Gestão de Eventos: Um passo-a-passo sobre como usá-lo em seus eventos

gestão de Eventos. É uma frase que é jogada muito, mas além do significado literal de apenas gerenciar eventos, o que exatamente isso implica? E mais significativamente, como pode ser usado em eventos?

cada tipo de Evento requer um conjunto único de habilidades e know-how que irá ajudá-lo a mitigar o caos e executar eventos suaves e envolventes para seus participantes.

há muito a cobrir, e é por isso que, neste artigo, vamos orientá-lo pelos principais conceitos de gerenciamento de eventos, mostrando como eles podem ser aplicados diretamente aos seus eventos.

gerenciamento de eventos explicado

simplificando, gerenciamento de Eventos é a coordenação, planejamento, organização e execução de um evento. O termo abrange o gerenciamento de projetos em todos os aspectos de um evento, que pode ser qualquer coisa, desde encontrar palestrantes até enviar pesquisas pós-evento. Além disso, o gerenciamento de Eventos pode ser aplicado a qualquer tipo de evento em qualquer ambiente.

embora frequentemente usado como sinônimo do termo ‘planejamento de eventos’, o gerenciamento de Eventos é mais prático e tem mais a ver com a logística e o manuseio geral na preparação e no dia do próprio evento.

por que o gerenciamento de Eventos é importante

gerenciar um evento corretamente é essencial para que ele seja um sucesso. Simplificando, não importa o quão bom seja o seu local, alto-falantes ou entretenimento, o fracasso em acertar os fatores básicos, como orçamento e logística, significa que você pode se expor a desafios potencialmente imprevistos.

então pense nisso assim, quanto mais tempo você investir em gerenciamento de eventos, mais profissional será o seu evento.

gerenciamento de eventos virtuais

o rápido aumento de eventos on-line rapidamente nos forçou a tomar nosso know-how de gerenciamento de eventos presenciais e adaptá-lo ao mundo virtual. Tarefas como encontrar um local, criar protocolos de saúde e segurança e catering foram substituídas por encontrar a tecnologia certa e criar conteúdo valioso e envolver os participantes.

é por isso que, ao gerenciar um evento virtual, você não apenas deve entender a logística por trás dele, mas também deve adicionar ênfase extra na criação de conteúdo interessante.

as cinco etapas do gerenciamento de eventos

agora temos o básico fora do caminho, vamos mergulhar nas cinco etapas básicas do gerenciamento de eventos. Eles podem ser aplicados a qualquer evento e devem fornecer muitas informações que podem ser aplicadas diretamente aos seus eventos, em qualquer forma ou forma que seja necessária.

Passo 1: Crie um objetivo e faça sua lição de casa

a primeira etapa de qualquer evento de sucesso é definir seu objetivo e criar um plano de ação de como você vai fazer isso acontecer. Comece identificando o que você deseja alcançar, concentre-se em um objetivo e realmente vá em frente. Em muitos casos, isso será evidente. Por exemplo, talvez você queira lançar um novo produto ou talvez queira gerar leads extras. Seja o que for que você decida, é essencial entrar nos detalhes, pois isso lhe dará uma visão mais clara do evento, facilitando o gerenciamento a longo prazo. Então, depois de identificar seu objetivo, é hora de começar a fazer sua pesquisa.

Microdisect o que você deseja alcançar e mapear as ações que o levarão até lá. Isso ajudará a refinar o escopo do seu evento e identificar as ações necessárias para atingir seu objetivo.

quanto mais pesquisas você realizar, mais detalhado e refinado será o evento. E além disso, você terá uma maior compreensão da viabilidade do evento, especialmente em termos de orçamento e como isso corresponde ao seu objetivo.

Etapa 2: Escolha seu tema e descreva o evento

agora que você fez sua pesquisa, é hora de usar suas descobertas iniciais para criar um plano de ação concreto para o seu evento. Importante, isso lhe dará as bases para começar a projetar seu evento, então passe por todos os detalhes, no entanto, pequeno pode ser.

Para fazer a bola rolar, aqui está uma lista de perguntas que podem ajudar a resolver esses detalhes:

• Qual é o tema do evento?
• quem é o público-alvo?
• onde e quando será o evento?
• Qual é o formato?
• Qual é a duração do evento?
• quantos participantes posso esperar?
• quem estará falando no evento?
• estou oferecendo atividades ou entretenimento?
• Como posso manter os participantes envolvidos?
• você estará cobrando por ingressos?
• você precisa encontrar patrocinadores?
• qual tecnologia de Evento eu preciso?

há muita comida para pensar aqui e muito mais perguntas que precisarão ser abordadas. O que é vital é que você se coloque em uma mentalidade pensativa pela qual você imagina todos os detalhes e eventualidade possíveis em torno do evento. Isso permite identificar quaisquer problemas que possam surgir no início.

Passo 3: Aprimore os detalhes

agora você deve ter uma boa ideia de como o evento deve ser, o que significa que é hora de transformar isso em realidade. Esta etapa é de longe a mais demorada e consiste em uma longa lista de ações (veja abaixo), dependendo do tipo de evento que você está executando.

• encontrar locais (ou plataformas de eventos online), fornecedores, palestrantes, patrocinadores, etc.
• a Construção de um site do evento e lançamento de pré-evento de comunicações
• Evento de marketing e divulgação
• Rastrear Confirmações de eventos e números de inscrição
• Participante comunicações
• Evento de logística no dia
• Concepção e finalização de eventos críticos documentos, como o minuto-a-minuto
• Concepção de caso processo de check-in e criação de sinalização
• Pós-evento de comunicações

Passo 4: Entregando o evento

depois de todo o trabalho que você colocou seguindo as etapas anteriores, é o dia do evento. Estás quase lá. Agora é hora de entregar um evento que irá envolver e excitar seus participantes. Aqui estão algumas das ações que você precisa tomar, para superar o último obstáculo e garantir que você execute um evento suave e bem-sucedido.

• certificando-se de que tudo está configurado
• Check-in
• Convidado comunicação
• Gerenciamento de problemas inesperados e emergências
• Palestrante convidado e suporte
• mídias Sociais e interação com o público

Etapa 5: Pós-evento deveres

O evento foi concluída, mas não pára por aqui. Até agora você deve ter uma boa idéia de como o evento foi e é hora de começar a reunir feedback, continuando a envolver os participantes, e planejamento para o futuro.

a primeira ação, feita 12 a 48 horas após o evento, é enviar aos Participantes Um E-mail de agradecimento com uma pesquisa pós-evento. Isso dá aos participantes muito tempo para digerir como eles encontraram o evento, fornecendo muitas informações sobre como melhorar.

então, com todo o feedback valioso que você coletou, reúna a equipe para um debrief. Essas reuniões e conversas são muito úteis para compartilhar impressões pessoais e identificar o que pode ser feito para seguir em frente.

Considerações Finais

organizar eventos é um grande desafio, mas é uma atividade que pode trazer enormes benefícios. E é por isso que o gerenciamento de Eventos é tão crucial que ajuda a mitigar os riscos, permitindo que você se concentre nas coisas que mais importam. Portanto, quanto mais tempo você investir em gerenciamento de eventos, mais profissional será o seu evento.