¿Qué es el cumplimiento corporativo y por qué es importante?
¿Qué es el cumplimiento en los negocios?
La definición de cumplimiento es “la acción de cumplir con una orden” o ” el estado de cumplimiento de las reglas o estándares.”En el mundo corporativo, se define como el proceso de asegurarse de que su empresa y sus empleados cumplan con todas las leyes, regulaciones, estándares y prácticas éticas que se aplican a su organización e industria.
El cumplimiento corporativo cubre tanto las políticas y procedimientos internos, como las leyes federales y estatales. Hacer cumplir el cumplimiento ayuda a su empresa a prevenir y detectar violaciones de las normas, lo que protege a su organización de multas y demandas.
El proceso de cumplimiento debe ser continuo. Muchas organizaciones establecen un programa para gobernar de manera coherente y precisa sus políticas de cumplimiento a lo largo del tiempo.
¿Cuál es el propósito de un programa de cumplimiento corporativo?
El propósito es proteger su negocio. Es tan simple como eso. Pero el retorno de la inversión podría ser significativo, lo que le ayudará a evitar el desperdicio, el fraude, el abuso, la discriminación y otras prácticas que interrumpen las operaciones y ponen en riesgo a su empresa.
Su programa de cumplimiento corporativo debe integrarse con todos los esfuerzos de cumplimiento en toda la empresa, desde la gestión de regulaciones externas y políticas internas hasta la capacitación integral de los empleados. Al asegurarse de que todos los departamentos y el personal trabajen juntos para mantener los estándares, puede mitigar el riesgo de fallas e infracciones importantes.
Un programa eficaz mejora la comunicación entre el liderazgo y el personal. Debe incluir un proceso de creación, actualización, distribución y seguimiento de las políticas de cumplimiento. Después de todo, los empleados no pueden ser responsables de las reglas y regulaciones que no saben que existen.
Pero una vez que entienden las expectativas, su personal puede mantenerse enfocado en los objetivos más amplios de su organización y ayudar a que las operaciones funcionen sin problemas. Además, cuando los empleados están adecuadamente capacitados en los requisitos de cumplimiento, es más probable que reconozcan y denuncien actividades ilegales o poco éticas.
Mantener el cumplimiento equipa a sus empleados para hacer bien su trabajo, alcanzar sus objetivos profesionales y mantener contentos a los clientes. A su vez, su empresa puede alcanzar sus objetivos y crecer más rápido.
/powerdms-assets-photos-086-business-people-computers.jpg?width=498&name=powerdms-assets-photos-086-business-people-computers.jpg)
En el desafortunado caso de que su organización se enfrenta a una demanda, su programa de cumplimiento corporativo ayudará en la corte.
Como explicó un informe de la Facultad de Derecho de Rutgers, ” Una organización que ha hecho un gran esfuerzo para prevenir y detectar violaciones de la ley por parte de sus empleados y otras personas que actúan para ella será tratada con menos dureza que una que fue indiferente al cumplimiento de la ley.”
Cómo crear un programa de cumplimiento corporativo exitoso
Muy pocas empresas pueden permitirse postergar un programa de cumplimiento corporativo. No permita que la retrospectiva sea 20/20 para su organización. Ten la previsión de actuar hoy.
Su programa debe planificarse e implementarse cuidadosamente, con programas de capacitación coincidentes para garantizar que el personal esté bien versado en todas las áreas de cumplimiento.
Estos son algunos pasos para establecer o refinar su programa de cumplimiento corporativo:
Incorpore a su liderazgo
Su programa de cumplimiento corporativo no se ejecutará por sí solo. Se debe asignar a una persona la responsabilidad de administrar el programa día a día.
Dependiendo del tamaño de su organización, puede tener un oficial de cumplimiento o varios. De todos modos, los responsables del programa de cumplimiento deben tener la autoridad para hacer cumplir las reglas y hacer que el personal de todos los niveles rinda cuentas.
También necesitan acceso directo al órgano de gobierno de la compañía, que puede incluir a la alta dirección o al consejo de administración.
El acceso a la alta dirección y la autoridad para hacer cumplir las reglas es esencial cuando surgen posibles problemas de cumplimiento, lo que permite a sus funcionarios responder rápidamente.
Pero la comunicación va en ambos sentidos. Es importante que el órgano de gobierno evalúe regularmente la eficacia del programa de cumplimiento corporativo.
/powerdms-assets-photos-085-business-people-computers.jpg?width=498&name=powerdms-assets-photos-085-business-people-computers.jpg)
El cumplimiento corporativo consiste en fomentar una cultura del lugar de trabajo que valore la integridad y la conducta ética.
Esto comienza en la parte superior.
Para que el programa funcione, sus líderes deben seguir las reglas primero. Deben fomentar el comportamiento ético y hablar abiertamente sobre la importancia del cumplimiento.
Los líderes de la empresa deben alentar la participación de los empleados, enfatizando que no serán castigados por reportar un comportamiento ilegal o poco ético.
