estrutura de Governança e Comitê de Direção em Gerenciamento de projetos

um comitê de direção (às vezes chamado de “equipe de governança do projeto”) é um grupo de pessoas responsáveis pela supervisão, operação e entrega de projetos, programas e portfólios. Eles esclarecem as decisões sobre como o escopo de trabalho acordado pode ser cumprido.Os comitês diretores supervisionam o processo de entrega e estabelecem políticas e procedimentos de governança do projeto para ajudar as equipes de projeto a garantir que os projetos permaneçam no caminho certo e forneçam os resultados desejados. Ele concilia diferenças e questões conflitantes nas funções e responsabilidades das partes interessadas e garante que todos os resultados sejam de qualidade e atendam ao escopo acordado. Um comitê de governança de projetos é eficaz quando garante a entrega oportuna e eficiente de resultados satisfatórios.

neste artigo, definiremos o termo “Comitê Diretor” para gerenciamento de projetos e descreveremos quais funções e componentes geralmente estão envolvidos nas estruturas de governança de projetos.

o que é um comitê diretor em Gerenciamento de projetos?

Um comité de direcção do projecto (também conhecido como projeto de “conselho”) é um alto poder de decisão dentro do projeto de estrutura de governança que consiste de topo, gestores e líderes que fornecer, analisar e monitorar a direção estratégica e de orientação política para a equipe do projeto e outras partes interessadas. O Comitê do projeto também fornece recomendações sobre abordagens de entrega e participa da discussão de estratégias gerais e oportunidades de planejamento e implementação.

Normalmente, as partes interessadas seniores e os representantes de alto nível dos clientes do projeto são membros de um comitê diretor do projeto. Dentro da estrutura de governança do projeto, os membros do Comitê estão estrategicamente posicionados para promover efetivamente os objetivos de suas respectivas organizações. A diversidade geralmente tornará o conselho de gerenciamento de projetos flexível e melhorará a tomada de decisões.

Que podem ser membros de um projeto do comitê de governança:

• Gerente de Projeto
• Patrocinador do Projeto
• Proprietário do Projeto
• Analista de Negócios
• Cliente Representantes

Algumas responsabilidades dos membros do comité director:

• Planejamento estratégico e revisão
• Verificar alterações para o Caso de Negócio do documento
• Aprovação do Project Charter para o rigor e de conformidade com o Caso de Negócio.
• Monitoramento e controle do projeto
• Gestão do relacionamento e os conflitos entre a equipe de entrega e outras partes interessadas no projeto
• Definição de políticas e procedimentos relacionados com a entrega do projecto
• Recomendar ajustes aos recursos e sua alocação

Project Charter lista de verificação

A fundação de um comité de direcção é geralmente estabelecido pelo órgão de gestão ou outros tomadores de decisão dentro de uma organização. Muitas vezes, este será um representante da organização que contribuiu para a visão original do projeto que liderará o Comitê.

o que é uma estrutura de Governança de projetos?

Um projeto de estrutura de governança é uma estrutura de autoridade e a responsabilidade que determina como as partes interessadas de um projeto que vai fazer, comunicar e implementar decisões estratégicas e resolver problemas que surgem ao longo de todo o ciclo de vida.

estruturas eficazes de governança de projetos ajudam os gerentes de projeto a equilibrar questões conflitantes e tomar decisões informadas. Essas estruturas identificam linhas de comunicação, direitos de decisão e relacionamentos de relatórios para as pessoas que aprovam solicitações de mudanças no escopo, orçamento ou cronograma do projeto. Existem três tipos de estrutura de governança que são usados em projetos e programas: centralizado, distribuído ou híbrido. As seções a seguir as descrevem mais adiante.

3 Modelos De Governança De Projetos

1. Centralizada

uma estrutura de governança centralizada flui todas as decisões do Comitê Diretor para a equipe do projeto e as partes interessadas e, em alguns casos, na direção oposta também. Esse tipo de governança é muito comum em grandes projetos, onde há pouco tempo para coordenação e compartilhamento de informações entre comitês.

outra razão para adotar uma estrutura de governança centralizada é que ela fornece direção consistente ao longo do ciclo de vida do projeto. Ele garante que o projeto esteja no caminho certo e siga o escopo de trabalho acordado. Outra vantagem é que simplifica as comunicações e reduz custos e riscos.

