Um guia para ordens de Serviço e gerenciamento de ordens de Serviço (Amostra incluída)

uma ordem de serviço é o tecido conjuntivo entre um cliente e o trabalho que deseja fazer. As ordens de serviço atuam como a trilha de papel que define o que precisa ser feito, quando e quanto dentro de uma organização. O gerenciamento de ordens de serviço é a força vital de muitas indústrias que fornecem serviço e manutenção.

a maioria de nós assinou ou recebeu uma ordem de serviço, mas, como muito do que é comum, não temos uma ideia firme do que é e por que é um link tão crucial em muitas transações comerciais.

o que é uma ordem de Serviço?

uma ordem de serviço é um documento que descreve um trabalho entre um cliente e um contratante. As ordens de serviço podem ser geradas para uso dentro de uma organização, provavelmente com software de gerenciamento de trabalho, mas geralmente servem como um contrato entre o cliente e quem eles contratam para executar o trabalho desejado.

uma ordem de trabalho inclui uma descrição do trabalho com uma estimativa do que custará para fazê-lo, incluindo trabalho, peças e materiais. Pode haver formulários anexados dependendo do tipo de trabalho que você está atribuindo, o que pode exigir permissões ou outra papelada.

a ordem de serviço também terá informações sobre o local onde o trabalho é necessário, quem o realizará e o prazo em que deve ser concluído. As informações do cliente também estão incluídas e podem ser usadas como uma fatura para o trabalho.

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para que são usadas as ordens de Serviço?

as ordens de Serviço padronizam o fluxo de trabalho e criam um processo simples e rápido para agendar, atribuir e rastrear o trabalho enquanto documenta recursos e rastreia o desempenho.

as ordens de Serviço são usadas principalmente na indústria da construção para solicitações de serviços, mas também podem ser usadas para produtos, inspeções e auditorias. Ordens de serviço nem sempre podem ser referidas como tal. Por exemplo, na fabricação, uma ordem de serviço é frequentemente chamada de ordem de vendas quando uma construção ou engenharia deve ocorrer.

independentemente do setor em que uma ordem de serviço é usada, ela é usada para rastrear e monitorar o status do trabalho para garantir que ele seja concluído a tempo e dentro do orçamento. Isso é verdade quando as ordens de serviço são usadas no serviço de campo ou dentro de um setor encarregado de inspeção regular. A esse respeito, eles agem quase como um relatório de status do projeto.

tipos de ordem de Serviço

em termos de estrutura, existem vários tipos de ordens de serviço.

• cotações: Este tipo de ordem de serviço é uma lista de produtos com seus preços incluídos. Essas cotações são capturadas e o cliente pode então tomar a decisão de atender aos seus requisitos financeiros para o trabalho. Esses produtos não estão comprometidos com o inventário.
• pedidos: a diferença entre uma ordem de serviço de cotação e uma ordem de serviço baseada em pedidos é que esta última é uma lista de produtos com maior probabilidade de serem comprados pelo cliente. Portanto, eles podem ser comprometidos com um inventário.
• Ordem De Trabalho Não Planejada: Isso aborda trabalhos que não foram planejados com antecedência, como quando o maquinário quebra ou quando há uma manutenção corretiva urgente e não planejada do produto.
• ordem de trabalho planejada: quando você tem um trabalho recorrente e pode ser agendado com antecedência, como manutenção preventiva ou outras atualizações automáticas, ele é chamado de ordem de trabalho planejada.
• ordem de Serviço interna: são ordens de serviço originadas de alguém da organização e enviadas para outra pessoa dentro da mesma organização. A maioria das ordens de serviço internas são digitais.
• ordem de trabalho externa: quando uma ordem de trabalho se origina de fora da organização, ela é chamada de ordem de trabalho externa. Estes são frequentemente revisados e agendados antes da execução.
• ordem de Serviço Manual: os gerentes de manutenção geralmente agendam ordens de serviço manuais manualmente após receber uma solicitação de trabalho. Eles atribuem ordens de serviço manuais ao membro da equipe correspondente interna ou externamente.
• Ordem De Serviço Automática: Quando uma ordem de serviço pode ser configurada para agendar tarefas automaticamente para os funcionários correspondentes, geralmente por meio de uma ferramenta de software, ela é chamada de ordem de serviço automática.

se você está falando sobre uma ordem de serviço de serviço, em vez de um produto, você está detalhando o cronograma para que o trabalho seja entregue.

esses tipos são um tanto flexíveis na medida em que, uma vez que a ordem de serviço é feita, ela pode ser alterada de uma cotação para uma ordem, detalhando quantos produtos na cotação podem ser comprometidos. Um pedido para uma cotação tem informações somente de pedido, como uma data de autorização.

amostra da ordem de trabalho

você pode estar se perguntando o que deve estar em uma ordem de trabalho para produzir o resultado mais eficaz. Para ter uma ideia geral melhor das ordens de serviço e do que elas implicam, vamos dar uma olhada em uma amostra. ProjectManager.com tem uma série de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos, e na foto abaixo está uma versão completa do nosso modelo de ordem de serviço. Vamos delinear os diferentes elementos da ordem de trabalho e como usá-los.

