Como executar reuniões eficazes como Apple e Google?

as empresas realizam reuniões eficazes para que as novas e novas ideias da geração jovem sejam combinadas com a experiência e a abordagem prática da geração amadurecida. Mas, no entanto, essas reuniões são principalmente um desperdício de tempo e improdutivas, pois sempre houve um choque de pensamentos e, portanto, nenhum resultado. Aqui, há certas coisas que precisam ser mantidas em mente para tornar as reuniões eficazes, bem-sucedidas e produtivas.

Eficaz Reunião Estratégias:

Reuniões são o fator mais importante para a realização de qualquer projeto. Como diferentes tipos de profissionais

trabalham em um projeto semelhante, as reuniões são uma atividade onde as informações podem ser compartilhadas e elas podem conhecer e discutir o andamento do projeto.

Mas geralmente reunião no escritório passa a ser um empecilho, e algumas das razões para isso seria

1. Partida final
2. Pessoas que chegam tarde
3. Sem a participação ativa
4. Alguns lesionados
5. Levando mais tempo do que o esperado
6. saindo de foco
7. com Defeito gadgets/ erros técnicos

Todas essas razões arruinar toda a reunião perder tempo, virando-se ineficaz e menos produtivas. Isso também afeta o progresso do projeto, diminuindo assim o sucesso e o crescimento da organização.

agora, se você quiser se livrar de todos esses problemas, siga as 3 regras para executar reuniões eficazes.

Como executar uma reunião mais eficaz?

1. uma AGENDA mantém o tópico a ser discutido intacto
2. comece a tempo e termine a tempo.
3. termine a reunião com um plano de ação e compartilhe os próximos passos a serem feitos

Como executar reuniões eficazes como as principais empresas do mundo?

apenas os necessários devem ser chamados:

um local de encontro não é um parque ou um salão de festas onde todos os membros do escritório precisam ser chamados. Apenas os necessários devem ser chamados no momento da reunião. O chefe deve cuidar para que apenas os funcionários que fazem parte do projeto estejam presentes no local de encontro. O chefe não deve hesitar em pedir-lhes que deixem o local de encontro quando não for necessário.

de acordo com muitos especialistas, deve haver apenas 10-11 pessoas no momento da reunião. Se houver mais número de pessoas que não são necessárias, o objetivo da reunião não será salvo e resultará em desperdício de tempo e dinheiro.

as reuniões devem ser curtas e pontuais:

todos os membros que fazem parte da reunião devem tentar fazer questão de que a reunião seja curta e direta. O chefe da reunião deve sempre dizer que a reunião não é prolongada por muito tempo, porque então todos os membros presentes perdem o interesse na reunião e sempre esperam para superá-la.

muitos especialistas sugeriram que os funcionários perdem o interesse após 15-20 minutos, portanto, após um ponto, eles não poderão contribuir com nenhuma contribuição produtiva para executar reuniões eficazes.

um tomador de decisão deve ser nomeado:

em todas as reuniões, será nomeado um tomador de decisão cuja decisão seria definitiva. Nas reuniões, todos os Membros apresentam seus pontos de vista, como resultado de um choque de vies e geralmente há uma dificuldade na tomada de decisões.Portanto, é sempre melhor nomear um chefe cuja decisão será tomada como a palavra final e não haverá dúvida levantada em sua decisão.

dê tempo livre aos funcionários após a reunião:

cada reunião, seja por um curto período de tempo ou por um longo tempo, tem seu propósito e agenda. Todo funcionário após a reunião se sente estressado e precisa relaxar. Todas as grandes empresas após a reunião dão algum tempo livre aos seus funcionários para que possam relaxar e novas e novas ideias fluam em sua mente.

o tempo que é dado aos funcionários é pago para que eles não tenham qualquer ônus de perder sua renda. O Google oferece 20% de tempo livre para seus funcionários, cujo resultado é o Gmail e o Google earth. Para que um funcionário gere novas ideias, ele precisa se sentir relaxado e livre.

