o que é gerenciamento de ausência? 6 maneiras de reduzir o absenteísmo no trabalho

• “Onde está o Mark?”
• ” ele tirou uma licença médica hoje, eu acho.”
• ” Hmm, vocês não saíram ontem à noite?”
• ” Um..Sim, mas acho que ele comeu alguma coisa e teve intoxicação alimentar.

talvez Mark esteja genuinamente doente. Ou, talvez ele tivesse um demais ontem à noite.

via GIPHY

de qualquer forma, ele não está no trabalho hoje.

o gerenciamento de ausência está lidando precisamente com situações como essas. É a prática de reduzir o não-atendimento não planejado no local de trabalho. O absenteísmo custa à economia dos EUA mais de US $200 bilhões em perdas de produtividade a cada ano. Portanto, é fundamental que sua organização tenha uma maneira estruturada de lidar com isso.

pode haver muitas razões pelas quais um funcionário pode não aparecer para o trabalho, variando de estresse, bullying no local de trabalho e baixo moral a doenças ou perda pessoal.

Aqui estão 6 dicas essenciais para fortalecer a estratégia de gerenciamento de ausência da sua organização:

Acompanhe a frequência, crie políticas, mas não automatize a penalização

uma das primeiras coisas que você precisa fazer para reduzir o absenteísmo é criar uma maneira sistemática de rastrear a frequência de seus funcionários. Existem muitas ferramentas disponíveis on-line que podem ajudar, como Jibble, Clockify e BambooHR.

então, não importa o quão aberta e flexível seja a cultura da sua empresa, você precisa de uma política formal de gerenciamento de ausência. Deve explicar que tipo de ausências não planejadas são aceitáveis para a empresa e quais não são. por exemplo, deve conter informações sobre:

• como um funcionário tira licença médica? Quem eles devem notificar e por Quando?
• depois de quantas folhas doentes os funcionários precisam apresentar um atestado médico?
• como um funcionário sabe que sua participação está se tornando um problema?

esteja ciente das leis federais locais ao criar a Política de gerenciamento de ausência. Muitos países têm leis que protegem os funcionários contra diferentes tipos de ausências não planejadas. No entanto, trate sua política formal como um conjunto de diretrizes e não leis. Isso significa que, em vez de ter uma política geral para penalizar, você deve tratar cuidadosamente cada caso separadamente. Por exemplo, se um funcionário está doente e você os visita no hospital; não fará sentido pedir um atestado médico para processar folhas doentes.

gerentes de treinamento em gerenciamento de ausência

embora o gerenciamento de ausência se enquadre principalmente no domínio do RH, não é apenas de sua responsabilidade. Os gerentes de linha devem assumir a mesma propriedade. No entanto, em muitas organizações, eles não recebem treinamento suficiente no gerenciamento de ausência.

é aqui que o RH pode intervir e treinar gerentes (especialmente gerentes de primeiro nível) em como evitar o absenteísmo em suas equipes. Isso pode incluir gerentes de coaching para lidar com situações como:

• Como lidar com um funcionário que frequentemente começou a tirar licença médica?
• quando aplicar a política e quando fazer uma exceção?
• quando escalar assuntos para o RH?

uma vez que os gerentes de linha assumem um papel mais proativo no gerenciamento de ausência, você verá que as taxas de absenteísmo diminuem.

lembre-se, o presenteísmo não é o objetivo

é fundamental observar que o objetivo do gerenciamento da ausência é reduzir o absenteísmo não incentivando o presenteísmo.

há uma enorme diferença entre os dois.

o presenteísmo é quando um funcionário se força a aparecer para o trabalho, apesar de não se sentir bem. Pode haver muitas razões por trás disso, desde expectativas de gerenciamento irracionais até devoção genuína ao trabalho de alguém.

você pode pensar como mais horas de trabalho dos funcionários podem prejudicar a empresa? Além do estresse e do esgotamento, pode realmente afetar a produtividade geral da organização. Embora seja mais difícil quantificar o impacto financeiro do presenteísmo do que o absenteísmo. Vários estudos mostraram que seu impacto pode ser igual, se não pior. Um funcionário que não está bem naturalmente fará seu trabalho com menos eficiência e também corre o risco de afetar outras pessoas no trabalho.

