como criar um RFP eficaz

pode haver momentos em que sua organização precisa da experiência de um fornecedor ou consultor externo. Encontrar o caminho certo nem sempre é fácil.

um RFP – um pedido de proposta-pode ajudar.

escrever um RFP é mais fácil do que parece – e muito mais fácil do que limpar mais tarde porque o fornecedor que você contratou foi um mau ajuste.

ao escrever um RFP, lembre-se de “lixo para fora, lixo de volta.”Os fornecedores que responderão precisam ter uma compreensão clara de sua organização e de suas necessidades.

um RFP bem escrito esclarecerá seus objetivos e o escopo dos serviços que você está procurando. Ele também fornecerá um formato estruturado no qual o fornecedor deve apresentar suas capacidades, custos e expectativas. Modelos RFP estão disponíveis na Internet que podem ajudá-lo.

escrevendo o RFP

o primeiro passo na criação de um RFP é definir o projeto e suas necessidades específicas. O que exatamente você quer que um fornecedor Faça? Como? Quando? Onde?

RFPs normalmente têm as seguintes seções, embora possam mudar um pouco dependendo da natureza do seu projeto:

introdução. Explique aos potenciais licitantes em termos gerais por que você está lançando um RFP e o que você espera realizar contratando um deles. Você também pode resumir pontos-chave de outras seções, como quando suas respostas são devidas e quando o projeto seria iniciado.

informações básicas. Esta seção inclui informações sobre sua organização e o histórico do projeto atual, levando à necessidade do RFP.

requisitos. Esta é uma explicação detalhada do que você deseja que o fornecedor faça e uma lista das informações que você espera receber dos candidatos.

é a seção mais importante e geralmente requer mais tempo – tanto para você escrever quanto para a resposta do Fornecedor. Pode ser escrito como frases imperativas (“Liste todos os seus locais.”) ou interrogatório (“onde estão localizadas suas filiais?”).

estrutura da resposta. Apresente a estrutura de como você gostaria de receber a resposta. Se o projeto for complexo ou altamente técnico, você pode dividir os requisitos em pontos de bala aos quais os fornecedores devem responder.

Um formato comum para a resposta pode incluir:

• sumário Executivo (visão geral de alto nível com pontos-chave)
• empresa do Fornecedor informações de plano de fundo
• Proposta de serviços ou produtos (como o fornecedor irá atender a RFP requisitos)
• Preço
• Referências (clientes anteriores)

critérios de Seleção. Diga aos fornecedores como o licitante vencedor será selecionado. Isso lhe dá a chance de destacar suas prioridades, seus must-haves e nice-to-haves, para orientar as respostas dos fornecedores.

cronogramas. Especifique o prazo para receber suas respostas, a data em que você anunciará o licitante vencedor e a data em que o projeto começará.

lembre-se de que quanto mais tempo seu RFP for e a resposta mais detalhada exigida dos licitantes, mais tempo você precisará para permitir que eles preparem uma resposta completa.

avaliando fornecedores

o processo de avaliação realmente começa antes de receber quaisquer respostas RFP-ou seja, quando você decide quem devem ser os destinatários do RFP. Faça um pequeno dever de casa para obter boas perspectivas.

você já deve saber quem são os fornecedores de interesse. Caso contrário, tente as organizações profissionais relevantes, pergunte a colegas de confiança e outros fornecedores que não estão em concorrência, ou mesmo fazer uma pesquisa on-line.

Obtenha informações suficientes para descartar fornecedores que claramente não são adequados. Mas limite os destinatários para que você não acabe com resmas de respostas que criam uma massa de festas decepcionadas que nunca tiveram uma chance. Por outro lado, é bom ter diversidade. Envie para alguns grandes fornecedores nacionais e para alguns pequenos regionais, por exemplo.

não escolha um fornecedor com base apenas no preço. Depois de ler as respostas do RFP, reduza a lista aos melhores e entreviste-os.

as entrevistas presenciais fornecem mais informações. Qual é a química entre vocês? Quão bem eles parecem ouvir suas preocupações? Verifique as referências. Faça perguntas pontuais. Eles podem estar relutantes em dizer algo negativo, mas o que eles não dizem pode ser tão útil.

finalmente, uma vez que você escolher um fornecedor, Escreva um bom contrato que explicite todos os detalhes e proteja seus interesses e os do seu fornecedor. Seu RFP e a resposta do fornecedor a ele formam a estrutura do seu contrato. Se o RFP estiver bem escrito, o processo de negociação do contrato deve ser mais suave.