¿Qué es el ciclo P2P? -12 Pasos del Ciclo de Adquisición a Pago de SAP

Un ciclo P2P es un proceso de cómo una organización o empresa adquiere bienes y servicios, paga al proveedor y recibe los bienes.

El ciclo comienza con la solicitud de cotizaciones a los proveedores antes de crear órdenes de compra que se envían a los proveedores. Una vez recibidas, se realizan controles de calidad antes de emitir las facturas, seguido del pago.

Este artículo analiza en detalle cada paso del ciclo p2p.

¿Qué es el procedimiento P2P?

El ciclo de compra a pago (P2PCycle) es las actividades del proceso de negocio que ocurren al crear y aceptar órdenes de compra, pagos por artículos o servicios.

Esto incluye todo, desde el abastecimiento de productos hasta el pago de proveedores después de recibir la entrega de esos bienes; incluso puede implicar transacciones revertidas en las que los artículos comprados anteriormente se devuelven antes de que se envíen.

Todos los sistemas ERP modernos, incluido SAP, mantienen buenas funcionalidades de automatización de procesos P2P.

En este post, el ciclo p2p SAP MM se toma como referencia.

Pasos del ciclo p2p

Puede encontrar los 12 pasos del Ciclo de Adquisición a Pago de SAP a continuación.

El proceso del ciclo de compra a pago o P2P comienza cuando un comprador encuentra la necesidad de algunos bienes o servicios.

Identificación de requisitos

La identificación de requisitos es el primer paso en el ciclo p2p.

Siempre que haya escasez de materias primas o servicios o de piezas necesarias para continuar la operación, la persona a cargo identificará la necesidad o el beneficio del material.

La necesidad del material o servicio se informa al departamento de compras mediante la creación de una solicitud de compra.

La solicitud de compra se enviará al gerente de compras.

Autorizar la orden de compra

El gerente de compras evalúa la orden de compra recibida.

Dependiendo de la importancia y el costo del material o el servicio, se enviará a los ejecutivos de alto nivel para su revisión.

Aquí la orden de compra puede ser aprobada o rechazada.

Aprobación de la orden de compra

Supongamos que el administrador de compras recibe la aprobación de sus superiores. En ese caso, autorizará la orden de compra y enviará la orden de compra al departamento de adquisiciones.

El departamento de adquisiciones revisa el formulario de solicitud para comprender el requisito.

Preseleccionar a los proveedores

Dependiendo del tipo de solicitud, se preseleccionará una nueva lista de proveedores, o el departamento de adquisiciones puede ponerse en contacto directamente con el proveedor existente para obtener el material.

La preselección de los proveedores depende de su credibilidad, calificación de proveedor, calidad del producto o servicio y precios.

Tomando cotizaciones de los proveedores

Aquí el comprador envía solicitudes de solicitud a todos los proveedores preseleccionados para explicar los requisitos. A continuación, se pide a los vendedores que den sus cotizaciones.

Selección de proveedores

Aquí se evalúan las respuestas de los proveedores a la solicitud de propuestas, se negocian los términos y las cotizaciones con los proveedores.

El vendedor cuya cotización y el comprador aceptan los términos se preseleccionan y se firmará el acuerdo.

Aviso de envío

Una vez firmado el acuerdo y confirmado el pedido, el vendedor envía la notificación de envío al comprador. Aviso informando sobre los bienes o servicios que están proporcionando.

En este punto, estamos a la mitad del ciclo de compra a pago. El aviso de envío incluye todos los detalles, como una descripción de la mercancía y la fecha de envío.

Recepción de los productos

La empresa recibe los productos del proveedor. Los materiales o servicios obtenidos se inspeccionan para verificar la calidad de los materiales.

El equipo de entrega compara el orden de pedido con el aviso de envío para validar si los dos coinciden. Si coinciden, la empresa emite el recibo al vendedor.

Pero si hay discrepancias, la empresa puede ponerse en contacto con el proveedor y solicitar un reembolso o reemplazo.

Grabación de la factura

Después de recibir el recibo de la empresa, el proveedor envía la factura para el pago. La factura tendrá todos los detalles de pago relacionados con los bienes entregados.

Coincidencia de 3 vías

Una vez que se recibe la factura del proveedor, todos los documentos relacionados, como la orden de compra y el aviso de envío, deben ser revisados por el departamento de contabilidad de la empresa.

Hacer un pago al proveedor

Supongamos que el departamento de cuenta a pagar encuentra la coincidencia entre todos los documentos con respecto al precio, la cantidad y los términos y condiciones. En ese caso, el pago se realizará al proveedor según los términos acordados.

Informes

Una vez que el proveedor realiza el pago, se documenta el proceso completo y se crean informes.

Ventajas del ciclo de compra a pago

El ciclo de compra a pago ayuda a su negocio a crecer con las siguientes ventajas.

