como organizar uma conferência

as melhores conferências inspiram os delegados com apresentações envolventes e excelentes oportunidades de networking. ajude a gerar um burburinho em torno de novas ideias e reunir as pessoas. As conferências precisam ser estimulantes, interativas e envolventes, e devem satisfazer as partes interessadas. Eles também devem ser virados rapidamente e entregues em orçamentos cada vez mais apertados. O planejamento da conferência não é fácil e seu papel como organizador da conferência não deve ser levado de ânimo leve. Nosso guia fornece todas as informações e conselhos necessários para avançar e organizar uma conferência de sucesso.

Coloque Os Participantes Em Primeiro Lugar!

Antes de começarmos com os meandros do planejamento da conferência, achamos que vale a pena declarar – colocar os participantes em primeiro lugar. O delegado e suas necessidades devem orientar todas as decisões que você tomar.

• por que os delegados participam de conferências?
• por que eles vão participar da sua conferência?
• o que eles querem sair disso?
• como você pode entregar isso?
• o que você pode fornecer que é excepcionalmente valioso para eles?

é importante colocar o participante no centro da sua organização. Seu tempo é precioso e você precisa garantir que eles aproveitem ao máximo cada minuto que estão em sua conferência.

você já deve ter uma compreensão aprofundada do seu público-alvo e do que agrada a eles. f Não, reserve um tempo para descobrir mais sobre o que eles esperam e o que querem. Em última análise, eles querem desfrutar de sessões altamente relevantes e envolventes e encontrar valor único em todos os aspectos da conferência.

Para organizar uma conferência de sucesso, há algumas coisas a considerar, incluindo o seguinte:

Conferência de Orçamentos

Temas da Conferência

Escolher um Local para a Conferência

Conferência de alto-Falantes

Fazer uma programação da conferência

Promoção de uma Conferência

Inscrição

Rede em uma Conferência

Tecnologia de Conferência

vamos separar isto no nosso guia.

planejando uma conferência

entendemos que você pode não ser um planejador de conferência experiente. E é verdade que todos nós temos que começar em algum lugar. Na próxima seção do nosso guia de planejamento de conferências, vamos cobrir áreas-chave, como orçamento, patrocinadores e escolha de um local.

orçamentos para conferências

muito do estresse que você experimentará ao organizar uma conferência virá de tentar entregar tudo o que prometeu com orçamento limitado. O dinheiro é um grande fator e você tem que ser completo quando se trata de todos os aspectos do orçamento.Há duas decisões que você precisa tomar ao finalizar um orçamento: sua conferência será executada por um ou dois dias? Será tudo baseado em um auditório ou ocorrerá em dois ou mais estágios separados? Os custos aumentarão dependendo de como você deseja configurar sua conferência.

em 20 Bedford Way, oferecemos excelentes taxas para eventos multi-stream, com vários espaços de interconexão disponíveis para uso, incluindo o carro-chefe Logan Hall theatre. Contacte-nos hoje.

custos, você pode esperar encontrar, são como segue:

• aluguel de
• Catering
• Logística de eventos e equipe de execução
• aluguer de Equipamento de
• alto-Falantes custos e.g. hotel; transporte; taxas
• custos de entretenimento
• Impressão-estes devem ser mínimos

felizmente, há muitas coisas que você pode fazer para manter os custos baixos e maximizar o orçamento da conferência. Desde encontrar patrocinadores até escolher um local acessível, compartilharemos soluções de redução de custos ao longo deste guia.

preços de ingressos para uma conferência

o dinheiro que você receberá virá de patrocinadores, expositores (mais sobre isso mais tarde) e vendas de ingressos. Agora, se você tiver a sorte de receber grandes contribuições de patrocinadores sem comprometer a integridade de sua conferência, poderá oferecer sua conferência principal gratuitamente.

caso contrário, você terá que cobrar pelos ingressos. A principal pergunta que você vai querer responder, é quanto? É claro que é difícil nomear uma figura, mas seu orçamento deve fornecer um indicador de quanto dinheiro você precisa recuperar para se equilibrar. É importante definir suas expectativas com base em quantas pessoas você acha que pode comparecer, no tamanho do local e no fato de que você não vai se vender.

independentemente de quanto você decidir cobrar, você deve descontar um número limitado de ingressos em uma corrida inicial. Isso deve ser antecipado na promoção de sua conferência antes que todos os palestrantes sejam anunciados.Peter-Paul Koch, organizador da conferência e palestrante, aconselha a evitar a tentação de definir os preços dos ingressos muito baixos e, em vez disso, ‘preço dos ingressos para que você quebre mesmo quando 60 a 75% da capacidade do local for tomada.’

