¿Qué es el Monitoreo de empleados?La Guía completa

Ya sea que su fuerza de trabajo sea remota, híbrida o de oficina, el monitoreo de empleados es una forma empoderadora de mejorar la productividad de la fuerza de trabajo al proporcionar una mayor visión no solo de cuándo están trabajando los empleados, sino de cómo están trabajando.

El monitoreo tradicional de los empleados se ha asociado históricamente con la vigilancia y la supervisión, lo que puede generar preocupaciones comprensibles tanto para los empleados como para las empresas.

Las organizaciones progresistas entienden que el monitoreo de empleados es simplemente un método de recopilación de indicadores de productividad altamente influyentes que contribuyen a la productividad, la eficiencia y el compromiso de los empleados. Cuando se usa correctamente y con transparencia, el monitoreo de empleados puede arrojar luz sobre las personas, los procesos y la tecnología

En este artículo, cubriremos los aspectos básicos del monitoreo de empleados y le daremos consejos prácticos para implementar y aprovechar los datos recopilados para crear un lugar de trabajo más transparente.

Elija por dónde empezar:

• ¿Qué es el Monitoreo de empleados?
• Tipos de Monitoreo de Empleados
• Ventajas del Monitoreo de Empleados
• Desventajas del Monitoreo de Empleados y Cómo Abordarlas
• Consideraciones Legales para el Monitoreo de Empleados
• ¿Las Empresas Como Yo Alcanzan Sus Objetivos con el Software de Monitoreo de Empleados?
• Cómo Elegir El Mejor Software De Monitoreo De Empleados
• ¿Cuánto Tiempo Antes De que pueda Beneficiarme?
• ¿cuáles son sus limitaciones?
• Preparándose para el éxito

¿Qué es el Monitoreo de empleados?

El monitoreo de empleados es un método de monitoreo de actividades que ha sido utilizado por las empresas por una variedad de razones: para ayudar a prevenir y detectar costosas filtraciones de datos, aumentar el compromiso de los empleados y optimizar los flujos de trabajo ineficientes. Recientemente, las herramientas modernas de monitoreo de empleados han mostrado un mayor potencial para el análisis integral de la fuerza de trabajo y las oportunidades de entrenamiento de productividad de los empleados. Estas herramientas modernas permiten a las empresas optimizar el rendimiento de los empleados, aumentar el compromiso de los empleados y reducir la eficiencia de los procesos. Al monitorear y analizar el comportamiento laboral de los empleados, las organizaciones pueden aumentar la productividad de la fuerza laboral y ser más rentables.

Los datos de actividad de la fuerza de trabajo y el monitoreo de empleados recopilados mediante este método se pueden analizar para encontrar tendencias, patrones y correlaciones entre equipos, grupos y departamentos para obtener información sobre los procesos de negocio y cómo mejorarlos. Estos datos de actividad incluyen el uso de la aplicación, el tiempo dedicado a tareas improductivas y la hora del día en que cada empleado es más productivo. El monitoreo de empleados ofrece a las empresas una imagen general de cómo se realiza el trabajo dentro y fuera de la oficina, contextualizando los datos de actividad de la fuerza de trabajo y proporcionando información para empleadores y empleados por igual para aumentar la productividad personal, de equipo y corporativa.

Cuando haya terminado de leer esta guía, podrá determinar si el monitoreo de empleados es adecuado para su equipo, qué sistema elegir y cómo implementarlo en su oficina.

Tipos de monitoreo de empleados

Métodos históricos de monitoreo de empleados

El cambio en la tecnología ha abierto una amplia gama de opciones para rastrear las actividades de los trabajadores. Hace apenas diez años, la mayor parte del monitoreo de los empleados se tenía que hacer localmente en la oficina. Cómo han cambiado los tiempos. Con este cambio en la forma en que se realiza el trabajo, las empresas ahora tienen que replantearse cómo y por qué se implementa y utiliza el monitoreo de los empleados. Cubriremos brevemente algunos de los tipos históricos de monitoreo de empleados y luego pasaremos a un enfoque más moderno.

Internet y correo electrónico

Estos son dos pilares del trabajo de los empleados y, por lo tanto, del monitoreo de los empleados.

