o que é EDI (Electronic Data Interchange)?

o que é EDI (Electronic Data Interchange)?

A Troca Eletrônica de dados ou EDI é uma tecnologia que ajuda as organizações comerciais e os parceiros a se tornarem mais rápidos, acelerando os cronogramas logísticos e eliminando erros manuais por meio da automação de comunicação de Negócios Para Negócios. O EDI permite que organizações que produzem, enviam, compram e vendem bens ou forneçam serviços como varejistas, fabricantes, seguradoras, prestadores de cuidados de saúde, companhias aéreas e muito mais.O EDI está em uso desde a década de 1960, embora esteja encontrando um novo uso hoje, permitindo a automação da cadeia de suprimentos e atuando como uma parte fundamental do fluxo de trabalho para automação de processos de negócios. No final desta postagem do blog, você deve ter uma compreensão bastante sólida do EDI e uma introdução aos fundamentos da tecnologia EDI.

troca de dados de computador para computador

EDI é uma troca automatizada de documentos comerciais eletrônicos padrão que ocorre entre parceiros de negócios por meio de uma conexão padronizada e segura.

com comunicações de computador para computador, não há necessidade de confiar em opções manuais, como e-mail, fatos e correio postal. Os documentos se movem diretamente do aplicativo de computador do remetente para o aplicativo de computador do receptor. Por exemplo, um comprador pode enviar uma ordem de compra e o fornecedor enviará automaticamente uma fatura.

milhares de documentos de transação comercial padrão podem ser gastos automaticamente com EDI. Exemplos comuns incluem pedidos de compra (EDI 850), status de envio (EDI 214), informações alfandegárias de faturas, confirmações de pagamento (EDI 820) e documentos de inventário.

o formato EDI padrão permite que os computadores processem documentos EDI. Os padrões descrevem cada dado e o formato, como o tipo de Documento, as partes envolvidas, a data comum e as ações a serem tomadas. O uso de padrões elimina as variações de empresa para empresa para que cada sistema de computador de parceiros de negócios fale uma linguagem comum.Os sistemas EDI usam uma variedade de padrões para várias regiões, usam gaiolas e indústrias. Os padrões EDI têm versões diferentes, portanto, os parceiros EDI precisam usar o mesmo padrão e versão para que os dados fluam corretamente.

entre os padrões mais populares estão ANSI X12 usado nos Estados Unidos, UN/EDIFACT que é usado globalmente, e padrões específicos da indústria, como HIPAA.

EDI usa uma série de protocolos seguros para troca de documentos. Os parceiros devem concordar com o protocolo a ser usado e certificar-se de que estão usando o mesmo protocolo antes de poderem trocar arquivos EDI. Caso contrário, devem trabalhar com um intermediário para facilitar a troca entre os dois protocolos.

certos protocolos de segurança EDI exigem mais tecnologia do que outros, mas o uso de software EDI, como o ESSBUS Connect, pode facilitar uma ampla variedade de trocas sem um grande investimento.

esses protocolos variam do protocolo de transferência de arquivos (FTP) ou FTP seguro (STFP) estabelecido há muito tempo que é usado para fazer upload de conteúdo para um servidor host para um site, para sistemas baseados em API, como AS4, baseado na web via A2 e outras opções, incluindo EDI móvel.

embora EDI em si pode obter altamente técnico, investir nele para a sua empresa vai pagar por si mesmo em nenhum momento. A velocidade com que você poderá processar pedidos e faturas melhorará drasticamente, permitindo reduzir os custos de mão-de-obra e concentrar os esforços trabalhistas em outras tarefas de Valor Agregado.

EDI e Automação

as mensagens EDI podem ser automatizadas com fluxos de trabalho pré-configurados. Por exemplo, assim que um pedido de compra é marcado enviado, o fornecedor pode enviar uma notificação de envio, seguida de uma fatura.

geralmente, as empresas usam tradutores EDI, seja por meio de um provedor de serviços ou software para traduzir os documentos EDI para uso com aplicativos internos para permitir o processamento automatizado. Os processos podem ser expandidos para trabalhar com fluxos de trabalho e integrações dentro de sua empresa. Por exemplo, uma vez que uma empresa recebe um pedido de compra via EDI, o sistema de logística gera automaticamente uma tarefa para a equipe do armazém mover as mercadorias do estoque para o transporte. Uma vez movida para o envio, uma etiqueta de envio é gerada automaticamente e as informações de envio são enviadas de volta ao cliente que fez o pedido.

usando EDI em comparação com os processos manuais tradicionais

com um método tradicional, como papel ou e-mail, o comprador receberá uma notificação para fazer um pedido ou poderá determinar que deve fazer um pedido após verificar os números do inventário.

o comprador insere informações em um sistema de compras para criar o pedido de compra e imprime e envia para o vendedor ou envia-as por e-mail.

o fornecedor recebe o PO, dias depois ou por e-mail, juntamente com outras comunicações. Uma vez recebido, o fornecedor o insere manualmente em seu sistema de vendas.

o vendedor imprime uma fatura e a Inclui com a remessa ou a envia separadamente, por e-mail ou correio postal.

o comprador insere manualmente a fatura no sistema de contas a pagar.

