Como escrever relatórios que seus clientes realmente lerão

os relatórios são um trabalho contínuo em andamento para nossa equipe na content Harmony. Estamos constantemente procurando maneiras de minimizar o tempo gasto com relatórios, maximizando os insights e os takeaways do cliente. Quanto mais tempo gastamos a cada mês em relatórios, menos tempo temos para executar a estratégia.Com isso dito, relatar no final ou início de cada mês é um momento valioso para nossa equipe refletir sobre as realizações e dar uma olhada no que está funcionando, e às vezes não está funcionando. Como tanto tempo e energia entram em relatórios, trabalhamos para torná-lo o mais valioso e orientado para a ação possível, com os próximos passos claros para o cliente. Um bom relatório de cliente precisa de uma boa estrutura, assim como uma reunião bem-sucedida precisa de uma boa agenda de reunião.

para garantir que nossos relatórios cheguem à mesa de nossos clientes, em vez de desaparecerem nas profundezas de seus arquivos de E-mail, criamos nossas 9 maneiras de escrever um relatório que seu chefe fará:

visão geral:

• 1. Restate Project Goals
• 2. O Que Você Realizou No Mês Passado?
• 3. Que Resultados Você Viu Do Seu Trabalho?
• 4. Vincule KPIs A Metas De Negócios
• 5. Explique-Se
• 6. O Que Será Realizado Este Mês?
• 7. Diga A Eles O Que Fazer A Seguir
• 8. Ligue para o cliente. Tenha uma conversa
• 9. Foco em “nós”

Restate project Goals

quais objetivos você estabeleceu no início do projeto? Relatórios mensais é um excelente momento para parar e olhar para onde você está versus onde você pretende estar. Você está adiantado? Atrás?

se você estiver à frente do tráfego projetado, receita, vendas, etc., entenda o que você fez para chegar lá e como você pode levar o impulso até o final do projeto ou contrato.

se você está atrasado, aproveite este tempo para refletir sobre o que você realizou até agora e o que você pode fazer de forma diferente avançando para alcançá-lo. Use este relatório mensal como um ponto de check-in para entender se você precisa ou não girar sua estratégia.

O Que Você Realizou No Mês Passado?

claro, parece bastante simples, mas você provavelmente ficaria surpreso com quantos relatórios eu vi que deixaram isso bastante vago.

você é uma agência de marketing de conteúdo que se concentra na produção e distribuição? Que conteúdo você publicou no mês passado? Onde o publicaste? Como você colocou o conteúdo na frente dos clientes-alvo de seus clientes? Quanto gastaste para o fazer?

você é uma agência de Relações Públicas? Você recebeu alguma colocação notável para o seu cliente? Você fez novos contatos que pode usar para projetos futuros?

certifique-se de que essas são coisas que você pode apontar e dizer “que… fizemos isso.”

se você não tem nenhum trabalho tangível para apontar, eu provavelmente estaria pronto para explicar onde o tempo e os recursos foram gastos. Compreensivelmente, há meses gastos trabalhando em estratégia e planejamento que nem sempre equivalem a produtos tangíveis. Se for esse o caso, deixe isso claro e aponte para quaisquer entregas (ou documentos em andamento) que você criou ao longo do caminho.

Que Resultados Você Viu Do Seu Trabalho?

foi bem sucedido? Quando você olha para tudo o que realizou no mês passado, isso aproximou seu cliente de alcançar seus objetivos de negócios e os objetivos que sua equipe estabeleceu para atingir no início do projeto?

no início de cada projeto, sua equipe deve se sentar com o cliente e delinear cuidadosamente os principais indicadores de desempenho (KPIs) que serão relatados a cada mês. Quando se trata de relatórios, sua equipe deve examinar cada um desses KPIs e relatar como seu trabalho impactou diretamente o movimento do KPI (positiva ou negativamente).

vincule KPIs a metas de negócios

com base na exibição de seus resultados, certifique-se de que os KPIs relatados estejam vinculados a metas de crescimento de negócios, não a métricas arbitrárias e sem sentido.

dependendo do cliente, os KPIs provavelmente serão muito diferentes. Os clientes focados na geração de leads vão querer ver novos leads adquiridos, os clientes de comércio eletrônico vão querer ver novas receitas e vendas, os editores tendem a se preocupar mais com visualizações de página, etc.Seja qual for o caso, certifique-se de que os KPIs estão alinhados com as metas de negócios, normalmente significando mais dinheiro vindo pela porta para o seu cliente. Coisas como rankings de pesquisa e colocações de RP são ótimos indicadores principais que devem ser identificados, mas normalmente não são KPIs a serem destacados.

dica de bônus: não relate coisas que não importam. Por exemplo, se você estiver trabalhando com um cliente lead gen e um mês tiver um grande crescimento nas visualizações de página, pergunte a si mesmo “isso realmente importa ou estou apenas relatando esses números porque eles são positivos?”

