O que são empresas de atendimento e como elas funcionam em 6 etapas

uma empresa de atendimento é um local especializado no manuseio de estoque, processamento de Pedidos e envio de mercadorias para outras empresas—liberando efetivamente tempo e recursos preciosos para impulsionar o crescimento em outros lugares. O termo Cumprimento refere-se a todas as funções da cadeia de suprimentos relacionadas ao recebimento, processamento e entrega de pedidos de clientes.

para muitos varejistas de comércio eletrônico, a tensão de lidar com as operações de atendimento internamente os deixa sem recursos cruciais, como espaço e tempo. Felizmente para comerciantes, atacadistas e fabricantes, essas tarefas podem ser terceirizadas para parceiros terceirizados chamados de empresas de atendimento, como ShipBob ou Red Stag Fulfillment.

o que as empresas de atendimento de Pedidos fazem

cada etapa do processo de atendimento é importante para garantir que seus pedidos saiam sem problemas e que sua experiência com o Cliente permaneça positiva. Alguns comerciantes, especialmente porque estão apenas começando um negócio de varejo, acham que essas tarefas podem ser executadas de forma eficiente internamente. Quando o volume do pedido supera o espaço, o trabalho e o tempo disponíveis, faz sentido entregar esses deveres a uma empresa parceira. O gráfico abaixo mostra como os Serviços de atendimento de Pedidos funcionam.

aqui está uma análise aprofundada das seis etapas envolvidas no atendimento de Pedidos.

o inventário é entregue à sua empresa de atendimento

o primeiro passo para trabalhar com uma empresa de atendimento é levar seu inventário a eles. Dependendo de onde seu estoque se origina, existem várias maneiras de isso acontecer.

se você comprar mercadorias para revenda, seus pedidos podem simplesmente ser encaminhados de seu fornecedor diretamente para sua empresa de atendimento. Então, quando uma remessa de estoque estiver a caminho, você encaminhará os detalhes da remessa para seu parceiro de atendimento. Muitas vezes, seu pedido de compra ou a confirmação do pedido do Fornecedor é tudo o que o centro de atendimento precisa para receber adequadamente o envio.

se você fabricar mercadorias em suas próprias instalações, você mesmo enviará estoque para sua empresa de atendimento via frete de caminhão ou remetentes de encomendas como UPS ou FedEx. Os detalhes da remessa são fornecidos quando você notifica a empresa sobre a entrega de entrada, e a empresa parceira a leva de lá quando as mercadorias chegam.

sua empresa de atendimento classifica seus produtos

depois de chegar ao centro de Atendimento, seu estoque é recebido e classificado pela equipe da empresa parceira. As empresas de atendimento recebem remessas de estoque da mesma forma que qualquer Armazém de comércio eletrônico ou loja de varejo aceita novo estoque. Usando os detalhes da remessa que você forneceu, eles fazem o check-in de seu estoque, verificando as quantidades e inspecionando os danos. É padrão que eles confirmem o recebimento e comuniquem quaisquer discrepâncias antes de prosseguir—dando a você a oportunidade de trabalhar com seu fornecedor ou empresa de transporte para ser creditado por mercadorias danificadas ou perdidas.

uma vez recebidos, seus produtos são gerenciados e organizados dentro do centro de atendimento por meio de um sistema de marcação, assim como em qualquer armazém ou loja física. Existem diferentes métodos usados para essa tarefa, e o tipo de sistema utilizado depende em grande parte da empresa parceira que você escolher. Muitas empresas oferecem a capacidade de coordenar com seu sistema SKU pessoal para uso em sua marcação e Organização; isso geralmente vem junto com taxas baseadas em quantidades SKU e requisitos bin.

alguns centros de atendimento se especializam em sistemas avançados de gerenciamento de armazém (WMS), como rastreamento RFID, monitoramento de vídeo e automação. Essas opções são populares entre os comerciantes que vendem produtos de alto valor.

o inventário é armazenado por sua empresa de atendimento

com sistemas especializados de marcação e organização em vigor, suas mercadorias são armazenadas. Ao contrário de um armazém tradicional destinado a exploração estática e de longo prazo, um centro de atendimento é projetado para logística otimizada e rotatividade rápida. Manter uma quantidade saudável de mercadorias disponíveis deve ser equilibrada em relação às taxas de armazenamento que incorrem quando o excesso de estoque fica ocupando espaço. Os especialistas recomendam evitar que seus produtos sejam armazenados em um centro de atendimento por mais de um mês.