Sabemos que Internet es esencial para la productividad, siempre y cuando se use de manera adecuada y eficiente. La idea es descubrir cómo se está utilizando Internet y ver si hay alguna manera de mejorar su uso por parte del equipo.

Aunque otras herramientas de comunicación han hecho que el uso del correo electrónico disminuya, comprender la comunicación y el uso del correo electrónico aún puede ayudar con la productividad y la eficiencia de la fuerza laboral.

Actividades informáticas

Al igual que el monitoreo de Internet, algunos de estos programas permiten a los empleadores monitorear el uso de aplicaciones de escritorio. Los datos recopilados se pueden presentar en informes increíblemente detallados, que destacan cuánto tiempo dedicaron las personas a un trabajo productivo, cuándo el equipo era pasivo y qué aplicaciones se utilizan más.

Registro de teclas

El registro de teclas, o registro de pulsaciones de teclas, es un proceso que registra las teclas que un usuario está escribiendo en el teclado en orden. Estos programas también pueden capturar capturas de pantalla cuando se activan con palabras clave predefinidas.

Sin embargo, hay algunos inconvenientes importantes en el registro de pulsaciones de teclas. Algunos lo ven como una violación de la privacidad en el lugar de trabajo.

También es conocido por ser utilizado con intención maliciosa. ActivTrak y las herramientas modernas de monitoreo de empleados no contienen keylogging, ya que generan preocupaciones sobre la privacidad de los empleados. El enfoque moderno para el monitoreo de empleados valora la comunicación abierta y una estrategia transparente de productividad de la fuerza de trabajo, por lo que el registro de teclas no tiene valor real.

Teléfono

¿Conoce el mensaje que escucha cuando llama al servicio de atención al cliente para ese enrutador que le está dando problemas? “Esta convocatoria podrá grabarse con fines de calidad y formación.”Al estar en esa llamada, felicitaciones, ¡usted fue una parte activa en el monitoreo telefónico de los empleados! Es una forma de que una empresa tome el control de su garantía de calidad y confirme que sus empleados le brindan un excelente servicio al cliente.

Rastreo GPS

Con el rastreo GPS, se monitoriza un automóvil de empresa cuando está en uso. Puede ser útil para las empresas de entrega, mensajería y correos rastrear los vehículos, para ayudar a los conductores a viajar por las rutas más eficientes. También se puede usar para confirmar el estado de la entrega, recuperar la propiedad perdida y la seguridad general.

Ventajas del Monitoreo de empleados

Ventajas del Monitoreo de empleados

Ahora sabemos que cuando se implementa adecuadamente, un sistema de monitoreo de empleados:

• Permite a los empleadores analizar los procesos comerciales
• Crea un equipo más comprometido
• Ahorra dinero en la retención de empleados
• Proporciona transparencia de datos
• Protege contra la pérdida de datos

Gestión eficaz

Los conocimientos de los datos recopilados lo ayudarán a construir un equipo más eficiente destacando las fortalezas y debilidades de sus empleados. Ver dónde luchan las personas y dónde brillan te da el poder de delegar tareas de manera más eficiente. Combinar las fortalezas y habilidades de los miembros de su equipo con el trabajo correcto es increíblemente vital y permite que el equipo produzca su mejor trabajo.

Reconocer las debilidades de los miembros del equipo es igual de importante. Los sistemas de monitoreo de empleados que se centran en las métricas de comportamiento lo ayudan a identificar dónde los miembros del equipo necesitan capacitación o entrenamiento adicional. Es posible que descubras que a alguien le está tomando un tiempo inusualmente largo terminar un proyecto. Habla con ellos. Averigua si entienden cómo usar sus herramientas y organiza una sesión de capacitación si no lo hacen. Invertir en el desarrollo profesional de sus empleados es una forma de aumentar el compromiso y la felicidad del equipo.

Descubra los Ingresos No realizados de un equipo Totalmente Comprometido

Es ampliamente conocido que casi el 70% de los estadounidenses en la fuerza laboral no están completamente comprometidos con su trabajo.el 40% de los estadounidenses no están comprometidos en absoluto. Dado que el compromiso de los empleados es un problema tan grande, las empresas necesitan herramientas que les ayuden a determinar quién está desconectado, la razón de la desconexión, cuánto está perjudicando a su empresa y cómo pueden ayudar.

