o que é um processo de controle de mudança e como você o usa?

um processo de controle de mudança é uma maneira de os gerentes de projeto enviarem solicitações às partes interessadas para revisão, que são aprovadas ou negadas. É um processo importante para ajudar a gerenciar grandes projetos com várias partes móveis.

quando se trata de gerenciar vários projetos, as coisas podem ficar complicadas. Desde a coordenação de cronogramas de trabalho até o rastreamento de objetivos e resultados, a última coisa com a qual você deseja lidar é uma grande mudança de projeto. Mas com um processo de controle de mudança em vigor, enviar solicitações de mudança de projeto é muito fácil.

o processo de controle de mudanças é essencial para grandes iniciativas em que muitos colegas de equipe trabalham de forma transversal. Vamos mergulhar no processo e exemplos tangíveis para ajudá-lo a implementar um procedimento de controle de mudanças por conta própria.

o que significa o processo de controle de mudança?

o Controle de mudanças é um processo usado para gerenciar solicitações de mudanças para projetos e grandes iniciativas. Faz parte de um plano de gerenciamento de mudanças, que define as funções de gerenciamento de mudanças dentro de uma equipe ou empresa. Embora existam muitas partes em um processo de mudança, a maneira mais fácil de pensar sobre isso é que ele envolve a criação de um registro de mudança onde você rastreará solicitações de mudança de projeto.

na maioria dos casos, qualquer parte interessada poderá solicitar uma alteração. Uma solicitação pode ser tão pequena quanto uma ligeira edição no cronograma do projeto ou tão grande quanto uma nova entrega. É importante ter em mente que nem todas as solicitações serão aprovadas, pois cabe às principais partes interessadas aprovar ou negar solicitações de mudança. Como o processo de controle de mudanças tem muitas partes móveis e difere de empresa para empresa, é útil implementar ferramentas que podem ajudar o processo de ciclo de vida a fluir sem problemas. Ferramentas como o software de gerenciamento de fluxo de trabalho podem ajudá-lo a gerenciar o trabalho e a comunicação em um só lugar.

Controle de mudança vs. gerenciamento de mudanças

confuso com a diferença entre controle de mudança e gerenciamento de mudanças? Não te culpamos. Existem muitas diferenças entre o controle de mudanças e um plano de gerenciamento de mudanças. O controle de mudanças é apenas uma das muitas partes de uma estratégia de gerenciamento de mudanças.

• Controle de Mudança: um processo de controle de mudança é importante para qualquer organização ter, e pode ajudar o fluxo de informações quando se trata de mudanças de projeto. Um processo bem-sucedido deve definir métricas de sucesso, organizar seu fluxo de trabalho, permitir que as equipes se comuniquem e preparar sua equipe para o sucesso futuro.

• gerenciamento de mudanças: um plano de gerenciamento de mudanças consiste em coordenar orçamento, cronograma, comunicação e recursos. Portanto, enquanto um processo de controle de mudança consiste em um documento formal que descreve uma solicitação de mudança e o impacto da mudança, o gerenciamento de mudanças é o plano geral.

como você pode ver, um processo de controle de mudanças é apenas uma pequena parte de um plano maior de gerenciamento de mudanças. Portanto, embora relacionados, os dois termos são diferentes.

leia: o que é gerenciamento de mudanças? 6 etapas para construir um processo de gerenciamento de mudanças bem-sucedido

quais são os benefícios de um processo de controle de mudanças?A implementação de um processo de controle de mudanças pode ajudar a organizar sua equipe com o Suporte de software da organização e eficiência em torno de entregas de projetos e datas de vencimento. Também é crucial ao considerar as consequências da mudança que não é gerenciada de forma eficaz. Um processo de gerenciamento de mudanças pode ajudá-lo a executar um plano de gerenciamento de recursos ou outras metas de gerenciamento de trabalho. Aqui estão alguns benefícios adicionais da implementação de um processo de controle de mudanças.

aumento da produtividade

um processo de controle de alterações eliminará a confusão em torno das entregas do projeto e permitirá que o foco esteja na execução, em vez de coletar informações. Isso resulta em maior produtividade e eficiência, especialmente com a ajuda de software de produtividade.

sem um processo em vigor, a produtividade pode sofrer devido ao tempo gasto no trabalho sobre o trabalho. Com largura de banda limitada disponível para o trabalho mais importante, mais de um quarto(26%) dos prazos são perdidos a cada semana.

comunicação eficaz

documentar adequadamente a mudança pode ajudar a aliviar os problemas de comunicação. Quando metas e objetivos são claramente definidos, A comunicação da equipe pode florescer. Lembre-se de que um processo de controle de alterações não corrigirá todos os problemas de comunicação. Pode ser útil também incorporar software de gerenciamento de trabalho para manter a comunicação sobre projetos em um só lugar.

