Qual é o objetivo de um sistema de pedidos de compra?

Qual é o objetivo de um sistema de pedidos de compra?

em algum momento ao longo das operações de pequenas empresas, você definitivamente precisará comprar bens ou serviços de outra empresa. Seja um monte de pequenas compras ou algumas grandes compras, você precisará de uma maneira de rastrear os pedidos. Um sistema de pedidos de compra permite que você crie e execute os pedidos – desde a requisição de compra até o pagamento do fornecedor para agilizar seu processo de compra.

Como uma Ordem de Compra Sistema Funciona

Depois de configurar o sistema com todos os usuários em sua organização do pessoal que o pedido de itens para os chefes de departamento de aprovação de compras, para o departamento de compras, que irá lidar com compras maiores, torna-se fácil para automatizar o processo de aprovação e passar as coisas para o departamento de contas a pagar para lidar com a fatura de pagamento.

Requisição de Compra

Quando alguém precisa de mercadorias ou serviços para o negócio, criar uma requisição de compra que descreve o que eles precisam, que eles precisam de, quando necessário, onde ela será entregue, e quanto custa.

a partir daí, ele irá para o membro da equipe apropriado para aprovação. Se não for aprovado, o membro da equipe pode observar por que foi rejeitado ou solicitar alterações antes da aprovação.

ordem de compra

uma vez que a requisição de compra for aprovada, ela se tornará uma ordem de compra oficial enviada ao fornecedor. Uma vez aceito pelo fornecedor, torna-se um contrato juridicamente vinculativo e exige que o fornecedor envie os bens ou serviços que foram encomendados.

cada PO recebe um número de pedido de compra para facilitar o rastreamento pelo sistema. Inclui tudo, desde a requisição, junto com o endereço de cobrança e quaisquer termos adicionais.

pedido cumprido

neste momento, o vendedor enviou as mercadorias ou forneceu os serviços encomendados. O fornecedor deve fornecer informações de rastreamento, para que sua organização saiba quando esperar que a remessa chegue.

Mercadorias recebidas

uma vez que a remessa chega, alguém na organização reconhece o recebimento dos itens. Como os itens podem chegar em várias remessas, é importante verificar o recibo de embalagem em relação aos itens que foram encomendados a cada vez, para garantir que você recebeu apenas os itens solicitados e pague apenas pelo que você recebe.

processamento de faturas

o sistema de pedidos de compra deve automatizar o processo de correspondência de três vias, comparando a ordem de compra com as mercadorias recebidas, com a fatura do Fornecedor. No caso de algo não corresponder, ele é sinalizado para intervenção manual.

quando tudo corresponde, ele é automaticamente passado para o departamento de contas a pagar para pagamento. Isso garante que nenhuma fatura caia nas rachaduras, permitindo que você pague prontamente todos os seus fornecedores, fortalecendo assim os relacionamentos com os fornecedores e potencialmente permitindo que você capture descontos de pagamento antecipado.

em organizações onde um departamento lida com o orçamento, outro faz compras e ainda outro paga as contas, um sistema de pedidos de compra permite que todos vejam o que está acontecendo em tempo real, enquanto os sistemas de papel deixam muito espaço para erros.

benefícios de um sistema de pedidos de compra

melhorar a precisão do pedido

enviar um pedido de compra ao seu fornecedor é uma oferta legal para fazer uma compra. Se o fornecedor aceitar o pedido, ele formará um documento legal entre você e o fornecedor. Até que o fornecedor aceite o pedido, não há Contrato.

usando ordens de compra fornece documentação precisa do que foi encomendado, em caso de disputa. O PO lista as quantidades, descrições de itens, preço, descontos, data de entrega e instruções, portanto, há um potencial reduzido de erro em comparação com uma ordem verbal.

garantir que os detalhes do PO estejam corretos também tornará o pagamento da fatura associada muito mais fácil.

melhor gerenciamento de compras

como o sistema PO descreve os custos antes do início de um trabalho, é mais fácil ver como os orçamentos são afetados. Você pode fazer um pedido para um único projeto ou vários projetos ao mesmo tempo.

quando você solicita bens ou serviços para um projeto, aplique a referência do projeto ao pedido para que você possa vincular as mercadorias no pedido ao projeto. Isso automatiza a alocação de estoque e custos para o projeto em todas as etapas do ciclo de vida do pedido de compra, para que você possa fornecer cotações precisas.

se você deseja que seu PDV seja preciso, você deve calcular as quantidades reais do pedido de compra para determinar os custos antes do início de um projeto.

Economize tempo e dinheiro

quando os fornecedores enviam faturas que fazem referência ao seu número PO, os funcionários não precisam gastar tempo verificando para garantir que a conta seja legítima. Como o PO se torna um contrato assim que o fornecedor o Aceita, ele elimina qualquer disputa a esse respeito.

devido ao processo PO, a fatura deve ser inserida em seu sistema contábil com referência ao PO original, registrando a entrega e atualizando os níveis de estoque automaticamente. Tempos de pagamento mais rápidos significam que você economiza dinheiro em termos de custos de processamento de faturas, pois leva menos tempo para processá-las, permitindo que sua equipe seja produtiva com outras tarefas.

conduzir negócios com agências governamentais

a maioria das agências governamentais não pagará faturas até receber uma ordem de compra válida. Sem a capacidade de criar POs, você é limitado em termos de suas oportunidades de negócios.Se você está produzindo ordens de compra, você está dizendo aos outros que você está no topo de suas finanças e fluxo de caixa, para que você possa ganhar mais confiança sobre as empresas que não usam um sistema de ordem de compra.

agilizar o seu estoque

com um software de ordem de compra eficaz no lugar, você pode facilmente ver o seu investimento financeiro no inventário para uma melhor gestão de inventário. Você poderá ver os níveis atuais de estoque, os níveis de reordenação, o estoque em espera e o estoque livre. Isso lhe dá um nível de clareza e controle que muitas empresas carecem – o que leva à escassez de ações. O uso de pedidos de compra dá visibilidade a todas essas áreas, além de custos e processo de vendas, para que você possa ver melhor as margens de lucro em cada um de seus produtos.

Descubra seus melhores fornecedores

você sabe que seus melhores fornecedores são? Você sabe de quem está encomendando a maioria dos seus produtos? Você sabe o que está pagando por produtos anteriores e se deve ou não receber descontos por contrato ou por causa do volume de compras?

muitas empresas deixam essas questões sem resposta e, como tal, estão fazendo um grande desserviço.

seu sistema de pedidos de compra permitirá que você veja com mais rapidez e facilidade quais fornecedores estão cuidando da maioria de suas necessidades. Você também poderá determinar quais fornecedores não estão mantendo o fim da pechincha – por meio de entregas tardias consistentes, itens fora de estoque e assim por diante.

Esta informação permite que você veja quando é hora de desistir de um fornecedor em favor de outro fornecedor, ou quando é hora de negociar melhores condições de pagamento, com alguns de seus fornecedores.Operar com um sólido sistema de pedidos de Compra garante que sua empresa tenha acesso a uma grande quantidade de informações para ajudá-lo a tomar decisões baseadas em dados. Com informações sobre o que você está gastando, onde você está gastando, e com quem você está gastando ajudará você a informar escolhas no futuro para acelerar o crescimento e melhorar a lucratividade.