En su artículo sobre Reclutador.com, gerente de crecimiento estratégico, Shaley McKeever llama a la desconexión activa el “asesino silencioso”.”¿Suena aterrador? ¡Debería! Ella explica que no solo un trabajador activamente desconectado es infeliz y no realiza su trabajo adecuadamente, sino que “manifiesta su infelicidad” y, al hacerlo, “socava lo que sus compañeros de trabajo comprometidos logran.”

Lamentablemente, cuando los trabajadores se desconectan, por lo general no se preocupan por los objetivos o el éxito de la empresa. Sólo aparecen para recibir un cheque de pago. Con el 67% de la fuerza laboral mundial desconectada, ¿puede adivinar cuánto pierden los empleadores cada año en la economía estadounidense? Si adivinaras 3 350 mil millones, ¡estarías en lo cierto!

El análisis de comportamiento te mostrará quién del equipo está desconectado o en esa dirección. Por ejemplo, los datos mostrarán cuánto tiempo pasan los empleados en aplicaciones improductivas. Tome esa información y muéstrela en un gráfico a lo largo del tiempo y verá qué productividad ha aumentado, disminuido o se ha mantenido igual. Con este conocimiento, puede reunirse con el miembro del equipo si es necesario. Vea lo que está pasando y descubra cómo puede ayudar.

Crecimiento financiero

Las empresas estadounidenses pierden 6 650 mil millones por año de empleados improductivos.

Puede reducir esta pérdida implementando análisis de fuerza de trabajo y un programa de seguimiento de la productividad. Las empresas exitosas basadas en datos utilizan los análisis que el software de seguimiento les proporciona para aumentar la productividad, los ingresos, las ventas, la retención de empleados, la felicidad y la eficiencia.

Mira la industria de los restaurantes como un ejemplo. Un estudio del MIT encontró que cuando los restaurantes comenzaron a monitorear a los empleados, los ingresos aumentaron un 7%. La razón? El investigador Andrew McAfee dice: “Por lo que podemos decir, el rendimiento mejoró simplemente porque las personas comenzaron a hacer mejor su trabajo.”

Además, los tipos de datos recopilados con el software de monitoreo de empleados le permiten tomar decisiones comerciales mejor informadas. Puede darse cuenta de que tiene demasiadas personas asignadas a una tarea. ¿Por qué no aprovechar mejor el tiempo y los recursos de la empresa asignando a algunos de ellos un nuevo proyecto? O, averigüe qué software (por el que está pagando) no se usa mucho. Deshazte de lo que no te beneficia y deja de malgastar dinero.

Seguridad y protección

Las brechas de datos y la ciberseguridad siempre deben ser una preocupación para las empresas. ¡Los hackers son súper inteligentes! Inventan nuevos métodos de acceso a los datos todos los días.

Las grandes organizaciones son especialmente vulnerables a las infracciones. Esto se debe a la escala de las organizaciones y a la mayor probabilidad de errores humanos que conducen a hacks, como abrir accidentalmente correos electrónicos de phishing. A casi la mitad de los Estados Unidos les robaron sus nombres, números de seguro social, fechas de nacimiento, direcciones y números de licencia de conducir de la agencia de informes de crédito al consumidor Equifax.

A veces la amenaza es interna. el 87 por ciento se ha llevado información y documentos de la empresa después de abandonar la empresa.

El monitoreo de empleados en todas sus formas proporciona a los supervisores una visión clara de lo que las personas están haciendo y cuándo. Y en caso de infracciones o problemas legales, los registros de datos actúan como la “caja negra” de su empresa.”Su tarea de descubrir el” quién, qué, cuándo y dónde ” del incidente se vuelve un poco más fácil.

Desventajas del Monitoreo de empleados y Cómo Abordarlas

¡Wow! ¡Hay muchos beneficios increíbles! ¿Qué te impide empezar ahora? Bueno, puede que tengas que lidiar con un problema de percepción. Vea, su propósito para analizar la actividad de sus empleados debe ser crear una cultura de empresa donde todos puedan rendir lo mejor posible y trabajar cohesivamente como un equipo, no espiarlos. Pero es posible que su equipo no lo vea de esa manera al principio, creando algunas desventajas.

Privacidad

El monitoreo de actividad viene con la preocupación de la privacidad. Las personas usan computadoras de trabajo por razones personales y quieren mantener su actividad privada. Además, a la gente simplemente no le gusta la idea de que alguien “vigile cada uno de sus movimientos.”Es espeluznante!

