como fazer um boletim informativo que é lido

Linda Benedict
extensão e informações agrícolas

um boletim informativo pode ser um meio maravilhoso de comunicação. A pesquisa mostra consistentemente pessoas como boletins informativos. As pessoas gostam de obter informações oportunas adaptadas aos seus interesses — informações rápidas e fáceis de ler.

mas para se comunicar, um boletim informativo deve ser lido. Não pode ser jogado fora antes de ser aberto ou banido para a pilha a ser lida.

você quer que seu boletim seja uma peça vital de comunicação que as pessoas esperam receber. Isso só acontece por meio de planejamento e compromisso.

(abre em uma nova janela)Conheça seu público

o primeiro passo no planejamento de um boletim informativo é muitas vezes esquecido: Conheça seu público. Quem são eles exatamente? No que eles estão interessados? O que eles têm em comum? O que sua newsletter pode fazer por eles?

o público pode ser bastante diversificado demograficamente, mas eles têm que ter algum terreno comum que você está abordando com seu boletim informativo.Por exemplo, você pode querer desenvolver um boletim informativo para pessoas que precisam adotar uma dieta com baixo colesterol ou para agricultores que desejam aprender a usar computadores. O público de um boletim informativo distribuído nacionalmente chamado “The Sproutletter” são pessoas que gostam de comer brotos. É assim que um público especializado pode ser.

se seu público já está definido para você, como clientes para sua empresa ou membros de uma determinada organização, você precisa ter certeza de que conhece seus interesses. Descobrir. Reúna-se com alguns deles ou envie um pequeno questionário.

(abre em nova janela)defina seu propósito

depois de definir seu público, a próxima coisa a fazer é definir seu propósito. A mesma regra se aplica: seja específico.

por exemplo, sua newsletter pode ser para pessoas que fazem artesanato para pagar. O objetivo pode ser ajudá-los a comercializar esses artesanatos. Você incluirá informações sobre os próximos shows de artesanato e transmitirá dicas de artesãos de sucesso.

ou seu público pode ser pessoas que em casa podem comer. Seu objetivo é mantê-los informados sobre as últimas pesquisas sobre procedimentos seguros de conservas domésticas, novos equipamentos e receitas que os especialistas consideram seguros.

quanto mais específico for o seu propósito, mais fácil será preparar a sua newsletter. Sua mente fica sintonizada com pedaços de informação que poderiam fazer bons artigos. Anote isso em um arquivo. Cada vez que você colocar o boletim juntos, tudo que você tem a fazer é cavar esse arquivo para o material que você precisa.

(abre em uma nova janela)descubra se alguém está lendo

mesmo que você possa ter seu público e propósito claros, você ainda não está pronto para lançar um novo boletim informativo até descobrir um plano de avaliação. Você precisa descobrir se alguém lá fora está lendo você. Criar um plano antes de começar a publicar ajudará a garantir que você se atenha ao seu público e propósito sem sair do caminho certo.

Use três níveis de avaliação. Crie um plano para os três.

Nível 1
obtenha feedback regularmente
escreva pelo menos um artigo por problema que exija alguma resposta do leitor. Os exemplos podem ser:

inclua um pedido em branco e peça aos leitores que enviem os nomes de conhecidos que gostariam de receber o boletim informativo.

divulgue uma publicação que você tem em quantidade e veja quantas solicitações você recebe por causa do artigo.

solicite perguntas dos leitores e inclua artigos de perguntas e respostas no boletim informativo.

um especialista em extensão empreendedor no Missouri iniciou um boletim informativo chamado “começos” para casais recém-casados para ajudá-los a colocar seus pés financeiros no chão.

em uma edição, ela tinha este artigo:

(abre em uma nova janela) o que você faz?

como vocês dois lidam com dinheiro e contas? Você está feliz com o seu sistema atual? Se você gostaria de compartilhar seu sistema com outras pessoas, mande — me uma linha ou ligue-vou incluí-lo no início do próximo mês.”

em uma edição do boletim nacional” conceitos de comunicação”, o autor pediu aos leitores que enviassem trocadilhos para que ele pudesse dar” diversão nos prêmios trocadilhos ” aos piores e melhores trocadilhos enviados.

