¿Qué es la Gestión de Ausencias? 6 Maneras de Reducir el Absentismo en el trabajo

• “¿Dónde está Mark?”
• ” Hoy se tomó una licencia por enfermedad, creo.”
• ” Hmm, ¿no salisteis anoche?”
• ” Um..sí, pero creo que comió algo y se intoxicó.

Quizás Mark esté realmente enfermo. O, tal vez tuvo uno de más anoche.

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De cualquier manera, no está en el trabajo hoy.

La gestión de ausencias se ocupa precisamente de situaciones como estas. Es la práctica de reducir la falta de atención no planificada en el lugar de trabajo.

El absentismo le cuesta a la economía estadounidense más de 200 mil millones de dólares en pérdidas de productividad cada año. Por lo tanto, es fundamental que su organización tenga una forma estructurada de lidiar con ello.

Puede haber muchas razones por las que un empleado puede no presentarse al trabajo, que van desde el estrés, el acoso en el lugar de trabajo y la baja moral hasta la enfermedad o la pérdida personal.

Aquí hay 6 consejos esenciales para fortalecer la estrategia de gestión de ausencias de su organización:

Lleve un registro de la asistencia, cree políticas, pero no automatice la penalización

Una de las primeras cosas que debe hacer para reducir el absentismo es crear una forma sistemática de rastrear la asistencia de sus empleados. Hay muchas herramientas disponibles en línea que pueden ayudar, como Jibble, Clockify y BambooHR.

Entonces, no importa cuán abierta y flexible sea la cultura de su empresa, necesita una política formal de gestión de ausencias. Debe explicar qué tipo de ausencias no planificadas son aceptables para la empresa y cuáles no. Por ejemplo, debe contener información sobre:

• ¿Cómo toma un empleado licencia por enfermedad? ¿A quién deben notificar y para cuándo?
• ¿Después de cuántas bajas por enfermedad los empleados deben presentar un certificado médico?
• ¿Cómo sabe un empleado que su asistencia se está convirtiendo en un problema?

Tenga en cuenta las leyes federales locales al crear la política de gestión de ausencias. Muchos países tienen leyes que protegen a los empleados contra diferentes tipos de ausencias no planificadas.

Sin embargo, trate su política formal como un conjunto de directrices y no como leyes. Esto significa que en lugar de tener una política general para penalizar, debe tratar cuidadosamente cada caso por separado. Por ejemplo, si un empleado está enfermo y usted lo visita en el hospital, no tiene sentido pedir un certificado médico para procesar las bajas por enfermedad.

Capacitar a los gerentes en gestión de ausencias

Aunque la gestión de ausencias cae principalmente bajo el dominio de recursos Humanos, no es responsabilidad exclusiva de ellos. Los gerentes de línea deben asumir la propiedad de la misma en pie de igualdad. Sin embargo, en muchas organizaciones no se les imparte capacitación suficiente en gestión de ausencias.

Aquí es donde Recursos Humanos puede intervenir y entrenar a los gerentes (especialmente a los gerentes de primer nivel) en cómo prevenir el absentismo en sus equipos. Esto puede incluir a los gerentes de coaching para lidiar con situaciones como:

• ¿Cómo lidiar con un empleado que con frecuencia ha comenzado a tomar licencias por enfermedad?
• ¿Cuándo aplicar la política y cuándo hacer una excepción?
• ¿Cuándo escalar los asuntos a Recursos Humanos?

Una vez que los gerentes de línea asuman un papel más proactivo en la gestión de ausencias, verá que las tasas de absentismo caen en picado.

Recuerde, el presentismo no es el objetivo

Es fundamental tener en cuenta que el objetivo de la gestión de ausencias es reducir el ausentismo y no fomentar el presentismo.

Hay una gran diferencia entre los dos.

Presentismo es cuando un empleado se obliga a presentarse al trabajo a pesar de sentirse mal. Puede haber muchas razones detrás de esto, que van desde expectativas de gestión irrazonables hasta una devoción genuina hacia el trabajo de uno.

