teste de não discriminação: 401 (k) conformidade

no interesse humano, trabalhamos em testes de não discriminação (NDT) para pequenas empresas todos os dias. Monitoramos todas as contas de nossos clientes para notificá—los quando eles correm o risco de falhar e ajudamos a criar planos que os impeçam de falhar em primeiro lugar-Tudo incluído. Pode ser complicado e, como não encontramos um bom recurso que explique todos os componentes do NDT de maneira simples e direta, decidimos fazer nosso próprio guia!

se você é completamente novo no mundo do NDT, recomendamos começar lendo as seções abaixo para entender o básico. Nós nos aprofundamos em mais detalhes sobre como realizar NDT e sub-tópicos mais onerosos em nosso post sobre planos Safe Harbor 401(k).

esperamos que você ache útil! Se você deseja configurar um 401 (k) sobre o qual possa se sentir confiante, entre em contato com nossa equipe e ficaremos felizes em responder a quaisquer outras perguntas que você tiver.

siglas: NDT, SMB, HCE, NHCE, ADP, ACP

estaremos usando várias siglas em nosso passo a passo de testes de não discriminação. Para assegurar a clareza, listamos abaixo (todos esses são explicadas em mais detalhes nas seções posteriores):

• NDT: a não-Discriminação de testes

• SMB: Pequenas e médias empresas, normalmente, qualquer empresa com menos de 100 empregados

• HCE: Altamente compensado empregado

• NHCE: Não-altamente compensado empregado

• ADP Teste: Real adiamento percentagem de teste

• ACP Teste: Real contribuição percentual teste

o Que é a não-discriminação teste?

o teste de não discriminação exige que os funcionários de um determinado status (funcionários altamente remunerados e funcionários-chave) permaneçam dentro de uma taxa de contribuição específica, conforme determinado pela taxa de contribuição da NHCEs. (Definiremos esses termos e descreveremos os vários testes e abordagens com mais detalhes abaixo.)

esses testes medem os níveis de participação de HCEs e NHCEs para garantir que os planos não sejam excessivamente utilizados pelos HCEs. Esses testes seguem regulamentos federais que foram estabelecidos para todos os tipos de plano de benefícios, incluindo planos de aposentadoria. O ano do plano em questão é frequentemente chamado de ” ano de determinação. Embora os testes se concentrem nos níveis de participação em todos os tipos de funcionários dentro de uma organização, vários fatores podem desempenhar um papel nessa participação—e se uma empresa passa ou falha nos testes de não discriminação.

por que existem testes de não discriminação para planos 401(k)?Como o governo dos EUA oferece benefícios fiscais substanciais através de planos de poupança de aposentadoria 401(k), eles querem ter certeza de que os planos não beneficiam injustamente os proprietários das empresas (funcionários-chave) e HCEs sobre NHCEs. Para garantir que um plano 401 (k) não esteja” discriminando ” ou favorecendo funcionários específicos, ele deve passar por um conjunto de testes anuais. Essa responsabilidade recai sobre a empresa que oferece o 401(k) aos seus funcionários.Embora a maioria das grandes empresas tradicionais não tenha problemas para passar, os testes não foram projetados com startups e PMEs em mente e podem ser confusos e difíceis de navegar. Mas não desanime-você está fazendo uma grande coisa, oferecendo um 401 (k) para seus funcionários. Estamos aqui para ajudar a tornar a parte de Conformidade um pouco menos intimidante. Saiba que o IRS não está tentando assustá-lo longe de configurar um 401(k). Na verdade, o governo incentiva os empregadores a oferecer benefícios de aposentadoria por meio de créditos fiscais e deduções (ver artigos para empregador 401(k) imposto de Contribuição e 401(k) custo para os empregadores).

HCE (altamente compensado funcionários) e NHCE (não-altamente compensado funcionários)

Um HCE é tecnicamente definido como um funcionário que atenda a uma das seguintes qualificações, conforme descrito pelo Serviço de Receitas Internas:

• Propriedade: Ao determinar quem é um HCE devido à propriedade, devemos avaliar dois períodos de tempo: o ano do plano que está sendo testado (o ano de determinação) e o ano anterior (o ano de lookback). Se um funcionário detinha mais de 5% do interesse no negócio a qualquer momento durante o ano de determinação ou o ano de lookback, independentemente de quanta compensação essa pessoa ganhou ou recebeu, essa pessoa é um HCE. Os funcionários relacionados a um HCE com base na propriedade também serão tratados como HCEs (“relacionado” é definido por meio de atribuição familiar—cônjuge, filhos, pais e avós—mas não sogros, irmãos ou netos).

