o que são folhas de trabalho (&por que eles são importantes)

Longe vão os dias de centenas de folhas de trabalho salvos em seu disco rígido, criado no Excel ou Word.

hoje em dia, somos muito mais experientes. Sabemos que se produzirmos boas folhas de trabalho, o trabalho será feito. Os engenheiros saberão o que estão fazendo, e isso tornará a vida mais fácil para nós a longo prazo.

O Que São Folhas De Trabalho?

as folhas de trabalho podem vir em muitos formatos e tamanhos. Eles são a cola que mantém um trabalho juntos. Os engenheiros podem encontrar detalhes sobre um trabalho, incluindo o contato e o endereço do site. Eles também podem inserir resultados à medida que completam o trabalho, cumprir listas de ações e marcá-lo como concluído quando tudo estiver pronto.

você provavelmente já está bem familiarizado com as folhas de trabalho até agora. Estes já foram apenas pedaços de papel fotocopiados. Mas agora pode ser transformado em modelos para garantir que você não perca tempo criando novos do zero. E esse é apenas um dos benefícios de abraçar a tecnologia.

Por Que As Folhas De Trabalho São Importantes?

Ok, então sabemos quais são as folhas de trabalho e você provavelmente já AS está usando diariamente. Mas por que eles são tão importantes para a indústria de serviços?

as folhas de trabalho eletrônicas têm sido o caminho a seguir há algum tempo. O formato digital tem muitos benefícios para uma variedade de empresas diferentes. Se você é um engenheiro de gás ou um gerente de um negócio de equipamentos de catering, manter o controle de empregos da maneira certa é importante.

Aqui estão cinco razões pelas quais amamos folhas de trabalho:

1. Faz os clientes felizes

fornecer aos seus engenheiros tudo o que eles precisam para chegar ao local e fazer o trabalho tornará todo o processo muito mais suave.

dando-lhes metade de um endereço, nenhum nome de cliente ou as peças incorretas vai estressá-los. Eles podem ter esquecido uma caneta ou derramado café em sua papelada. Eles estarão tendo um dia ruim antes mesmo de começar o trabalho, resultando em clientes insatisfeitos e possíveis reclamações.

com folhas de trabalho eletrônicas, é uma história diferente; seu engenheiro chega a tempo com seu aplicativo de folha de trabalho na mão. O cliente assina a papelada eletronicamente e o tempo de administração no trabalho é reduzido. Isso deixa um cliente feliz que recomenda sua empresa para sua família e colegas.

2. Histórico de lojas

as folhas de trabalho eletrônicas estão diretamente vinculadas à conta do cliente, portanto, você tem tudo o que precisa para um projeto em um só lugar. Você terá um histórico completo de trabalhos anteriores, bem como faturas, quem é seu contato, em quais sites você trabalhou e assim por diante. Isso significa que você não está se preparando para o trabalho despreparado.

qualquer coisa e tudo estará lá.

as folhas de trabalho podem ser encontradas em um contato / empresa no CRM. Você pode encontrar facilmente qualquer folha de trabalho relacionada a um cliente, mesmo que tenha alguns anos de idade. Você não seria capaz de fazer isso tão facilmente com folhas de trabalho baseadas em papel, mesmo que seu sistema de arquivamento seja impecável.

3. Mantém o processo de vendas em movimento

ter cada etapa do processo vinculada também ajuda a manter o negócio organizado.

as folhas de trabalho detêm um registro de todo o trabalho que você realizou, o que significa que você não se esquecerá de criar a fatura. Assim que o trabalho for marcado como concluído por um engenheiro, você poderá criar uma fatura e enviá-la diretamente ao seu cliente.

se você usar o software de gerenciamento de Tarefas, poder vincular planilhas de tarefas a outros módulos também pode beneficiar seus clientes.

talvez seus clientes tenham seu próprio acesso remoto a empregos e informações importantes. Eles podem levantar incidentes de serviço quando surge um problema para informá-lo rapidamente sobre o problema. A partir daí, você pode criar uma folha de trabalho, atribuir um engenheiro e começar o trabalho em apenas alguns cliques. Os clientes podem ver o progresso de seus incidentes e trabalhos relacionados, mesmo fora do horário comercial.

com essa facilidade de Acesso para seus clientes, isso significa que você pode começar o trabalho o mais rápido possível. Menos atrasos em cada etapa do processo dão a você e sua equipe mais tempo para se concentrar em Terminar o trabalho com um alto padrão.

4. Ajuda a planejar com antecedência

as folhas de trabalho permitem determinar quanto trabalho está chegando para que você possa aumentar os níveis de pessoal, se necessário. Você pode ver as folhas de trabalho em uma programação de engenheiro ou diário para ver facilmente o quão ocupado sua força de trabalho vai ser.

mantenha uma nota dos horários de início e término nas folhas de trabalho e atribua engenheiros para evitar reservas duplas. Dessa forma, você está oferecendo um serviço responsivo, mantendo os engenheiros ocupados e não decepcionando seus clientes.

cumprir a manutenção planejada também é um processo importante para os engenheiros. Manter um registro de trabalhos de manutenção anteriores prepara você e sua força de trabalho para futuras verificações de manutenção e trabalho anual.

5. Registra tudo o que você faz

seus engenheiros precisam registrar a maior parte do que fazem. Tudo, desde o trabalho e os tempos de viagem, o trabalho realizado e as peças utilizadas.

você quer tornar isso o mais fácil possível para eles, então pode menos tempo no admin e mais no trabalho real. Agora, com um aplicativo de folha de trabalho no celular de seus engenheiros, isso foi incrivelmente simples.

as folhas de trabalho são um ponto focal do seu negócio. Então, é importante que eles sejam feitos com precisão. Com os aplicativos de gerenciamento de tarefas, os engenheiros têm tudo o que precisam para fazer o trabalho e enviá-lo de volta para você no escritório.