Obter Patrocinadores para a Sua Conferência

Patrocinadores, e o dinheiro que eles fornecem, pode ser de vital importância quando se trata de permanecer no orçamento. Com isso em mente, você precisa criar uma lista de possíveis patrocinadores. O que você está procurando São organizações que desejam exposição ao seu público. Faça sua pesquisa e você será recompensado.

quando você lança para eles, seja claro sobre o apoio que você precisa, se isso é financeiro ou um serviço. Você também precisa ser explícito sobre o que você está disposto a oferecer em troca de seu dinheiro. É provável que isso inclua o uso generalizado de seus logotipos, adicionando à bolsa goodie, bem como um estande se você estiver tendo expositores.

depois de aprimorar suas mensagens de marketing para serem consistentes e persuasivas, segmente os patrocinadores que se beneficiarão com o envolvimento. Se você pode cobrir a maioria dos custos com patrocínio, então você se dá a melhor chance de obter lucro. Uma coisa a estar ciente é que, na maioria das vezes, os patrocinadores vão querer apresentar em seu evento. Se for esse o caso, certifique-se de que sua palestra tenha valor e não seja puramente promocional. Não há nada que prejudique uma conferência mais do que apresentações promocionais que parecem arremessos de vendas em vez de uma sessão genuína sobre um tópico relevante.

Jason Zook examina como obter patrocinadores neste podcast:

mais dicas sobre como obter patrocinadores para um evento podem ser encontradas em nosso guia.

temas da Conferência

as conferências têm o potencial de ser Eventos realmente emocionantes, onde os delegados descobrem, compartilham e debatem ideias em torno de um tema específico. Essas ideias podem até ter o poder de moldar ou redefinir uma indústria. Com pessoas apaixonadas vêm apresentações apaixonadas, novas ideias e um burburinho genuíno. Criar essa atmosfera em sua conferência não acontece apenas.

tudo começa com o tópico ou tema. Você pode ter visto uma lacuna no mercado ou decidiu adotar uma nova abordagem sobre um tópico existente.

não se trata de definir seu tema, pois muito disso será feito em outro lugar, mas de garantir que você o use no marketing do evento e o execute em sua conferência.

isso precisará estar intimamente ligado aos seus objetivos gerais e aos das partes interessadas. Mas depois de desenvolver um tema, isso ajudará a unir tudo. Ter um tema claramente definido também tornará as mensagens de marketing mais eficazes.

expositores da Conferência

você vai ter expositores em sua conferência? Isso pode ser um fluxo de receita adicional, mas é importante escolher expositores que adicionem valor aos delegados. Você também precisa garantir que o local tenha um espaço adequado para estandes de exposições com pouco ou nenhum custo extra. Este espaço determinará quantos expositores você pode hospedar. Depois de conhecer o espaço, você precisará projetar um layout de exposição.

quaisquer expositores em potencial desejarão detalhes sobre a demografia dos participantes e seus USPs. Eles provavelmente terão uma série de perguntas para ajudá-los a determinar se vale a pena exibir em sua conferência, então esteja preparado para respondê-los ou melhor ainda atribuir alguém para lidar exclusivamente com expositores.

leia mais sobre como lidar com expositores em conferências.

contratar a equipe do evento para sua conferência

organizar uma conferência é um trabalho árduo e estressante. Nem pense em fazer isso sozinho. Você deve montar uma equipe de colegas e voluntários para ajudá-lo a executar sua conferência nos estágios de planejamento, bem como no dia. Também é uma boa ideia utilizar recursos internos no local da conferência.