El Departamento de Justicia creó una lista de verificación para evaluar los programas de cumplimiento corporativo y sugiere hacer las siguientes preguntas:
- ¿Cómo han alentado o desalentado los altos dirigentes, a través de sus palabras y acciones, el tipo de mala conducta en cuestión?
- ¿Qué acciones concretas han tomado para demostrar liderazgo en los esfuerzos de cumplimiento y remediación de la empresa?
- ¿Cómo monitorea la empresa el comportamiento de sus altos directivos? ¿Cómo ha modelado el liderazgo senior el comportamiento adecuado para los subordinados?
Realizar evaluaciones de riesgo
El cumplimiento corporativo se trata de administrar el riesgo.
Para crear un programa eficaz, necesita saber qué áreas de cumplimiento suponen los mayores riesgos para su organización. Una vez que haya identificado estas áreas, puede centrar sus recursos en abordarlas.
Las regulaciones federales y estatales, así como los estándares de la industria, están en constante evolución. Para evitar el riesgo de incumplimiento, es importante realizar evaluaciones periódicas. La Asociación de Abogados Corporativos (ACC) sugiere realizar una evaluación de riesgos una vez al año.
Un proceso de evaluación formal, como este recomendado por el ACC, puede ayudar a su organización a ser proactiva en la prevención de violaciones de cumplimiento corporativo:
- Resultados de auditoría
- Litigios recientes
- Quejas de cumplimiento
- Reclamaciones de empleados
- Tendencias de cumplimiento de la industria
- Políticas de cumplimiento en cada área de riesgo
Establezca y mantenga su código de conducta, políticas y estándares
Su programa de cumplimiento corporativo necesita un código de conducta bien definido. ¿Por qué? Porque puede ayudar a definir el propósito de su programa y establecer expectativas de comportamiento.
El código de conducta actúa como fundamento y debe explicar los siguientes puntos clave:
- Quién es responsable de administrar el programa
- Cómo los empleados deben denunciar faltas de conducta
- Medidas disciplinarias por violar el código de conducta
Sus políticas corporativas deben basarse en esa base al proporcionar pautas para áreas específicas de cumplimiento. Por ejemplo, pueden abordar violaciones comunes de cumplimiento corporativo:
- Corrupción corporativa
- Soborno
- Prácticas fiscales
- Conflictos de intereses
- Retención de registros
La lista continúa. Pero las áreas exactas que necesita abordar dependerán de su industria.
Una vez identificadas las áreas de riesgo y creadas las políticas, debe establecer procedimientos para ayudar a los empleados a llevar a cabo las políticas correctamente. La creación de directrices paso a paso facilita el seguimiento de los procedimientos y la identificación del incumplimiento.
Las áreas de riesgo en ciertas industrias pueden requerir estándares adicionales. Por ejemplo, la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero puede requerir que mantenga protocolos detallados para la detección de socios comerciales de terceros.
Capacitar adecuadamente a todos los empleados
La política y los estándares de cumplimiento son inútiles si los empleados no los siguen.
Después de establecer las políticas y procedimientos para su programa de cumplimiento corporativo, debe difundirlos a todos los miembros de su personal.
Asegúrese de que los funcionarios, empleados y proveedores externos de la empresa lean y aprueben todas las políticas y procedimientos de cumplimiento.
/powerdms-assets-photos-087-business-people-computers.jpg?width=498&name=powerdms-assets-photos-087-business-people-computers.jpg)
Todos los empleados y proveedores relevantes deben recibir capacitación sobre leyes, reglamentos, políticas corporativas y conductas prohibidas. Dependiendo del tamaño de su organización, es posible que desee llevar a cabo una capacitación adaptada a empleados específicos en áreas de alto riesgo.
El ACC recomienda que realice el seguimiento, la documentación y el seguimiento de la capacitación. Al implementar una política de cumplimiento y una herramienta de gestión de capacitación, puede lograr esto y automatizar muchos de sus procesos manuales. El software adecuado le permite distribuir políticas, realizar capacitación en línea, crear pruebas personalizadas y mucho más.
Mejore su programa con el software de gestión de cumplimiento
Crear o revisar sus políticas de cumplimiento y capacitación requiere mucho trabajo. Es un proceso continuo, que requiere un monitoreo y actualizaciones consistentes. Pero no espere hasta que haya ocurrido un incidente para tomar medidas.
Si usted y sus oficiales de cumplimiento ya están ocupados y tienen poco tiempo, puede ser difícil encontrar el momento adecuado para implementar un nuevo programa. El truco está en encontrar un software de gestión de cumplimiento que lo gestione por usted.
Como plataforma de gestión de conformidad basada en la nube, PowerDMS le permite administrar políticas, capacitación y acreditación en un único sistema interconectado. Con PowerDMS, puede crear, revisar, difundir y hacer un seguimiento de las políticas de cumplimiento. Puede crear flujos de trabajo automatizados y colaborar en documentos entre departamentos.
Si está listo para tomar el control del cumplimiento y proteger su negocio de riesgos, obtenga más información sobre PowerDMS hoy mismo y descubra cómo podemos ayudar a su programa de cumplimiento corporativo.
Leave a Reply