compartilhar informações efetivamente

comunicar informações críticas com nossos colegas de trabalho e partes interessadas é uma das principais maneiras pelas quais as coalizões de agressão sexual realizam objetivos organizacionais. Através do desenvolvimento de recursos e oferecendo apoio, compartilhamos informações e estratégias destinadas a aumentar a conscientização e a ação dentro de indivíduos, comunidades e instituições. Assim como nossas famílias e comunidades, nossos locais de trabalho têm normas abrangentes que moldam nossas interações. Quando se trata de compartilhar informações, a cultura organizacional é uma grande influência na forma como interagimos. Embora a cultura organizacional desempenhe um papel poderoso, também contemos individualmente a capacidade de prestar contas aos outros sobre como tomamos decisões importantes ou tomamos ações importantes.

para novos funcionários da coalizão, particularmente aqueles que trabalharam em serviços diretos, nossas organizações podem aparentemente fornecer tempo e lugar espaçosos para compartilhar informações e ter conversas críticas sobre o trabalho que fazemos. E nós fazemos! No entanto, como nos encontramos lidando com uma infinidade de diferentes demandas de trabalho e prazos, nossa capacidade de nos comunicar de forma eficaz pode ser impactada. À medida que nos esforçamos para equilibrar várias necessidades, é importante lembrar de compartilhar informações, especialmente quando nos comprometemos a fazê-lo, como nas reuniões da equipe!

informações relevantes e úteis permitem que as pessoas criem entendimentos compartilhados e tomem decisões informadas que apóiem objetivos organizacionais. Seja comunicando por e-mail, telefone, reuniões ou tecnologia assistiva, seus pensamentos e práticas em relação ao compartilhamento de informações serão exibidos em seu estilo de liderança.

perguntas e conceitos relacionados à prestação de contas e compartilhamento de informações de forma eficaz são explorados abaixo. Compilado a partir de Roger Schwarz & Associates (2011).

o que é informação relevante?

informações relevantes incluem qualquer coisa que possa afetar a decisão em questão ou como a decisão é tomada. Interesses subjacentes, raciocínio, exemplos específicos e sentimentos são todos relevantes. Ao compartilhar essas informações, você ajuda a criar um entendimento comum a partir do qual todos os envolvidos podem tomar uma decisão informada.

pergunte a si mesmo:

• compartilhei todas as informações que conheço em particular que não suportam totalmente minha solução preferida?
• eu compartilhei como estou me sentindo sobre como as coisas estão indo?

mal-entendidos, conflitos e defensividade podem surgir sem informações adequadas. Quando apropriado, explique seu raciocínio sobre por que você está dizendo/perguntando/fazendo algo para evitar suposições negativas. Ao fornecer exemplos específicos, raciocínio e intenção, você se torna mais transparente e confiável.

simplesmente diga:

• você pode me dar um exemplo, para que eu possa entender melhor o que você está dizendo?
• você pode me ajudar a entender o que o levou a pensar isso?
• estou dizendo/perguntando / fazendo porque…

compartilhando informações: declarar visualizações e fazer perguntas

idealmente, compartilhar informações deve ajudar as pessoas a se entenderem melhor. Fazer declarações e fazer perguntas facilita melhores conversas; Fazer as duas coisas é fundamental. Às vezes, podemos pensar que vamos influenciar as pessoas com o que estamos pensando, então facilitamos uma conversa fazendo perguntas para fazer as pessoas falarem. No entanto, as pessoas podem dizer quando estamos usando perguntas para evitar dizer o que estamos pensando. Ao fazer apenas perguntas, podemos ter uma reação defensiva porque os outros não são capazes de aprender sobre nossos interesses, raciocínio e/ou sentimentos. Além disso, perguntas retóricas como: “você não pensa…”muitas vezes incluem nossas próprias opiniões. Em vez disso, seja transparente e responsável pelo que você pensa.Além de declarar pontos de vista e fazer perguntas, as habilidades de escuta serão vitais para demonstrar respeito e ouvir o que os outros estão dizendo.

se estou falando com meus colegas de trabalho, posso propor uma solução, explicar por que acho que funcionaria e depois acompanhar a pergunta: que problemas alguém vê com o que estou propondo? Quanto mais você combina afirmando sua visão e perguntando aos outros o que eles pensam, mais cedo você identifica lugares onde concorda e lugares onde vê as coisas de maneira diferente. Isso significa que você tem mais tempo e energia para explorar as diferenças e gerar soluções que as abordem (Roger Schwarz & Associates, 2007).

Controle Unilateral

ao se sentir estressado, zangado ou defensivo, muitas pessoas recorrem a uma mentalidade de controle Unilateral. Esta mentalidade diz, eu entendo, você não. eu estou certo, você está errado. E o objetivo da conversa é ganhar a todo custo.

o Controle Unilateral dificulta a comunicação efetiva porque produz culpa, insultos, put-downs, rótulos, críticas, comparações e julgamentos. Muitas pessoas param de compartilhar informações quando são tratadas dessa maneira. Pense no que poderia acontecer em serviços diretos com sobreviventes de agressão sexual se os colegas de trabalho parassem de compartilhar informações que salvam vidas devido ao trabalho em equipe disfuncional. Mesmo quando as apostas não são tão altas, o Controle Unilateral ainda pode resultar em perda de tempo, compromisso, inovação, dinheiro, confiança e saúde mental.

a comunicação eficaz aborda o conteúdo e o processo. Toda conversa tem conteúdo – o assunto; e processo – como você discute o assunto. O processo que uma organização ou equipe usa afeta diretamente os objetivos que atinge. Quando o processo não foi discutido e acordado, os indivíduos são deixados para decidir seu próprio processo.

dicas úteis:

• decida em conjunto como ter conversas.
• acordo sobre o propósito da reunião.
• não assuma que você entende a situação e outros não.
• seja curioso sobre outros pontos de vista.
• crie melhores decisões e aumente o compromisso por meio de um bom processo.

Referência: Roger Schwarz & Associates (2011). Você está compartilhando todas as informações relevantes? (2006); visões de estado e fazer perguntas genuínas (2007); como o controle unilateral pode matá-lo (2010); lidando com pessoas que estão fora do caminho” (2007). Obtido em: http://www.schwarzassociates.com/resources/articles/