Nível 2
faça uma pesquisa
faça isso uma vez por ano. Pergunte o que os leitores lêem e não lêem, gostam e não gostam no seu boletim informativo. Use essas informações para melhorá-las.

você vai perder seu tempo, no entanto, se você não projetar a pesquisa da maneira certa. Há uma arte em fazê-lo. Aqui estão algumas dicas:

pergunte apenas o que você quer saber e nada extra.

mantenha o formulário de pesquisa o mais curto possível — não mais do que uma folha de 8-1/2 por 11 polegadas. A parte de trás de um cartão postal é melhor.

facilite o retorno das pessoas. Inclua um envelope auto-endereçado e carimbado. Um cartão postal auto-endereçado e carimbado tem vantagens porque pode ser inserido em um de seus problemas.

as pessoas são desligadas por perguntas sobre idade e renda. Se esta informação é vital para você, não pergunte primeiro. Deixe-os aquecer até sua pesquisa primeiro. Então, quando você perguntar, forneça intervalos, como uma idade entre 30 e 39 anos ou uma renda inferior a US $30.000 por ano.

outra dica para uma pesquisa é que você não precisa perguntar a todos. Se você tiver uma amostra aleatória, poderá extrapolar os resultados para toda a população. Escolha cada décimo nome da sua lista de discussão, por exemplo.

também é essencial fazer uma corrida a seco antes de enviar sua pesquisa para o correio. Teste a pesquisa em um punhado de pessoas para garantir que suas perguntas sejam compreensíveis.

Nível 3
descubra se alguém está fazendo algo diferente por causa de sua newsletter
este é o nível mais difícil de avaliação. Tem que ser cuidadosamente orquestrado. Descubra uma coisa que você deseja fazer campanha em seu boletim informativo. Então descubra rapidamente se sua campanha fez algum bem. Aqui estão os passos:

• promova alguma coisa. Você pode querer usar dois, três ou mais problemas para fazer isso.
• descubra se alguém está fazendo o que você está promovendo por causa de seu boletim informativo.
• lembre-se de descobrir rápido. Eles podem começar a fazer isso. Mas eles esquecerão que tiveram a ideia do seu boletim informativo, a menos que você cronometre sua avaliação e a campanha juntos. Idealmente, o tempo deve ser dentro de 30 dias do final de sua campanha — ou certamente dentro de três meses.
• pelo bem da eficiência, você pode querer incluir esta avaliação com sua pesquisa anual.

o que você escolhe fazer campanha depende do seu público e propósito. Se o seu público é o recém-casado e seu objetivo é ajudá-los a começar bem financeiramente, você pode querer fazer campanha para que eles criem um orçamento.

você pode querer fazer campanha para ajudar os Vigilantes do peso a manter o peso, os fumantes param de fumar ou os agricultores adotam certas práticas de conservação do solo. Um boletim informativo de funcionários do hospital conduziu uma campanha para promover a cortesia em elevadores. Seja o que for, se você achar que as pessoas mudaram suas vidas por causa de seu boletim informativo, isso é uma grande conquista. Esses tipos de resultados podem ajudá-lo a obter um aumento ou mais assinantes. De qualquer forma, você se preparou para o estrelato do boletim informativo.