Tranquilice a sus empleados de que su privacidad es crucial. No los estás observando; estás diseccionando datos. No está interesado en información personal como contraseñas, licencia de conducir, pasaportes y números de seguro social.

Confianza

Un problema que tienen las personas con el monitoreo es el factor de confianza. Si perciben que lo que estás haciendo es espiar, pueden tener sentimientos de ira e insatisfacción y volverse hacia la desconexión. Eso es bastante contradictorio con tus objetivos.

Puede obtener el apoyo de los empleados demostrando que está supervisando por las razones correctas. No rastrees solo para rastrear y no seas invasivo sin una buena razón. La mejor práctica es ser transparente, así que enfatice a su equipo que el sistema de monitoreo solo se utiliza como una herramienta analítica.

Aumento del nivel de estrés

Sabiendo que sus actividades son rastreadas, una persona puede trabajar instintivamente más duro, tomar menos descansos y preocuparse por su productividad. Todo eso podría llevar a un aumento en los niveles de estrés para su equipo, lo que llevaría a una caída en la moral y la rotación de empleados, ¡exactamente lo contrario de lo que está tratando de lograr!

Si toma medidas para explicar los tipos de datos que está recopilando y por qué, puede ayudar a aliviar estas preocupaciones. Siga adelante con sus planes de usar el software solo para fines relacionados con el análisis.

No abuses de tus herramientas como el gerente descrito en un artículo de Psychology Today. Este jefe enviaba un mensaje una y otra vez a un procesador de datos improductivo. La nota decía: “Estás trabajando menos duro que la persona a tu lado.”

Asuntos legales

Hay mucha turbiedad en torno a la legalidad de las actividades de seguimiento. Una de las razones es que hay tantas leyes diferentes sobre lo que está y lo que no está permitido. Hablaremos más sobre esto en la sección a continuación, pero por ahora, sepa que la legalidad del monitoreo de los empleados depende completamente de dónde se encuentre.

Eso no significa que este tipo de recopilación de datos esté fuera de discusión. Hay maneras de analizar las actividades diarias de acuerdo con las leyes locales.

Consideraciones legales para el Monitoreo de Empleados

Consideraciones legales para el Monitoreo de empleados

• ¿Cuáles son las reglas que rigen el monitoreo en el lugar de trabajo?
• ¿Cuándo está bien monitorear? ¿En qué difiere esto de un país a otro?
• ¿Qué tiene que hacer antes de monitorear?

¿Es Legal el Monitoreo de Empleados?

Es hora de hablar con el elefante en la habitación. Hay varios conceptos erróneos sobre la legalidad de la recopilación de datos que pueden desactivarlo. ¿Es legal el monitoreo de los empleados?

En resumen, ¡sí! Las leyes del lugar de trabajo establecen que puede ser monitoreado digitalmente por su lugar de trabajo. Esto significa que, por ejemplo, pueden leer lo que dicen sus correos electrónicos en su servidor. A partir de ahora, la única restricción son las llamadas telefónicas. Es ilegal que un empleador monitoree las llamadas telefónicas personales de un empleado a menos que el empleado lo sepa y consienta. Para cualquier otra actividad, el empleado no necesita permiso si está utilizando equipo de propiedad de la empresa.

Sin embargo, algunos estados han dado un paso hacia la privacidad. En Connecticut y Delaware, los empleadores deben notificar a los empleados antes de supervisarlos. Antes de instalar un software, asegúrese de verificar si hay leyes estatales específicas.

La ley puede ser diferente en su país, sin embargo. Las naciones de la Unión Europea creen en el derecho a la privacidad en el trabajo. Los empleadores tienen que ser más directos cuando implementan el seguimiento de actividades. Todas las personas de la UE deben dar su consentimiento a la recopilación de datos personales y deben ser informadas de cómo y por qué se están recopilando. Consulte las leyes de su país por si acaso.
Para obtener los mejores resultados y fomentar una cultura de confianza, le recomendamos que siempre informe a sus empleados que planea instalar el software y le explique cómo se va a usar. Estarán al tanto de los tipos de datos recopilados, cuándo y por qué razones. Cuanta más transparencia haya, menos probabilidades tendrá de lidiar con problemas legales.

