¿Qué es Microsoft Access y Para qué se Utiliza?

Microsoft Access es un programa de base de datos relacional y una base de datos típica incluye tablas, consultas, formularios e informes. Con Microsoft Access, puede organizar, almacenar y recuperar datos fácilmente. El uso de Microsoft Access tiene varios beneficios o ventajas.

Los siguientes son 10 beneficios de usar Microsoft Access:

1. Access ofrece una solución asequible para pequeñas y medianas empresas y equipos más pequeños en organizaciones más grandes.
2. Es más fácil de aprender y usar que una base de datos cliente-servidor.
3. Es fácil de importar y exportar a otros programas de Microsoft Office como Excel.
4. Una base de datos de acceso puede enlazar a bases de datos externas y consultar y reportar resultados.
5. Los usuarios pueden mantener una base de datos de acceso en un servidor o computadora de escritorio (no es necesario utilizar una solución basada en la nube).
6. Los usuarios pueden diseñar y controlar la base de datos en lugar de depender de fuentes externas o consultores.
7. El acceso permite la automatización utilizando diferentes tipos de macros.
8. Los informes se pueden imprimir en formato PDF (Formato de documento portátil).
9. Los usuarios pueden usar SQL (Lenguaje de consulta Estructurado) para interactuar con la base de datos. Las bases de datos Access también se pueden portar a SQL Server.
10. Microsoft ofrece varias plantillas de base de datos de acceso para comenzar.

Repasemos algunas de las características clave de Microsoft Access.

Las bases de datos de Access Pueden Contener Una o más Tablas para contener Datos

En Access, los datos se almacenan en tablas (al igual que las hojas de cálculo). Una tabla puede incluir muchos campos para separar los datos. Se puede configurar un campo en una tabla para diferentes tipos de datos y para permitir o impedir que los usuarios ingresen cierta información.

Una base de datos de Microsoft Access puede contener varias tablas y puede relacionarlas por un campo de clave.

Los datos se pueden importar de Excel y otras bases de datos

Puede importar datos de Excel a Microsoft Access o desde otra base de datos externa. En Access, también puede vincular a bases de datos externas en lugar de importar datos. Aún podrá crear consultas e informes cuando utilice tablas vinculadas.

Se pueden crear formularios para Ingresar o Ver datos

Puede crear formularios de acceso para que actúen como un front-end para ingresar o editar datos en sus tablas. Una base de datos de Acceso puede contener múltiples formularios, mostrando diferentes campos. Los formularios pueden mostrar un registro a la vez o varios registros. Puede personalizar la apariencia de los formularios e incluir botones de navegación.

Los usuarios pueden Diseñar y ejecutar Consultas para Recuperar Datos

En Access, puede crear consultas para mostrar datos que coincidan con criterios específicos. Es fácil guardar y reutilizar consultas y utilizarlas como fuente para informes o exportarlas a Excel

Hay varios tipos de consultas en Access, incluidos:

• Seleccionar consultas
• Eliminar consultas
• Actualizar consultas
• Realizar consultas de tabla
• Anexar consultas
• Consultas de etiquetas cruzadas

Los informes Se Pueden diseñar e imprimir o Imprimir en PDF

Los informes de acceso son bastante diferentes de los informes de Excel. Pueden incluir varios campos de una o más tablas e incluir agrupamientos, subtotales y totales generales. También puede exportar fácilmente informes a PDF (Formato de Documento Portátil). Los informes de acceso pueden incluir un logotipo de la empresa, líneas para separar registros e incluso subinformes.

Las bases de datos de Access Se pueden automatizar con Macros

Access incluye un Diseñador de Macros para crear macros y automatizar tareas repetitivas.

Las bases de datos de acceso Se pueden automatizar con VBA

También puede automatizar el acceso escribiendo macros en VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Access es el único programa de Microsoft Office que ofrece dos métodos para diseñar y ejecutar macros.

Los usuarios pueden Interactuar con Bases de datos Access mediante SQL

También puede interactuar con Microsoft Access mediante SQL (Lenguaje de consulta estructurado). Tiene la opción de escribir consultas en SQL o usar la Cuadrícula de diseño de consultas. Las versiones más recientes de Access usan SQL en el backend.

Access Tiene un Excelente Precio y Está Incluido en Licencias específicas de Microsoft

Microsoft Access puede estar incluido con sus otros programas de Microsoft, dependiendo de la licencia (por ejemplo, una licencia de Microsoft Business puede incluir Access). También se puede comprar como un programa independiente a un precio bajo en comparación con las bases de datos alternativas.

Puede comprar Microsoft Access como parte del conjunto de aplicaciones de Microsoft 365 o como versión independiente.

Resumen

Microsoft Access ofrece una solución potente y de bajo costo para pequeñas y medianas empresas o equipos de una gran organización que necesitan crear y administrar una base de datos. Debido a que se puede automatizar de varias maneras y personalizar según las necesidades del cliente o usuario, se puede usar de manera efectiva en muchos escenarios.

Addiitonal Resources

Microsoft Access 2016, 2019 and 365 Maximum Limits and Specifications

Microsoft Access 2013 Maximum Limits and Specifications

Microsoft Access 2010 Maximum Limits and Specifications