(abre em uma nova janela)comercialize seu boletim informativo

o próximo plano que você precisa elaborar é como comercializar seu boletim informativo. Uma maneira eficaz de fazer isso é através do marketing de mala direta. Você precisará de listas de discussão. Se o público escolhido pertencer a organizações que compartilharão listas de discussão com você, você está pronto. Mas se você está tentando alcançar um público cujos membros ainda não estão organizados de alguma maneira, então você tem seu trabalho cortado para você.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a começar uma lista de discussão:

Receba publicidade em publicações que cheguem ao seu público. Se você conseguir isso de graça, ótimo. Se não, você pode ter que comprar algum espaço publicitário. Anúncios classificados são menos caros do que Anúncios de exibição e podem produzir um número substancial de nomes.

coloque cupons em cada edição do seu boletim informativo pedindo aos leitores que enviem nomes de amigos ou parentes que possam estar interessados em se inscrever.

verifique com as principais pessoas que têm contato com o público que você procura. Veja se eles estariam dispostos a ajudá-lo a criar nomes e endereços. Por exemplo, para o boletim informativo “Beginnings” para jovens casais, o autor foi a Ministros solicitando nomes.

depois de ter uma lista de discussão, você pode prosseguir para promover sua newsletter e solicitar a assinatura. Crie um panfleto de mala direta e uma carta de apresentação que explique ao leitor o que ele ou ela ganhará com seu boletim informativo. Responda a essa pergunta antiga para o leitor: “o que há nisso para mim?”Aqui está uma fórmula que você pode querer seguir enquanto escreve sua cópia:

• prometa um benefício.
• diga aos leitores o que eles receberão. Atormentá-los.
• Faça backup de suas declarações com prova.
• reformular o benefício mais forte no fechamento.
• Incite a ação agora.

idealmente, seu pacote de marketing de mala direta deve incluir:

• uma carta de apresentação.
• um panfleto de mala direta.
• um cartão de assinatura auto-endereçado pago por postagem.
• uma amostra do boletim informativo.

se o seu boletim informativo estiver disponível há algum tempo e você estiver procurando mais assinantes com sua campanha de mala direta, poderá incorporar a técnica do depoimento. Descubra dos leitores o que eles ganharam com seu boletim informativo. Se você fez um bom trabalho de avaliação, você deve ter esses tipos de citações já em seus arquivos. Inclua essas citações em seu design de panfleto de mala direta.

(abre em uma nova janela)inicie seu boletim informativo

OK, você conhece seu público e tem um propósito claro. Você pensou em um plano de Avaliação e marketing. Agora, como você organiza o boletim informativo e o Escreve?

a abordagem mais eficiente para a organização de um boletim toma emprestado tanto do mundo dos jornais quanto do mundo das revistas. Você pega emprestado do mundo dos jornais a abordagem de notícias para determinar a proeminência de seus artigos. Seu melhor, mais oportuno e importante artigo vai primeiro. O resto dos artigos segue.

você empresta da revista world A técnica da departamentalização. Ou seja, você coloca certos tipos de informações sob títulos pré-determinados. Por exemplo, em “O boletim informativo sobre Boletins Informativos”, o autor tem um departamento chamado “revisões de boletins informativos. Nele, ele fala de novos boletins informativos, seu público, propósito, formato e informações de assinatura.

outros exemplos de departamentos podem incluir colunas de perguntas e Respostas, perfis de personalidade de funcionários do mês ou colunistas convidados. Você determinará seus departamentos com base no público e no propósito de seu boletim informativo.

a técnica do Departamento torna seu boletim informativo mais fácil e rápido de ler. Os departamentos também ajudam você a divulgar seu boletim informativo. Você sabe exatamente onde colocar certos bits de informação sem ter que reinventar a roda cada problema.

(abre em nova janela)escreva sobre as coisas certas

escreva sobre o que seu público quer e precisa saber. Pense nessas cinco necessidades que todo mundo tem:

pessoas como reconhecimento
Use nomes em seu boletim informativo. As pessoas gostam de ler sobre si mesmas primeiro, depois sobre pessoas que conhecem e, finalmente, sobre pessoas famosas. Aproveite essa necessidade. Incorpore nomes sempre que puder. Ofereça exemplos de como pessoas reais fazem as coisas que você deseja promover em seu boletim informativo.