é fácil, especialmente quando os KPIs podem estar baixos de tempos em tempos, relatar outras métricas puramente porque parecem boas. Evitar. Se você não conseguir concluir razoavelmente que uma métrica contribui para os objetivos gerais de negócios, omita-a completamente. Caso contrário, você provavelmente está se preparando para as perguntas do cliente que você pode não estar preparado para responder.

explique-se

os números e KPIs estão em alta para o mês? Estão em baixo? Aproveite essa chance para realmente mergulhar no ‘porquê’, independentemente da direção que as coisas estão tendendo.

se os números estiverem se movendo na direção certa, reserve um tempo para que o cliente saiba exatamente o que você fez para conseguir isso. Você publicou uma postagem de blog que se tornou viral? Seu whitepaper está gerando mais leads do que seu cliente já viu? Tome crédito por isso.

se seus números estiverem baixos, primeiro aproveite a chance de entender o porquê. Talvez seja uma tendência sazonal ou talvez seu trabalho duro simplesmente não correspondesse ao que você pensou que seria. Depois de entender o que está acontecendo, crie um plano de ação para girar e mudar no próximo mês.

comunique cuidadosamente o motivo por trás da queda junto com seu plano para melhorar isso nos próximos meses. Pela minha experiência, os clientes entendem que nem todo mês será um home run e haverá quedas ao longo do caminho. Contanto que você e sua equipe tenham um plano para corrigir isso, a maioria dos clientes estará disposta a continuar trabalhando para melhorar.

O Que Será Realizado Este Mês?

novamente, algo que deve ser bastante direto, mas muitas vezes é negligenciado; geralmente no caso em que não há um plano de ação claro.

na content Harmony, normalmente trabalhamos em ciclos de 6 a 12 meses. Gastaremos tempo criando uma estratégia e planejando de 6 a 12 meses de trabalho por vez, com um cronograma claro de resultados e metas. Essa linha do tempo é sempre comunicada com o cliente antecipadamente, mas é sempre bom reafirmar todos os meses junto com os relatórios.

depois de cobrir as realizações no mês anterior, juntamente com os resultados que você viu, mergulhe no plano para o próximo mês. Sempre inclua tarefas, entregas e datas de vencimento. Isso não apenas garantirá ao cliente que você está no topo das coisas, mas isso manterá sua própria equipe interna responsável por acertar as datas de vencimento e permanecer no cronograma.

comunicar Claramente os próximos passos e itens de ação para cada pessoa da sua equipe, bem como do cliente. Com tantos e-mails e listas de tarefas saltitando entre ambas as equipas, é fácil perder o controle de tarefas. Use relatórios mensais para chamar itens de ação específicos a serem feitos por cada equipe.

ligue para o cliente. conversar.

depois de receber relatórios mensais pela porta, configure um horário para ligar ou encontrar o cliente e discutir relatórios mensais. Mesmo 30 minutos para esclarecer qualquer tipo de pergunta podem percorrer um longo caminho e continuar a construir sobre o seu relacionamento cliente/agência.

dica de bônus: Use esta reunião para revisar os itens de ação necessários do cliente. Seu contato com o cliente é provavelmente uma pessoa ocupada e ainda pode percorrer as partes importantes (mesmo que seja uma que eles devam dar a mínima). Certifique-se de que ela/ele sabe o que é necessário a partir deles e quando você precisar dele.

certifique-se de enviar atas de reunião abrangentes após cada reunião para que todos saibam os próximos passos.

foco em “nós”

um relacionamento cliente / agência é apenas isso, um relacionamento. À medida que o negócio do seu cliente cresce, o mesmo acontece com o seu. Ambos são incentivados a fazer bem e trabalhar juntos como uma equipe. Certifique-se de que seus relatórios e comunicação reflitam esse trabalho em equipe.

Use ” nós “ou” nos ” ao falar sobre sucessos e realizações:

• “Este mês conseguimos alcançar XYZ.”
• ” vimos uma melhoria de X% em relação ao mês passado.”

manter isso em mente é uma daquelas pequenas melhorias que podem reformular o trabalho que você está fazendo e criar relacionamentos duradouros com clientes/agências.

a prática faz perfeito. Como mencionado acima, este é um processo contínuo que você precisará refinar constantemente como uma agência para melhor atender seus clientes.

cada cliente é diferente e esses pontos devem ajudar a melhorar vários tipos de esforços de relatório.