cada pessoa deve ter um papel claramente definido que conduza até e no dia da conferência. Isso deve ser finalizado o mais cedo possível no processo de planejamento. Um dos papéis mais importantes do dia é o MC que receberá as pessoas na conferência, apresentará palestrantes, gerenciará as transferências e monitorará os horários das apresentações. Você também precisará de corredores, gerentes de palco e técnicos de AV.

escolher um local de conferência

o local da conferência é extremamente importante. Algumas pessoas optam por usar localizadores de locais de conferência para encontrar locais, mas é melhor você fazer a pesquisa sozinho e visitar locais em potencial pessoalmente. Desta forma , você pode negociar o contrato, economizar dinheiro e ter controle sobre a aparência do local. Faz sentido ter um conjunto de perguntas para fazer ao local para garantir que ele possa entregar exatamente o que você precisa e atender às necessidades do seu público, como:

• existem custos ocultos? por exemplo, taxas de estacionamento ou WIFI
• existe acesso para deficientes? Isso é essencial.
• há mais alguma coisa acontecendo dentro ou ao redor do local durante o tempo da sua conferência? Isso pode afetar o acesso ao local ou o transporte?
• quão sustentável é o local? É fácil chegar através de transportes públicos?

certifique – se de que o local seja grande o suficiente-não apenas o Auditório Principal, mas outros espaços, como salas de exposições e espaços de descanso. Não há nada pior do que estar no fundo de uma sala tentando desesperadamente ouvir o apresentador ou pior ainda perder uma sessão completamente.

quais instalações estão incluídas em um local de conferência?

seu local de Conferência precisa fornecer várias instalações para tornar cada conferência um sucesso. Isso inclui equipamentos AV, Wi-Fi, catering, palco e, claro, assentos confortáveis.Wi-Fi-uma das maiores dificuldades com conferências maiores é encontrar locais com Wi-Fi que possam lidar com as demandas de vários delegados. Não há dúvida de que a qualidade do Wi-Fi está melhorando em locais, especialmente em Londres e outras grandes cidades, mas vale a pena ter uma ideia honesta dos recursos do Wi-Fi. Muitos locais oferecem Wi-Fi gratuito hoje, o que é uma ótima notícia se funcionar!

Catering Conferência-decidir se você está indo para fornecer catering. Isso pode ser uma grande despesa para você, mas também uma grande vantagem para os delegados. Se você não optar por fornecer refeições para o almoço (chá e café durante os intervalos são essenciais), então você precisa fornecer informações sobre as opções de alimentação nas proximidades.

se você optar por almoçar em sua conferência, faz sentido se encontrar com os fornecedores e discutir suas opções. Você quer que a comida pareça e tenha um bom gosto, mas lembre-se sempre do seu orçamento. É importante sempre fornecer opções vegetarianas e vegetais. Você também deve confirmar os números três dias antes da conferência.

aqui na 20 Bedford Way, nossos serviços de catering são incomparáveis. Nossa equipe especializada de chefs usa ingredientes saudáveis e de origem ética para produzir uma suntuosa seleção de refeições para seus convidados. Saiba mais sobre nossos serviços de catering para eventos hoje.

encenação, iluminação, AV – as apresentações precisam ocorrer em um palco que ofereça uma boa linha de visão para o público e todo o equipamento AV de que seus alto-falantes precisam. Isso incluirá um grande Projetor, um microfone preso que é amplificado através do PA. Um bônus adicional se você optar por um local de estilo teatro é que ele tem iluminação profissional e AV que pode adicionar um fator wow real e melhorar as apresentações para o público.

com a propensão de telefones celulares, tablets e laptops em conferências hoje, é importante ter soquetes disponíveis para os delegados carregarem seus dispositivos eletrônicos também.

como escolher uma data para sua conferência

depois de saber onde você vai hospedar sua conferência, você precisará bloquear uma data. O horário mais popular para conferências é entre março e novembro, com conferências de verão em julho e agosto muitas vezes dispensadas devido a feriados. Tenha algumas datas em potencial em mente, caso seu local preferido não esteja disponível. Essas datas não devem colidir com qualquer outra conferência ou evento relacionado, então lembre-se de fazer sua pesquisa.Peter-Paul Koch afirma que: “uma conferência deve ser realizada em uma quinta e sexta-feira ou uma segunda e terça-feira. Isso permite que os participantes também joguem o turista. Se você está indo para um dia só, é Sexta-feira.”