Es adecuado para Mí?

Antes de comenzar a elegir el mejor software de monitoreo de empleados para su equipo, debe estar absolutamente seguro de que es lo correcto para usted. Este tipo de software se puede utilizar por todas las razones equivocadas que pierden por completo el punto. Sin embargo, es bastante fácil determinar si debes dar el siguiente paso.

Solo considere lo siguiente:

¿Cuáles son mis objetivos?

Piense en los objetivos de su negocio. Escribir con espacio para notas. Aquí, le ayudaremos junto con algunas posibilidades.

• Reducir Gastos
• Mejorar el Servicio al Cliente
• Proteger Mejor los datos
• Retención de empleados
• Reubicar la Oficina
• Ser más Eficiente
• Implementar Más Protección Legal
• Mejorar en la Microgestión

¿El Software de Monitoreo de empleados me ayudará a alcanzar estos objetivos?

Echa un vistazo a lo que escribiste, luego anota cómo podría ayudar el seguimiento de actividades.

• Reduzca los gastos: aprenda qué software no se utiliza y deshágase de él.
• Mejore el servicio al cliente: mire el flujo de trabajo para representantes y analice su eficiencia. Acelere los tiempos de respuesta.
• Proteja mejor los datos: Con alarmas, reciba alertas de violaciones de datos en curso. Redacte información confidencial con DLP.
• Retención de empleados: con los informes de productividad, vea qué empleados están cada vez más desconectados y descubra por qué. Demuéstrale a tu equipo que quieres mantenerlos en el equipo y pregúntale cómo puedes ayudarlos a sentirse más valorados.
• Reubicar la oficina, probablemente un resultado más indirecto. Tal vez al reducir los gastos, podría reubicarse y medir si eso afecta o no la productividad de su equipo.
• Sea más eficiente: eche un vistazo a su proceso de negocio. Elimina a los empleados de proyectos donde no son necesarios y asígnalos a nuevos proyectos.
• Implemente más Protección legal: con una caja negra virtual de toda la actividad de la computadora, tendrá un rastro de datos para investigar y proporcionar en un entorno judicial.
• Mejora en la Microgestión-Hmm. ¿Este es tu objetivo? Si bien técnicamente podría usar el software de monitoreo de empleados para alcanzar este objetivo, ¿es el objetivo correcto?

¿Me vale la pena adoptar un Software de Análisis de Comportamiento?

Este es fácil. ¿Cuál es el valor de mejorar el servicio al cliente? ¿Qué hay de los datos seguros? Mejor eficiencia? Más protección legal?

Compare el valor de alcanzar sus objetivos con el costo de un software potencial. Con la mayoría del software, simplemente tiene sentido rastrear las actividades en el trabajo. Pero, en última instancia, depende de usted sopesar los pros y los contras.

¿Las Empresas Como Yo Alcanzan Sus Objetivos con el Software de Monitoreo de Empleados?

El monitoreo de empleados no se trata de supervisión, se trata de datos.

En el momento de escribir este artículo, las herramientas que recopilan esos datos son una industria de 200 millones de dólares y próspera. En los próximos años, veremos que más empresas invierten en software y otras soluciones que rastrean las actividades de los trabajadores.

Las compañías de seguros, las universidades, las firmas de diseño, las escuelas y las grandes corporaciones internacionales son solo algunos ejemplos de equipos que eligieron analizar el comportamiento. Incluso los restaurantes usan una forma de software que monitorea al personal de camareros, rastreando cada actividad relevante. Empresas de todo tipo están mejorando con éxito sus procesos de negocio a partir de las métricas recopiladas por el software de monitoreo de empleados.

Cómo Elegir El Mejor Software de Monitoreo de Empleados

¡De acuerdo! Ha sopesado los pros y los contras y ha decidido que puede alcanzar sus objetivos con el software de seguimiento de actividad. Seremos francos; hay muchos tipos diferentes de software de monitoreo de empleados. Tomar una decisión puede ser abrumador! Hagámoslo un poco más fácil.

Desarrolle una lista de verificación de monitoreo de empleados

Antes de pasar mucho tiempo comprando, puede comenzar desarrollando una lista de verificación de las características que su empresa necesita.

