¿Qué es la Gestión de Proyectos Extremos y es adecuada para su Equipo?

Los proyectos de hoy son diferentes de los proyectos de hace 10 o 20 años. Sobre todo gracias a la introducción de Internet y el software posterior basado en la nube, así como al concepto de lo que es un servicio profesional que entra en juego, la forma en que trabajamos, y por lo tanto, nuestros proyectos, ha experimentado una revolución.

La situación actual de los proyectos: los requisitos de los proyectos pueden cambiar a diario, y se espera que los equipos responsables manejen esas situaciones de manera fluida. Las partes interesadas quieren una mayor participación en los proyectos mientras aún están en proceso, lo que significa que pueden cambiar de opinión (y crear trabajo adicional para los equipos) en cualquier momento. Noticias sobre políticas, económicas o ambientales rompe 24/7, y los equipos tienen que cambiar de marcha para responder en consecuencia.

La gestión de proyectos tradicional (TPM) no suele estar equipada para manejar esta nueva era de proyectos. El flujo de trabajo paso a paso (por ejemplo, el modelo de cascada), los plazos rígidos y los requisitos estrictos tienen dificultades para adaptarse a la necesidad de cambio a lo largo de un proyecto. Las actualizaciones del plan requieren que los miembros del equipo pasen por los aros y consulten a varios gerentes antes de obtener la aprobación final. Estas limitaciones bloquean el progreso y terminan empujando los proyectos de TPM por encima del presupuesto y los plazos pasados.

Los proyectos de hoy en día suelen ser más adecuados para la gestión de proyectos extremos.

¿Qué es la Gestión de Proyectos Extremos?

La gestión de proyectos extremos (XPM) es corta y flexible donde la gestión de proyectos tradicional no lo es. La gestión de proyectos tradicional significa crear un plan y apegarse a él, generalmente para proyectos a largo plazo. XPM le permite modificar el plan de su proyecto, su presupuesto y su resultado final para adaptarse a las necesidades cambiantes, sin importar en qué etapa se encuentre el proyecto, y generalmente involucra proyectos que duran solo unas pocas semanas o incluso solo días.

XPM está diseñado para ayudarlo a administrar lo desconocido, aquellas variables que cambian y aparecen a medida que avanza un proyecto. Al final de su proyecto, se trata de entregar el resultado deseado, no simplemente el resultado planeado originalmente. Aquellas personas que se dan cuenta a mitad de un proyecto de que el producto original no es ideal tienen el margen de maniobra para modificar el plan. Los equipos que usan XPM deben estar dispuestos a hacer varios intentos para hacerlo bien, en lugar de centrarse simplemente en completar todo después del primer intento.

¿Es la gestión de proyectos extrema adecuada para usted?

¿Cómo sabe si su proyecto requiere una gestión de proyectos extrema? Estas son algunas de las características comunes de los proyectos extremos:

• Trabajo de ritmo rápido
• Necesidades y resultados de proyectos altamente complejos
• Cambios frecuentes en los requisitos del proyecto a medida que avanza el proyecto
• Enfoque de prueba y error para ver qué funciona
• Proceso de autocorrección cuando las cosas salen mal para volver a la normalidad
• jerarquía en la toma de decisiones
• Proyectos impulsados por personas, en lugar de impulsados por procesos (las personas no adaptan sus proyectos para adaptarse al modelo, adaptan modelos para adaptarse al proyecto)

Si esto suena como tu trabajo, considera XPM y cómo puedes adopte este enfoque.

Cómo ejecutar Extreme Project Management

Extreme project management está diseñado para ser rápido y ágil. Comience por reunir a un equipo de personas a su alrededor que estén dispuestas y listas para adoptar este significado de mentalidad ágil. Si los miembros de tu equipo prefieren el trabajo a ritmo lento y que cada decisión sea aprobada por la alta dirección, no funcionará.

Después de reunir a tu equipo estrella, sigue estos pasos:

1. Cree un plan de proyecto con la gestión de proyectos extrema en mente. Eso significa esperar un cambio, reconocer que los plazos pueden cambiar y dejar espacio para el error.
2. Para garantizar el éxito, asegúrese de que su plan responda a todas estas preguntas (del libro eXtreme Project Management de Doug DeCarlo):
   —¿Quién necesita qué y por qué?
   – ¿Qué se necesita para hacerlo?
   – ¿Podemos obtener lo que se necesita para terminar?
   – ¿Vale la pena?
3. Programe el trabajo en ciclos cortos, unas pocas semanas como máximo.
4. Tener una reunión de inicio de proyecto para dar a todos el resumen completo del trabajo involucrado y emocionar a las personas para trabajar en un gran proyecto nuevo. Responda a cada pregunta y comunique sus expectativas con claridad. Hacer de la visibilidad del proyecto una prioridad a partir del día 1.
5. Comuníquese con su cliente con frecuencia, escuche atentamente sus deseos y necesidades y transmita sus comentarios a su equipo de inmediato.
6. Haga un seguimiento de los ciclos de trabajo con registros, sesiones de revisión y reuniones de alineación si el proyecto parece estar desviándose.
7. Cuando los proyectos o ciclos finalicen, celebra cada victoria. Haga que los equipos se sientan apreciados para mantenerlos entusiasmados con el trabajo exigente. Considere comenzar cada reunión con una lista de los logros del equipo desde la última reunión, o ir para que todos enumeren un logro del que están orgullosos.

no más procesos de los que necesita para completar el proyecto. La gestión de proyectos extremos aconseja BESAR sus proyectos, sea simple, estúpido. Cada proyecto probablemente requerirá diferentes pasos y diferentes plantillas, así que personaliza cada proyecto para que se adapte a tus necesidades. Si tu equipo insiste en que estás complicando demasiado los procesos, elimina pasos adicionales.

Gestión de proyectos extremos para proyectos cambiantes

Si se identificó con los problemas de la gestión de proyectos tradicional o las características de los proyectos extremos, considere leer más sobre XPM para su equipo. Sugiero el libro mencionado anteriormente, eXtreme Project Management de Doug DeCarlo. Entra en gran detalle sobre todo lo que debe saber para comenzar con XPM, incluidos consejos para reuniones sugeridas, cómo tratar con las partes interesadas y cómo resolver los obstáculos del proyecto.

Hizo el cambio de TPM a XPM con éxito, o incluso sin éxito? Cuéntanos sobre tu experiencia y lo que te hizo dar el salto en los comentarios a continuación. Nos encantaría aprender de su cuenta de primera mano.