os vendedores devem manter as remessas regulares chegando para garantir que o estoque disponível seja sempre suficiente para atender à demanda do pedido. Os dados fornecidos pelo seu parceiro de atendimento podem ajudá-lo a manter esse equilíbrio. O crescimento de sua empresa resulta em uma parceria mais lucrativa para eles, para que seu provedor de serviços de atendimento esteja sempre feliz em trabalhar com você no refinamento de seus processos.

agora que seu inventário é entregue com segurança, recebido e armazenado dentro de sua empresa de atendimento, ele está pronto para processar as compras de seus clientes.

não importa qual sistema você escolha para gerenciar seus pedidos, as empresas de atendimento vão longe para tornar a conectividade simples. Se você não tiver um sistema de recebimento de pedidos, eles podem fornecer um portal on-line para entrada manual de Pedidos. Alguns parceiros de atendimento até cuidarão dessa tarefa para você ou oferecerão opções de atendimento ao cliente para aceitar seus pedidos por telefone ou e-mail.

Aqui estão algumas das opções de roteamento de pedidos mais comuns.

integração completa

a integração completa com seu sistema de ponto de venda de Varejo (POS), plataforma de comércio eletrônico ou software de gerenciamento de Pedidos é a melhor maneira de sua empresa transmitir pedidos a uma empresa de atendimento de parceiros. Essa opção direciona automaticamente seus pedidos para o sistema interno da sua empresa de atendimento, permitindo que eles recebam informações abrangentes sobre pedidos—incluindo especificações do Produto, Informações do cliente e método de envio—assim que forem colocados.

a integração completa é comum entre a maioria das empresas de atendimento e as principais plataformas de comércio eletrônico, Sistemas POS e sistemas de gerenciamento de Pedidos. Como a integração aumenta a eficiência de suas operações, a maioria das empresas de atendimento promove fortemente essa capacidade e a Oferece sem custo adicional. Ao comprar um parceiro de atendimento, procure compatibilidade com seu sistema de recebimento de Pedidos existente.

envio de pedido de arquivo CSV

se sua empresa de atendimento não se integrar totalmente ao sistema que você usa, você pode enviar pedidos em massa usando uma planilha de valor separado por vírgula (CSV). Este tipo de arquivo é um formato de dados universal que a maioria dos sistemas reconhece. Praticamente todos os programas de planilha, Sistema POS, plataforma de comércio eletrônico e ferramenta de gerenciamento de Pedidos permitem que você salve os dados do pedido em um arquivo CSV.

a maioria das empresas de atendimento tem um portal de cliente para fazer upload desses arquivos ou um representante de conta que pode cuidar da entrada CSV para você. Dependendo do seu volume de vendas, você pode precisar exportar folhas de Pedidos várias vezes por dia, uma vez por dia, ou mesmo apenas algumas vezes por semana. O método de arquivo CSV requer mais trabalho e atenção do que outras opções simplificadas, mas uma vez que o processo é configurado, é simples de executar.

entrada manual de Pedidos

a maioria dos portais de clientes da fulfillment company também possui um recurso que permite a entrada manual de Pedidos. É o método menos eficiente de transmitir dados de pedidos para sua empresa parceira-cada informação de pedido é digitada manualmente ou copiada e colada na página, exigindo muito tempo e deixando seus pedidos propensos a erros.

para vendedores que preferem manter sua configuração o mais simples possível ou manter a independência da tecnologia, esta opção rudimentar é útil. Mesmo para empresas que usam os outros métodos de envio de Pedidos explicados acima, a entrada manual costuma ser o melhor meio de inserir pedidos por telefone, enviar solicitações de amostra ou lidar com outras necessidades especiais de Pedidos.