por exemplo, um especialista em têxteis de extensão no Missouri fez um boletim informativo para costureiras profissionais. Em cada edição, ela usou o nome de alguém que lhe fez uma pergunta ou que lhe deu uma dica valiosa.

um especialista em pecuária de extensão no Missouri usou a mesma técnica. Ele encontraria agricultores fazendo o tipo de práticas que ele queria promover e, em seguida, usou seus nomes em seu boletim informativo.

as pessoas gostam de fazer e economizar dinheiro
não importa o que seu público ou propósito, fornecer um ângulo econômico para o seu boletim informativo. Pelo menos uma referência em cada edição deve ajudar as pessoas a economizar ou ganhar dinheiro.

pessoas como segurança
incluem informações de segurança ou saúde em um artigo ou têm um departamento sobre dicas. As pessoas parecem estar mais conscientes da segurança e da saúde do que nunca.

as pessoas gostam de economizar tempo
quase todo mundo tem muito mais a fazer do que horas no dia. Isto é especialmente verdadeiro para o público do boletim informativo. É por isso que eles se inscrevem em boletins informativos. Dicas fáceis de ler sobre como economizar tempo podem agradar seu boletim informativo aos seus leitores.

as pessoas gostam de se divertir
quando os autores abordam seu boletim informativo como um meio de se comunicar com um amigo, eles são mais propensos a escrever melhor cópia e ler mais. Se você pode trazer um sorriso para o rosto de alguém, você ganhou um amigo. Adicione um pouco de humor ao seu boletim informativo. Escreva um título inteligente. Inclua um departamento de poke-fun. Passe uma situação engraçada que alguém resolveu.

por exemplo, um administrador de extensão no Missouri escreveu um boletim informativo para sua equipe e sempre incluiu um departamento” Peru do mês ” no qual admitiu algum erro ou boo-boo que havia cometido.

o nome do boletim informativo dos funcionários para o Sea World De San Diego é ” The Whale Street Journal.”Um especialista em laticínios de extensão intitulou seu boletim informativo” No Bull-Udder Facts.”

um especialista em pecuária de extensão adicionaria uma cotação no final de seu boletim informativo como preenchimento. Mas em vez de usar uma daquelas citações anônimas inócuas, ele sempre citou uma pessoa real de uma piada ouvida sobre o café no restaurante da pequena cidade, onde frequentemente se reunia com os agricultores.

(abre em nova janela)escreva para ser lido rapidamente

as pessoas querem que os boletins sejam de leitura rápida. Eles querem ser capazes de compreender as informações que você apresentou rapidamente. Escreva seus artigos para ajudar seu leitor a ler mais rápido.

comece com um estrondo
não bata no mato. Vá direto ao ponto. Os artigos do boletim informativo não precisam de apresentações floridas. Então pegue emprestado o estilo de escrita conciso do jornalismo jornalístico.

Use a palavra mais familiar e mais Curta.

escreva para expressar, não impressionar. Por que dizer “utilizar” quando “usar” serve?

escreva em um nível ligeiramente abaixo do que seu público é capaz de ler. Os leitores apreciam isso porque a leitura é mais rápida e isso economiza tempo. Mesmo publicações estelares como o Wall Street Journal não excedem um nível de leitura do ensino médio. Faça o que é chamado de “índice de nevoeiro” em seu boletim informativo. Esta é uma técnica para verificar o nível de nota para o qual está escrito.

escreva a maneira como você fala
mantenha seu estilo informal. Afinal, esta é uma carta.

Edite sua cópia
deixe-a descansar pelo menos 24 horas e depois volte e livre-se da verborragia e limpe o texto para maior clareza. Se possível, peça a pelo menos uma outra pessoa que edite a cópia para você. É difícil ser seu próprio editor.

a parte mais importante do seu artigo é a primeira frase. Depois de escrever o primeiro rascunho do artigo, volte e certifique-se de que a primeira frase chame a atenção.

ainda mais importante do que a primeira frase é o título. As manchetes podem fazer ou quebrar seu boletim informativo. O que as pessoas fazem quando digitalizam uma publicação? Eles leram as manchetes. Isso determina o que eles lerão — se lerem alguma coisa.

