Como organizar uma videoconferência com vários participantes

de muitas maneiras, é maravilhoso que você seja capaz de se comunicar com clientes em outras cidades usando apenas o seu computador. Mas, assim como na vida real, quanto mais pessoas estiverem em uma reunião on-line, mais provável é que algo dê errado. Com cada novo participante, quase 10 minutos serão desperdiçados com problemas para ligar, participantes “descartados” e feedback estridente—deixando você com apenas metade do tempo para concluir seu negócio.

Como Organizar o Sucesso de um Vídeo Conferências Com Vários Participantes

Enquanto pode parecer esmagadora para hospedar uma conferência com cinco ou mais pessoas presentes, há muitas coisas que você pode fazer para garantir que a reunião vai tão bem quanto possível. Aqui estão algumas dicas de preparação para reuniões que envolvem:

• vários participantes. A primeira coisa que você deve fazer é identificar um momento em que todos os participantes estão disponíveis. Muitos aplicativos de software on-line (como Doodle ou Meet-O-Matic) permitem que vários usuários bloqueiem as datas do calendário, mostrando claramente a disponibilidade e salvando muitos e-mails de ida e volta.
• vários locais. Uma das primeiras coisas que os organizadores devem fazer é garantir que os participantes tenham recebido o horário correto para a reunião. Isso inclui verificar com os participantes em outros fusos horários para garantir que o tempo da reunião tenha sido calculado corretamente.
• vários dispositivos. Muitos participantes podem estar “ligando” usando suas câmeras e computador, mas alguns participantes em movimento podem participar usando seus smartphones ou tablets. Certifique-se de que você pode dar instruções claras sobre como participar da reunião em um dispositivo alternativo (e não apenas iPad ou iPhone).
• múltiplas plataformas. Pode ser necessário alternar entre usuários, ver duas telas diferentes ao mesmo tempo ou entrar em um programa diferente durante a reunião. Você deve fazer um ensaio técnico completo antes da reunião para garantir que todos os diferentes programas funcionem no comando e trabalhem juntos.

na Casamo & Associates, sabemos que seu tempo é valioso. É por isso que podemos assumir a organização da sua reunião, coordenar seus horários e documentos de apresentação, fornecer suporte técnico durante a reunião e atuar como um elo de ligação entre você e seus participantes. Podemos hospedar sua reunião em nosso site de videoconferência totalmente equipado e notificar seus participantes de sites de videoconferência perto de seus locais usando nossa rede. Se você gostaria de Reservar nossa sala de conferências, visite nossa página do Agendador on-line para bloquear a data o mais rápido possível.