Es posible que necesite o no características como:

• Bloqueo de sitios web
• Monitoreo en tiempo real
• Acceso completo a datos SQL
• Captura de pantalla y exportación
• Alertas de uso de USB
• Prevención de fugas de datos
• Registro de pulsaciones de teclas
• Tiempo dedicado a actividades
• Capacidad para clasificar las actividades como productivas o improductivas

Además, una consideración importante es la forma en que funciona el sistema. La mayoría se puede clasificar en dos categorías: Entrada de usuario y Siempre Activado/Programado. Algún software de seguimiento de la fuerza de trabajo le da el control al empleado para realizar un seguimiento de cada tarea. Utilizan una aplicación para registrar cuándo inician, detienen o pausan el proyecto. Toda la recopilación de datos solo se realiza durante este período.

Otros recopilan datos mientras la computadora esté en uso, lo que permite a los empleados la libertad de trabajar sin tener que pensar en registrar. La mayoría de las veces, hay una opción para programar esta grabación por un administrador. Es útil si solo desea realizar un seguimiento durante el horario comercial. La ventaja de este tipo de seguimiento es que proporciona un conjunto de datos imparcial. Sin la entrada del usuario, tienes solo los hechos que no se pueden manipular.

Una vez que haya reducido las funciones que son más importantes para usted, puede comenzar a comparar qué servicio ofrece esas funciones y cuál satisfará mejor sus necesidades.

Ahora es el momento de recortar REALMENTE la grasa. Estas tres preguntas informativas son excelentes para que las empresas pequeñas y las empresariales se pregunten al elegir el sistema de análisis de comportamiento correcto.

¿Cuánto tiempo antes de que pueda beneficiarme?

Tiempo para ver los datos

Tenga en cuenta el tiempo transcurrido desde la instalación hasta la recepción de datos fiables listos para ser analizados. ¿Cuánto tiempo tarda la instalación en su red? ¿Los resultados comienzan a fluir en el panel de análisis una vez instalado, o hay un retraso?

Personalización

La personalización es genial, pero si no hay suficientes configuraciones predeterminadas al principio, configurar todas sus cuentas y usuarios podría ser una tarea desalentadora y larga. Planifique en consecuencia para este período.

¿Se necesitan expertos?

El software puede requerir un experto que no tengas en tu equipo. Es posible que necesite a alguien para mantener el software o a un analista de datos para interpretar sus resultados. Tenga en cuenta el tiempo para encontrar a la persona adecuada o capacitar a un miembro del equipo en las habilidades adecuadas.

Curva de aprendizaje

Al igual que la mayoría de las herramientas nuevas, habrá una pequeña curva de aprendizaje para la mayoría de los usuarios al principio. Es posible que sea necesario un poco de capacitación sobre todas las funciones disponibles para usted. Para que se dé cuenta de todo el potencial de su software, puede tomar algún tiempo.

¿cuáles son sus limitaciones?

Escalabilidad

La escalabilidad es la capacidad del software para crecer con su negocio. Necesita ser capaz de manejar grandes volúmenes, picos de actividad y un número creciente de asientos o usuarios. También debe procesar rápidamente y almacenar grandes cantidades de datos de manera confiable, independientemente del número de miembros de su equipo. No desea que su software de monitoreo de empleados falle si es una empresa de comercio electrónico que necesita medir la productividad en el lunes Cibernético.

Tamaño, velocidad y almacenamiento

Compruebe y vea cómo el software procesa los datos, qué servidores utilizan, dónde se almacenan los datos, cuánto almacenamiento está disponible y si hay limitaciones en el volumen de datos sin procesar que se pueden procesar. Si no conoce los pormenores del procesamiento de datos, hable con un representante de la empresa. ¡Explique sus necesidades y vea si su sistema puede resistir!

Personalización

Claro, puede tener todas las características de su lista de verificación, pero ¿puede cambiarlas, modificarlas, eliminarlas o agregarlas? Algunas empresas preferirían marcar los sitios de redes sociales como improductivos. Instagram Facebook, Twitter e Instagram para su marketing, entonces es posible que deba clasificar esos sitios como productivos para poder tener en cuenta esos datos cuando analice el rendimiento. Cada empresa es diferente. Una talla no sirve para todos. La personalización es clave para que el software funcione para usted.