(abre em nova janela)luta por boas manchetes

escrever boas manchetes é uma luta. Muitas vezes leva mais tempo do que escrever o artigo. Mas o que você encontrará é que, ao escrever o título, você corta a essência do artigo. Os autores costumam voltar e reescrever a primeira parte de seus artigos para corresponder às boas manchetes. A escrita de títulos ajuda você a fazer o ponto da forma mais concisa possível. Aqui estão algumas regras para uma boa redação de títulos:

use verbos de ação
verbos como “grab”, “strike”, “stir” e “build” são todos verbos que implicam ação. Fique longe de verbos estáticos como” é “e” são.”Uma manchete é ainda mais maçante se não incluir um verbo. Essas manchetes são chamadas de “manchetes de rótulos” e podem ser mortais, a menos que sejam usadas em combinação com um título que o acompanha, geralmente de tipo menor, que inclui um verbo.

• pobre
  notícias da reunião anual
• melhor
  Trace seu caminho para Portland para a reunião anual

Use o tempo presente
mantenha os verbos no tempo presente. Este é o estilo que os leitores estão acostumados nos jornais. O tempo presente geralmente ocupa um espaço menos precioso também.

chegue ao ponto
diga sobre o que é o artigo. Seja inteligente se puder. Mas não engane o leitor quanto ao ponto do artigo. Por exemplo, o título de um artigo sobre como escrever um bom currículo foi intitulado “Não deixe um currículo apertar seu arquivo.”Este é um jogo inteligente de palavras, mas ainda contou sobre o que era o artigo.

(abre em nova janela)desenvolva um estilo

para facilitar sua escrita, você precisa estabelecer certas diretrizes, conhecidas no negócio editorial como estilo. Isso significa que você sempre faz certas coisas da mesma maneira para não ter que repensar como fazê-las.

seu estilo inclui coisas como títulos das pessoas, por exemplo. Na primeira referência, sua fonte pode ser John Smith; e na segunda referência, Sr. Smith ou Smith. Você pode querer se referir a todas as mulheres com o título de Ms. ou você pode querer deixar de fora títulos completamente. Não há certo ou errado sobre qualquer uma dessas escolhas. Basta decidir e, em seguida, ficar com ele. Isso também torna sua escrita mais fácil de ler. O leitor subconscientemente pega seu estilo e não se confunde.Além de títulos, Você também pode querer tomar decisões sobre como escrever numerais e como designar Estados.

se você não quiser tomar todas essas decisões sozinho, apenas adote o estilo de outra pessoa. Um guia de estilo popular é o Washington Post Deskbook on Style. Muitos jornais usam esses livros de estilo. Ambos estão prontamente disponíveis em livrarias ou podem ser facilmente encomendados para você.

outras coisas específicas do seu boletim informativo não serão cobertas em um livro de estilo padrão. Então crie seu próprio suplemento. Pode haver coisas como quais siglas você não soletra e como se refere a uma organização na segunda referência. Por exemplo, MU tem um livro de estilo suplementar no qual as regras sobre a segunda referência à universidade são esclarecidas: use MU ou Mizzou.

siga estas dicas e você está a caminho de um boletim informativo bem escrito, bem organizado e bem lido.

(abre em nova janela)bibliografia

• Beach, Mark. Editando seu boletim informativo: como produzir uma publicação eficaz usando ferramentas e computadores tradicionais. Livros costa a Costa, 1988.Benedict, Linda e Jan Colbert. CM0440, 1990.Davis, Frederic e John Barry. Publicação de Newsletter com Pagemaker. Dow Jones-Irwin, 1988.
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• Branco, Jan. Edição por Design: Um guia para uma comunicação eficaz de palavras e imagens para editores e Designers. R. R. Bowker Co., 1982.
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