um processo de controle de mudança também pode ser compartilhado com as partes interessadas executivas, a fim de fornecer facilmente contexto para solicitações de mudança.

ler: 12 dicas para uma comunicação eficaz no local de trabalho

melhor trabalho em equipe e colaboração

não só a comunicação eficaz é um benefício por si só, mas também pode ajudar a melhorar a colaboração. Com uma comunicação clara sobre as mudanças do projeto, é mais fácil colaborar e trabalhar em conjunto. Por exemplo, quando as mudanças são claramente comunicadas pela primeira vez, as partes interessadas têm mais tempo para se concentrar na criatividade e no trabalho em equipe. Sem uma comunicação eficaz, as partes interessadas são forçadas a gastar tempo reunindo informações em vez de trabalhar criativamente com os membros da equipe.

quer melhorar ainda mais a colaboração? Emparelhe seu processo de controle de alterações com o software de gerenciamento de tarefas para configurar sua equipe para o sucesso.

as cinco etapas de um processo de controle de mudança

semelhantes às cinco fases de gerenciamento de projetos, existem cinco etapas principais quando se trata de criar um processo de controle de mudança. Embora alguns processos diferem ligeiramente, todos eles contêm alguns elementos-chave. Desde o início até a implementação, cada uma dessas etapas básicas ajuda as solicitações de mudança a se moverem com eficiência pelo pipeline e a evitar alterações desnecessárias.

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alguns preferem visualizar o procedimento em um fluxo de processo de controle de mudança, que pode ser mais fácil de visualizar. Não importa como você escolha olhar para ele, o resultado será uma decisão finalizada sobre se uma solicitação de alteração é aprovada ou negada. Vamos mergulhar nas cinco etapas que fazem um processo de controle de mudança eficaz e o que está incluído em cada uma.

início da solicitação de alteração

na fase de iniciação do processo de controle de mudança, uma alteração é solicitada. Existem inúmeras razões pelas quais você pode solicitar uma alteração. Por exemplo, uma entrega criativa está demorando mais do que o previsto. Uma solicitação seria feita para ajustar a data de vencimento da entrega. Embora uma solicitação possa ser mais provável de vir de uma parte interessada ou líder de projeto, uma alteração proposta pode ser solicitada por qualquer pessoa.

um membro da equipe que deseja fazer uma solicitação deve enviar uma por meio de um formulário de solicitação de alteração. Como gerente de projeto, você deve armazenar o log de alterações em um local fácil de encontrar e ao qual todos tenham acesso.

assim que o formulário de solicitação for preenchido, você atualizará o log de alterações com um nome, uma breve descrição e quaisquer outros detalhes que achar melhor, como a data e o nome do solicitante. O log é um registro de todas as alterações do projeto, o que pode ser benéfico para o gerenciamento de vários projetos que abrangem muitos meses.

aqui está um exemplo de vários campos que você pode incluir em um formulário de solicitação de alteração.

• nome do Projeto

• Data

• descrição

• Solicitado pelo

• Alterar o proprietário

• Prioridade

• Impacto de mudanças

• Prazo

Os campos que incluem vai depender de quão profundo você quer que seu log de alteração para ser e o tipo de alterações que você se deparar.

avaliação da solicitação de alteração

uma vez que a solicitação foi preenchida e o formulário inicial foi enviado e aprovado, a solicitação será avaliada. Isso é diferente do envio inicial do formulário, pois a avaliação é quando a mudança real será avaliada.

a fase de avaliação não é necessariamente onde uma decisão é tomada, mas sim, revisada para obter informações básicas. As informações provavelmente serão avaliadas por um líder de projeto ou departamento, que revisará detalhes como os recursos necessários, o impacto da solicitação e para quem a solicitação deve ser repassada.

se a solicitação de alteração passar na avaliação inicial, ela será repassada para a fase de análise em que uma decisão real será tomada.

Análise de solicitação de alteração

a fase de análise de impacto de mudança é onde haverá uma decisão final sobre se a solicitação é aprovada ou negada pelo líder de projeto apropriado. Embora você também possa dar informações sobre a decisão, é uma boa ideia obter a aprovação oficial de um líder também. Em alguns casos, pode até haver uma placa de controle de mudança que está no controle de quaisquer aprovações de mudança.

uma solicitação de alteração aprovada exigirá a assinatura e, a partir daí, será comunicada à equipe e continuará pelo restante do processo de cinco fases. Deve ser documentado no registro de alterações e em qualquer outro lugar que a comunicação do projeto Viva para garantir que todas as partes interessadas do projeto entendam as mudanças necessárias.

se a solicitação de alteração for negada, ela também deve ser documentada no log de alterações. Embora não seja necessário comunicar uma solicitação negada à equipe, isso pode ser útil para evitar confusão.

alterar a implementação da solicitação

se a solicitação de alteração for aprovada, o processo passará para a fase de implementação. É aqui que você e as partes interessadas do projeto trabalharão para fazer o projeto mudar. A implementação de uma mudança parecerá diferente dependendo do estágio em que o projeto está, mas geralmente consiste em Atualizar cronogramas e entregas do projeto, além de informar a equipe do projeto. Então o trabalho real pode começar. É uma boa ideia avaliar o escopo do projeto para garantir que quaisquer alterações na linha do tempo não tenham um grande impacto nas metas projetadas.