• compensação: a compensação é definida pelo IRS inclui salários e salários, bônus, dicas e benefícios adicionais. Ao determinar quem é um HCE devido à compensação, estamos considerando apenas a compensação no ano de lookback. Um funcionário será um HCE com base na remuneração se a remuneração anual do funcionário no ano de lookback for de US $135.000 ou mais (se o ano anterior for 2021). O plano pode limitar o número de Aces com base na compensação, elegendo no documento do plano para usar a “eleição de grupo mais bem paga”, conforme explicado abaixo. HCEs e NHCEs são categorias mutuamente exclusivas, portanto, todos os outros funcionários elegíveis que não atendem aos testes acima são considerados NHCEs.

por exemplo, se o NDT estiver sendo executado para o ano do plano de 2021 (o ano de determinação), procuraremos o HCEs com base na compensação paga em 2020—e procuraremos o HCEs com base na propriedade em 2020 e 2021.

contratações novas no meio do ano: lembre-se de que um funcionário altamente remunerado não será um HCE com base na remuneração no primeiro ano em que é contratado porque não tem remuneração no ano de lookback. Então, você pode ter mais NHCEs do que você pensa!

Nota para empresas HCE-heavy: Uma distinção opcional de 20% é chamada de “eleição de grupo mais bem paga.”O” grupo mais bem pago ” é o Top 20% em compensação de todo o grupo participante. Esta caracterização é normalmente usada apenas quando há um número relativamente grande de HCEs. Este é um caso de uso muito específico, então se você tiver dúvidas sobre isso, avise-nos! O documento do plano deve incluir a eleição de grupo mais bem paga especificamente antes de poder ser usado.

Chave de empregados

Separado do HCE e NHCE distinções, alguém é considerada Chave para o empregado se QUALQUER uma das qualificações abaixo forem atendidas para a determinação do ano (o ano que está sendo testado para o topo pesados estado):

• Remuneração: Qualquer funcionário cujo salário anual é de us $200.000 ou mais (para a 2022 determinação de ano; $185,000 para a 2021 determinação de ano).

• propriedade ou relacionamento: qualquer funcionário que possua mais de 5% da empresa ou esteja diretamente relacionado a alguém que o faça.

• propriedade e compensação: qualquer funcionário que possua mais de 1% da empresa e ganhe mais de US $150.000 (não indexado).

as abordagens padrão: teste ADP e teste ACP

os testes ADP e ACP se aplicam aos planos “tradicionais” 401(k) (ou seja, planos de Porto não seguro).

teste de porcentagem de diferimento real (ADP)

este teste compara a porcentagem média do salário que os HCEs participantes aderem à porcentagem média que os NHCEs aderem. Essa porcentagem revela como cada tipo de funcionário está relativamente engajado no plano. Este teste não revela o número total ou porcentagem de funcionários que estão fazendo adiamentos. Em vez disso, mede o nível de engajamento.

existem duas porcentagens que você precisa calcular:

1. taxa anual de Contribuição do HCE: agrupe o HCEs e calcule a taxa média anual de diferimento dos funcionários como uma porcentagem de sua remuneração total.

2. taxa anual de Contribuição do NHCE: Agrupe os não-HCEs e calcule a taxa média anual de diferimento dos funcionários como uma porcentagem de sua remuneração total.

esta tabela representa uma relação causal: a taxa anual de Contribuição do NHCE determina a contribuição máxima permitida para o HCEs. Por exemplo, se os NHCEs contribuíram com 1%, os HCEs, em média, só podem contribuir com 2% (ou menos).