sua empresa de atendimento processa e envia seus pedidos

assim que sua empresa parceira receber seus pedidos, eles os processarão para envio e os levarão a seus clientes. Esta parte da operação é comumente chamada de pick, pack e ship. Veja como cada etapa funciona:

escolher produtos

“escolher” descreve o processo de seleção e recuperação de itens ordenados do inventário armazenado. Muitas vezes, seu centro de atendimento manterá uma pequena quantidade de estoque perto de sua estação de embalagem para eficiência e reservará uma porção maior no armazenamento para retirar periodicamente. A equipe de atendimento verifica ou verifica os produtos que eles escolhem em relação às informações do seu pedido e, em seguida, move seus itens para o estágio de embalagem para preparar cada remessa.

pedidos de embalagem

na embalagem, a equipe verifica a precisão dos itens escolhidos e os empacota de acordo. Se seus produtos exigirem montagem, muitas empresas de atendimento oferecem a opção de adicionar mão de obra especializada a esta etapa.

os Centros de atendimento estão equipados para oferecer uma variedade de caixas de transporte, caixas de correio e materiais de embalagem para garantir a entrega segura de seus itens—eles podem até ajudá-lo a desenvolver embalagens personalizadas para uma experiência de unboxing de marca ou montar vários produtos em um grupo embalado (uma opção chamada kitting). Em resposta à crescente popularidade das Caixas de assinatura selecionadas, muitos parceiros de atendimento oferecem serviços de kitting adaptados a esse formato.

recibos de pedidos, etiquetas de devolução e quaisquer outras inserções são adicionados na fase de embalagem, que também podem ser facilmente personalizados.

pacotes de envio

uma vez que tudo está devidamente embalado, a equipe de atendimento sela caixas, pesa pedidos e os rotula para envio. Se um método de envio específico ou transportadora foi designado no pedido, a equipe encaminhará o pacote de acordo. Em todos os outros casos, a empresa parceira avaliará a loja para encontrar a menor taxa e o prazo de entrega mais razoável para cada pedido.

Rate-shopping ajuda a reduzir seus custos de envio, mantendo os clientes satisfeitos com entregas rápidas. Como as empresas de atendimento costumam enviar em grande volume Com todas as operadoras, você desfrutará de taxas muito mais baixas do que receberia pacotes de remessa por conta própria.

dependendo do tamanho e peso de seus produtos, a parceria com uma empresa de atendimento especializada no envio de produtos mais pesados pode fazer o sentido mais econômico para o seu negócio. Os recursos do Red Stag Fulfillment são voltados para parcelas maiores e mais pesadas, com média de 10 libras ou mais, e oferece uma avaliação sem risco de 30 dias para descobrir se o serviço é uma boa combinação.

visite Red Stag Fulfillment

uma vez enviado, sua empresa de atendimento atualizará o status do pedido para sua plataforma de comércio eletrônico, POS ou sistema de gerenciamento de Pedidos. Você pode até Configurar notificações automáticas por e-mail que enviam informações de envio para seus clientes, permitindo que eles recebam confirmação e acompanhem o status de sua entrega.

sua empresa de atendimento processa os retornos de seu cliente

após a chegada do pedido, o processo de atendimento está completo—a menos que seu cliente queira devolver as mercadorias que comprou. Felizmente, a parceria com uma empresa de atendimento facilita esse procedimento para você e seus clientes.

a maioria das empresas de atendimento recebe e processa retornos como parte do seu serviço básico. Ao listar seu endereço em qualquer informação de Devolução que você publicar ou rótulos que você enviar, os clientes simplesmente enviar seus bens indesejados diretamente para o centro de atendimento onde eles são tratados. Você define os requisitos de condição para que os itens sejam adicionados de volta ao inventário, vendidos na liberação ou descartados, e a equipe da sua empresa de atendimento lida com a mercadoria devolvida de acordo. Os relatórios que você recebe deles para cada item devolvido podem ser usados para emitir reembolsos ou creditar de volta aos seus clientes, dependendo da política da sua loja.

