o que é o ciclo P2P? -12 etapas do ciclo de aquisição para pagamento da SAP

um ciclo P2P é um processo para como uma organização ou empresa realiza a aquisição de bens e serviços, pagando ao fornecedor e recebendo os bens.

o ciclo começa com a solicitação de cotações de fornecedores antes de criar pedidos de compra enviados aos fornecedores. Uma vez recebidas, as verificações de qualidade são feitas antes da emissão das faturas, seguidas do pagamento.

este artigo discute cada etapa do ciclo p2p em detalhes.

o que é o procedimento P2P?

o ciclo de aquisição para pagamento (p2pcycle) são as atividades de processo de negócios que ocorrem ao criar e aceitar pedidos de compra, pagamentos de itens ou serviços.

isso inclui tudo, desde o fornecimento de produtos até o pagamento de fornecedores após o recebimento da entrega desses produtos; pode até envolver transações invertidas onde os itens comprados anteriormente são devolvidos antes de serem enviados!

todos os sistemas ERP modernos, incluindo SAP, mantém boas funcionalidades de automação de processos P2P.

neste post, o ciclo P2P SAP MM é tomado como referência.

etapas do ciclo p2p

você pode encontrar as 12 etapas dos detalhes do ciclo SAP Procure-to-Pay abaixo.

o processo do ciclo Procure-To-Pay ou P2P começa quando um comprador Encontra a necessidade de alguns bens ou serviços.

identificação de requisitos

a identificação de requisitos é o primeiro passo no ciclo P2P.

sempre que houver escassez de matérias-primas ou serviços ou quaisquer peças necessárias para continuar a operação, o responsável identificará a necessidade ou benefício do material.

a necessidade do material ou serviço é então informada ao departamento de compras criando uma solicitação de compra.

a solicitação de compra será enviada ao gerente de compras.

autorizando o pedido de compra

o gerente de compras avalia o pedido de compra recebido.

dependendo da importância e custo do material ou do serviço, ele será enviado aos executivos de nível sênior para revisão.

aqui a ordem de compra pode ser aprovada ou rejeitada.

aprovação do pedido de compra

suponha que o gerente de compra obtenha aprovação de seus idosos. Nesse caso, ele autorizará a ordem de compra e enviará o PO ao departamento de compras.

o departamento de compras verifica o formulário de solicitação para entender o requisito.

listando os fornecedores

dependendo do tipo de solicitação, uma nova lista de fornecedores será selecionada ou o departamento de compras poderá abordar diretamente o fornecedor existente para o material.

a lista restrita dos fornecedores depende de sua credibilidade, classificação do Fornecedor, qualidade do produto ou serviço e preços.

tomando cotações dos fornecedores

aqui o comprador envia RFPs para todos os fornecedores pré-selecionados para explicar os requisitos. Os vendedores são então convidados a dar suas cotações.

seleção do Fornecedor

aqui, as respostas do Fornecedor ao RFP são avaliadas, os Termos e as cotações são negociados com os fornecedores.

o vendedor cuja cotação e o comprador aceita os termos são pré-selecionados e o contrato será assinado.

Aviso de envio

uma vez que o contrato é assinado e o PO é confirmado, o fornecedor envia a notificação de envio ao comprador. Aviso informando sobre os bens ou serviços que eles estão fornecendo.

neste ponto, estamos na metade do ciclo de aquisição para pagamento. O aviso de envio inclui todos os detalhes, como uma descrição das mercadorias, Data de envio.

Receber a mercadoria

A empresa recebe a mercadoria do fornecedor. Os materiais ou serviços obtidos são inspecionados para verificar a qualidade dos materiais.

a equipe de entrega compara o PO com o aviso de envio para validar se os dois correspondem. Se eles corresponderem, a empresa emite o recibo para o fornecedor.

mas se houver discrepâncias, a empresa pode entrar em contato com o fornecedor e pedir um reembolso ou substituição.

registrando a fatura

após receber o recibo da empresa, o fornecedor envia a fatura para pagamento. A fatura terá todos os detalhes de pagamento relacionados às mercadorias entregues.