Uma nota sobre o cálculo do HCE salários por ano anterior vs. corrente ano: “ano Anterior” significa que, em média, de adiamento taxa para HCEs no ano atual (por exemplo, o ano do plano que está sendo testado) será comparado com a taxa média de diferimento para os NHCEs do ano civil anterior. Isso geralmente é vantajoso, pois você saberá o limite HCE com antecedência (consulte a tabela na seção de teste ADP acima), em vez de tentar gerenciar contra um alvo em movimento que muda ao longo do ano. No entanto, o impacto de qualquer aumento na participação devido a campanhas educacionais não será reconhecido até o próximo ano.

se você estiver configurando um novo 401 (k) que usa testes do ano anterior, você não terá um “ano anterior” para comparar—então, o IRS permite que você assuma 3% como a média de funcionários não altamente remunerados (a coluna da esquerda na tabela de teste ADP). Para o seu primeiro ano de administração de um 401 (k), seus funcionários altamente remunerados poderão contribuir com até 5% de sua remuneração, em média, se você optar por usar a eleição de teste do ano anterior.

um plano também pode optar por usar o método de teste “ano corrente”. Este método compara a taxa média de diferimento HCE para o ano atual com a taxa média de diferimento NHCE para o ano atual. Um plano pode ser alterado para mudar do teste do ano anterior para o teste do ano atual a qualquer momento. No entanto, uma vez aprovada a emenda, o plano geralmente deve usar o método do ano atual por cinco anos consecutivos antes de voltar ao método do ano anterior.

percentagem de contribuição real (ACP) teste

este teste aplica-se apenas a empresas que oferecem uma correspondência de 401(k) ou contribuições após impostos. Os cálculos e desagregações são os mesmos que com o ADP, mas incluem a correspondência do empregador e as contribuições pós-fiscais ao calcular uma taxa média de Contribuição para o HCEs e o NHCEs.

um terceiro “teste”: a determinação top-heavy

embora não seja tecnicamente um teste de não discriminação, essa determinação pode resultar em contribuições necessárias para seus participantes – então estamos explicando aqui. O teste mais pesado procura ver se os funcionários-chave detêm mais de 60% do total dos ativos do plano, comparando o saldo da conta dos funcionários-chave com os funcionários não-chave usando dados do último dia do período de teste anterior de 12 meses. Para o primeiro ano do plano (sem ativos no ano anterior), a determinação mais pesada é feita no último dia do ano em curso.

se o saldo total da conta dos funcionários-chave exceder 60% dos saldos-chave e não-Chave, o plano é pesado. Se um plano for pesado, o empregador geralmente deve fazer uma contribuição mínima de 3% da compensação de cada participante não-Chave. Qualquer contribuição do empregador feita para o ano (por exemplo, correspondência, participação nos lucros, contribuições de Porto Seguro) pode ser usada para compensar qualquer contribuição mínima pesada devida a um participante.

etapas de ação para os testes ADP, ACP e top-heavy

para garantir que o plano 401(k) da sua empresa não seja discriminatório nem top-heavy, é legalmente exigido que seu administrador 401(k) realize testes anualmente. Defendemos fortemente o monitoramento proativo e regular e o rastreamento de porcentagens de contribuição (o interesse humano pode ajudar sua empresa com isso). Manter-se vigilante ao longo do ano pode ajudar sua empresa a fazer ajustes na retenção de funcionários, conforme necessário, sem o risco de falhar nos testes ou ter que fazer grandes ajustes perto do final do ano do plano.

é importante que, ao longo do ano, os empregadores incentivem os NHCEs a contribuir para seus planos 401(k), de modo que a proporção não seja muito distorcida para os HCEs. Isso é uma coisa útil a fazer do ponto de vista do NDT e uma coisa boa a fazer por seus funcionários em termos de alfabetização financeira. (Nota: conforme discutido anteriormente, o benefício do aumento da inscrição no NHCE será adiado para planos usando testes do ano anterior.).

Aqui estão três dicas para aumentar suas taxas de contribuição que podem ser feitas proativamente antes do teste anual:

1. auto-inscrever funcionários em seu plano 401 (k): isso é mostrado para aumentar as taxas gerais de participação. De fato, alguns dados mostram que, entre as novas contratações, a inscrição automática aumenta as taxas de participação em planos de contribuição definida para 91%.

2. facilite a experiência 401(k): o painel de controle do interesse humano é descomplicado e fácil de usar para os funcionários, tornando-os mais propensos a se inscrever e ajustar suas Contribuições conforme necessário.