palestrantes da Conferência

depois de confirmar suas datas e pagar um depósito no local, Agora você pode confirmar a disponibilidade com os palestrantes da conferência.

os palestrantes podem fazer ou quebrar sua conferência, então você precisa investir tempo e esforço para encontrar o melhor. Apresentações envolventes têm o potencial de realmente inspirar delegados e transformar todas as idéias e notas rabiscadas em ações da vida real e mudanças genuínas. A apresentação correta pode ser o catalisador para os delegados adaptarem seus negócios e eles devem se lembrar de onde tudo começou.

às vezes, pode ser muito fácil escolher a mesma rotação de alto-falantes, especialmente porque os famosos palestrantes podem ajudar a mudar os ingressos. Mas ter um grande orador que o público não viu antes agrega valor real. Você também pode querer considerar trazer alguns palestrantes off-topic para o programa para agitar as coisas um pouco. Há sempre a opção de headhunting alguém fazendo trabalho inspirador em seu campo que não é um orador experiente. O que lhes falta na apresentação da experiência, eles podem compensar na paixão e na qualidade das idéias.

existem algumas maneiras de obter um bom alto-falante. Você pode recorrer a PeerIndex e BlueNod. Ao se aproximar de um alto-falante, faça-o através de um contato sempre que possível e não do nada.

depois de confirmar seus alto-falantes, é importante tratá-los bem. Seja claro com eles sobre o que você está oferecendo desde o início. No mínimo, você precisará cobrir todas as suas despesas, como viagens e acomodação. Certifique-se de que seus alojamentos sejam acessíveis, confortáveis e estejam perto do local da conferência, se possível. Você não quer arriscar alto-falantes atrasados porque eles estão vindo do outro lado da cidade.

além do alojamento, você pode querer oferecer-lhes uma parte dos lucros ou uma taxa definida.

antes da conferência você vai querer descobrir os detalhes de seu conteúdo da sessão, o título, bem como todos os seus requisitos AV. É melhor fazer isso o mais cedo possível e fazer check-in regularmente com todos os alto-falantes para garantir que os preparativos estejam no caminho certo. Se eles tiverem alguma preocupação ou você puder ver alguns problemas acontecendo mais tarde, é melhor lidar com eles mais cedo ou mais tarde.

quando se trata da própria conferência, reserve um tempo para informar seus palestrantes sobre a programação, a duração da conversa e a configuração do AV para que não haja surpresas. Isso ajudará as coisas a correr bem e relaxá-las. Depois de ter um palestrante em seu evento, vale a pena incentivá-los a ficar por perto para se misturar e interagir com as multidões. Isso fará com que eles se sintam mais relaxados e agreguem valor aos delegados.

é óbvio, mas vale a pena repetir-certifique-se de que qualquer MC sabe como pronunciar seus nomes corretamente. Além disso, certifique – se de que seus detalhes estão corretos onde quer que apareçam-impressos, on-line e sociais (Sim, isso inclui alças do Twitter!).

Como faço uma programação de conferência?

quando se trata de agendar o dia da conferência, faz sentido agrupar os palestrantes e suas apresentações por um tema. Esperançosamente, esta será uma tarefa fácil depois de ter as descrições de sessão finalizadas.

é importante não enfiar muitas sessões em um único dia. Se as apresentações forem tão envolventes e instigantes quanto desejado, você poderá encontrar os participantes cansados no final do dia. Com isso em mente, é importante considerar o último orador. Com a atenção diminuindo, a sessão final do ‘cemitério’ pode ser mal atendida. Salve um alto-falante para este slot que atrairá uma multidão ou considere terminar no dia anterior, dando às pessoas a chance de viajar ou fazer rede.

há também a difícil questão da duração da sessão a considerar. Quanto tempo é muito longo? Quão curto é muito curto? Sentimos que a maioria das apresentações’ normais ‘ deve durar entre 20 e 40 minutos, com palestras de até uma hora. O conteúdo precisa ser envolvente e atender a curtos períodos de atenção – o lema ‘all killer no filler’ é bom.