Mejora el proceso de compra: El ciclo de compra a pago define claramente los pasos involucrados en el procedimiento de compra. Por lo tanto, aumenta la eficiencia general del proceso de compra.

Disminuye los costos de procesamiento: el módulo de compras ERP ayuda a disminuir el costo de procesamiento del procedimiento de compra al proporcionar seguimiento de inventario sin papeleo.

Su capacidad de realizar pedidos en línea ayuda al usuario a ajustar los niveles de existencias tan pronto como se adquieren los pedidos.

Proporciona transparencia: El ciclo de compra a pago ayuda a las personas que compran y a los proveedores a ver dónde está la solicitud. De esta manera, aporta y aumenta la visibilidad de la cadena de suministro.

Mejora la relación con el proveedor: El proceso de compra a pago garantiza que los pedidos se realicen con precisión y que los pagos para los proveedores se creen correctamente.

También permite a los proveedores y compradores comunicarse y colaborar fácilmente para resolver disputas rápidamente. Estas cosas esenciales conducen a mejorar la relación con el proveedor.

Da la oportunidad de negociar el precio: Dado que mejora la relación con el proveedor, los compradores pueden solicitar la negociación del precio y las condiciones de contratación.

Facilita la generación de informes de datos: Cuando tiene un sistema de gestión de inventario basado en la nube, puede recuperar fácilmente informes en tiempo real, como informes de rentabilidad, informes de costes e informes de residuos.

Esta información permite a los gerentes tener un control completo sobre su flujo de caja y tomar decisiones de compra adecuadas.

Mejora la productividad: Ya que optimiza el proceso de compra, eso ayuda a mejorar la productividad.

Ayuda a realizar la entrega a tiempo: Cuando mejore la productividad, entregará el producto o los servicios a tiempo.

¿Cómo se mejora el ciclo de compra a pago?

Siguiendo las siguientes prácticas, puede mejorar su proceso de compra a pago.

• Conservar la transparencia del proceso
• Implementar el mejor software para comprar a pagar
• Aumentar la participación de los proveedores
• Tener una gestión de contratos bien organizada
• Mejorar los inventarios

Automatización del ciclo P2P

El ciclo de compra a pago involucra a muchos departamentos de la organización, así como a muchos proveedores.

Dado que es un proceso largo que implica una gran cantidad de papeleo y tareas administrativas, exige mucho dinero y tiempo.

Al automatizar el ciclo P2P, las organizaciones pueden optimizar todo el proceso con la ayuda de la tecnología.

La reducción del papeleo y de la interferencia humana mediante la automatización del proceso P2P ayuda a las empresas a reducir los costos operativos.

Parámetros para seleccionar el software para el ciclo de compra a pago

Debe elegir la mejor tecnología para el proceso P2P. Al seleccionar el software, tenga en cuenta los siguientes parámetros.

• Velocidad del software: Seleccione la aplicación que funcione rápidamente para que ayude a reducir el tiempo necesario para el proceso y disminuya la fuerza del equipo.
• La flexibilidad del software: Elija la aplicación que pueda satisfacer todas las necesidades de su negocio y siga las reglas de negocio. El software debe actualizarse a la nueva versión y personalizarse fácilmente según sus necesidades.
• Transparencia: La aplicación debe proporcionar buenas perspectivas para hacer su trabajo. Debería permitirle tener la información correcta para reducir los seguimientos tanto dentro como fuera de la empresa.
• Incluso compartiendo tareas: Asegúrate de que tu software comparta la tarea por igual entre los miembros de tu equipo. El software debe tener la capacidad de enviar solicitudes automáticamente al proveedor en función del historial de compras anterior.
• Comunicación con proveedores: La aplicación debe ayudarlo a comunicarse con sus proveedores, y también debe permitir que los proveedores revisen las facturas, aprobaciones de presupuestos y pagos por sí mismos.

Lista de proveedores de software de compra a pago

Muchos proveedores proporcionan el software en el mercado. Estoy listando algunos de los mejores proveedores.

• SAP Ariba
  • Proporciona tecnología simple, rápida y fácil de usar.
  • Se integra eficazmente con otros sistemas ERP.
  • Ofrece procesos flexibles con control de presupuesto y gestión de aprobación.
  • Proporciona un proceso de recepción y reunión absolutos.
• GEP Smart
  • Se basa en la experiencia en el proceso de adquisición.
  • Proporciona tecnología integral para los procesos de adquisición directa e indirecta.
  • Proporciona una plataforma en la nube con un proceso unificado de aprovisionamiento ascendente y descendente.
• Plataforma Coupa BSM
  • Proporciona software que tiene visibilidad completa y se aferra al proceso de adquisición.
  • Proporciona una experiencia de diseño moderno.