neste ponto, o sistema de papel adicionou uma semana ou mais de tempo de envio para frente e para trás ao processo. Tanto o papel quanto o e-mail são altamente suscetíveis a erros, o que aumenta o tempo do pedido.

com um processo EDI, o sistema de aquisição habilitado para EDI do comprador gera e envia automaticamente um PO formatado por EDI quando o inventário atinge o nível predefinido para acionar o sistema. Em poucos minutos, o sistema de pedidos de vendas do Fornecedor, equipado com software EDI, recebe o PO.

o sistema do Fornecedor alerta automaticamente o pessoal do armazém para embalar e enviar as mercadorias. Uma vez que são embalados e prontos para enviar, o sistema de transporte gera o aviso avançado do navio (ASN) e envia-o ao departamento de recepção do comprador. A partir daí, o sistema ERP do Fornecedor cria uma fatura EDI que entra no sistema de contas a pagar do comprador.

todo esse processo leva cerca de uma hora, em vez de uma semana ou mais.

benefícios do EDI

o EDI oferece uma variedade de benefícios a todas as organizações que o utilizam.

EDI pode acelerar seus ciclos de negócios em 61%. A tecnologia permite que as transações ocorram em minutos, em vez de dias ou semanas. Ao automatizar tarefas baseadas em papel, sua equipe é liberada para tarefas de maior valor, permitindo que sejam mais produtivas. A automação da troca de dados em suas cadeias de suprimentos garante que os dados críticos sejam enviados a tempo e rastreados em tempo real. Encurtar o processamento de Pedidos e os prazos de entrega permite reduzir o estoque.

usar EDI reduz os custos de transação porque não há mais a necessidade de pagar por papel, tinta, cópias, arquivamento e armazenamento, postagem e recuperação de documentos. Isso pode ajudar sua empresa a economizar mais de 35% apenas nos custos de transação. Se você está lidando com um alto volume de transações, isso também pode ajudá-lo a economizar milhões de dólares anualmente como resultado de descontos de pagamento antecipado. O uso da tecnologia EDI também elimina erros que podem custar muito dinheiro, como pedidos perdidos, pedidos de telefone incorretamente recebidos, erros de entrada de dados ou faxes ilegíveis.

EDI ajuda a melhorar as relações com fornecedores, porque os vendedores se beneficiam de ciclos reduzidos de pedidos para caixa e melhor fluxo de caixa a redução de erros economiza tempo e frustração do seu parceiro no tratamento de disputas de dados.O EDI também oferece uma série de benefícios estratégicos para sua empresa, porque você tem visibilidade em tempo real do status da transação, o que torna mais fácil tomar decisões baseadas em dados mais rapidamente. A EDI também agiliza o processo de entrada em novos territórios devido à linguagem comercial mundial comum que usa.A tecnologia EDI promove a sustentabilidade e reduz as emissões de dióxido de carbono, substituindo processos baseados em papel por alternativas digitais. Devido ao aumento da eficiência operacional, também há menos desperdício de energia.

como EDI funciona

EDI requer três etapas:

• Prepare os documentos.
• traduza-os para um formato EDI.
• transmita-os a um parceiro.

usando pedidos de compra como exemplo, o comprador prepara seu pedido de compra coletando e organizando todos os dados, por isso funciona com EDI. Em vez de imprimir uma ordem de compra, o sistema cria um arquivo eletrônico com todas as informações necessárias para construir um documento EDI.

uma vez que o documento é criado, ele deve ser alimentado através do software de tradução EDI para converter seus dados internos no formato padrão EDI. Se você não tiver o software EDI internamente, poderá enviar os dados para um provedor de serviços EDI para traduzir o documento para o formato EDI correto para você.

depois que o PO é traduzido para o formato padrão do pedido de compra EDI, ele é transmitido ao fornecedor. O fornecedor utiliza o EDI com documentos diferentes, o aviso de envio avançado e a fatura, por exemplo, para notificar o comprador que o pedido foi enviado e solicitar o pagamento ao comprador.

implementando EDI em sua organização

para garantir a conformidade EDI, você precisará configurar sua infraestrutura EDI, alinhar sua configuração EDI com a de seus parceiros comerciais e aderir a padrões comuns.

para começar com EDI, você deve ter:

• EDI software para comunicação
• comunicações pela Internet, VAN, conforme exigido pelos vários parceiros
• O necessário na premissa de hardware, incluindo um servidor ou PC, dispositivos de comunicação e periféricos,
• Protegido do espaço de escritório com segurança monitorada cópias de segurança de dados e de alimentação redundantes, de modo que o sistema pode ser executado de forma confiável
• Software para integrar qualquer uma das transações de EDI com seus sistemas de back-office para fácil integração EDI
• Mapas para cada tipo de documento EDI que são trocados com os parceiros do mapa EDI registros utilizáveis de negócios documento.

seu EDI é tão valioso quanto suas integrações com seus sistemas parceiros. Você deve determinar quais protocolos IDI você usará para enviar e receber os documentos. Você selecionará e implementará trocas para os documentos ou transações corretas. Você também vai querer pregar para baixo os casos de uso onde você vai enviar e receber cada documento EDI.Comunique-se com os fornecedores e sua equipe de TI para determinar as etapas necessárias para a implementação do EDI em sua organização.