após cada sessão temática, você deve fazer uma pausa para o café (pelo menos uma pela manhã, uma à tarde), bem como uma pausa para o almoço mais longa. As pessoas precisam de uma chance de respirar, processar informações e rede, bem como visitar o banheiro. Quando uma sessão não for agendada, siga o conselho de Peter-Paul Koch: “Se uma sessão for muito longa ou muito curta, faça o que vier naturalmente, mas termine a próxima pausa dentro do cronograma.”Isso garantirá que você volte ao cronograma para a próxima sessão.

promover uma conferência

muitas vezes, a parte mais difícil do planejamento da conferência é o marketing e a promoção. Você quer que as pessoas que importam descubram sobre isso e queiram vir. Para fazer isso, você precisará fazer pleno uso de suas redes on-line e off-line para conscientizar a conferência e todas as vendas/inscrições importantes de ingressos. Faça uma lista de publicações relevantes da indústria onde você pode compartilhar detalhes de sua conferência.

também é importante iniciar sua promoção o mais cedo possível e enviar lembretes e mensagens de marketing regulares por todos os canais (sem spam) à medida que você se aproxima do grande encontro.

alguns organizadores de eventos experimentam uma enxurrada de atividades mais perto da data da conferência, portanto, se você não vendeu todos os seus ingressos com apenas um mês para ir, não perca a esperança – a quinzena final pode ser a chave. Também é ótimo fazer com que seus alto-falantes compartilhem suas atualizações também.

comunicações

as comunicações regulares com delegados e oradores são fundamentais. O e-mail mais importante é o que você envia uma semana antes da conferência, que inclui todas as informações importantes. Isso deve incluir os endereços e sites do local, hotéis próximos, detalhes do estacionamento, bem como datas, horários e quaisquer outras informações vitais.

além de enviar e-mails regulares, Você também deve ter um site que contenha informações atualizadas. Para obter mais informações sobre sites e listagens de eventos, Leia nosso guia para obter seu evento online.

mídias sociais

as mídias sociais são uma parte importante da conferência hoje e precisam ser utilizadas. Comece criando uma hashtag para sua conferência – mantenha-a curta e doce e inclua-a em E-mails e qualquer material promocional. Em seguida, incentive ativamente os participantes a usar o Twitter na conferência e reserve um tempo para interagir com eles online. Com um pouco de esforço, você pode obter a hashtag trending e aumentar a conscientização e o engajamento.

o Dia da Conferência

Parabéns, você chegou ao dia da sua conferência! Está mesmo a acontecer. Esta seção do guia leva você através do que acontece a seguir.

o registro da Conferência

O Registro para uma conferência pode ser mais complicado do que precisa ser. Todos os participantes podem aparecer em um momento semelhante e querem pegar seus cordões e se registrar com o mínimo de estresse. A organização e a comunicação clara são fundamentais para lidar com grandes volumes de pessoas e garantir que todos possam entrar e se estabelecer o mais rápido possível. Com isso em mente, é importante agilizar o processo de registro. Em primeiro lugar, você deve ser capaz de se registrar on-line com antecedência. Em segundo lugar, você precisará dar a cada participante um cordão junto com uma bolsa de guloseimas se isso for algo que você planeja fazer. Você pode até imprimir seu cordão em casa.

Peter-Paul Koch recomenda a preparação de um balcão de registro com colhedores dispostos em ordem alfabética de A-K e outro para L-Z.

O que os participantes precisam coletar:

• Lanyard com seu nome e Negócios claramente exibidos nele para que possa ser lido rapidamente
• Goodie bag contendo brindes de patrocinadores

a programação do dia e outras informações essenciais devem estar disponíveis em um aplicativo de evento ou online. Ter informações básicas em formato impresso pode ser útil em algumas conferências, mas é importante equilibrar isso com a sustentabilidade.

