o que é um diário de bordo de visitantes e por que você precisa de um?
cada instalação — seja um hotel, hospital, escola ou escritório corporativo-visa manter a segurança como sua prioridade máxima. No entanto, a maioria das entradas de escritórios não é segura e o motivo é o uso de folhas de check-in manuais e em papel para registrar os dados dos visitantes.
para mitigar preocupações e riscos de segurança, é imperativo que as organizações implantem um livro de visitas digital.
mais do que nunca, é crucial estar atento à segurança no local de trabalho – pessoas que entram & saindo do prédio. A segurança da propriedade e do pessoal é primordial, mas o diário de bordo tradicional do VISITANTE não é adequado em relação aos perigos de segurança.
o que é um diário de visitas?
um diário de bordo de visitantes é uma ferramenta essencial que ajuda a capturar quem está entrando e saindo em suas instalações de escritório. É um livro de registros que acompanha os visitantes no local, sua identidade, a empresa que eles representam, quem eles vieram visitar, o propósito de entrar, detalhes de Contato, tempo e tempo limite.
os diários de bordo dos visitantes podem ser baseados em documentos e digitais. Um diário de bordo de visitantes em papel na recepção da recepção é tradicional e exige que os hóspedes preencham um formulário com seus detalhes de Contato, tempo e a pessoa que estão visitando.
por outro lado, um diário de visitantes digital é uma versão automatizada e simplificada onde as informações são inseridas com a ajuda da tecnologia. Ele pode capturar imagens estáticas de visitantes, códigos QR powered check-ins, digitalização de cartões de identificação, impressões digitais biométricas e muito mais que ajudam a tornar o local de trabalho mais seguro.
além disso, um diário de Visitantes Online mantém registros digitais de cada visitante entrando e saindo. Ele também gera notificações e alertas em caso de emergência para informar os visitantes atuais no local de qualquer perigo.
por que as organizações precisam de um diário de visitas?Mais do que nunca, a segurança é a maior prioridade para todas as instalações, incluindo escritórios corporativos. Os empregadores mantiveram a segurança dos funcionários e do local de trabalho no topo de sua lista. Manter a instalação do Escritório segura é indispensável para a segurança dos funcionários no local de trabalho.
o mercado de Sistemas de gestão de visitantes deverá crescer nos próximos cinco anos, o que reitera a importância da implantação de um. Vários motivos podem contribuir para que as organizações precisem manter um diário de bordo de visitantes.
Os incluem:
- Segurança – controle de acesso e aumenta global de segurança no local de trabalho
- Emergência de vigilância – conhecer os visitantes no site
- Visitante Analytics – dados de entrada e saída de visitantes que pode ser necessário para muitas finalidades
Vamos nos aprofundar em cada um.
segurança e segurança
os logs de visitantes são parte integrante de um sistema de gerenciamento de visitantes, pois garantem que a pessoa que entra nas instalações tenha credenciais válidas para acessar algo, seja sobre visitar alguém, banco de dados ou controle do sistema.
para ter as redes de segurança necessárias em vigor, é imperativo que as organizações tenham um sistema e um processo de registro adequados que restrinjam a entrada de visitantes não autorizados e garantam a segurança no local de trabalho por todos os meios.
além disso, um visitante faz login nos contatos do sistema e questiona as pessoas que entram nas instalações incrivelmente úteis.
por exemplo, um entregador pode não ter permissão para passar pela recepção. Mas com um diário de visitas, eles podem receber as permissões apropriadas por meio do login e ir em frente. Dessa forma, as informações de contato e os detalhes de identificação são armazenados no sistema, se necessário.