3 Way Match

uma vez que a fatura é recebida do Fornecedor, todos os documentos relacionados, como ordem de compra e Aviso de envio, devem ser revisados pelo departamento de contabilidade da empresa.

fazer um pagamento ao fornecedor

suponha que o departamento de contas a pagar encontre a correspondência entre todos os documentos relativos a preço, quantidade e termos e Condições. Nesse caso, o pagamento será feito ao vendedor de acordo com os termos acordados.

relatórios

uma vez que o fornecedor faz o pagamento, o processo completo é documentado e os relatórios são criados.

vantagens do ciclo de aquisição para pagamento

o ciclo de compra a pagamento ajuda sua empresa a crescer com as seguintes vantagens.

aprimora o processo de compra: o ciclo de aquisição a pagamento define claramente as etapas envolvidas no procedimento de compra. Portanto, aumenta a eficiência geral do processo de compra.

diminui os custos de processamento: O módulo de compra ERP ajuda a diminuir o custo de processamento do procedimento de compra, fornecendo rastreamento de estoque sem papelada.

sua capacidade de pedidos on-line ajuda o usuário a ajustar os níveis de estoque assim que os pedidos são adquiridos.

fornece transparência: O ciclo de compra a pagamento ajuda as pessoas que compram e os fornecedores a ver onde está a requisição. Dessa forma, traz e aumenta a visibilidade da cadeia de suprimentos.

aumenta o relacionamento com o fornecedor: o processo de compra a pagamento garante que os pedidos sejam feitos com precisão e os pagamentos para os fornecedores sejam criados corretamente.Ele também permite que os fornecedores e compradores se comuniquem e colaborem facilmente para resolver disputas rapidamente. Essas coisas essenciais levam a melhorar o relacionamento com o fornecedor.

dá a chance de negociar o preço: Como melhora o relacionamento com o fornecedor, os compradores podem solicitar a negociação dos Termos de preço e contratação.

facilita o relatório de dados: quando você tem um sistema de gerenciamento de inventário baseado em nuvem, pode recuperar facilmente relatórios em tempo real, como relatórios de lucratividade, relatórios de custos e relatórios de resíduos.

essas informações permitem que os gerentes tenham uma retenção completa sobre seu fluxo de caixa e tomem decisões de compra adequadas.

melhora a produtividade: pois otimiza o processo de compra, o que ajuda a melhorar a produtividade.

ajuda a fazer a entrega no prazo: quando a produtividade melhorar, você entregará o produto ou os Serviços a tempo.

como você melhora o ciclo de aquisição para pagamento?

seguindo as práticas abaixo, você pode melhorar seu processo de compra a pagamento.

• Manter a transparência do processo
• Implementar o melhor software para a compra para pagar
• Aumentar o engajamento de fornecedores
• bem-organizado de gestão de contratos
• Aumentar os estoques

automatizando o ciclo P2P

o ciclo de compra a pagamento envolve muitos departamentos da organização, bem como muitos fornecedores.

como é um processo longo que envolve muita papelada e tarefas administrativas, exige muito dinheiro e tempo.Ao automatizar o ciclo P2P, as organizações podem otimizar todo o processo com a ajuda da tecnologia.A diminuição da papelada e da interferência humana ao automatizar o processo P2P ajuda as empresas a reduzir os custos operacionais.

parâmetros para selecionar o software para o ciclo de aquisição para pagamento

você precisa escolher a melhor tecnologia para o processo P2P. Ao selecionar o software, considere os seguintes parâmetros.

• Velocidade do software: selecione o aplicativo que opera rápido para que ele ajude a reduzir o tempo necessário para o processo e diminuir a força da equipe.
• a flexibilidade do software: Escolha o aplicativo que pode atender a todas as suas necessidades de negócios e siga as regras de negócios. O software deve ser atualizável para a nova versão e facilmente personalizável de acordo com suas necessidades.Transparência: o aplicativo deve fornecer bons insights para fazer seu trabalho. Deve permitir que você tenha as informações corretas para reduzir o acompanhamento dentro e fora da empresa.
• mesmo compartilhando tarefas: certifique-se de que seu software compartilhe a tarefa igualmente entre os membros da sua equipe. O software deve ter a capacidade de enviar requisições automaticamente para o fornecedor, dependendo do histórico de compras passado.
• comunicação do Fornecedor: O aplicativo deve ajudá-lo a se comunicar com seus fornecedores e também deve permitir que os fornecedores verifiquem as faturas, aprovações de cotação e pagamentos por si mesmos.

lista de fornecedores de software de aquisição a pagamento

muitos fornecedores estão fornecendo o software no mercado. Estou listando alguns dos melhores fornecedores.