¿Podría pensar cómo pueden perjudicar a la empresa más horas de trabajo de los empleados? Aparte del estrés y el agotamiento, en realidad puede afectar la productividad general de la organización. Aunque es más difícil cuantificar el impacto financiero del presentismo que el absentismo. Varios estudios han demostrado que su impacto puede ser igual, si no peor. Un empleado que no se encuentra bien, naturalmente, hará su trabajo con menos eficiencia y también corre el riesgo de afectar a otros en el trabajo.

Es por eso que para frenar el ausentismo, debe abstenerse de políticas que promuevan el presentismo, como recompensar a los empleados por no tomar licencias por enfermedad/vacaciones o permitirles cobrar las licencias pendientes.

Adoptar horarios de trabajo flexibles y trabajo a distancia

Según un estudio del Instituto Karolinska de Suecia, los horarios de trabajo flexibles pueden reducir el absentismo. Una encuesta realizada por flexjobs reveló que los empleados (especialmente los padres) valoran la flexibilidad incluso más que el salario.

Es comprensible que la flexibilidad en el trabajo (al ser horas de trabajo remotas y flexibles) dependa de la naturaleza de la industria y la organización. Ciertos trabajos requieren presencia en el trabajo durante horas específicas. Sin embargo, si tu empresa no es una de ellas, deberías considerar ofrecer más flexibilidad a tu equipo.

Los empleados pueden llamar por enfermedad si tienen ciertos recados importantes que hacer durante las horas de trabajo: arreglar la plomería, ir a la escuela de los niños, etc. Si pueden ajustar sus horarios alrededor de él, estarán más inclinados a presentarse al trabajo.

Otra parte importante de la flexibilidad es el trabajo remoto, que se está convirtiendo cada vez más en una de las tendencias culturales de la empresa más populares. El trabajo remoto ya no se considera un privilegio ofrecido por algunas empresas de la nueva era. Muchos empleados ahora esperan trabajo remoto cuando buscan un nuevo trabajo. el 90% de las personas que han trabajado a distancia planean trabajar a distancia por el resto de sus vidas. Permitir que las personas trabajen de forma remota reduce considerablemente las razones por las que un empleado podría considerar tomar una licencia por enfermedad.

El trabajo remoto está obteniendo una aceptación cada vez mayor, incluso entre las empresas más tradicionales, debido a la creciente popularidad de las herramientas de colaboración en línea.

Mejore la moral del equipo, antes de que sea demasiado tarde

¿Ha notado que las conversaciones sobre la moral del equipo generalmente surgen cuando algo ha salido mal? A menudo, eso se convierte en una consideración para la administración solo cuando está en una espiral descendente.

Hacer que el entorno de trabajo sea divertido y atractivo es quizás la cosa más importante que puede hacer para frenar el absentismo. Por lo tanto, es un buen augurio para toda la organización invertir en mejorar la moral en el lugar de trabajo, incluso cuando no hay banderas rojas alrededor.

Es posible que las mesas de ping pong y los ejercicios de creación de equipos diseñados para recursos humanos no siempre sean las respuestas. Es importante entender el pulso de su equipo para saber qué funcionaría para aumentar su moral. Algunos equipos pueden preferir actividades al aire libre juntos, otros pueden estar contentos con unas copas después del trabajo.

Sin embargo, lo que sin duda funciona para todos los equipos es inculcar una cultura de reconocimiento basada en comentarios frecuentes.

Tome medidas rápidas contra quienes se aprovechan indebidamente

Si considera que todas las 5 sugerencias anteriores están sesgadas hacia los empleados y no hacia el empleador, tiene razón. Sin embargo, la empresa son sus empleados en primer lugar. Al abordar los problemas básicos que les impiden observar una asistencia sólida, el problema para los gerentes a menudo se resuelve.

Dicho esto, sin embargo, es importante tomar medidas contra aquellos empleados que se aprovechan indebidamente de la política de la empresa. La incapacidad de hacerlo podría poner en peligro toda la política y perjudicar a quienes se adhieren a ella de manera responsable. Una política constructiva de gestión de ausencias requiere confianza entre la empresa y sus empleados.

Por ejemplo, si descubre que un empleado ha mentido sobre tomar licencia por enfermedad (ir a una entrevista de trabajo en su lugar como ejemplo), debe abordarse de inmediato con una advertencia oficial por escrito.