¿Qué Es el Ensamblaje de Documentos?

Les pedí a los asistentes de mi Bar del Estado de Idaho que hablaran sobre su uso de productos de ensamblaje de documentos. Muy pocas manos se levantaron. Si no está utilizando un producto de ensamblaje de documentos, no está solo.

¿Qué es el ensamblaje de documentos? Es un sofisticado software para rellenar los espacios en blanco. Permite crear una plantilla y rellenar las variables con la información de un cliente específico. Es muy útil para producir documentos de rutina que debe producir cientos o miles de veces a lo largo de los años.

El software es sofisticado. Puede hacer cosas como arreglar “niño ” y” niños ” en función de cuántos niños tengan las fiestas. Lo guía a través de la recopilación de la información requerida y sabe omitir preguntas que no son pertinentes. Por ejemplo, si responde “ninguno”a la pregunta sobre cuántos hijos tienen las partes, no le hará preguntas sobre manutención de los hijos, custodia, etc. Sabe arreglar cosas como ” él ” y “ella”, y eso es solo la punta del iceberg.

El software de ensamblaje de documentos es útil incluso si ejecuta una consulta pequeña con un número limitado de clientes. No tiene que usarlo para cada documento o incluso para cada parte de un documento. Algunos abogados lo usan, al principio, al menos, para crear leyendas de la corte y bloques de firmas. Más tarde, lo llevan al siguiente nivel y agregan varias disposiciones al proceso. Construyen un paso a la vez a un cuestionario completo que conduce a la finalización de un documento completo.

Algunos sistemas de ensamblaje de documentos facilitan el inicio pequeño y el crecimiento. Otros requieren un enfoque más integral para el diseño del sistema y esencialmente requieren que piense en todo su flujo de trabajo antes de saltar al primer documento. Nos hemos establecido en Patágoras. Está estrechamente integrado con Microsoft Word, y nos facilita la adopción de un enfoque gradual para agregar disposiciones y documentos a nuestro sistema. No es perfecto, pero es una solución viable.

Llevamos años utilizando productos de ensamblaje de documentos. Comenzamos con HotDocs (que languideció durante algún tiempo y recientemente ha regresado con fuerza) y GhostFill (que abandonó el mercado legal). Pathagoras es más fácil y menos sofisticado que algunos de los otros productos, pero funciona para nuestro enfoque. Es importante que encuentres algo que vayas a usar en lugar de comprarlo y guardarlo para más tarde (lo que nunca llega).

Estoy intrigado por ContractExpress (mira la entrevista), pero aún no lo he probado. Es un sistema basado en la nube y se ve bien. Por lo general, las grandes empresas han sido los usuarios objetivo de ContractExpress; solo recientemente el software se ha centrado en las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. Me gusta mucho la idea de alquilar el software y dejarlo vivir en el servidor de otra persona.

DirectLaw es otro producto de vanguardia digno de su atención. Lleva el ensamblaje de documentos al siguiente nivel y le permite ensamblar los documentos y venderlos, a través de su sistema, directamente a los clientes.

La realidad de nuestras vidas es que creamos muchos documentos. Recortar segundos o incluso muchos minutos del tiempo que se tarda en crear estos documentos puede tener un impacto dramático en nuestros resultados. Los sistemas de ensamblaje de documentos son mucho, mucho más eficientes que la búsqueda de un formulario de paso y el corte y pegado. El ensamblaje de documentos le ayuda a estandarizar su enfoque de los documentos y garantiza que toda su empresa trabaje desde la misma base de conocimientos. Cuando mejoras tus acuerdos y otros formularios, los estás mejorando para todo el equipo.

Eche un vistazo a los sitios web de los diversos productos de ensamblaje de documentos y evalúelos. Muchos de ellos ofrecen alguna forma de prueba gratuita. Si no ha incursionado en el ensamblaje de documentos antes, es hora de comenzar ahora.