Vigilância De Emergência
os registros dos visitantes podem fornecer informações vitais sobre os visitantes, incluindo seu nome, quem eles vieram conhecer, o que pode dar pistas sobre a área de construção em que o visitante está. Por exemplo, em caso de uma calamidade natural ou emergência de incêndio, pode ajudar na evacuação com mais rapidez e precisão.Naturalmente, os visitantes não estarão familiarizados com as áreas de construção, para que possam se perder, ficar para trás ou ficar presos em um local desconhecido que pode arriscar suas vidas. Com um diário de visitas, você saberia em que áreas a maioria das pessoas está e quais precisam ser evacuadas imediatamente.
e suponha que seja um diário de visitas digital. Nesse caso, possui todo o registro de visitantes armazenado no sistema que pode alertar as pessoas no local com notificação automática de emergência, tornando o processo de evacuação mais fácil e rápido.
abordagem orientada por dados
embora a segurança seja a razão mais crucial para alavancar um diário de visitantes, os insights obtidos de um diário de bordo também podem ajudar as organizações com outras coisas.
com um sistema de registro de visitantes digital, você obtém informações e análises valiosas, que podem ajudá-lo a criar estratégias de acordo com sua abordagem.
os diários de bordo dos visitantes fornecem muitos dados sobre os visitantes do edifício. Essas informações podem ser vitais para você, pois você pode analisar os dados e avaliar os padrões de visitantes e a eficácia geral dos Diários de bordo dos visitantes.
isso, por sua vez, pode ajudá-lo a tomar decisões informadas e tomar as medidas necessárias para proteger o local de trabalho, se necessário.
Going digital: the future of visitor logbooks
muitas empresas migraram para um diário de bordo visor digital e simplificaram seus processos de login e manutenção de registros. Alimentado por um sistema de gerenciamento de visitantes, o diário de visitas digital oferece uma ampla variedade de benefícios.
não apenas o log de visitantes de baixa tecnologia faz com que sua organização pareça desatualizada, mas também não protege as informações do visitante, pois estão disponíveis ao ar livre para usuários não autorizados.
Aqui estão algumas das vantagens que você pode obter com a mudança para um diário de visitas digital.
check-in rápido e fácil, sair
um sistema de diário de visitas digital oferece conveniência, garantindo a segurança. Ele economiza tempo e aborrecimento que vem com um processo de registro manual. Além disso, permite que os visitantes façam login em segundos digitalizando seus cartões de identificação ou um código QR (check-in sem toque).
os detalhes dos visitantes, como sua finalidade, nome da pessoa que desejam visitar e outras informações podem ser facilmente capturadas e armazenadas com sua foto para facilitar o acesso.
com Sine digital visitor logbook, você pode ter soluções sem contato. Isso inclui check-ins com código QR que garantem a segurança dos hóspedes, permitindo que você personalize o gerenciamento de fluxo de visitantes.
Segurança e segurança aprimoradas
ao contrário de uma manutenção de registros em papel, um diário de visitantes digital captura automaticamente todas as informações confidenciais de um visitante durante o processo de registro. Você pode facilmente reconhecer e restringir a entrada de visitantes na lista negra ou não autorizados.
além disso, você também pode monitorar a estadia dos visitantes. O que significa que o sistema também alerta você sobre quaisquer visitantes exagerados. Fornecer acesso aos detalhes desse indivíduo para garantir que eles sejam permitidos no local.
um sistema de gerenciamento de visitantes como o Sine facilita várias opções que aumentam a segurança no local de trabalho. Como reconhecimento facial, capture o ID da foto do visitante, prepare e alerte a equipe com listas de observação. Acima de tudo, a Sine é compatível com o GDPR, que protege todas as informações da empresa e de seus visitantes e promove um local de trabalho seguro.
solução baseada em nuvem
quando se trata de segurança de dados, Os Diários de bordo em papel não são capazes de proteger as informações confidenciais de seus visitantes da maneira que um diário de bordo digital baseado em nuvem pode.
qualquer funcionário ou convidado pode parar e verificar os registros do visitante no registro em papel. Expondo suas informações de contato, que é uma invasão de Privacidade.
por outro lado, um diário de visitantes digital armazena automaticamente as informações das chegadas e partidas dos hóspedes. Tudo isso enquanto guarda o acesso às informações de usuários não autorizados e outras pessoas.
além disso, é muito mais fácil recuperar as informações do sistema digital. Você pode obter acesso a dados personalizados com apenas alguns cliques de uma data e hora específicas. Longe vão os dias de folhear centenas de páginas para encontrar os dados de um determinado indivíduo.
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