é por isso que, para conter o absenteísmo, você deve abster-se de políticas que promovam o presenteísmo, como recompensar os funcionários por não tirar licença médica/de férias ou permitir que eles lucrem com folhas pendentes. De acordo com um estudo do Instituto Karolinska da Suécia, o horário de trabalho flexível pode reduzir o absenteísmo. Uma pesquisa da flexjobs revelou que os funcionários (especialmente os pais) valorizam a flexibilidade ainda mais do que o salário. Compreensivelmente, a flexibilidade no trabalho (sendo horas de trabalho remotas e flexíveis) depende da natureza da indústria e da organização. Certos trabalhos exigem presença no trabalho durante horas específicas. No entanto, se sua empresa não for uma delas, você deve considerar oferecer mais flexibilidade à sua equipe.

os funcionários podem chamar doentes para o trabalho se tiverem certas tarefas importantes para executar durante o horário de trabalho – consertar encanamento, ir à escola infantil, etc. Se eles puderem ajustar seus horários em torno dele, eles estarão mais inclinados a aparecer para trabalhar.

outra parte importante da flexibilidade é o trabalho remoto, que está se tornando cada vez mais uma das tendências culturais mais populares da empresa. O trabalho remoto não é mais considerado um privilégio oferecido por algumas empresas da nova era. Muitos funcionários agora esperam trabalho remoto quando procuram um novo emprego. 90% das pessoas que trabalharam remotamente planejam trabalhar remotamente pelo resto de suas vidas. Permitir que as pessoas trabalhem remotamente reduz consideravelmente os motivos que um funcionário pode considerar para tirar licença médica.

o trabalho remoto está cada vez mais recebendo maior aceitação, mesmo entre as empresas mais tradicionais, devido à crescente popularidade das ferramentas de colaboração online.

Melhore o moral da equipe, antes que seja tarde demais

você notou que as conversas sobre o moral da equipe geralmente surgem quando algo deu errado? Muitas vezes isso se torna uma consideração para a gestão apenas quando está na espiral descendente. Tornar o ambiente de trabalho divertido e envolvente é talvez a coisa mais importante que você pode fazer para conter o absenteísmo. Portanto, é um bom presságio para toda a organização investir na melhoria do moral do local de trabalho, mesmo quando não há bandeiras vermelhas ao redor.

mesas de pingue-pongue e exercícios de formação de equipes projetados por RH podem nem sempre ser as respostas. É importante entender o pulso de sua equipe para saber o que funcionaria para aumentar seu moral. Algumas equipes podem preferir atividades ao ar livre juntas, algumas podem ficar felizes com algumas bebidas depois do trabalho.No entanto, o que inquestionavelmente funciona para todas as equipes está inculcando uma cultura de reconhecimento que é construída sobre feedback frequente.

tome medidas rápidas contra aqueles que tiram vantagem indevida

se você acha que todas as 5 sugestões anteriores estão distorcidas em relação aos funcionários e não ao empregador, você está certo. No entanto, a empresa é seus funcionários em primeiro lugar. Ao abordar os principais problemas que os impedem de observar uma presença sólida, o problema para os gerentes é frequentemente resolvido.

tendo dito que, no entanto, é importante agir contra os funcionários que aproveitam indevidamente a política da empresa. A incapacidade de fazê-lo poderia comprometer toda a política e prejudicar aqueles que estavam aderindo a ela de forma responsável. Uma política construtiva de gerenciamento de ausência requer confiança entre a empresa e seus funcionários.

por exemplo, se você descobrir que um funcionário mentiu sobre tirar licença médica (ir a uma entrevista de emprego como exemplo), isso deve ser tratado prontamente com um aviso oficial por escrito.