3. Distribuído

em contraste com a governança centralizada, as estruturas de governança distribuída mantêm a Autoridade de tomada de decisão dispersa entre todas as partes interessadas. Isso permite mais flexibilidade nas decisões do projeto, mantendo melhor a responsabilidade.

em uma estrutura de governança distribuída, a Autoridade de tomada de decisão é mantida nas mãos da equipe do projeto, com revisões periódicas conduzidas pelo Comitê Diretor. Em um sistema de governança distribuída, não há barreiras para mudanças no escopo ou no orçamento.

3. Híbrido

uma estrutura de governança híbrida combina os elementos positivos dos modelos centralizados e distribuídos. O Comitê Diretor de um modelo híbrido atua como um comitê diretor interno; no entanto, é apoiado por um grupo consultivo externo (ou painel).

a estrutura híbrida é mais frequentemente usada em projetos complexos e multifásicos que requerem tomada de decisão estratégica central em fases posteriores do projeto. O principal objetivo desse tipo de governança é aproveitar as melhores propriedades de outros tipos, evitando deficiências graves.

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6 Perguntas e Respostas Comuns

Aqui abaixo nós fornecemos a você as respostas para algumas das perguntas mais freqüentes sobre o assunto.

1. Por que criar um comitê diretor em projetos?Os Comitês de direção são formados a fim de permitir que o gerente de projeto se comunique de forma mais eficaz com as principais partes interessadas e receba informações mais oportunas e precisas sobre o processo de entrega do que é alcançado em uma estrutura tradicional de gerenciamento de projetos top-down.

2. Qual é o tamanho ideal do Comitê Diretor do projeto?

o tamanho ideal de um comitê diretor em um projeto é entre 8-15 membros, mas recomenda-se que o tamanho do Comitê em qualquer projeto não seja superior a 10 pessoas.

3. O que é a reunião do Comitê Diretor?

a reunião do comitê diretor é um evento regular do fórum através do qual o gerente de projeto se comunica com as principais partes interessadas para revisar o progresso do trabalho, horários, despesas, etc., e distribuir responsabilidades entre os membros da equipe.

4. Qual é o objetivo de uma estrutura de governança de projetos?

uma estrutura de governança de projeto é necessária por dois motivos principais: (1) ajudar a garantir que os projetos forneçam resultados aceitáveis dentro do cronograma e (2) ajudar a proteger os patrocinadores dos riscos associados às três etapas de qualquer projeto – planejamento, entrega e fechamento.

5. Qual deve ser a composição de um comitê gestor de projetos?

A composição de um comitê de direção irá variar de acordo com o tipo de projeto, e seria com base na seguinte:

• Patrocinador do Projeto: Este é o proprietário do projeto e é responsável para a obtenção de compromissos de patrocinadores para financiar e implementar projetos.
• Gerente de projeto: o Gerente de projeto é responsável por implementar os objetivos e a visão comunicados pelo patrocinador em tarefas acionáveis que podem ser concluídas a tempo e dentro do orçamento.
• Gerente de portfólio de projetos: essa pessoa é responsável por avaliar projetos de capital em relação à sua capacidade de entregar valor comercial. Ele / ela deve ser capaz de entender os drivers de negócios para projetos de capital, tomar decisões de trade-off adequadas entre projetos e aceitar ou rejeitar novos projetos com base em seu ajuste dentro do portfólio. Essa função também é responsável por comunicar prioridades estratégicas ao patrocinador e gerente de projeto.

6. Alguma diferença entre a estrutura de governança do projeto e o escritório de gerenciamento de projetos?

não há diferença aparente entre os dois. No entanto, o primeiro tem muitos significados. É mais provável que este artigo descreva a estrutura de governança do projeto e para que ele pode ser usado. Saiba mais sobre o PMO.