é melhor divulgar as informações da solicitação em um espaço de trabalho compartilhado e o log de alterações para garantir que a produtividade não seja perdida, tentando procurar novas informações. Você pode até querer enviar um caso de negócios revisado para cobrir todas as suas bases.

encerramento da solicitação de alteração

uma vez que a solicitação foi documentada, disseminada e implementada, a solicitação está pronta para ser fechada. Embora algumas equipes não tenham um plano formal de encerramento, é útil ter um para armazenar informações em um local que todos os membros da equipe possam fazer referência no futuro.

na fase de fechamento, qualquer documentação, alteração de logs e comunicação devem ser armazenados em um espaço compartilhado que pode ser acessado posteriormente. Você também deve armazenar o formulário de alteração inicial e quaisquer planos de projeto revisados que você criou ao longo do caminho.

uma vez que os documentos estão no local apropriado, você pode fechar todas as tarefas abertas e trabalhar para concluir com êxito o seu projeto. Alguns leads do projeto também hospedam uma reunião post-mortem antes de fechar oficialmente o projeto.

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Change control process example

agora que você entende as cinco etapas de um processo de controle de mudança, é hora de colocá-las em ação. Reunimos um exemplo para lhe dar um lugar tangível para começar. Antes de montar seu próprio plano, é importante avaliar seus processos e ferramentas atuais para garantir que eles sejam adequados para sua equipe. Você pode até querer criar um caso de negócios ou plano de projeto para apresentar às partes interessadas da empresa.

as entradas que você inclui em seu registro de alterações podem diferir dependendo dos tipos de alterações que você encontra com frequência e da complexidade dos projetos. Embora projetos complicados que abrangem meses possam ter mais solicitações de alteração, projetos pontuais menores podem não precisar de um registro de alteração tão detalhado.

aqui está um exemplo de log de alterações para lhe dar uma ideia do que incluir e como formatar o seu próprio. Esta mudança de controle, por exemplo,:

• nome do Projeto

• nome da Tarefa

• Cessionário

• data de conclusão

• status de Prioridade

• status do Progresso

• Tipo de alteração

Este formato simples, é um excelente ponto de partida para uma mudança de registo, mas você pode escolher para adicionar mais campos, dependendo da complexidade do seu projeto.

para criar seu próprio registro de alterações, você pode criar um modelo personalizado ou visualizar nossa galeria de modelos de projeto.

quando usar um processo de controle de mudança

é uma boa ideia observar quando usar um plano de gerenciamento de controle de mudança para que você esteja preparado quando chegar a hora. Existem muitos tipos diferentes de mudanças que você pode encontrar, dependendo de quaisquer novas iniciativas e das ferramentas em vigor.

as mudanças comuns podem incluir solicitações para estender cronogramas, reorganização de informações ou uma alteração nas entregas. Aqui estão algumas instâncias adicionais em que você pode querer usar um processo de controle de alterações.

• over scope: você pode querer considerar o uso desse processo quando um projeto está passando por cima do escopo, também conhecido como scope creep.

• inconsistências do projeto: se você notar inconsistências durante um projeto, solicitar uma alteração pode ajudá-lo a evitar a necessidade de retrabalhar as entregas posteriormente.

• objetivos íngremes: em alguns casos, os OKRs podem estar fora de alcance e é uma boa ideia sinalizar esses problemas antes que o projeto seja concluído.

• novas ferramentas: Se houver novos processos ou ferramentas em vigor, a mudança pode ser inevitável enquanto você resolve novos problemas durante seus primeiros projetos.

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solicite sua maneira de alterar

embora as mudanças sejam inevitáveis, a boa notícia é que uma mudança não precisa descarrilar seu próximo projeto. Ao implementar um processo de controle de mudanças, você pode garantir que o projeto permaneça no caminho certo e que a comunicação seja clara e eficaz. Isso aumentará a produtividade e diminuirá a confusão sobre as entregas do seu projeto.

no caso de você se deparar com mudanças, é reconfortante saber que você tem os processos certos para lidar com a situação. Quando você tem um plano de gerenciamento de mudanças pronto para começar, pode mitigar os impactos negativos associados a uma mudança na estratégia e continuar a se concentrar em gerar impacto.