Processo de encerramento de fim de mês: como tornar a contabilidade mais eficiente

Contabilidade é o trabalho que nunca terminou. Se você está se preparando para declarações fiscais, apresentando dados de relatórios financeiros ou, de fato, realizando o fim do mês, quase não há chance de respirar.

em 2017, A equipe média de contabilidade informou que o fim do mês leva mais de 8 dias.

mas o tempo gasto no fim do mês é o tempo gasto longe do valor agregado. Você já tem uma lista interminável de tarefas a serem concluídas, e o processo de fechamento rouba sua atenção de tarefas de negócios que geram dinheiro e fornecem insights estratégicos.

um processo claro de fechamento de fim de mês melhora sua eficiência e reduz erros. Vamos entender como você pode desenvolver o gerenciamento do seu processo de fechamento. Mas primeiro, vamos dar uma olhada no que é o fim do mês e os passos exatos que você pode estar tomando.

Qual é o fim do mês?

Encerramento do mês refere-se à coleta mensal de informações de contabilidade financeira, revisão e reconciliação de registros.

o período de encerramento mais importante ocorre no final do exercício. Mas um bom rastreamento financeiro continua todos os dias, semanas e meses.

esperar até o final do exercício para reunir todas as suas finanças seria insano, e temporada fiscal é difícil o suficiente como é!

portanto, a maioria das equipes financeiras também fecha os livros a cada mês, permitindo que eles verifiquem transações, periódicos e relatórios com mais regularidade. Também significa combinar receitas e despesas com os registros físicos – verificando recibos, faturas e outros documentos.

dependendo da velocidade da sua equipe de contabilidade, este processo de fim de mês pode levar entre 5 e 10 dias. É uma parte importante do sistema financeiro da sua empresa, desde a Contabilidade de fim de mês:

• Ajuda a visualizar facilmente suas informações financeiras
• Mantém seus registros pronto no caso de você ser auditado
• Ajuda a prevenir futuros de contabilidade erros
• Prepara você para ser mais simples, mais fácil de arquivamento do imposto

Criar uma vista de onde seu dinheiro vem e vai, a cada mês, permite-lhe construir uma imagem clara do seu negócio global de gastos. O fim do mês destaca onde os gastos não são particularmente necessários e ajuda você a otimizar os gastos da empresa.

mas um processo de encerramento de fim de mês mais simplificado leva a menos erros em todo o seu procedimento contábil. Então vale a pena fazer certo.

6 etapas principais para Contabilidade de fim de mês

não há uma lista de verificação perfeita de fim de mês, uma vez que todas as empresas são diferentes. Alguns trabalham com produtos, o que significa que eles terão as etapas extras de rastreamento de ambos os estoques. Outros têm são focados em serviços ou têm grandes custos de caixa e escritório para se preocupar.

em geral, existem seis etapas-chave no processo contábil de fim de mês para start-ups e PMEs:

1. Contas a receber
2. Contas a pagar
3. reconciliação de Conta
4. imobilizado
5. Instruções
6. Planejar com antecedência

Contas a receber

Iniciar gravação de todos os rendimentos recebidos durante o mês, seja através de dinheiro, facturas, empréstimos, ou em outras receitas. Esta etapa também envolve verificar se você recebeu os valores corretos dos clientes e está buscando faturas não pagas.

sua equipe financeira deve fazer uma entrada de diário para registrar cada uma dessas transações.

contas a pagar

em oposição à renda, as contas a pagar são o dinheiro que você gasta todos os meses em compras e contas. Você será obrigado a rastrear quanto gastou e em quais produtos ou serviços, inclusive por meio de relatórios de despesas, pagamentos de faturas e cartões de empresa.

reconciliação de conta

esta etapa no fechamento mensal envolve combinar e verificar cada transação com a do banco, fornecedor ou empresa correspondente. Isso é conhecido como processo de acumulação.

ativos fixos

peças maiores de máquinas, tecnologia e outros ativos às vezes são traduzidas em dinheiro em seu livro-razão. Isso se deve ao processo de depreciação e amortização, o que significa que o valor desses ativos cai com o tempo. Como os ativos são caros, você pode espalhar o custo da depreciação na forma de despesas com o passar dos anos.

registrar qualquer alteração no valor desses ativos (incluindo reparos ou amortização) é importante para manter seus livros estáveis e evitar saltos repentinos de lucro ou prejuízo.

declarações

agora é hora de organizar suas demonstrações financeiras de fechamento mensal, como o balanço, lucro e perda, receitas e despesas. Claro, seus créditos e débitos devem conter um valor líquido de zero como saldo da conta.Relatórios e demonstrações financeiras são incrivelmente importantes para fornecer uma visão precisa dos dados financeiros da empresa e informar estratégias futuras.

planejar com antecedência

Finalmente, é hora de pensar com antecedência para o mês em mãos e criar um plano financeiro de negócios para enfrentar os principais riscos. Se algo foi particularmente manual Este mês, por exemplo, pode ser hora de pensar em criar um processo de automação. 88% das empresas que aplicam automação podem concluir o processo de fechamento mensal dentro de 6 dias, em comparação com apenas 40% das pessoas que não o fazem.