• SAP Ariba
  • fornece tecnologia simples, rápida e fácil de usar.
  • integra-se efetivamente com outros sistemas ERP.
  • oferece processos flexíveis com verificação de orçamento e gerenciamento de aprovação.
  • fornece o recibo absoluto e o processo da reunião.
• GEP Smart
  • é construído por experiência no processo de aquisição.
  • fornece tecnologia abrangente para os processos de aquisição direta e indireta.
  • ele fornece uma plataforma de nuvem com processo unificado de sourcing upstream e aquisição downstream.
• Coupa BSM platform
  • fornece software que tem visibilidade completa e mantém o processo de aquisição.
  • ele fornece uma experiência de design moderno.

quais são os desafios de um ciclo de aquisição para pagamento?

ao processar compra a pagar, uma organização enfrenta muitos problemas. Aqui vou listar os desafios no processo de aquisição de pagamento.

consolidando o sistema e processo

você sabe que uma organização tem muitos departamentos, e cada departamento terá seus sistemas e ferramentas. Isso dificulta a integração dos dados.

ausência de autoridade e conformidade

geralmente, governança e conformidade afetam a flexibilidade do processo de aquisição.

despreocupado pela administração

geralmente, a administração pensa que o processo de compra não é um processo crítico. Portanto, o gerenciamento dá menos prioridade ao aprimoramento do processo com tecnologias atualizadas.

ausência de adoção

normalmente, uma pessoa que sabe muito mais sobre compras e suas complexidades projeta ferramentas de aquisição ou software.

portanto, o software será completamente focado em seus recursos, não na usabilidade. Então, às vezes, os usuários podem encontrar dificuldade ao usar o sistema de compras.

os usuários não têm treinamento suficiente para usar o sistema corretamente. Por causa de todas essas questões, várias empresas não mostrarão interesse em adotar a tecnologia de compra a pagamento.

falta de comunicação

EM muitas organizações, as mudanças feitas em toda a organização não estarão se comunicando com os usuários ou funcionários. Portanto, às vezes, a organização não escolhe o software de aquisição certo para ela.

portanto, a tecnologia escolhida não atenderá e satisfará os requisitos do Usuário. Além disso, afeta a qualidade e a entrega no prazo da saída.

como lidar com os desafios?

a seguir estão algumas sugestões para lidar com os desafios acima enfrentados pelo processo de ciclo de compra a pagamento.

automatize o processo

é a melhor ideia automatizar todo o processo de compra a pagamento. Ajuda a aumentar a eficiência e diminuir o custo do processo.

a conversão da requisição de compra em ordem de compra será feita automaticamente.

o processo de aprovação, faturamento e outros processos ocorrem sem complicações e interrupções. Portanto, é adequado tanto para fornecedores quanto para a organização.

este sistema automatizado permite que a equipe de compras se concentre em trabalhos mais valiosos. Também permite que o departamento de contas a pagar aumente a produtividade e diminua as despesas.

a tecnologia paga o fornecedor a tempo. Portanto, não há risco de atraso no pagamento. Ajuda a vincular o cliente e o fornecedor com um bom vínculo.

devido ao pagamento antecipado, Você também pode obter alguns descontos, o que ajuda a reduzir o custo.

considere as experiências do Usuário

automatizar o processo torna-se bem-sucedido e digno apenas quando serve ao seu propósito. Portanto, deve ser útil e fácil de usar para os funcionários.

se os funcionários acharem difícil usar o sistema ou a tecnologia, não há uso na implementação do processo automatizado.Portanto, ao implementar um novo sistema, considere a experiência dos funcionários ou usuários.

pense em um design adequado

Adote um método centrado no trabalhador para projetar o processo de aquisição. Ajuda a desenvolver um sistema que considere Usuário e usabilidade. Será fácil de usar para o trabalhador com o passar do tempo.

Adote o sistema de nuvem

você sabe que, para uma organização, a segurança de dados mestre é muito mais importante. A tecnologia em nuvem ajuda a organização a padronizar o processo de negócios.

aumenta a eficiência e reduz as despesas do processo. Também permite que a organização mude o sistema de forma rápida e eficiente.

mantenha o processo flexível

no antigo processo de compra, o processo foi feito apenas internamente com um ou dois dispositivos.

hoje em dia, os funcionários começam a pedir o acesso em qualquer lugar, a qualquer hora, independentemente dos dispositivos.

portanto, permite que o funcionário trabalhe em qualquer lugar e a qualquer hora e, portanto, aprimora o processo de compra a pagamento a toda velocidade.

conclusão

esta postagem do blog deu a você uma compreensão básica das 12 etapas envolvidas no ciclo de aquisição a pagamento da SAP.

o ciclo de aquisição para pagamento é um processo para mover mercadorias do ponto de compra para a entrega. Ocorre em vários estágios e pode ser mais eficiente por meio da automação.

a tecnologia futura pode ser o blockchain no procure-To-pay para aumentar a transparência.

o blockchain é um livro-razão aberto e distribuído que pode registrar atividades entre duas partes verificáveis e imutáveis.

não apenas SAP MM, P2P cycle Oracle apps, PeopleSoft e soluções de software empresarial semelhantes fornecem funcionalidades P2P.

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