O Que É Montagem De Documentos?

perguntei aos participantes do meu Bar do Estado de Idaho falar sobre o uso de produtos de montagem de documentos. Muito poucas mãos subiram. Se você não estiver usando um produto de montagem de documentos, não estará sozinho.

o que é montagem de documentos? É um software sofisticado de preenchimento em branco. Ele permite que você crie um modelo e preencha as variáveis com as informações de um cliente específico. Ele é realmente útil para produzir documentos de rotina que você precisa produzir centenas ou milhares de vezes ao longo dos anos.

o software é sofisticado. Pode fazer coisas como consertar “criança” e “crianças” com base em quantas crianças as festas têm. Ele orienta você através da coleta das informações necessárias e sabe pular perguntas que não são pertinentes. Por exemplo, se você responder “Nenhum” à pergunta sobre quantos filhos as partes têm, não fará perguntas sobre pensão alimentícia, Custódia, etc. Sabe consertar coisas como” ele “e” ela”, e essa é apenas a ponta do iceberg.

o software de montagem de documentos é útil mesmo se você executar uma pequena prática com um número limitado de clientes. Você não precisa usá-lo para cada documento ou mesmo para cada parte de um documento. Alguns advogados o usam-inicialmente, pelo menos-para criar legendas em tribunal e blocos de assinatura. Mais tarde, eles levam para o próximo nível e adicionam várias disposições ao processo. Eles constroem um passo de cada vez para um questionário completo que leva à conclusão de um documento inteiro.

alguns sistemas de montagem de documentos facilitam o início pequeno e o crescimento. Outros exigem uma abordagem mais abrangente para o design do sistema e, essencialmente, exigem que você pense em todo o seu fluxo de trabalho antes de entrar no primeiro documento. Nós nos estabelecemos em Pathagoras. Ele está totalmente integrado ao Microsoft Word e facilita a adoção de uma abordagem incremental para adicionar provisões e documentos ao nosso sistema. Não é perfeito, mas é uma solução viável.

usamos produtos de montagem de documentos há anos. Começamos com HotDocs (que definhou por algum tempo e recentemente fez um forte retorno) e GhostFill (que deixou o mercado legal). Pathagoras é mais fácil e menos sofisticado do que alguns dos outros produtos, mas funciona para a nossa abordagem. É importante para você encontrar algo que você vai usar em vez de comprar algo e guardá-lo para mais tarde (o que nunca vem).

estou intrigado com ContractExpress( assista à entrevista), mas ainda não tentei. É um sistema baseado em nuvem e parece bom. Normalmente, as grandes empresas têm sido os usuários-alvo do ContractExpress; só recentemente o software se concentrou nas necessidades das pequenas e médias empresas. Eu realmente gosto da ideia de alugar o software e deixá-lo viver no servidor de outra pessoa.

DirectLaw é outro produto de ponta digno de sua atenção. Leva a montagem de documentos para o próximo nível e permite montar os documentos e vendê-los, por meio de seu sistema, diretamente aos clientes.A realidade de nossas vidas é que criamos muitos documentos. Raspar segundos ou mesmo muitos minutos do tempo necessário para criar esses documentos pode ter um impacto dramático em nossos resultados. Os sistemas de montagem de documentos são muito, muito mais eficientes do que procurar uma forma de “passar” e cortar e colar. A montagem de documentos ajuda você a padronizar sua abordagem aos documentos e garante que toda a sua empresa esteja trabalhando a partir da mesma base de conhecimento. Quando você melhora seus acordos e outros formulários, você os melhora para toda a equipe.

dê uma olhada nos sites dos vários produtos de montagem de documentos e avalie-os. Muitos deles oferecem alguma forma de teste gratuito. Se você não se envolveu na montagem de documentos antes, é hora de começar agora.