Jugar bien con otros

Se sabe que el software de monitoreo de empleados tiene complicaciones con algunos programas antivirus. Prevenga los dolores de cabeza. Pregunte a un ejecutivo de ventas si hay alguna complicación conocida con su software antivirus.

Con las combinaciones correctas de programas, la efectividad de un sistema de monitoreo de empleados se puede aumentar exponencialmente. Las integraciones con el software permiten automatizar muchas aplicaciones o hablar con otras aplicaciones. Averigüe si el sistema que está considerando tiene esta capacidad para hacer su vida más fácil.

Preparándose para el éxito

¿Decidió cuál es el mejor software de monitoreo de empleados para su equipo? ¡Felicitaciones! ¡Tienes un potencial real para que tu negocio funcione de una manera que alcance los objetivos que te fijaste!Aún no estás lista para irte. Hay algunos puntos más que necesitamos alcanzar, que deberían ser parte de su plan de acción. Comenzaremos con su motivación para quedarse con nosotros a lo largo de esta larga guía: ¡Su equipo!

Involucre a su equipo

Puede ser legal recopilar datos sobre los empleados que trabajan en los EE.UU. (menos algunos estados) sin su conocimiento, pero solo porque pueda no significa que deba hacerlo. De hecho, le sugerimos que convoque una reunión para decirle a sus empleados que implementará un software de monitoreo. Estos son los puntos que debes alcanzar:

• ¿Qué es?
• ¿Cómo funciona?
• Aborde las preocupaciones de privacidad (Haga hincapié en que no está espiando)
• ¿Por qué es necesario?
• Beneficios de la empresa
• Beneficios individuales

Hasta este punto, no hemos repasado los beneficios directos para el empleado en detalle, ¡pero hay bastantes! Es probable que su mente esté llena de varias ideas, pero siéntase libre de robar algunas de las nuestras para su reunión:

• Todos se miden por igual con los mismos datos. Dado que los datos no mienten, el rendimiento está respaldado por hechos, no por favoritismo.
• A través del proceso de análisis de datos, las cargas de trabajo se compartirán de manera más equitativa para encontrar la forma óptima de operar.
• Su trabajo duro no pasará desapercibido. ¡Hay muchas oportunidades para ser reconocidos por sus esfuerzos!
• Los informes son una herramienta para el coaching y la formación. Quedan claros los ámbitos de crecimiento necesarios para el desarrollo de las perspectivas de carrera.
• El trabajo se convierte en un juego. ¡Mejorar tu productividad de semana en semana es una competencia amistosa contra tu yo pasado!

Después de haber pasado por esos puntos, tiempo abierto para preguntas. A ver qué piensa todo el mundo. Espere que las personas se preocupen por su privacidad o se estresen por ser observadas al principio. Tener esos sentimientos es natural. Si has hecho un buen trabajo explicando tu propósito y los beneficios del análisis de comportamiento en equipo, no debería ser demasiado difícil tranquilizar a todos.

Si todavía hay algo de inquietud, asegúrese de seguir los consejos a continuación para demostrar que sus intenciones son legítimas.

Consejos de uso

Sea un Administrador razonable

Sea atento al elegir qué sitios web bloquear y bloquee con moderación. YouTube puede ser el primer sitio en pensar en restringir, pero piénsalo. YouTube tiene muchos tutoriales útiles que podrían desarrollar habilidades para tu equipo. Bloquee y filtre sitios web con justicia, pero no se exceda. Y nunca use su herramienta de monitoreo de empleados para castigar a los empleados.

Sea flexible con las expectativas

No espere que cada persona trabaje ocho horas seguidas. ¿Tienes esa resistencia? ¡La gente necesita descansos! La clave para el monitoreo ético de los empleados es recordar que las personas son personas. Te distraes y tomas descansos también, no castigues a la gente por mantener intacta su cordura. Enfatice que entiende que los empleados necesitan descansos, y está totalmente bien tomar descansos razonables cuando lo necesitan. Establezca límites,pero permita flexibilidad para un uso personal. Encontrar el equilibrio entre el trabajo y la vida es esencial para la felicidad de su equipo.

No seas espeluznante

Esta guía ha enfatizado muchas veces que el seguimiento de actividades no es una herramienta que se use para espiar, ¡así que no lo hagas! No mires cada acción de una persona. Si puedes nombrar a los amigos de Facebook de Stephanie porque has estado estudiando sus capturas de pantalla, ¡estás yendo demasiado lejos! Una vez más, debe comprender que esta herramienta es estrictamente para auditar la productividad y mejorar el rendimiento de la empresa.

