Minute Book: O Que é um livro corporativo e por que é importante

o que é um livro de minutos?

por que é importante manter um livro corporativo ou Registros Comerciais?

o que está incluído em um livro de minutos e quais são as consequências do livro de minutos não é mantido atualizado?

neste artigo, vamos quebrar tudo o que você precisa saber sobre livros de minutos.

você está pronto?

Vamos começar…

o Que é um livro de atas

Um minuto livro, corporativa minutos de livro ou corporativa é um livro oficial de registro da empresa em atividades internas e decisões.Merriam-Webster define um livro de minutos como”o registro oficial escrito da transação dos acionistas e diretores de uma corporação”.

o minute book é essencialmente um fichário corporativo contendo as resoluções da empresa, Razão acionista, estatutos, lista de diretores, estatutos e todos os documentos corporativos internos da empresa.

quando você incorpora uma empresa pela primeira vez, você deve organizar imediatamente todos os seus documentos corporativos no minute book para garantir que você mantenha registros claros da empresa.

o minute book fornecerá detalhes sobre a história da empresa.

como a empresa é uma pessoa jurídica que atua por meio de seu conselho de administração, ela deve acompanhar as importantes atividades e eventos de sua vida e documentar seu processo de tomada de decisão.Uma pessoa física pode manter um diário de eventos importantes em sua vida.

uma corporação deve manter registros de decisões importantes em sua vida e demonstrar que essas decisões foram tomadas em conformidade com as regras de governo corporativo e a lei.

o livro de minutos contém essencialmente o Diário da empresa.

o que são “atas”

atas ou atas de reunião representam o relato documentado de uma reunião ou decisão.Por exemplo, o conselho de administração da empresa é responsável por tomar decisões importantes e estratégicas para a empresa.Eles geralmente se reúnem várias vezes por ano para discutir os assuntos da empresa, governança, avaliar como as coisas estão indo e o que deve ser feito a seguir.

o secretário da empresa é responsável por preparar um relato escrito do que foi discutido durante essas reuniões e as decisões tomadas.

é o que chamamos de “atas” da reunião.

as atas representam uma nota detalhada do que foi discutido e quais decisões foram tomadas por quem.

uma vez que as atas da reunião são preparadas, elas são posteriormente submetidas a cada membro do Conselho presente na reunião para aprovar e confirmar seu conteúdo.

em última análise, a ata da reunião aprovada será colocada no caderno de minutos da empresa para manter uma conta da decisão da empresa e do processo de tomada de decisão.

o que acontece em um livro de minutos

o que acontece em um livro de minutos e seu conteúdo é geralmente padrão.

existem alguns documentos e informações essenciais encontrados no minute book for corporations:

1. Artigos de incorporação
2. legislação
3. Resolução do conselho de administração
4. Resolução dos acionistas
5. Registrar, de administração
6. cadastro de funcionários
7. registro de acionistas
8. Acionista razão
9. transferência de Estoque de contabilidade
10. Assinatura de acordos
11. Empresa de registro de documentos
12. certificados
13. acordo de Acionistas
14. Opção de subsídios
15. disposições de Crédito
16. as Alterações da empresa de artigos ou estatutos

o minute book fornece informações sobre a estrutura jurídica da empresa, as decisões que foram tomadas no passado pelos diretores e acionistas, como a empresa pode adotar novas decisões importantes e quem são os stakeholders da empresa.

quando você precisa mostrar seu livro corporativo

há muitos casos em que você precisa produzir o histórico da sua empresa e o livro de minutos.

Aqui estão alguns exemplos de eventos que exigem que você mostre o livro de minutos para sua corporação:

1. processo de Due diligence
2. Venda de sua empresa
3. Transferência do seu negócio para outra pessoa
4. financiamento Bancário
5. transações imobiliárias

comprar

6. Semente rodada de financiamento
7. Investidor financiamento
8. oferta pública Inicial
9. Abertura de linha de crédito instalações
10. Para contabilidade fiscal meramente
11. Empresa de auditoria
12. Lidar com as autoridades governamentais

Em qualquer uma das situações acima, você pode ser solicitado a mostrar que a sua história da empresa está bem documentado e que o investidor ou empresa de financiamento está transacionando com você com base no conhecimento completo do status corporativo e do histórico da sua empresa.

se o seu livro de registros corporativos estiver incompleto ou não documentado, isso pode atrasar sua transação ou até mesmo comprometê-la.

portanto, certifique-se de manter seus registros atualizados.

preciso de um livro de minutos

a resposta curta é sim!

Qual é a importância de um livro de minutos?

você precisa de um livro de minutos para explicar a história da empresa.

em certo sentido, não é o livro de minutos real que é importante, mas todo o conteúdo que você deve manter nele.

na vida de sua empresa, em muitos casos, você precisará voltar às suas atas corporativas para fornecer evidências de decisões ou ações passadas da empresa.

