entendendo e-Faturamento e e-faturamento: definições, benefícios e Nuances

é hora de se afastar das contas de papel, que exigem impressão e entrega por correio, e abraçar e-faturamento para alcançar uma entrega mais eficiente e eficaz. E-bills pode até ligar diretamente para FAQs ou processamento de pagamento, para acelerar os pagamentos de contas.

O Que É E-Billing?

faturamento eletrônico ou e-billing é o processo pelo qual as contas são enviadas e pagas eletronicamente. Esse processo permite que os clientes recebam contas por e-mail, portal da web ou mesmo em formatos de dados legíveis por máquina, facilitando a entrega e o pagamento mais eficientes.

o processo de faturamento eletrônico é gerenciado pelo departamento de contas a receber, obtendo a saída de software contábil ou sistemas ERP e entregando isso aos clientes. Cada vez mais, os aspectos desse processo sem papel são automatizados para melhorar a velocidade e a precisão, incluindo ações de acompanhamento em que os prazos de pagamento de contas vão além dos Termos.

como é uma fatura eletrônica

uma fatura eletrônica ou fatura eletrônica é simplesmente uma versão eletrônica de uma fatura ou fatura tradicional. Visualmente, isso pode espelhar um layout tradicional de fatura de papel ou aproveitar os recursos on – line-como um link direto para pagamento de contas, FAQs ou recursos associados.

Alternativamente, as contas eletrônicas podem ser entregues como dados legíveis por máquina, como documentos em formato EDI ou XML, para facilitar o processamento automático e o pagamento por software de contas a receber.

em um contexto B2B, o e-billing diz respeito à entrega de faturas eletrônicas que possuem detalhes específicos, como prazo de pagamento, Informações fiscais, número PO e entregas detalhadas.

como funciona o processo de faturamento eletrônico

o faturamento eletrônico é o processo pelo qual as contas eletrônicas são geradas e entregues aos clientes, lembretes enviados e pagamentos coletados. O processo de faturamento eletrônico também engloba algum grau de definição de preços e crédito, que pode ser definido manualmente para cada cliente ou determinado por automação baseada em regras.

as etapas no processo de faturamento eletrônico estão listadas abaixo.

1. configuração de crédito – o primeiro passo em qualquer processo de faturamento é determinar o limite de crédito e a data de vencimento para remessa. As soluções modernas de faturamento eletrônico podem fechar o ciclo de vendas para configuração de crédito para otimizar o desempenho e minimizar o risco.
2. preços-o próximo passo é determinar o preço dos bens ou serviços prestados. As soluções de faturamento eletrônico podem procurar preços de um banco de dados e aplicar descontos de nível de conta ou contato, conforme necessário.
3. criação de contas-e-bills são gerados a partir de ERP ou dados do sistema de contabilidade, que é alimentado no modelo de conta necessária para cada destinatário – de PDF para EDI. Esta etapa é normalmente automatizada e progride muito mais rápido do que a criação manual tradicional de contas.
4. Bill delivery-outra etapa que é comumente automatizada, a entrega de e-bills pode progredir via e-mail, portal, transferência de arquivos ou transmissão direta de dados. A notificação de faturas por SMS, notificação por e-mail, WhatsApp ou canais semelhantes pode ser usada para alertar os destinatários de que sua fatura eletrônica está disponível por meio de um portal online seguro.
5. lembretes – se o biller acredita que os clientes não reconheceram, abriram ou pagaram sua fatura eletrônica dentro de um prazo específico, as comunicações de lembrete podem ser acionadas automaticamente para incentivar o pagamento imediato.
6. processamento de pagamentos-o e-billing oferece uma vantagem distinta sobre o faturamento em papel no recebimento de pagamentos, porque os clientes podem receber um link para clicar e pagar sua conta on-line via cartão de crédito ou Depósito direto. Uma maior automação é possível quando as contas eletrônicas são entregues a sistemas automatizados de contas a pagar que validam a solicitação de pagamento via referência de número PO e fazem pagamentos automáticos via ACH/NACHA.
7. Inteligência de vendas e rastreamento de relatórios e relatórios sobre entrega de E – bill, recibo e até mesmo quem leu ou respondeu a e-bills fornece uma vantagem distinta ao lidar com pagamentos em atraso para um fluxo de caixa saudável. As informações de vendas podem ser obtidas a partir do que foi faturado, onde e quando, bem como entender quais contas podem estar lutando para pagar a tempo e representar um risco de crédito futuro.

os principais benefícios do Software de faturamento eletrônico

o software de faturamento eletrônico permite que os departamentos de contas a receber se tornem muito mais eficientes. A remoção das ineficiências do processo economiza tempo e dinheiro, além de garantir uma entrega mais precisa e rápida de faturas aos clientes para pagamento imediato. Um sistema de faturamento eletrônico bem implantado é mais do que apenas uma atualização operacional, é uma vantagem estratégica.

os principais benefícios do software de faturamento eletrônico são:

1. eficiência do processo-as contas de papel exigem muito mais tempo e esforço para produzir e entregar, as contas eletrônicas levam uma fração disso.
2. precisão aprimorada-a conexão direta entre o sistema de faturamento eletrônico e o software de contabilidade e / ou sistemas ERP elimina o erro humano do processo.
3. capacidade de entrega aprimorada-o envio de contas de papel, por correio, não garante a capacidade de entrega. A pandemia do coronavírus mostrou que a entrega eletrônica é mais flexível e precisa, atingindo os clientes onde estão, no formato que desejam.
4. visibilidade do Status-saber quem recebeu, leu e respondeu às suas contas eletrônicas permite ações de acompanhamento mais direcionadas e auxilia na previsão do fluxo de caixa.Automação-as empresas estão cada vez mais procurando automatizar processos manuais repetitivos para aumentar a eficiência, para que funcionários qualificados possam se concentrar em atividades mais lucrativas. A mudança das contas de papel para o faturamento eletrônico apresenta uma grande oportunidade para a automação de processos.
5. pagamentos de contas simplificados-as contas eletrônicas podem ser enviadas com links de pagamento para receber pagamentos on-line via cartão de crédito, cartão de débito ou Depósito direto.Despesas gerais reduzidas-não ter que manter e gerenciar as máquinas para imprimir e entregar contas de papel, nem pagar pela entrega postal, pode apresentar uma economia de custos considerável para muitas empresas.Escalabilidade e flexibilidade-o e-billing apresenta uma solução muito mais escalável do que o faturamento em papel. Tradicionalmente, se os volumes de faturamento aumentassem, precisaria haver investimento em impressão, gerenciamento de processos e entrega. Esse investimento seria redundante e desperdiçado se os volumes diminuíssem. Os sistemas eletrônicos podem escalar para cima e para baixo de forma mais rápida e eficiente.
6. pegada de carbono reduzida-as contas de papel exigem mais energia e recursos para produzir e entregar (por correio). As contas eletrônicas são muito mais eficientes em termos energéticos e melhores para o meio ambiente.
7. melhor experiência do cliente-as contas de papel podem parecer um pouco antiquadas para os clientes agora. As contas eletrônicas podem ser apresentadas de maneira mais profissional, com acesso simplificado e processamento de pagamentos, simplificando e aprimorando a experiência de cada cliente de sua marca.

o E-Billing da OMS ajuda

o e-billing ajuda uma ampla gama de funções em qualquer empresa. Desde a simplificação da criação e entrega de contas a receber até a automação dos processos de contas a pagar de seus clientes. As melhorias no capital de giro e na previsão de fluxo de caixa fornecem a garantia e o capital para apoiar o crescimento e o investimento em todo o negócio. Alguns dos maiores impactos estão listados abaixo.

• Finance-e-billing melhora a eficiência do faturamento e libera capital de giro, reduzindo o DSO, anteriormente retido no livro-razão de recebíveis. A maior visibilidade do status inerente ao faturamento eletrônico permite uma previsão de fluxo de caixa mais precisa, apoiando o investimento em todo o negócio mais amplo para crescimento e estabilidade.Clientes-quando os clientes recebem suas contas eletronicamente, eles podem pagá-las com mais facilidade e rapidez, além de ter acesso a históricos de faturamento caso precisem reimprimir qualquer coisa.Fornecedores – Se você permitir que sua cadeia de suprimentos fature eletronicamente, eles podem operar de forma mais eficiente e você pode fazer pagamentos mais rapidamente, sem perder tempo consultando e esclarecendo detalhes imprecisos da fatura.
• departamento de AR-contas a receber beneficiam do faturamento eletrônico mais do que qualquer outro aspecto do negócio, é aqui que os benefícios da automação de processos e melhorias de eficiência permitem um desempenho aprimorado em relação aos KPIs.
• departamento AP-receber faturas eletronicamente ajuda as contas a pagar a prever gastos, aproveitar os descontos de pagamento antecipado e processar pagamentos com mais eficiência.
• operações-as operações se beneficiam dos recursos aprimorados de fluxo de caixa e previsão financeira que o e-billing traz, permitindo um maior investimento onde é necessário para melhorar as capacidades operacionais e a eficiência.

Como O Faturamento Eletrônico É Diferente Do Faturamento Eletrônico?

embora o faturamento eletrônico e o faturamento eletrônico às vezes sejam usados de forma intercambiável, o faturamento eletrônico é usado com mais frequência para descrever um aspecto específico do processo de faturamento em um contexto B2B. Os consumidores que recebem uma conta de serviços públicos eletronicamente tendem a descrever isso como uma conta, enquanto uma empresa que recebe uma fatura para entregas listadas específicas, contra um PO específico, falaria sobre ter recebido uma fatura.

as faturas são documentos de faturamento específicos enviados durante o processo de faturamento. O faturamento eletrônico tende a abranger uma gama mais ampla de funções do que a criação de faturas, entrega, acompanhamento e manuseio de pagamentos encontrados no EIPP (apresentação e pagamento de faturas eletrônicas) ou faturamento eletrônico. o e-billing também inclui algum elemento de definição de limite de crédito e tabelas de preços, bem como fechar o loop de pagamentos para insights de vendas e ajustar as pontuações de crédito.

o sistema ou solução de faturamento eletrônico dentro de uma organização incluirá um elemento EIPP, mas estende isso para incluir informações, preços e considerações de crédito aplicáveis à conta e ao pagador.

o faturamento eletrônico e o faturamento eletrônico podem ajudar Minha Organização

depois de ler até agora, é provável que você esteja considerando um investimento em faturamento eletrônico, talvez procurando implantar software de faturamento eletrônico internamente ou selecionar um provedor de serviços adequado para garantir que sua implantação de faturamento eletrônico seja um sucesso.

nosso conselho seria conversar com alguns provedores de faturamento eletrônico diferentes, que podem ajudá-lo a definir a solução que você precisa e a melhor forma de fazer isso. Na Corcentric, podemos ajudá-lo a avaliar vários aspectos do EIPP e o conjunto mais amplo de soluções de faturamento eletrônico – entre em contato para uma chamada de descoberta sem compromisso hoje.