¿cuáles son los desafíos de un procure-to-pay ciclo?

Al procesar el proceso de compra a pago, una organización se enfrenta a muchos problemas. Aquí voy a enumerar los desafíos en el proceso de adquisición a pago.

Consolidación del sistema y el proceso

Usted sabe que una organización tiene muchos departamentos, y cada departamento tendrá sus sistemas y herramientas. Esto dificulta la integración de datos.

Falta de autoridad y cumplimiento

Por lo general, la gobernanza y el cumplimiento afectan a la flexibilidad del proceso de contratación.

Despreocupación de la gerencia

Generalmente, la gerencia piensa que el proceso de compra no es un proceso crítico. Por lo tanto, la administración da menos prioridad a mejorar el proceso con tecnologías actualizadas.

Ausencia de adopción

Normalmente, una persona que sabe mucho más sobre compras y sus complejidades diseña herramientas o software de adquisición.

Por lo tanto, el software estará completamente enfocado en sus características, no en la usabilidad. Por lo tanto, a veces los usuarios pueden encontrar dificultades al utilizar el sistema de adquisiciones.

Los usuarios no tienen suficiente formación para utilizar el sistema correctamente. Debido a todos estos problemas, varias empresas no mostrarán interés en adoptar la tecnología de compra a pago.

Falta de comunicación

En muchas organizaciones, los cambios realizados en toda la organización no se comunicarán con los usuarios o el personal. Por lo tanto, a veces, la organización no puede elegir el software de adquisición adecuado para él.

Por lo tanto, la tecnología elegida no cumplirá y satisfará los requisitos del usuario. Además, afecta la calidad y la entrega puntual de la salida.

¿Cómo afrontar los retos?

A continuación se presentan algunas sugerencias para hacer frente a los desafíos anteriores que enfrenta el proceso del ciclo de compra a pago.

Automatizar el proceso

Es la mejor idea automatizar todo el proceso de compra a pago. Ayuda a aumentar la eficiencia y disminuir el costo del proceso.

La conversión de la solicitud de compra en orden de compra se realizará automáticamente.

El proceso de aprobación, facturación y otros procesos se llevan a cabo sin complicaciones ni interrupciones. Por lo tanto, es adecuado tanto para proveedores como para la organización.

Este sistema automatizado permite al equipo de compras concentrarse en trabajos más valiosos. También permite que el departamento de cuentas por pagar aumente la productividad y disminuya los gastos.

La tecnología paga al proveedor a tiempo. Por lo tanto, no hay riesgo de demora en el pago. Ayuda a vincular al cliente y al proveedor con un buen vínculo.

Debido al pago anticipado, también puede obtener algunos descuentos, lo que ayuda a reducir el costo.

Considere las experiencias de usuario

Automatizar el proceso se vuelve exitoso y digno solo cuando cumple su propósito. Por lo tanto, debe ser útil y fácil de usar para los empleados.

Si a los empleados les resulta difícil usar el sistema o la tecnología, no sirve de nada implementar el proceso automatizado.

Por lo tanto, al implementar un nuevo sistema, considere la experiencia de los empleados o usuarios.

Piense en un diseño adecuado

Adopte un método centrado en el trabajador para diseñar el proceso de adquisición. Ayuda a desarrollar un sistema que tenga en cuenta el usuario y la usabilidad. Será fácil de usar para el trabajador a medida que pase el tiempo.

Adopte el sistema en la nube

Usted sabe que para una organización, la seguridad de los datos maestros es mucho más importante. La tecnología en la nube ayuda a la organización a estandarizar el proceso de negocio.

Mejora la eficiencia y reduce los gastos de proceso. También permite a la organización cambiar el sistema de forma rápida y eficiente.

Mantenga el proceso flexible

En el proceso de compra anterior, el proceso se realizaba solo internamente con uno o dos dispositivos.

Hoy en día, los empleados comienzan a pedir acceso en cualquier lugar, en cualquier momento, independientemente de los dispositivos.

Por lo que permite al empleado trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento y, por lo tanto, mejora el proceso de compra a pago a toda velocidad.

Conclusión

Esta publicación de blog le ha dado una comprensión básica de los 12 pasos involucrados en el ciclo de Adquisición a pago de SAP.

El ciclo de compra a pago es un proceso para mover mercancías desde el punto de compra hasta la entrega. Se lleva a cabo en múltiples etapas y se puede hacer más eficiente a través de la automatización.

La tecnología futura podría ser la cadena de bloques en la compra-pago para mejorar la transparencia.

La cadena de bloques es un libro mayor abierto y distribuido que puede registrar actividades entre dos partes verificables e inmutables.

No solo SAP MM, las aplicaciones Oracle de ciclo p2p, PeopleSoft y soluciones de software empresarial similares proporcionan funcionalidades P2P.

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