por que usar uma empresa de atendimento

com uma compreensão de como esses serviços funcionam, você pode estar se perguntando se sua empresa poderia se beneficiar da parceria com uma empresa de atendimento. Embora a execução dessas tarefas internamente faça sentido para muitos vendedores de pequena escala, 60% dos varejistas de comércio eletrônico optam por terceirizar algumas ou todas as suas necessidades de atendimento a terceiros, de acordo com uma pesquisa da DHL. Aqui estão as principais razões pelas quais:

tempo e prioridades

o processo de atendimento é complexo e exigente; requer uma quantidade significativa de tempo, atenção e espaço para ser realizada de forma eficaz. Um dos maiores benefícios de entregar tarefas de cumprimento a terceiros é poder redirecionar seu tempo para áreas onde pode ser melhor gasto. Os proprietários geralmente acham que o aumento da lucratividade que veem ao dedicar mais atenção ao marketing, fornecimento de produtos ou desenvolvimento supera o custo do atendimento de terceirização. Se sua prioridade diária é lidar com pedidos para serem embalados e enviados pela porta, tarefas importantes que realmente ajudam a expandir seus negócios geralmente ficam em segundo plano.

flexibilidade e dimensionamento

as empresas de Atendimento podem dimensionar facilmente os serviços com base no volume de Pedidos, o que é outro grande benefício para terceirizar essa função. Como eles alocam espaço e pessoal em muitas contas, você paga apenas pelo que sua empresa realmente usa. Então, quando o crescimento ou as flutuações sazonais mudam suas necessidades de atendimento, um parceiro de atendimento flexível pode alocar rapidamente mais recursos para manter as coisas funcionando sem problemas.

realizar suas operações de atendimento internamente significa ajustar a capacidade de trabalho e espaço para lidar com turnos no volume de Pedidos. Isso vem junto com o aumento da carga de trabalho de lidar com locações de armazém, gerenciamento de folha de pagamento, despesas gerais e muito mais. Então, quando os negócios desaceleram naturalmente, você pode ficar com um excesso pesado de recursos. Ao permitir que uma empresa de atendimento Gerencie esses detalhes para você, sua empresa pode estar pronta para qualquer coisa—tornando-a uma opção popular com empreendimentos dinâmicos, como projetos de crowdfunding.

“atividades promocionais como uma campanha Kickstarter, um novo lançamento de produto ou atenção inesperada da cobertura da TV ou postagens virais de mídia social levam a picos repentinos no volume do pedido. Lidar com um influxo surpresa de pedidos de forma eficiente é fundamental para ganhar novos clientes e sustentar o crescimento. Você precisa de uma empresa de atendimento que possa escalar perfeitamente para atender a quaisquer alterações no volume do pedido sem problemas.”

— Anthony Watson, Vice-Presidente de Estratégia, ShipBob

Deixando Os Prós

Parceria com o cumprimento empresa é como a contratação de uma equipe de especialistas para fazer o que eles fazem de melhor. O cumprimento de Pedidos é um processo complexo com muitas peças móveis, e qualquer supervisão ou imprecisão pode ter um grande impacto na experiência do cliente. Ao terceirizar a ti para especialistas, a precisão e a eficiência são garantidas, e seu sucesso é apoiado por uma operação focada no laser.

além da experiência, os parceiros de atendimento oferecem benefícios de custo de suas relações únicas com empresas de transporte e fornecimento. Uma vez que eles compram Suprimentos de embalagem e serviços de transporte em grandes volumes, eles podem negociar negócios muito melhores do que qualquer pequena empresa poderia esperar para obter por conta própria. A maioria das empresas de atendimento passa essas economias para seus clientes para ganhar e proteger seus negócios. Quando você executa os números, a economia apenas em materiais de envio e embalagem geralmente cobre uma grande parte de seus custos gerais de atendimento.

Bottom Line

o uso de Serviços fornecidos por uma empresa de atendimento de parceiros para lidar com a logística de gerenciamento de estoque, processamento de Pedidos e envio de mercadorias permite que você se concentre no crescimento de seus negócios. A terceirização dessas funções também oferece uma série de outros benefícios que podem facilitar o desenvolvimento e otimizar recursos.

os requisitos de cumprimento de cada vendedor são únicos, e uma vasta gama de diferentes parceiros e serviços estão disponíveis para escolher. Saber como suas necessidades se comparam às suas opções de atendimento é crucial para encontrar a combinação certa. Confira nossas empresas recomendadas de atendimento de pedidos para saber mais sobre como esses serviços podem funcionar para sua pequena empresa.

FulfillmentCompanies.net também fornece um casamento serviço que compara suas necessidades a parceiros em potencial pré-criados.

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