contato e informações internas

nosso modelo de ordem de trabalho gratuito pode ser personalizado para se adequar aos perímetros do seu negócio, mas está totalmente carregado com o básico. No topo está onde grande parte das informações pertinentes é capturada, como nome da empresa, endereço e contato.

há também um lugar para adicionar o número da ordem de trabalho, que é a chave para manter o controle do trabalho e encontrar a ordem de trabalho rapidamente. As datas são incluídas para quando a ordem de trabalho é emitida, quando o trabalho deve começar, terminar e quando estiver concluído.

um nível de prioridade pode ser definido. A pessoa que solicitou a ordem de serviço é identificada e um ID de cliente para uso interno é fornecido. Para organizações maiores, o departamento pode ser especificado.

Descrição do trabalho

a carne da ordem de trabalho é, obviamente, o trabalho e seus trabalhos e materiais relacionados. Aqui o trabalho é descrito, quem é cobrado é identificado e, se necessário, onde o trabalho será enviado é identificado.

seguindo esta é uma descrição detalhada do trabalho a ser feito e quantas horas levará para fazer cada tempo de linha, bem como a taxa do trabalhador encarregado do trabalho. Isso é então totalizado.

materiais necessários

a próxima seção em nossa amostra de ordem de trabalho lista os materiais necessários para concluir o trabalho, quanto de cada um, o custo e qualquer imposto aplicável. Tudo isso é adicionado ao total acima para um subtotal. Quaisquer encargos adicionais são adicionados a este subtotal para atingir o preço total da ordem de serviço.

finalmente, há espaço para adicionar informações adicionais. Depois, há uma assinatura e dateline. Novamente, este é um exemplo de ordem de trabalho, mas alguns ajustes podem se aplicar a quase qualquer ordem de trabalho que você precisa produzir.

princípios-chave do bom gerenciamento de ordens de Serviço

uma ordem de serviço é, na verdade, uma tarefa. É uma maneira de descrever, atribuir e rastrear um trabalho para garantir que ele seja concluído a tempo e dentro de um orçamento acordado. Gerenciar a criação e o fluxo de uma ordem de trabalho à medida que ela passa da iniciação à execução e à conclusão é fundamental.

o processo de gerenciamento da ordem de trabalho segue três etapas simples:

1. crie uma nova ordem de trabalho: seja uma ordem de trabalho tangível ou digital, é importante task o(s) indivíduo (s) correto (s) com detalhes sobre esta tarefa, incluindo informações como finalidade, nível de prioridade, informações descritivas e muito mais.
2. tráfego através da organização: certifique-se de que o destinatário tenha as informações necessárias de que precisa para concluir a ordem de serviço de acordo com suas especificações.
3. feche a ordem de serviço quando estiver concluída: Para manter o fluxo de trabalho organizado, certifique-se de que todas as ordens de Serviço sejam concluídas antes de criar uma nova ordem de serviço.

em termos daqueles que estão envolvidos na gestão da ordem de trabalho, eles incluem a pessoa que solicitou o trabalho, o indivíduo que está autorizado a aprová-lo e aqueles que o realizam.

ter algum mecanismo de relatório também ajudará a acompanhar o trabalho e a garantir que ele esteja concluído até o prazo final. Quando terminar, o pagamento é necessário e, portanto, a folha de pagamento precisa ser envolvida para gerenciar quaisquer pagamentos iniciais e, em seguida, o pagamento final.

Como ProjectManager.com agiliza a gestão da ordem de trabalho

ProjectManager.com é um software premiado que ajuda a organizar o trabalho e impulsionar a eficiência. Gerar, rastrear e pagar ordens de serviço é aprimorado por nossa ferramenta baseada em nuvem que fornece dados em tempo real para saber sempre se você está cumprindo o cronograma.Os quadros Kanban podem ser usados para criar ordens de serviço, adicionar anexos, definir prioridades e acompanhar o progresso. Essas placas são particularmente atraentes para aqueles que preferem um fluxo de trabalho visual. As ordens de serviço são feitas em cartões digitais que são colocados abaixo de colunas que representam as fases do trabalho, que podem ser personalizadas para corresponder à nomenclatura da sua organização.

Acompanhe o progresso para obter melhores resultados

acompanhe o progresso nos painéis que refletem automaticamente as atualizações de status e calculam métricas como tempo, Tarefas, custos e muito mais. Por exemplo, se você estiver montando uma ordem de trabalho mecânica e sua equipe estiver em campo, desde que tenham conectividade com a internet, eles podem atualizar seu status ou colaborar comentando no nível da tarefa.

o tempo logado no trabalho também pode ser rastreado com planilhas de horas que simplificam a folha de pagamento também. Eles são seguros e fáceis de usar. Nosso armazenamento ilimitado de arquivos significa que você pode usar a ferramenta como um hub centralizado para gerenciar todas as suas ordens de serviço.

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