresponda aos seus próprios objetivos e seja realista quanto ao seu orçamento).Não se preocupe se a ideia de criar uma lista de verificação definitiva parece um pouco esmagadora no início. É um marco importante na realocação do seu escritório, mas trabalhamos com muitas empresas para acertar essa parte no passado – basta entrar em contato e nossa equipe amigável ficará mais do que feliz em ajudar.

encontrar as instalações perfeitas

com todas as suas pesquisas iniciais atendidas e sua lista de verificação de critérios pronta, é hora de iniciar sua pesquisa. Como já falamos, colocar seus planos em ordem no prazo e de acordo com um cronograma é uma parte importante do processo de realocação do escritório – mas tente não apressar a própria pesquisa real do Escritório.
qualquer que seja o(s) local (s) que você decidiu, nossa Útil Ferramenta de pesquisa de escritório está aqui para ajudá-lo a descobrir as instalações perfeitas para você em centenas de locais para cima e para baixo no Reino Unido. Basta nos dizer onde você gostaria que seus novos escritórios fossem e nós o ajudaremos a restringir suas opções.
restrições locais de bloqueio que permitem, oferecemos visitas guiadas com distanciamento social e todas as medidas necessárias para garantir que você dê uma olhada adequada sem comprometer a segurança de você ou de sua equipe. Para quem prefere não comparecer pessoalmente, às vezes são disponibilizadas visualizações de vídeo (não hesite em nos contatar e perguntar!)
nossos passeios virtuais 360º também permitem que você explore nossos escritórios onde quer que esteja. Encontrado em algum lugar que você gosta da aparência de? Vá para qualquer página do office em nosso site para experimentar a aparência do lugar em seu próprio tempo – basta clicar no ícone ‘360’ abaixo da imagem.

avaliações de Risco quando se deslocam escritórios

Particularmente no contexto de COVID-19 e ajustar-se ao ‘novo normal’, a segurança de sua equipe deve ser a sua prioridade durante um escritório mover. Sua avaliação de risco precisa ir além das considerações usuais de saúde e segurança, pensando em questões-chave, como:

• existe espaço suficiente para a sua equipe para a distância social?
• as áreas de estar em cantinas e áreas comuns podem ser espaçadas?
• o lobby tem uma área adequada para check-in Seguro e quaisquer outras precauções antes de entrar no prédio?
• existem pias, cozinhas e banheiros de fácil acesso para que os funcionários possam lavar as mãos regularmente?
• os espaços de trabalho podem ser ventilados abrindo janelas e portas próximas?

visite a orientação oficial da HSE sobre avaliações de risco durante a pandemia COVID-19 para obter mais informações.

antes do movimento

depois de tomar uma decisão e assinar na linha pontilhada, você precisa começar a pensar na logística do movimento em si. Aqui estão algumas coisas finais a considerar antes de se mudar para o seu novo escritório:
1. Nomear um gerente de realocação de escritório
uma ótima idéia que pegamos dos clientes da BizSpace é nomear um gerente de realocação de escritório que supervisionará os aspectos práticos da mudança em si. Eles serão responsáveis por organizar os pontos mais finos, como a mudança de endereço de escritório e outras considerações abordadas abaixo. Comece a receber inscrições depois de decidir que está indo em frente com o office move e ofereça alguma forma de remuneração pela responsabilidade extra.
2. Wi-Fi e linhas telefônicas
não se esqueça de resolver suas linhas Wi-Fi e telefônicas. Lembre – se de que pode haver algum tempo de inatividade – especialmente se você estiver trocando de Provedor -, então faça isso planejado algumas semanas antes da mudança. Se você escolher um escritório com serviços, é provável que algumas instalações essenciais sejam incluídas no seu pacote de aluguel, mas certifique-se de verificar isso com antecedência.
3. Endereço e número de telefone
uma das principais responsabilidades do seu gerente de realocação de escritório é organizar a mudança de endereço e número de telefone. Você deve ter como objetivo manter seu número de telefone igual a um ponto de contato conveniente para clientes e fornecedores. Se isso não for possível, organize um serviço de encaminhamento de chamadas e informe seus contatos sobre o novo número e endereço. Por fim, configure um redirecionamento de E-mail para seu novo endereço de escritório.
4. Entregas de escritório
conectado a este último ponto, você também vai querer notificar os fornecedores de entrega de escritório sobre a sua mudança de endereço (ou organizar novos fornecedores se você estiver se movendo mais longe). De comida e Bebida a Suprimentos de limpeza e papelaria, há muitas coisas que sua equipe vai querer ser entregue desde o início, então resolver isso cedo garantirá uma transição suave para todos os envolvidos.
5. Segurança e seguro
a segurança do Escritório pode ser coberta como parte do seu contrato de aluguel, mas verifique se você tem algo adequado bem antes do previsto para evitar soluços. Em uma nota semelhante, Você também precisará pensar sobre quais tipos de seguro são aplicáveis ao seu negócio. Isso pode incluir coisas como conteúdo & estoque, cobertura de construção e seguro de Responsabilidade Pública.
6. Pense em móveis e armazenamento
dependendo do tipo de pacote que você procura, pode ser necessário examinar suas opções quando se trata de móveis e armazenamento. Contabilizando os planos de crescimento ou downsizing da sua empresa, certifique – se de ter mesas, armários e armários suficientes para apoiar toda a força de trabalho-e classifique-os se descobrir que há um déficit. Se possível, vale a pena uma visita para medir antes de comprar qualquer coisa.
7. Verificações finais
dirija-se às suas novas instalações de trabalho uma semana ou mais antes da data de mudança para realizar verificações finais. Recomendamos passar pela lista que fornecemos aqui mais uma vez e marcar as coisas enquanto você vai para se certificar de que atingiu o chão correndo.
este guia BizSpace ofereceu uma lista de verificação completa de realocação de escritório, levando você a todos os detalhes importantes que proporcionam uma mudança suave e bem-sucedida. Se você quiser uma lista de verificação física para usar dentro de sua organização, você pode baixar uma lista de verificação PDF contendo tudo o que cobrimos.
para mais informações – ou para discutir seus planos com nossa equipe amigável e experiente – não hesite em nos contatar hoje.