Por exemplo, se a sua empresa tinha tomado uma importante linha de crédito no banco, ele tinha ações emitidas no âmbito do financiamento das empresas ou semente rodada de financiamento ou pode ter comprado ações a partir de certos acionistas, será necessário fornecer os registros em sua companhia minutos para demonstrar que tais decisões foram tomadas em conformidade com a empresa de regras e leis.Se uma empresa negligencia seu livro corporativo e não consegue manter os minutos da empresa relacionados às suas decisões importantes, pode acabar pagando muitas taxas legais para recriar a história da empresa.

a empresa pode precisar pagar para documentar importantes decisões passadas e produzir evidências de que suas decisões passadas foram devidamente aprovadas pelo Conselho de administração e acionistas da empresa.

como você organiza um livro de minutos

organizar um livro de minutos não é fundamentalmente um processo complicado.

claro, pode haver diferenças significativas entre o manuseio do livro de minutos para um grande multi-nacional versus uma pequena loja local.

então, como você mantém um livro de minutos?

seu livro de minutos deve conter minimamente:

1. Seus artigos de incorporação ou certificado de incorporação, juntamente com todas as suas alterações
2. Seu estatuto social, juntamente com todas as suas alterações
3. registo do seu conselho de administração
4. A resolução e a poucos minutos da inicial organizacional reunião
5. Atas de todas diretor do conselho de reuniões
6. resoluções de Acionistas mostrando todos os acionistas aprovações
7. Da empresa, os acionistas e o compartilhamento de registo

Cada empresa pode decidir qual a informação a manter em seu livro de atas.

frequentemente, qualquer informação que possa afetar potencialmente a corporação como uma entidade deve ser mantida no livro corporativo.

o que acontece se meu livro de minutos não estiver atualizado

você pode se deparar com consequências importantes se sua empresa não tiver um livro de registros atualizado e bem documentado.

muitas vezes, as empresas vêem uma transação importante atrasada ou mesmo descarrilada como resultado da inadequação de seu livro de minutos.Por exemplo, você trabalhou duro para encontrar um investidor para investir em sua empresa.

você precisa muito dos fundos de investimento.

Opa, há um problema!

o investidor não quer investir até que sua empresa possa mostrar e documentar adequadamente as decisões passadas.

o investidor quer ter certeza de que a empresa não violou os direitos de ninguém no passado, suas decisões cumpriram a lei e os regulamentos da empresa.

sem conforto que as operações da empresa eram regulares, o investidor vê risco.

aqui está uma pequena lista de casos em que uma empresa pode enfrentar possíveis consequências de não manter seu caderno de minutos:

1. Padrão obrigatório de regulamentação de arquivamentos
2. Exposição a sanções legais por falta de conformidade regulatória
3. Mais ampla auditoria no contexto de uma transacção de venda
4. Conselho de administração, sujeito a um processo judicial, dependendo da natureza da situação irregular decisão
5. Possível de acionistas ação judicial em situação irregular decisões que impactam acionista direitos
6. Ex-diretores tornando-se responsável pelas ações da nova administração se a alteração não foi documentado
7. Impossibilidade de recriar a história da empresa para o a satisfação de um importante investidor

A intensidade das consequências pode variar, dependendo da natureza da decisão, o tamanho da empresa, a possíveis violações da lei e o número de partes interessadas potencialmente afetados pelas decisões da empresa.

É melhor consultar com um advogado corporativo para garantir que manter sua empresa minuto livro adequadamente para evitar qualquer risco desnecessário.

Resultados

A empresa ata é o registro oficial da história da empresa, desde que foi constituída. As empresas são obrigadas a manter um registro detalhado de documentos corporativos, decisões e transações.

Normalmente, o livro corporativo na Ata da empresa é realizado na sede da empresa.

o livro de minutos da empresa inclui:

1. Artigos de incorporação
2. registro de conselheiros e diretores
3. Resoluções do conselho de direção
4. Resolução dos acionistas
5. Placa minutos
6. registro de acionistas
7. Registo de compartilhamento de transferências
8. Regulamentar a apresentação de documentos

E mais.

se você mantiver adequadamente o minute book da sua empresa e garantir que seu conteúdo esteja atualizado, minimizará efetivamente o risco para a empresa e os diretores que administram a empresa.

o conselho de administração terá o conforto de que suas decisões foram bem documentadas e mantidas nos registros da empresa.

os acionistas têm a garantia de que aprovaram qualquer resolução do Conselho de administração conforme necessário por lei.Terceiros como bancos, investidores, governos, auditores ou advogados podem ver rapidamente um histórico detalhado da empresa e ter o conforto de que as decisões e atividades anteriores da empresa estavam em conformidade com suas regras internas e a lei.

a manutenção adequada do minuto é crucial para uma empresa documentar sua história.

você tem uma experiência que gostaria de compartilhar conosco relacionada ao livro de registros corporativos?

gostaríamos muito de ouvir de você.