Personalizar

Con la cantidad de personalización disponible en algunos programas, tiene la flexibilidad de adaptar sus herramientas a sus necesidades. Recuerde que un solo tamaño no se ajusta a todos, por lo que algunas aplicaciones y tareas que una empresa puede encontrar improductivas, lo ve como una necesidad para hacer negocios. Personalice cómo responde el software al uso de esas aplicaciones. Si se trata de una función, establezca horarios de monitoreo que incluyan descansos para el almuerzo y no hagan un seguimiento después del horario comercial. Eche un vistazo a todo lo que puede hacer y haga que su software funcione mejor para su equipo.

Elabora una Política oficial

Si involucras a tu equipo en la implementación como recomendamos, haz que todos los involucrados se sientan aún más cómodos al tener una política que pone todo por escrito. Para que sea fácil para usted, resuma lo que cubrió en su reunión introductoria. Cubre el software que estás utilizando, lo que hace, tus intenciones para su uso y por qué es necesario para el desarrollo profesional y el crecimiento de la empresa.

Algunos consejos:

• Ponlo en un lenguaje cotidiano. No hace falta que suene como un experto legal.
• No uses un lenguaje que te haga parecer una agencia gubernamental sombría.
• Sea claro. Evite engañar a la gente, ya sea intencionalmente o no.
• Indique qué debe hacer un empleado si tiene preguntas o inquietudes.
• Incluya un lugar para una firma que demuestre que entiende y acepta los términos.
• ¡Haga esto ANTES de comenzar a usar el software!

Ser accesible

Adoptar el software de monitoreo de empleados puede ser algo estresante para los empleados al principio. Intentar ver las cosas desde su punto de vista y ponte listo y dispuesto a escuchar sus preocupaciones. No descartes los pensamientos de nadie como paranoia. ¡Y es posible que ni siquiera tengan preocupaciones! Tal vez algunos de los miembros del equipo estén entusiasmados con el software y tengan ideas sobre cómo usarlo de maneras que nunca consideraste.

Get Creative

finalmente estamos a la parte divertida! Aquí es donde tu arduo trabajo comienza a dar sus frutos. Hemos discutido algunos grandes ejemplos de cómo usar el software, ¡pero puedes ser más creativo que eso! Solo piense, el monitoreo de empleados puede haber comenzado como una forma de controlar, pero se ha transformado de eso en una herramienta analítica y de información empresarial.

Solo estás limitado por tu imaginación. Comience por presentar una pregunta o problema que necesita una solución y piense en cómo podría usar su software para resolverlo. Un suave empujón en la dirección correcta:

¿Cuántos empleados han adoptado completamente PowerPoint después de nuestras extensas sesiones de capacitación? ¿Cómo es el uso de Facebook para toda la empresa? ¿Hay patrones en diferentes departamentos? ¿Hay alguna manera de hacer la vida más fácil para nuestros freelancers? Estoy cansado de enviar mensajes a través de múltiples canales. ¿Cuál es el que más usa la gente? ¿Por qué tenemos una rotación de empleados tan alta?

Si sigues haciendo las preguntas correctas (y no espeluznantes), seguirás encontrando formas emocionantes de usar el software. Si te has quedado sin ideas, solicítalas a tu equipo. Es posible que vean una oportunidad que tú no ves.

Arthur, el creador de contenido principal de un equipo de marketing, quiere reducir el tiempo que el equipo ve y aborda los comentarios en las publicaciones de blog. ¡El software de seguimiento de actividad adecuado puede ayudar con esto! Una solución es crear un webhook que envíe el comentario a un canal de marketing en Slack. El comentario está ahí para que todo el equipo lo vea, diseccione, discuta y decida qué hacer con él. Dejarlo solo? Responder? ¿Usarlo con fines de marketing? Independientemente de lo que decidan, su trabajo de monitoreo de comentarios se ha vuelto mucho más fácil.

¿Ves lo sencillo que es encontrar nuevas formas de utilizar tus herramientas? Todo lo que se necesita es una mente inquieta, y obtendrá un buen millaje de su software de monitoreo de empleados.