¿Puedo usar Outlook como CRM?

Publicado en: Éxito de CRM, Microsoft Outlook + Salesforce

Como propietario de un negocio, se da cuenta de que sus vendedores envían muchos correos electrónicos. Para muchos, es el medio de comunicación principal utilizado para obtener nuevos clientes potenciales y comunicarse con clientes potenciales. Y es una gran parte de su día: los vendedores tienen un promedio de 13 horas por semana trabajando en el correo electrónico.

Por supuesto, la venta efectiva implica mucho más que el simple envío de correos electrónicos. Los mejores vendedores entienden que conocer bien a sus clientes es una gran parte del proceso. Necesitan recordar las conversaciones que tuvieron, dentro y fuera del correo electrónico, y poder rastrear y hacer un seguimiento de las solicitudes. También necesitan saber dónde está un cliente potencial en el canal de ventas para que la comunicación esté en contexto y en el punto. Lo mismo ocurre con los clientes en curso.

Ahí es donde entra en juego un CRM. Proporciona una forma para que los vendedores rastreen todo lo que es crucial para sus clientes y para que puedan proporcionarles todo lo que necesitan para ser efectivos en sus trabajos.

Microsoft reconoció esta necesidad. En 2016, anunciaron el Administrador de Clientes de Outlook, u OCM. Microsoft OCM es un complemento para Outlook que permite algunas capacidades de gestión de relaciones con los clientes bastante básicas. Si bien no es un CRM completo como Salesforce o Microsoft Dynamics, ofrece a las pequeñas empresas bastantes de los beneficios que normalmente se asocian con un CRM:

• Pone toda la información de sus clientes en un solo lugar: Outlook.
• Ofrece tareas integradas y recordatorios que puede asociar con un contacto, empresa o acuerdo de ventas.
• Le permite compartir información de clientes en toda la organización.
• Es relativamente fácil de usar y está disponible en dispositivos móviles.

El producto de Microsoft proporciona una excelente manera de administrar las relaciones con los clientes, hacer un seguimiento de las ofertas y las empresas e incluso listar las ventas de acuerdo con el lugar en el que se encuentran. Suena genial, ¿verdad? Desafortunadamente, está muerto en el agua. Microsoft lo abandonó para centrarse en su producto Dynamics CRM en su lugar.

Sin una solución de CRM efectiva dentro de Outlook, las empresas y los vendedores están a la caza de un producto o método para acceder fácilmente a la información de CRM desde su correo electrónico. Definitivamente hay formas de hacerlo, pero primero, echemos un vistazo a algunos de los beneficios de usar una solución de CRM dedicada.

Los beneficios de usar un CRM

Para las organizaciones que han logrado implementar un CRM y superar los problemas iniciales de crecimiento, es difícil imaginar cómo sería el negocio sin él. Los CRM proporcionan a sus equipos una forma de almacenar todos los datos relativos a sus clientes y las relaciones con todos ellos en un solo lugar.

Este tipo de recopilación y acceso a datos le da a su empresa la capacidad de hacer cosas como establecer alertas sobre la actividad de los clientes o recopilar datos de la audiencia objetivo para ayudar a refinar y definir relaciones futuras. Lo mejor de todo es que estos datos se pueden utilizar en toda su organización para beneficiar a todos los que se encuentran en una posición orientada al cliente y mejorar la experiencia general del cliente.

Esto beneficia a su empresa y a sus clientes de varias maneras:

• Le proporciona informes precisos y procesables.
• Mejora la comunicación entre usted y sus clientes.
• Ofrece eficiencia y automatización mejoradas.
• Proporciona una colaboración más fácil entre departamentos.

La conclusión es que un CRM mejora la experiencia del cliente y mejora sus ventas. Pero una herramienta es tan buena como la gente que la usa, y eso nos lleva a los desafíos de usar un CRM.