Networking em uma conferência

quando se trata de conferências da indústria, networking é realmente importante. As conferências mais bem-sucedidas oferecem inúmeras oportunidades, e relaxadas nisso, para os participantes conversarem, fazer novos contatos valiosos e se reconectar com aqueles que já conhecem.

ajuda a ter pausas regulares ao longo do dia e espaços designados para as pessoas se reunirem. Se as sessões foram boas, haverá muitos pontos de discussão para ajudar a quebrar o gelo e facilitar a troca de ideias.
Zach Inglis, organizador da HybridConf, partiu com o objetivo da conferência de ” reunir as pessoas em um lugar onde possam descobrir e compartilhar e depois deixar cheio de positividade para com a grande comunidade da qual temos o privilégio de fazer parte.”O Networking desempenha um papel crucial no desenvolvimento desse senso de comunidade.

outra coisa que ajuda a incentivar o networking produtivo são as bebidas pós-conferência. Seja no local ou em um bar próximo, essas “sessões” permitem que as pessoas continuem a interagir enquanto relaxam com uma bebida bem merecida.

no final do evento, você deve ter uma pilha de cartões de visita e muitas oportunidades interessantes.

Leia nosso guia para incentivar uma melhor rede em eventos.

Workshops / treinamento / Mesas Redondas

as Conferências não precisam parar em apresentações e networking. Você pode agregar valor real organizando workshops e sessões de treinamento, bem como mesas redondas e sessões de breakout. Esses eventos e sessões menores permitem que as pessoas explorem e debatam questões com mais detalhes.

add Ons

tecnologia de conferência

A tecnologia de Eventos se desenvolveu a um ritmo incrível nos últimos anos. Agora existem inúmeras ferramentas disponíveis para aprimorar sua conferência. De participantes virtuais a apresentadores hologramáticos, é realmente um novo mundo corajoso e emocionante.

muitas conferências estão recebendo seus próprios aplicativos desenvolvidos para ajudar os participantes a tirar o máximo proveito de seus dias. Todos os dados coletados, incluindo feedback sobre as apresentações individuais e o evento como um todo, podem ser inestimáveis para oferecer maior e melhor no próximo ano.

Leia nosso blog sobre aplicativos móveis de conferência e como eles podem aumentar o engajamento, fornecer big data e aprimorar sua conferência.

é importante lembrar que as coisas podem dar errado com a tecnologia, por isso certifique-se de que alguém está à disposição para corrigir quaisquer problemas que possam acontecer no dia.

como filmar uma conferência

se o seu orçamento se estender a ela, você deve documentar a conferência tirando fotos e filmando as apresentações. Dependendo do seu setor, muitas vezes é muito fácil encontrar um voluntário com as habilidades e equipamentos necessários. As sessões gravadas podem então ser carregadas (com permissão) e você pode compartilhar o conhecimento ainda mais, bem como agregar valor para todos os envolvidos.

o e-mail de acompanhamento após uma conferência

quando a conferência é feita e polvilhada e você se deu tempo para relaxar e descontrair completamente, é hora de acompanhamento. Comece enviando sinceros e-mails de agradecimento a palestrantes, voluntários e patrocinadores. Também pode agregar valor para enviar um e-mail aos participantes com uma compilação de slideshares, vídeos e outros recursos relacionados ao dia. Você também deve pagar todas as faturas pendentes.

com essas tarefas práticas cumpridas, você pode começar a avaliar o sucesso da conferência. Revise todos os dados coletados de aplicativos ou formulários de feedback e veja maneiras de melhorar sua conferência para o próximo ano.

Central London Conference Venue

20 Bedford Way teve a sorte de sediar inúmeras conferências nacionais e internacionais em nosso local de Bloomsbury. Ao longo dos anos, desenvolvemos nosso serviço e acreditamos que sabemos uma coisa ou duas sobre como fazer uma conferência. É menos uma preocupação quando você tem uma equipe dedicada e experiente de catering e conferência à mão.
um dos maiores custos adicionais é a contratação de equipamentos e técnicos AV-este não é o caso em 20 Bedford Way Como nós incluímos isso em nosso Aluguer local. Nosso Logan Hall theatre de 910 lugares é um auditório com todas as instalações que você precisa. Além disso, nossa localização no centro de Londres se beneficia de incríveis conexões de transporte, tornando-o um local ideal para conferências. Como destino turístico e de negócios, as conferências de Londres atraem pessoas do exterior. Saiba mais ou organize uma visita.