¿Qué es EDI (Intercambio Electrónico de Datos)?

¿Qué es EDI (Intercambio Electrónico de Datos)?

El Intercambio Electrónico de Datos o EDI es una tecnología que ayuda a las organizaciones comerciales y socios a hacer más rápido al acelerar los plazos de logística y eliminar los errores manuales a través de la automatización de la comunicación entre empresas. El EDI permite a las organizaciones que producen, envían, compran y venden bienes o prestan servicios, como minoristas, fabricantes, aseguradoras, proveedores de atención médica, aerolíneas y más.

El EDI ha estado en uso desde la década de 1960, aunque está encontrando un nuevo uso hoy en día al permitir la automatización de la cadena de suministro y actuar como una parte clave del flujo de trabajo para la automatización de procesos empresariales. Al final de esta entrada de blog, deberías tener una comprensión bastante sólida del EDI y una introducción a los conceptos básicos de la tecnología EDI.

Intercambio de datos de computadora a computadora

El EDI es un intercambio automatizado de computadora a computadora de documentos comerciales electrónicos estándar que se produce entre socios comerciales a través de una conexión estandarizada y segura.

Con las comunicaciones de computadora a computadora, no es necesario confiar en opciones manuales como correo electrónico, datos y correo postal. Los documentos se mueven directamente de la aplicación informática del remitente a la aplicación informática del receptor. Por ejemplo, un comprador puede enviar una orden de compra y el proveedor enviará automáticamente una factura.

Miles de documentos de transacciones comerciales estándar se pueden gastar automáticamente con EDI. Algunos ejemplos comunes incluyen órdenes de compra (EDI 850), estados de envío (EDI 214), información de aduanas de facturas, confirmaciones de pago (EDI 820) y documentos de inventario.

El formato EDI estándar permite a los ordenadores procesar documentos EDI. Las normas describen cada dato y el formato, como el tipo de documento, las partes involucradas, la fecha común y las medidas que deben adoptarse. El uso de estándares elimina las variaciones de empresa a empresa para que cada sistema informático de los socios comerciales hable un lenguaje común.

Los sistemas EDI utilizan una variedad de estándares para varias regiones, utilizan jaulas e industrias. Los estándares EDI tienen diferentes versiones, por lo que los socios EDI tienen que usar el mismo estándar y versión para que los datos fluyan correctamente.

Entre los estándares más populares se encuentran ANSI X12 utilizado en los Estados Unidos, UN/EDIFACT que se usa a nivel mundial, y estándares específicos de la industria, como HIPAA.

EDI utiliza una gama de protocolos seguros para el intercambio de documentos. Los socios tienen que acordar el protocolo a utilizar y asegurarse de que están utilizando el mismo protocolo antes de poder intercambiar archivos EDI. Si no lo hacen, deben trabajar con un intermediario para facilitar el intercambio entre los dos protocolos.

Algunos protocolos de seguridad EDI requieren más tecnología que otros, pero el uso de software EDI como ESSBUS Connect puede facilitar una amplia variedad de intercambios sin una inversión importante.

Estos protocolos van desde el protocolo de transferencia de archivos (FTP) o FTP seguro (STFP) de larga data que se utiliza para cargar contenido en un servidor host para un sitio web, hasta sistemas basados en API como AS4, basados en web a través de A2 y otras opciones, incluido el EDI móvil.

Aunque el EDI en sí puede ser altamente técnico, invertir en él para su empresa se amortizará en poco tiempo. La velocidad a la que podrá procesar pedidos y facturas mejorará drásticamente, lo que le permitirá reducir los costos de mano de obra y centrar los esfuerzos laborales en otras tareas de valor agregado.

EDI y automatización

Los mensajes EDI se pueden automatizar con flujos de trabajo preconfigurados. Por ejemplo, tan pronto como una orden de compra se marca como enviada, el proveedor puede enviar una notificación de envío, seguida de una factura.

En general, las empresas utilizan traductores EDI, ya sea a través de un proveedor de servicios o de un software para traducir los documentos EDI y utilizarlos con aplicaciones internas para permitir el procesamiento automatizado. Los procesos se pueden ampliar para trabajar con flujos de trabajo e integraciones dentro de su empresa. Por ejemplo, una vez que una empresa recibe una orden de compra a través de EDI, el sistema logístico genera automáticamente una tarea para que el personal del almacén mueva los bienes del inventario al envío. Una vez trasladado al envío, se genera automáticamente una etiqueta de envío y la información del envío se envía al cliente que realizó el pedido.

Usando EDI En comparación con los Procesos Manuales Tradicionales

Con un método tradicional como papel o correo electrónico, el comprador recibirá una notificación para realizar un pedido o puede determinar que debe realizar un pedido después de verificar los números de inventario.

El comprador introduce información en un sistema de compra para crear la orden de compra, y la imprime y envía por correo electrónico al vendedor, o se la envía por correo electrónico.

El vendedor recibe la orden de compra, ya sea días después o por correo electrónico, junto con otras comunicaciones. Una vez recibido, el proveedor lo introduce manualmente en su sistema de ventas.

El vendedor imprime una factura y la incluye con el envío o la envía por separado, ya sea por correo electrónico o por correo postal.

El comprador introduce manualmente la factura en el sistema de cuentas a pagar.

