Como enviar arquivos QuickBooks para o seu contador

final do ano significa reconciliações e preparação para a temporada fiscal. Se você usar uma empresa de contabilidade, precisará enviar seu arquivo QuickBooks para sua conta. Existem muitas opções de como enviar seus arquivos QuickBooks, cada um com suas próprias vantagens e limitações.

envie um e-mail para um arquivo QuickBooks

você pode se perguntar ‘você pode enviar um e-mail para um arquivo da empresa.’A resposta é sim, você pode enviar seu arquivo QuickBooks para seu contador por e-mail, embora não seja recomendado para fins de segurança. Também não é recomendado devido a limitações de tamanho. Se você tiver um arquivo maior, precisará compactar o arquivo, pois a maioria dos serviços de E-mail não permite enviar ou receber e-mails com mais de 25 MB. Nessas circunstâncias, você pode querer criar uma cópia do QuickBooks Accountant ou tentar enviar um arquivo QuickBooks portátil.

QuickBooks Accountant Copy

se o tamanho do arquivo for um problema, você pode enviar seu arquivo QuickBooks para seu contador usando uma cópia do QuickBooks accountant. Uma cópia do QuickBooks accountant congela os livros por um período de tempo específico. Essa opção permite que o cliente compartilhe seu arquivo com seu contador enquanto continua a trabalhar em sua própria cópia do arquivo. Um cliente pode enviar sua cópia do QuickBooks accountant por meio de servidores Intuit, e-mail ou um aplicativo de sincronização, como o Dropbox. Assim que o contador for feito, suas alterações precisarão ser importadas de volta para o arquivo da empresa pelo cliente, o que pode exigir algum treinamento adicional do contador.

QuickBooks Portable Copy

você também pode enviar seu arquivo QuickBooks para seu contador usando um arquivo portátil. Um arquivo portátil é uma versão compacta do arquivo da sua empresa e não é um backup completo. Ele não inclui seus modelos de mensagens, logotipos, imagens ou modelos. Também não inclui o seu .tlg ou .arquivos de log, Gerenciador de empréstimos, Gravador de declaração ou arquivos de Gerenciador de ativos fixos. Esta opção não permite que o cliente e o contador trabalhem ao mesmo tempo. No entanto, como a cópia do contador, um arquivo portátil pode ser enviado por e-mail ou aplicativo de sincronização, como o Dropbox.

assim que o contador receber o arquivo, ele precisará restaurar o arquivo para o computador; conclua suas edições e alterações; em seguida, crie uma cópia portátil atualizada para enviar de volta ao cliente. Uma vez que o cliente recebe o arquivo portátil atualizado, eles precisarão restaurar o arquivo para o seu computador e, em seguida, trabalhar a partir desta versão daqui para frente.

QuickBooks Backup

a última opção para enviar seu arquivo QuickBooks para o seu contador é um Backup QuickBooks. Ao contrário da cópia portátil, um backup do QuickBooks salva tudo atualmente no arquivo da sua empresa. Isso inclui seus dados contábeis, modelos, letras, logotipos, imagens e arquivos relacionados (QuickBooks Statement Writer, Cash Flow Projector e Business Planner). Os Backups podem ser enviados por e-mail se forem pequenos o suficiente, salvos em pen drives e entregues pessoalmente ao contador ou por meio de um aplicativo de sincronização, como o DropBox.

o backup do QuickBooks tem o mesmo processo de fluxo de trabalho que uma cópia portátil. O contador precisará restaurar o arquivo para o seu PC, fazer suas alterações e, em seguida, criar um novo backup para dar ao cliente. O cliente pode então restaurar o backup para o seu PC e funcionará a partir desta versão daqui para frente.

Envie seu arquivo QuickBooks para seu contador com Qbox!

uma alternativa para enviar manualmente o seu arquivo QuickBooks para o seu contador usando os métodos descritos acima é Qbox. O Qbox é um software de colaboração habilitado para nuvem que ajuda os usuários a compartilhar arquivos pela Internet. Os arquivos nas pastas Qbox no computador Windows de um usuário são sincronizados com o servidor Qbox cloud e, em seguida, com os computadores Windows dos usuários compartilhados, para que todos tenham cópias idênticas do arquivo. Não há necessidade de fazer backup, restaurar ou Importar cópias do contador, pois todos os usuários têm acesso a todo o arquivo QuickBooks. Para saber mais, visite https://www.qboxplus.com/how-qbox-works/.