Los desafíos con CRM

A pesar de sus beneficios obvios, hay algunos desafíos reales en el uso de un CRM, más específicamente, en lograr que su fuerza de ventas utilice un CRM a su máximo potencial. Las soluciones de CRM a menudo son piezas de software complicadas con una variedad vertiginosa de características. Poner al día a su personal en todo y luego lograr que lo incorporen en su rutina diaria es un verdadero desafío para algunas organizaciones. Pero esto también se debe a otro problema con los CRM.

Dada la gran cantidad de características presentes en las aplicaciones de CRM, su uso puede ser algo intimidante. Agregue eso al hecho de que, a menudo, los CRM se implementan de manera inconsistente en una organización y tiene diferentes departamentos que necesitan cosas diferentes de su CRM.

Por ejemplo, cuando el equipo de ventas solo necesita las características de nivel superficial para comprender e interactuar con sus clientes potenciales y clientes, el equipo de marketing necesita información mucho más detallada para poder perfilar a esos clientes. Y cuando un CRM es infrautilizado e ignorado por un departamento, lo que lleva a información incompleta del cliente que necesita otro departamento, aumentan las tensiones.

Otra consideración es que las implementaciones de CRM a menudo anteponen el sistema al proceso. No hay duda de que el correo electrónico es una gran parte del flujo de trabajo diario de todos, pero para los vendedores, Outlook es su alma. Es el programa por el que viven y mueren. Hacer que hagan malabares con sus procesos entre dos programas complicados que a menudo comparten la misma información puede ser un dolor de cabeza.

Afortunadamente, existen soluciones para estos problemas que ayudan a mejorar la utilización y el compromiso, a la vez que ponen el proceso por delante del sistema.

Lo Mejor de Ambos Mundos

Si bien estos son desafíos reales, hay soluciones. No puedes simplemente deshacerte de tu CRM, es demasiado valioso para tu organización.

En su lugar, considere nuestro producto: LinkPoint Connect. Nuestra solución de correo electrónico simplifica la integración de CRM con un Panel Lateral mejorado que pone todo lo que su fuerza de ventas necesita al alcance de la mano. Y toda la información en el panel lateral es contextual. Sus vendedores solo ven la información que es relevante para el cliente con el que se están comunicando actualmente, para que puedan seguir trabajando como lo hacen normalmente y obtener toda la información que necesitan sin salir de la cadena de correo electrónico.

Nuestra solución ofrece grabación de correo electrónico con un solo clic para capturar una imagen completa de la imagen junto con el canal de ventas. Es fácil de usar para los vendedores, y hace feliz al equipo de marketing: no más datos de clientes incompletos de los que preocuparse.

También ofrece una inmensa flexibilidad con campos y objetos de formulario personalizados que se integran directamente con los datos de Salesforce. Esto ayuda a mejorar la utilización de su equipo al darles acceso a la potencia de su CRM, sin exigir que abandonen Outlook y rompan sus procesos de ventas.

Y, por supuesto, LinkPoint360 tiene una solución para cualquier caso de uso o plataforma. Puede acceder a él desde cualquier dispositivo para que se ajuste a los procesos de todos, independientemente de cómo y dónde estén haciendo su trabajo.

Convierta Outlook en un CRM con LinkPoint360

Aunque el Administrador de clientes de Outlook de Microsoft desafortunadamente ha seguido el camino del dinosaurio, algo que sucede a menudo en esta industria, no significa que no pueda convertir Outlook en un CRM para su organización. Sólo hace falta un poco de magia de nuestra parte.

Si realmente desea aprovechar su CRM, debe poner el proceso en primer lugar. Esto significa dar a su equipo de ventas acceso a los enormes beneficios de su CRM con una solución integrada como LinkPoint Connect. Es una de las soluciones más fáciles de usar y flexibles del mercado para convertir Outlook en una solución CRM que satisfaga las necesidades de sus vendedores.

Si está listo para mejorar la utilización en toda su empresa y comenzar a aprovechar los beneficios que su CRM tiene para ofrecer, póngase en contacto con nosotros hoy mismo.