En este punto, el sistema de papel ha agregado una semana o más de tiempo de envío de ida y vuelta al proceso. Tanto el papel como el correo electrónico son muy susceptibles a errores, lo que aumenta el tiempo de pedido.

Con un proceso EDI, el sistema de compras habilitado para EDI del comprador genera y envía automáticamente una orden de compra con formato EDI cuando el inventario alcanza el nivel preestablecido para activar el sistema. En cuestión de minutos, el sistema de pedidos de venta del vendedor, equipado con software EDI, recibe el pedido de compra.

El sistema del proveedor alerta automáticamente al personal del almacén para que empaquete y envíe la mercancía. Una vez que están empacados y listos para enviarse, el sistema de envío genera el Aviso de Envío Avanzado (ASN) y lo envía al departamento de recepción del comprador. A partir de ahí, el sistema ERP del proveedor crea una factura EDI que entra en el sistema de cuentas por pagar del comprador.

Todo este proceso tarda aproximadamente una hora, en lugar de una semana o más.

Beneficios de EDI

EDI ofrece una variedad de beneficios a todas las organizaciones que lo utilizan.

El EDI puede acelerar sus ciclos empresariales en un 61%. La tecnología permite que las transacciones se realicen en minutos en lugar de días o semanas. Al automatizar las tareas en papel, su personal se libera para tareas de mayor valor, lo que les permite ser más productivos. La automatización del intercambio de datos en sus cadenas de suministro garantiza que los datos críticos se envíen a tiempo y se rastreen en tiempo real. Acortar los tiempos de procesamiento y entrega de su pedido le permite reducir el inventario.

El uso de EDI reduce los costos de transacción porque ya no es necesario pagar papel, tinta, copias, archivo y almacenamiento, franqueo y recuperación de documentos. Esto puede ayudar a su negocio a ahorrar más de un 35% solo en costos de transacción. Si está manejando un gran volumen de transacciones, esto también puede ayudarlo a ahorrar millones de dólares al año como resultado de los descuentos por pago anticipado. El uso de la tecnología EDI también elimina errores que pueden costar una gran cantidad de dinero, como pedidos perdidos, pedidos telefónicos tomados incorrectamente, errores de entrada de datos o faxes ilegibles.

El EDI ayuda a mejorar las relaciones con los proveedores, ya que los vendedores se benefician de la reducción de los ciclos de pedidos a efectivo y de la mejora del flujo de caja, reduciendo los errores, ahorrando tiempo y frustración a su socio en el manejo de disputas de datos.

El EDI también proporciona una serie de beneficios estratégicos para su empresa, ya que tiene visibilidad en tiempo real del estado de las transacciones, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos con mayor rapidez. El EDI también agiliza el proceso de entrada a nuevos territorios debido al lenguaje comercial común que utiliza en todo el mundo.

La tecnología EDI promueve la sostenibilidad y reduce las emisiones de dióxido de carbono al sustituir los procesos basados en papel por alternativas digitales. Debido al aumento de la eficiencia operativa, también hay menos desperdicio de energía.

Cómo funciona el EDI

El EDI requiere tres pasos:

• Prepara los documentos.
• Tradúzcalos a un formato EDI.
• Transmítelos a un socio.

Usando órdenes de compra como ejemplo, el comprador prepara su orden de compra recopilando y organizando todos los datos, para que funcione con EDI. En lugar de imprimir una orden de compra, el sistema crea un archivo electrónico con toda la información necesaria para crear un documento EDI.

Una vez creado el documento, debe ser alimentado a través del software de traducción EDI para convertir sus datos internos en el formato estándar EDI. Si no tiene software EDI interno, puede enviar los datos a un proveedor de servicios EDI para que traduzca el documento al formato EDI correcto para usted.

Después de traducir el pedido de compra al formato estándar de pedido EDI, se transmite al proveedor. El proveedor utiliza EDI con diferentes documentos, el aviso de envío anticipado y la factura, por ejemplo, para notificar al comprador que el pedido ha sido enviado y para pedirle el pago.

Implementar EDI en su Organización

Para garantizar el cumplimiento del EDI, deberá configurar su infraestructura EDI, alinear su configuración EDI con la de sus socios comerciales y cumplir con los estándares comunes.

Para comenzar con EDI, debe tener:

• Software EDI para comunicaciones
• Comunicaciones por Internet, VAN, según lo requieran sus diversos socios
• El hardware local necesario, incluido un servidor o PC, dispositivos de comunicación y periféricos,
• Espacio de oficina seguro con copias de seguridad de datos de seguridad monitorizadas y alimentación redundante para que el sistema pueda funcionar de forma fiable
• Transacciones EDI con sus sistemas de back-office para una fácil integración EDI
• Mapas para cada tipo de documento EDI que se intercambia con socios para asignar registros EDI a negocios utilizables documento.

Su EDI es tan valioso como sus integraciones con los sistemas de sus socios. Debe determinar qué protocolos IDI utilizará para enviar y recibir los documentos. Seleccionará e implementará intercambios para los documentos o transacciones correctos. También querrá precisar los casos de uso en los que enviará y recibirá cada documento EDI.

Comuníquese con los proveedores y su equipo de TI para determinar los pasos necesarios para la implementación de EDI en su organización.