3. educar NHCEs sobre a importância de contribuir para um 401(k): não apenas para ajudar a empresa a passar NDT, mas para seus próprios futuros financeiros.

por outro lado (mas pelas mesmas razões de preservação de proporção), você deve notificar seu HCEs de que há um limite para o quanto eles podem contribuir (leia 401(k) limites de contribuição). Se comunicado corretamente, eles devem entender que tal limite é necessário para que o negócio não falhe nos testes de conformidade do IRS—especialmente se a alternativa não for ter um benefício de aposentadoria. Este é um cenário muito melhor para todos os envolvidos do que ter que notificar seus HCEs depois que eles já contribuíram demais para que eles possam precisar ser reembolsados.

se o seu plano é suspeito de ser top-heavy, você também pode querer excluir funcionários-chave ou pedir-lhes para não contribuir para o ano do plano atual para que o empregador pode evitar a contribuição mínima de 3% top-heavy, se necessário.

a maneira fácil: Safe harbor design

usando um projeto de plano safe harbor isenta automaticamente o plano dos testes ADP e ACP (na maioria dos casos). Contanto que você não esteja contribuindo com nenhuma contribuição adicional em um ano do Plano, seu 401(k) pode ser automaticamente isento do teste top-heavy.

Prós de um design de Porto Seguro:

• Ajuda as empresas a passar automaticamente o ADP e o ACP testes, pode satisfazer top-pesado requisitos de teste

• Fornece um tremendo incentivo para que os empregados guardar para seu futuro e permite que todos os funcionários para contribuir com o máximo permitido quantidades para o seu 401(k).

• Inclui obrigatório, imposto de renda contribuição patronal para um plano 401(k), que também pode fornecer uma vantagem para recrutar e reter funcionários talentosos

Contras de um projeto porto seguro:

• sob o projeto safe harbor, você precisa se comprometer com um ano (que precisa ser renovado anualmente).

• as taxas de rescisão podem ser cobradas por alguns registradores 401 (k) se você mudar de ideia (embora os juros humanos nunca cobrem taxas de transação)

• existem prazos específicos. Se você decidir oferecer uma contribuição de Porto Seguro, você pode estar limitado a iniciá-lo em um momento específico.

• pode ser relativamente caro, dependendo dos salários de seus funcionários.

o que acontece se eu falhar NDT? O que posso fazer?

em primeiro lugar, queremos dizer que a falha no teste de não discriminação é bastante comum, e você não deve ficar envergonhado ou estressado! Se você tomar medidas corretivas rapidamente, é muito fácil de resolver—e você deve evitar quaisquer consequências negativas a longo prazo e penalidades.

interesse humano e NDT

o interesse humano é um provedor on-line 401(k) e, como trabalhamos com muitas pequenas empresas, ajudamos vários clientes a resolver e resolver problemas de NDT. Aqui estão algumas maneiras pelas quais podemos ajudar os clientes com testes de não discriminação:

• forneça aos empregadores um painel fácil de usar no qual eles possam analisar estatísticas de alto nível sobre as taxas de Contribuição para os funcionários.

• comunique aos seus funcionários as regras do teste de IRS, tanto durante o treinamento quanto por meio de notificações em nosso site.

• Incentive as contribuições de todos os funcionários, especialmente funcionários não altamente remunerados, por meio da facilidade de uso e da Educação em alfabetização financeira.

• aconselhar os empregadores sobre a opção de auto-inscrever funcionários para que eles opt-out em vez de opt-in, o que também melhora as taxas de participação.

• faça os reembolsos necessários ao HCES, se necessário, para que não haja penalidades fiscais para o empregador envolvido.

o interesse humano pode ajudar sua empresa a descobrir qual plano de design é melhor para seus orçamentos, necessidades e cenários de teste plausíveis. E se você falhou em testar com um provedor anterior, podemos ajudar a descobrir a raiz do problema. Ao guiá—lo ao longo do processo de configuração 401(k), podemos ajudar sua empresa a evitar problemas de NDT-para que você possa se concentrar nas principais funções de negócios.

esperamos que você tenha achado este guia útil. Se você está procurando um ótimo 401(k) para seus funcionários, Clique aqui para solicitar mais informações sobre o interesse humano.