a localização da reunião é muito importante:

nem sempre é importante que uma reunião seja realizada na sala de reuniões ou em qualquer outra área oficial. Para que os funcionários tenham interesse na reunião, o local também é um fator importante. Se a reunião for convocada em um parque ou em um café, os funcionários se sentirão livres, relaxados e tentarão dar uma contribuição mais inovadora na reunião.

no entanto, se o Chefe quiser criar uma reunião na área oficial, a cozinha também é uma ideia interessante.

os funcionários devem ficar de pé:

no escritório, funcionários e empregadores estão sempre sentados. De acordo com muitos estudos de especialistas, uma pessoa sentada por uma hora perde cerca de vinte e dois minutos de suas vidas. Assim, todas as empresas devem tentar realizar pelo menos 10-15 minutos da reunião em pé.

como no Facebook, onde há 15 minutos um em uma reunião onde todos os funcionários são obrigados a se levantar e, em seguida, a reunião é conduzida. Outro ponto importante a ser notado é que, quando os funcionários são obrigados a ficar de pé, sua participação na reunião é muito maior do que enquanto estão sentados.

a contribuição de todas as pessoas é importante:

em todas as reuniões, é importante que todos os membros presentes dêem sua valiosa contribuição. Todos os membros quando dá a sua opinião, continuar pensando sobre as novas idéias que são muito com o fluxo da reunião.

esses funcionários tentam dar ideias novas e inovadoras, pois aumentarão sua boa vontade na empresa. Os funcionários também se sentem envolvidos e procurados na reunião. Isso aumentará sua contribuição na reunião.

mantenha uma agenda para a reunião:

ter uma agenda para a reunião é a coisa mais importante. Se não houver agenda, a reunião não terá direção. Os funcionários não terão interesse nas discussões que são feitas na reunião porque sabem que sua discussão não levará a lugar nenhum.

o chefe da reunião deve sempre manter um caderno com ele, onde todos os pontos a serem discutidos devem ser listados. À medida que a reunião prossegue, os pontos que foram discutidos devem ser marcados para que nenhum ponto fique sem discussão.

todos os funcionários devem saber o propósito da reunião:

todos os funcionários que estão presentes na reunião devem saber o propósito da reunião. O empregador deve, antes da reunião, mencionar claramente o propósito da reunião e o que se espera deles.

se a reunião for convocada para encontrar a solução para o problema, os funcionários saberão a natureza do problema e que tipo de solução devem dar. O problema deve ser explicado no máximo de 5 a 7 palavras para que os funcionários não se confundam.Os Laptops devem ser evitados nas reuniões: os Laptops devem ser evitados nas reuniões porque certamente criam distrações para os funcionários. É aconselhável por muitos especialistas que os funcionários que tomar notas escritas tendem a prestar mais atenção ao propósito para o qual a reunião foi chamado.

além disso, os funcionários que não usam laptops são capazes de dar uma melhor contribuição produtiva na reunião. Mas, o empregador deve garantir que os funcionários tenham um intervalo de 10 a 15 minutos para verificar seus e-mails, caso a reunião seja realizada por um longo tempo.

telefones Móveis são grandes, não na reunião:

Todos os funcionários que irão participar da reunião deve ser solicitado com antecedência de que seus telefones celulares não são permitidos na reunião. Há muito poucas coisas que são muito importantes que precisam que o funcionário atenda ao telefonema. O funcionário que lidera a reunião deve anunciar bem antes do início da reunião que os funcionários não devem atender as chamadas enquanto estiverem na reunião, pois o fluxo da reunião quebra e todos os outros funcionários também estão distraídos.

tornar os funcionários responsáveis:

como, na Apple há DRI, o que significa que todos os funcionários são responsabilizados e diretamente responsáveis. Todos os funcionários seniores devem ser responsabilizados diretamente pela ação da empresa. Os funcionários seniores devem dar um exemplo para os funcionários mais jovens de que são diretamente responsáveis perante o público e não é motivo de vergonha.

o uso do PowerPoint deve ser evitado:

o uso do powerpoint pelos funcionários torna a tarefa mais simples para aqueles que estão apresentando seus projetos na reunião, mas torna-se entediante para aqueles que precisam entendê-la. Na Amazon, o uso do powerpoint é um estrito não mais eles devem usar pontos de bala. Isso torna as coisas não apenas interessantes, mas também fáceis de entender.

