inspire-se

o trabalho de um planejador de eventos nunca é feito, nem mesmo quando o evento em si é concluído. Tão importante quanto obter todos os detalhes antes do seu evento, é o trabalho que resta fazer logo após o evento em si!

um evento debrief é uma reunião com sua equipe onde você desconstruir cuidadosamente e analisar um evento anterior. Um debrief de evento completo ajudará você a identificar o que deu certo, o que deu errado e o que poderia ser melhor da próxima vez. Se você não tomar o tempo para rever seus eventos, você pode perder oportunidades importantes para corrigir erros e fazer melhorias importantes.

mesmo quando um evento parece ter saído sem problemas, sempre há elementos que podem ser aprimorados-é aí que um debrief pós-evento com sua equipe se torna importante. Reservar um tempo para debater um evento oferece muitos benefícios, incluindo Obter feedback valioso, agilizar seu processo, melhorar a experiência do participante e desenvolver relacionamentos com patrocinadores, fornecedores e funcionários.

ao reservar um tempo após o evento para capturar suas anotações e pensamentos, seus eventos melhorarão a cada edição ou ano! Além disso, se for necessário entregar seu evento a outra pessoa, você os preparará para o sucesso, tendo tudo documentado.

o Debriefing começa durante o seu evento

antes do seu evento terminar, reserve um tempo para anotar a logística do que você deseja lembrar, pois você pode esquecer alguns detalhes quando o evento estiver ocupado.

leve em consideração o seguinte:

• quantas pessoas apareceram no evento? Qual é a porcentagem de convidados femininos/masculinos?
• isso influenciou o catering e / ou os overs deixados?
• os horários foram respeitados?
• você percebeu quaisquer gargalos ou problemas du Para configurar e impedi-los no futuro?
• você previu pessoal suficiente para ajudar seus convidados durante o serviço de registro/vestiário, para dar sempre ou qualquer outra pergunta durante o evento?
• seus patrocinadores e parceiros tiveram visibilidade suficiente?
• anote as coisas que você gostou no local e as que deseja melhorar.

Debriefing após o seu evento

após o seu evento, você vai querer obter avaliações de todas as pessoas envolvidas no evento. Reúna o máximo de informações que puder para avaliar toda a imagem.

envie uma pesquisa de evento para seus participantes

Use um questionário cobrindo o maior número possível de aspectos do evento, como processo de convite, logística de eventos do programa de eventos, para que você possa usar as informações durante o debrief do evento.

você pode obter esse tipo de feedback de três maneiras diferentes:

• faça sua pesquisa de Evento disponível durante o evento, configurando um estande onde eles podem deixar seus comentários. Dessa forma, você obtém o feedback deles quando está fresco em sua mente.
• envie a pesquisa do evento alguns dias após o evento. Este é um ótimo complemento para o seu ‘Obrigado e-mail’. Hospede a pesquisa como um formulário em seu site para que eles possam preenchê-la rapidamente.
• peça feedback através de um aplicativo de Evento (se você estiver usando um). Esta é talvez a maneira mais interativa de receber feedback. Certifique-se de que os resultados desta pesquisa estão disponíveis para sua sessão de debriefing do evento.

convide as partes mais importantes para o seu debrief

os principais jogadores podem fornecer informações importantes, uma vez que muitas vezes têm uma opinião diferente sobre as coisas. Se sua equipe de organização é pequena, não há problema em Convidar Todos. Se muitas pessoas estiverem envolvidas, certifique-se de ter um representante de cada função-chave (equipe de eventos no local, local de hospedagem, parceiros logísticos, palestrante ou patrocinador e, eventualmente, até mesmo um colega que participou do evento.

isso lhe dará a oportunidade de coletar informações valiosas de diferentes pontos de vista e facilitará a colaboração futura.

defina uma agenda detalhada e faça uso de um moderador

é importante acertar os principais itens do seu evento: registro, restauração, configuração, alto-falantes/entretenimento, sinalização/decoração etc. Além disso, é importante designar alguém para liderar a discussão para que a Conversa não se torne caótica.

comece com seus objetivos, ouça com atenção para não se esqueça de fazer um resumo

Antes de começar a discutir cada aspecto do evento, passe rapidamente por suas metas e objetivos. Isso ajudará você e a equipe a gerar o melhor feedback. A maneira mais fácil de conduzir um debriefing de evento é usar um modelo de debrief de Evento.

Use os dados e disponibilize-os para outras pessoas

talvez o passo mais importante: depois de coletar dados de sua reunião de debrief de Evento e/ou pesquisa, é importante usá-los para todos os eventos futuros. Para garantir documentar suas anotações e ações em algum lugar que sua equipe possa acessar a qualquer momento.

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