5 dicas para tornar o fim do mês mais eficiente

conforme discutido, tornando seu final do mês contábil mais eficiente não só pode dar uma visão precisa do estado financeiro de sua empresa, mas também evitar erros futuros. Agilizar o processo prepara melhor você em caso de auditoria e, para quando a temporada de impostos eventualmente rolar (muito cedo, posso acrescentar!).

veja como tornar o fim do mês mais eficiente:

1. Usar modelos e listas de verificação
2. Consolidar todas as transações em um único lugar
3. > Back-up de seus dados
4. Implementar empresa cut-offs
5. Automatizar sistemas de

Usar modelos e listas de verificação

Modelos e listas de verificação para cada etapa do processo pode soar incrivelmente tributação, mas eles podem raspar toda dias fora o mês de fechamento de fim de processo.

o principal benefício de usar modelos dentro do fim do mês é que eles padronizam as operações. A criação de um procedimento operacional padrão é comprovada para melhorar a velocidade e a precisão do seu processo de final de mês.

uma empresa de software atribuiu uma lista de verificação de sinais como uma razão fundamental para o seu sucesso na redução do fim do mês de 3 semanas para apenas 3 dias. Fale sobre uma melhoria!

consolidar transações

é importante consolidar todas as categorias de transações em um só lugar. Estamos falando de despesas, receita e muito mais. O software de gerenciamento de gastos com várias contas de usuário permite que sua equipe de contabilidade verifique todas as transações em toda a empresa.

você também pode trabalhar com rótulos para categorizar e exibir visualmente os gastos com mais facilidade.

dados de backup

sejamos honestos, ninguém deve confiar no papel nos dias de hoje. Se você não encontrou uma maneira de mover seu processo de contabilidade on-line, é hora de ficar flexível. Mas mesmo se você estiver acessando software de contabilidade digital ou programas on-line, é importante fazer backup de todos os seus documentos.

Imagine perder o acesso a todos os seus dados, relatórios e análises? Ocorrências como essa podem dobrar todo o processo de fim de mês e certamente terão um efeito colateral em outros processos contábeis. Faça backup de seus dados usando um sistema confiável baseado em nuvem que pode ser armazenado com segurança.

comunicar empresa cut-off datas

empresa-wide cut-offs São datas específicas no final de cada mês que cada funcionário deve saber e respeitar. Eles significam o fim do período contábil atual, e as transações após essa data serão realizadas para o próximo mês. Por exemplo, se você estiver trabalhando com um freelancer que não envia sua fatura antes do corte, eles normalmente terão que esperar que o próximo ciclo de faturamento seja pago.

sua equipe financeira já os usa, é claro. Mas a comunicação de pontos de corte dá a eles tempo suficiente para participar de Tarefas como pagar sua fatura e, ao mesmo tempo, concluir o fim do mês.

automatize o gerenciamento de gastos

o passo número um que você pode dar para tornar a vida significativamente mais fácil quando se trata de final de mês?

automatize seus sistemas.Você sabia que pode colocar a responsabilidade da cobrança de recibos em seus funcionários, em vez de persegui-los todos os meses?

reconciliação automatizada de pagamentos, cartões de débito de funcionários integrados e aprovações perfeitas podem ser feitas usando o poder do Spendesk. Os clientes dizem que nosso software economiza aproximadamente 4 dias de trabalho no final de cada mês.

embora a contabilidade nunca esteja realmente concluída, você pode economizar tempo em seus processos de fechamento de fim de mês para aumentar a eficiência e agregar valor. Claro, todas essas dicas e truques também podem ser aplicados ao fechamento do final do ano e podem beneficiar alguns de seus outros sistemas de contabilidade.

a grande conclusão aqui é que o tempo de fechamento custa tempo e energia valiosos, que seriam melhor gastos na tomada de decisões estratégicas. Você tem o poder de criar uma melhor satisfação no local de trabalho, criar economias e obter um lucro maior. Corrija o processo de fechamento hoje, para sempre.