os dados devem ser utilizados nas reuniões:

os funcionários que apresentem seus projetos nas reuniões devem fazer uso de dados para apoiar seus pareceres. Se não houver dados usados, a reunião se tornará o local de debate, pois todos os funcionários apresentarão sua opinião, mas não haverá dados para apoiar. Os dados usados devem ser de suporte tanto em termos de qualidade quanto de quantidade. Como, no Yahoo dados quantitativos é usado nas reuniões para apoiar as opiniões.

um tomador de notas deve estar em todas as reuniões:

um tomador de notas deve sempre ser nomeado em todas as reuniões porque há duas a três apresentações em powerpoint na reunião. Se houver um tomador de notas, todos os pontos importantes poderão ser facilmente listados. Além disso, se houver um funcionário que tenha uma reunião pode obter uma cópia do mesmo e encobrimento que está faltando.

uma nota de revisão da reunião será divulgada:

uma cópia do que foi decidido na reunião será distribuída no escritório. Isso fará com que os funcionários se lembrem de todas as decisões importantes que foram tomadas na reunião. Isso ajudará os funcionários a trabalhar na direção em que os objetivos da empresa serão alcançados.

Defina o limite de tempo para a reunião:

no Google, há temporizadores enormes definidos no local de reunião para que haja um limite de tempo definido para as reuniões. Se houver temporizadores no local de encontro, o apresentador da reunião garantirá que tudo corra conforme o cronograma.

agendar reuniões em intervalos regulares:

todas as empresas devem fazer questão de organizar reuniões em intervalos regulares. Ao fazer isso, eles serão capazes de discutir os assuntos que estão chegando no futuro próximo e aqueles que exigem tomada de decisão de qualquer tipo. Além disso, o empregador pode manter um controle sobre os vários aspectos das empresas e os funcionários podem ser mantidos sob controle.

todos os presentes estarão prontos para serem desafiados e desafiados:

Steve Jobs uma vez que o CEO da Apple teve a capacidade de fazer os funcionários chorarem se cross questionado por ele. Em todas as empresas, os funcionários ao comparecer à reunião poderão questionar o idoso quando confusos sobre algum ponto e também estar prontos com as respostas quando as perguntas forem feitas pelo empregador.

Mantenha-se positivo sobre as reuniões:

todos aqueles que estão presentes no local de encontro devem ser positivos sobre as idéias que estão sendo apresentadas na reunião. Nenhuma ideia deve ser descartada de uma só vez. Os prós e contras de todas as idéias apresentadas devem ser calculados antes de descartá-lo.

as novas ideias serão sempre bem-vindas:

as novas ideias serão sempre bem-vindas pelos empregadores. Geralmente, nas reuniões, um funcionário que está apresentando a nova ideia é criticado por outros funcionários. O chefe da reunião não só incentivará novas ideias, mas também tentará incorporá-las em seu processo de trabalho.

o dever de casa deve ser feito pelos funcionários:

todos os que estão participando da reunião devem vir preparados com o dever de casa sendo feito. Isso ajuda os funcionários a recapturar o que foi feito nas reuniões anteriores para que possam prosseguir. Além disso, os funcionários cobrirão os pontos que foram perdidos anteriormente.

respeite o tempo de outras pessoas:

todos os funcionários devem respeitar o tempo de outras pessoas. Eles sabem com antecedência sobre a reunião, então devem planejar suas outras atividades de acordo. As pessoas que não respeitam o tempo de outras pessoas não devem esperar o mesmo dos outros também.

conclusão:

tanto o Google quanto a Apple são famosos não apenas por inovações tecnológicas, mas também pelas maneiras como conduzem suas reuniões. As reuniões realizadas neste local não são apenas mais produtivas, mas também em benefício dos funcionários. Assim, todas as empresas devem tentar seguir estes passos simples para executar reuniões eficazes e tirar o máximo proveito de seus funcionários.